Betreft: aanvraag van de FOD Justitie om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het e-deposit pilootproject (RN-MA )

Transcriptie

1 1/6 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 89/2014 van 29 oktober 2014 Betreft: aanvraag van de FOD Justitie om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het e-deposit pilootproject (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Justitie ontvangen op 06/08/2014; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 3/10/2014 en 6/10/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 09/10/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 89 /2014-2/6 Beslist op 29 oktober 2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel om de FOD Justitie, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het e-deposit project.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager beschikt reeds over een aantal machtigingen om toegang te hebben tot het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich hier beperken tot het nagaan of: Het doeleinde waarvoor het gebruik gevraagd wordt, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; het gebruik van het identificatienummer proportioneel is in het licht van het doeleinde (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDE 4. De FOD Justitie heeft tot opdracht de ondersteuning en begeleiding van de rechterlijke organisatie, met inbegrip van het strafregister (art. 2, 1, 2 K.B. van 23 mei 2001 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Justitie). De ontwikkeling van nieuwe informaticatoepassingen voor de rechtbanken valt binnen deze opdracht. 5. De aanvrager ontwikkelt een toepassing die advocaten en partijen moet toelaten conclusies elektronisch neer te leggen bij de griffie van de rechtbank. Neerlegging van conclusies is geregeld door artikel bis Ger. Wb. voor wat burgerrechtelijke procedures betreft en behoudens andersluidende bepalingen 2 voor wat strafprocedures betreft. Het Wetboek van 1 Koninklijk besluit van 18 april 1990 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Justitie toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, beraadslaging RR nr. 03/2008 van 23 januari 2008, beraadslaging RR nr. 42/2008 van 10 september 2008, beraadslaging RR nr. 53/2011 van 12 oktober 2011, beraadslaging RR nr. 33/2013 van 8 mei 2013, beraadslaging RR nr. 17/2014 van 19 februari Art. 2 Ger. Wb.

3 Beraadslaging RR 89 /2014-3/6 Strafvordering vermeldt de mogelijkheid tot neerlegging van conclusies slechts in de marge 3, de regel in de praktijk is dat conclusies ter zitting worden neergelegd. 6. Artikel 32bis, 2 e al. Ger. Wb. luidt als volgt: De neerleggingen of mededelingen bij gewone brief of bij aangetekende brief die aan de griffie en aan het parket worden gericht, kunnen geldig geschieden via elektronische weg door invoering in het Phenix-systeem. De inwerkingtreding van deze bepaling is vastgesteld op 1 januari 2015 ten laatste. 4 De aanvraag kadert in de praktische voorbereiding van deze bepaling. 7. Het Comité is van oordeel dat het hierboven vermelde en nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. De verwerkingen die de aanvrager verricht zijn gestoeld op artikel 5, eerste lid, e), WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 8. De aanvrager beschrijft de elektronisch neerlegging van conclusies als volgt: Stap 1: de conclusies worden ondertekend door de partij of door de raadsman van de partij(en); Stap 2: de partij of de raadsman van de partij(en) identificeert zich via zijn/haar eid, vult het rolnummer van de zaak in, en laadt de elektronische kopie van de conclusies op; Stap 3: de toepassing 'e-deposit' controleert of alles correct is ingevuld, controleert dat de vereiste stukken zijn toegevoegd, stuurt de gegevens door naar de business applicatie, linkt de conclusies aan de overeenkomstige zaak, linkt de conclusies aan het Rijksregisternummer van degene die ze neerlegt, en stuurt een notificatie van ontvangst naar de gebruikstoepassing van de griffie. 9. Degene die conclusies neerlegt dient zich te identificeren via zijn/haar eid. Controle van de identiteit gebeurt door de Federal Authentication Service (FAS) van Fedict. Bij geslaagde controle, bezorgt FAS het Rijksregisternummer van de betrokkene aan de toepassing e-deposit. Het Rijksregisternummer wordt uitsluitend opgeslagen om de identiteit van degene die conclusies neerlegde te allen tijde te kunnen achterhalen. 3 Bv. Art. 4 van de voorafgaande titel van het Wb. Sv. aangaande de burgerlijke vordering die volgt op de strafprocedure; art. 334 Wb. Sv. betreffende de motivatieplicht in assisenprocessen. 4 Art. 35 van de wet van 31 december 2012 houdende diverse bepalingen betreffende justitie.

4 Beraadslaging RR 89 /2014-4/6 10. Het Rijksregisternummer is daartoe het meest geschikte instrument. Het is een uniek nummer dat toelaat iemand heel nauwkeurig te identificeren, zeker wanneer het gebruikt wordt in combinatie met bijvoorbeeld de naam en de voornaam. Vergissingen die kunnen ontstaan door o.a. homonymie en schrijffouten worden uitgesloten. Het gebruik van het Rijksregisternummer bij de raadpleging van het Rijksregister heeft daarenboven het voordeel dat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. 11. De aanvrager haalt bijkomend aan dat het Rijksregisternummer in geen enkel scherm getoond wordt; er geen opzoeking op het Rijksregisternummer kan gebeuren door een gebruiker (intern noch extern). 12. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het Rijksregisternummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Ten opzichte van de duur van de machtiging 13. De aanvrager wenst een machtiging voor twee jaar, meer bepaald tot en met april 2016, hetgeen overeenkomt met de looptijd van het e-deposit pilootproject. Evenwel preciseert de aanvrager dat ook na afloop van het pilootproject de identificatie van de indiener van conclusies mogelijk moet blijven. 14. Het Comité stelt vast dat in het licht van het doeleinde een machtiging voor een duur van twee jaar gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). B.3. Ten opzichte van de bewaringstermijn 15. De aanvrager wenst de Rijksregisternummers permanent op te slaan. 16. Rekening houdend met de variabele duurtijd van de gerechtelijke procedures stelt het Comité vast dat het inderdaad moeilijk is om een concrete bewaringstermijn voorop te stellen. Op voorwaarde dat de Rijksregisternummers slechts bewaard zullen worden net zo lang als het dossier waarin de neergelegde conclusies zich bevinden, handelt de aanvrager in overeenstemming met artikel 4, 1, 5, WVP. B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 17. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat het Rijksregisternummer uitsluitend intern zal gebruikt worden.

5 Beraadslaging RR 89 /2014-5/6 18. Het Comité neemt hiervan akte en vestigt de aandacht op wat hierna onder punt B.5 wordt vermeld m.b.t. netwerkverbindingen. B.5. Netwerkverbindingen Op basis van de informatie uit de aanvraag blijkt dat er in de pilootfase geen netwerkverbindingen op basis van het Rijksregisternummer tot stand gebracht zullen worden. 20. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 21. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds in het verleden door het Comité aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. 6 C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 22. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. 23. Het Comité heeft er akte van genomen en benadrukt dat loggings dienen te worden bijgehouden teneinde te registreren wie, omwille van welke reden, op een bepaald tijdstip, een bepaald dossier heeft geraadpleegd. C.3. Personen die het Rijksregisternummer mogen gebruiken en lijst van deze personen 24. De aanvrager vermeldt dat zijn teams functionele ondersteuning en technische ondersteuning toegang zullen hebben tot de gegevens. 5 Een netwerkverbinding impliceert dat er aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister op geautomatiseerde wijze informatie met derden wordt uitgewisseld over personen. 6 Beraadslaging RR nr. 17/2014 van 19 februari 2014.

6 Beraadslaging RR 89 /2014-6/6 25. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die het Rijksregisternummer gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 26. Bovendien moeten die personen een document ondertekenen waarin zij verklaren de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de gegevens te bewaren. 27. Het Comité verzoekt de aanvrager om de noodzakelijk maatregelen te nemen om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt de FOD Justitie om voor het doeleinde vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor bepaalde duur, meer bepaald tot en met april 2016, het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de FOD Justitie een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité de FOD Justitie een vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon