Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen ontvangen op 29 november 2017;

Transcriptie

1 1/6 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 02/2018 van 21 februari 2018 Betreft: Aanvraag tot uitbreiding van het KB van 22 mei 2001 om toegang te verkrijgen tot de gegevens betreffende de rechtsbekwaamheid en het bewind door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, de Sociale Huisvestingsmaatschappijen en de sociale verhuurkantoren. (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen ontvangen op 29 november 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 22 januari 2018; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 21 februari 2018, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging RR 02/2018-2/6 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, hierna de aanvrager, vraagt de uitbreiding van de machtigingen waarover zij beschikt op grond van: - het koninklijk besluit van 22 mei 2001 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en van het gebruik van het identificatienummer wat betreft de Vlaamse Huisvestingsmaatschappijen en de door haar erkende sociale huisvestingsmaatschappijen 1 ; - de beraadslaging van het Comité nr. 41/2007 van 12 december ; - de beraadslaging van het Comité nr. 70/2009 van 18 november ; - de beraadslaging van het Comité nr. 79/2013 van 11 december De aanvrager wil haar de toegang verruimen tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9 /1 (bewindvoering en rechtsbekwaamheid) WRR en wenst ook de automatische mededeling van de wijzigingen aan dit gegeven te verkrijgen. Zij vraagt dit ten behoeve van zichzelf en haar door bovenstaande machtigingsbesluiten medegemachtigden, zijnde: - de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM n); - de sociale verhuurkantoren (SVK n) ; II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. Aangezien de aanvrager al beschikt over meerdere machtigingen, zowel voor de toegang tot het Rijksregister als het gebruik van het Rijksregisternummer, kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: de uitgebreide toegang tot het Rijksregister in het licht van de nagestreefde doeleinden toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). 1 Koninklijk besluit van 22 mei 2001 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en van het gebruik van het identificatienummer wat betreft de Vlaamse Huisvestingsmaatschappijen en de door haar erkende sociale huisvestingsmaatschappijen, BS 25 augustus

3 Beraadslaging RR 02/2018-3/6 A. PROPORTIONALITEIT A.1. Ten opzichte van de toegang tot de gegevens uit het Rijksregister 3. De aanvraag strekt er toe om de toegang uit te breiden tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9 /1 (bewindvoering en rechtsbekwaamheid) WRR. 4. De aanvrager, de SHM n en de SVK n bieden huisvestingsondersteuning aan woonbehoeftigen, door het verstrekken van sociale leningen, het verhuren van sociale woningen en het verkopen van sociale koop en huurwoningen en sociale kavels. In de uitoefening van hun taken komen de aanvrager, de SHM n en de SVK n regelmatig in aanraking met kandidaat kopers, huurders en ontleners die nadien handelingsonbekwaam blijken waardoor de handelingen die zij stelden nietig zijn. Het is noodzakelijk om deze handelingsbekwaamheid te verifiëren voor onder andere: - de inschrijving/schrapping in/uit het de kandidatenregisters voor huur en koop; - de aanvaarding of weigering van een aanbod van een sociale huur- of koopwoning; - het ondertekenen en opzeggen van de huurovereenkomst; - het opzeggen, plaatsen en vrijgeven van de huurwaarborg; - het ondertekenen van aankoopbeloftes en notariële aken; - het indienen van een leningsaanvraag en onderteken van de leningsakte; - het ondertekenen van onderhandse akten in geval van contractwijziging. 5. De aanvrager verzoekt om een automatische mededeling van de wijzigingen aan dit gegeven. Sociale huurders, kopers of kredietnemers brengen de aanvrager niet altijd spontaan op de hoogte van wijzigingen inzake hun handelingsbekwaamheid of bewindvoering (bijv. wijziging van de bewindvoerder). Nochtans is deze informatie noodzakelijk om de rechtspositie en de handelingsbekwaamheid van de aanvrager te beoordelen. 6. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9/1 WRR, en ontvangst van de voormelde geautomatiseerde wijzigingen, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 7. Opdat de mededeling van de wijzigingen aan dit informatiegegeven proportioneel verloopt, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen waarvoor de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium.

4 Beraadslaging RR 02/2018-4/6 8. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om zelf een verwijzingsrepertorium aan te leggen, is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de federale dienstenintegrator Fedict om deze proportionele mededeling te organiseren. Indien dit niet mogelijk is of niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan worden nagegaan in hoeverre er synergie met het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mogelijk is. Tot slot wordt er de aandacht op gevestigd dat de proportionele mededeling van de wijzigingen ook kan georganiseerd worden door aan het Rijksregister een geactualiseerde lijst te verstrekken houdende de identificatienummers van de personen die een actief dossier hebben. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. A.2. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 8. De gegevens zijn uitsluitend bestemd voor medewerkers van de aanvrager, voor de dossiersamenstelling en opvolging. 9. Het Comité neemt hiervan akte. A.3. Netwerkverbindingen 10. Op basis van de informatie vervat in de aanvraag stelt het Comité vast dat er geen andere netwerkverbindingen zijn, dan de reeds bestaande tussen de aanvrager, de SHM n en SVK n. De aanvrager behoort tot het uitgebreide netwerk van de sociale zekerheid. De doorgifte van de gegevens vindt plaats via een beveiligd privaat netwerk dat Woonnet heet. 11. Ter volledigheid benadrukt het Comité dat: - indien er later bijkomende netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. A.4. Overige modaliteiten 12. Gelet op het feit dat de uitbreiding die hier behandeld wordt zich situeert in het kader van het doeleinde waarvoor de initiële machtiging werd verleend, is het gepast dat dezelfde modaliteiten inzake bewaartermijn, de aard van de toegang, de duur van de machtiging en

5 Beraadslaging RR 02/2018-5/6 de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en het identificatienummer van toepassing zijn. B. BEVEILIGING B.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 13. Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent werd meegedeeld. 14. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 15. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in die context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 16. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de machtigingsgerechtigde. 17. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van leidinggevende bestuurder van de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 18. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 19. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen.

6 Beraadslaging RR 02/2018-6/6 20. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem de middelen en tijd te geven die nodig zijn om zijn taken te vervullen en zijn deskundigheid in stand te houden. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 21. Het Comité behoudt zich het recht voor de naleving van deze verplichtingen te controleren. B.2. Informatiebeveiligingsbeleid 22. Uit de informatie die de aanvrager heeft verstrekt, blijkt dat hij beschikt over een geschikt beveiligingsbeleid en dat hij dit beleid op het terrein in de praktijk brengt. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 breidt de machtigingen geciteerd onder randnummer 1, uit onder de voorwaarden en modaliteiten bepaald in deze beraadslaging - tot: - het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9 /1 WRR (bewindvoering en rechtsbekwaamheid); De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon