Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité");

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 60/2017 van 8 november 2017 Betreft: aanvraag tot uitbreiding van de machtiging van de Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie van de Algemene Directie Brussel Economie en Werkgelegenheid van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel voor het vervullen van haar controleopdrachten inzake naleving van de tewerkstellingsvoorwaarden voor werknemers van vreemde nationaliteit (RN/MA/2017/005) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Brussel Economie en Werkgelegenheid, ontvangen op 3 januari 2017;; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 24/03/2017 Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 60/2017-2/8 Beslist op 4 oktober 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie van de Algemene Directie Brussel Economie en Werkgelegenheid van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, hierna "de aanvrager", vraagt een uitbreiding van de toegangsmachtiging waarover hij beschikt krachtens de beraadslaging van het Comité nr. 37/2010 van 6 oktober 2010 voor het vervullen door de sociale inspecteurs van hun controleopdrachten inzake naleving van de tewerkstellingsvoorwaarden voor werknemers van vreemde nationaliteit. Meer in het bijzonder wenst de aanvrager toegang te krijgen tot het gegeven "foto", opgeslagen in het Register van de vreemdelingenkaarten, met het oog op de correcte identificatie van de personen die de sociale inspecteurs controleren in de strijd tegen sociale fraude. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd reeds bij beraadslaging van 6 oktober 2010 (nr. 37/2010) gemachtigd om de volgende gegevens van het Rijksregister te raadplegen voor het vervullen door de sociale inspecteurs van hun controleopdrachten inzake naleving van de tewerkstellingsvoorwaarden voor werknemers van vreemde nationaliteit: a. de verblijfstoestand voor de vreemdelingen (art 3, 1 ste lid, 14 van de WRR); b. de wettelijke samenwoning (art 3, 1 ste lid, 13 van de WRR); c. het land en de plaats van herkomst (art. 2, 1 ste lid, 3 KB 16/07/1992); d. de datum van vertrek naar het buitenland en de datum van terugkeer naar België in geval van tijdelijke afwezigheid met recht op terugkeer (art. 2, 1 ste lid, 8 KB 16/07/1992); e. de categorie en het nummer van het rijbewijs of van het bewijs dat als zodanig geldt (art. 1, 1 ste lid, 17 KB 16/07/1992); f. het nummer en de datum van afgifte van de kaart voor sociale zekerheid (art. 1, 1 ste lid, 20 KB 16/07/1992); 3. De aanvrager wenst thans voor dezelfde doeleinden een toegang tot het gegeven "foto" bedoeld in artikel 6, 2, 10 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, op basis van de wetgeving die hem bevoegdheden verleent inzake controle op de tewerkstellingsvoorwaarden voor werknemers van vreemde nationaliteit (wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers, Besluit van de regering van

3 Beraadslaging RR 60/2017-3/8 het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van 19 mei 1994 houdende aanduiding van de ambtenaren die gemachtigd worden tot vaststelling van inbreuken op de reglementering betreffende de tewerkstelling van werknemers van vreemde nationaliteit en de Ordonnantie van 9 juli 2015 houdende de eerste maatregelen ter uitvoering en toepassing van de zesde Staatshervorming met betrekking tot het toezicht en de controle op het vlak van werkgelegenheid. 4. Aangezien het een aanvraag betreft tot uitbreiding van een bestaande machtiging, kan het Comité zijn onderzoek beperken tot het nagaan of de gegevens tot dewelke nu bijkomend toegang wordt gevraagd, proportioneel zijn in het licht van het doeleinde waarvoor de aanvrager reeds gemachtigd is, met name voor het vervullen door de sociale inspecteurs van hun controleopdrachten inzake naleving van de tewerkstellingsvoorwaarden voor werknemers van vreemde nationaliteit (artikel 4, 1, 3, WVP). A. PROPORTIONALITEIT A.1. Ten overstaan van de gegevens 5. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens: De aanvrager wenst toegang tot het gegeven "foto" bedoeld in artikel van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, zijnde de foto's van buitenlandse werknemers en bedienden die worden gecontroleerd. 6. In het licht van het ingeroepen doeleinde en rekening houdend met artikel 11 van de Ordonnantie van 30 april 2009 betreffende het toezicht op de reglementeringen inzake werkgelegenheid die tot de bevoegdheid van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest behoren en krachtens welke alle diensten van de Staat ertoe gehouden zijn de werkgelegenheidsinspecteurs alle inlichtingen te verstrekken die laatstgenoemden nuttig achten voor de controle waarmee ze zijn belast, is een toegang tot het gegeven "foto" gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). 7. De aanvrager vraagt ook toegang tot de historiek van de opeenvolgende wijzigingen aan de voormelde gegevens in de 5 jaren die de raadpleging van de gegevens voorafgaan en verwijst hiervoor naar de verjaringstermijn voor overtredingen bepaald in artikel 81 van het Sociaal strafwetboek (5 jaar na de feiten). 8. Het Comité stelt vast dat een toegang tot de wijzigingen aan de gegevens gedurende een periode van 5 jaar voorafgaand aan de raadpleging in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP.

4 Beraadslaging RR 60/2017-4/8 A.2. Betreffende van de frequentie van de toegang en duur van de machtiging 9. De aanvrager wenst te beschikken over een permanente toegang voor onbepaalde duur aangezien hij zijn opdrachten inzake werkgelegenheidsinspectie continu uitvoert en dat zijn opdracht van controle op de naleving van de wetgeving inzake tewerkstelling van werknemers van vreemde nationaliteit niet in de tijd is beperkt. 10. Omwille van de aard van hun activiteiten moeten de inspecteurs de mogelijkheid hebben om de foto te raadplegen telkens dit noodzakelijk blijkt. Het Comité oordeelt dat in het licht hiervan een permanente toegang voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). A.3. Betreffende de bewaartermijn 11. De aanvrager wenst de voormelde gegevens te bewaren gedurende dezelfde termijn dan deze die werd toegekend met de beraadslaging 37/2010, zijnde gedurende een periode van 5 jaar, zijnde de verjaringstermijn voor de strafvordering voor overtredingen tegen voormeld artikel van het Sociaal strafwetboek. De aanvrager verduidelijkt overigens dat (vrije vertaling) "in de meeste gevallen de foto's niet worden opgeslagen maar online worden geraadpleegd; het is pas indien de opvolging van de controle het vereist dat de foto in het dossier zal worden opgeslagen (bewijsstuk) en gedurende 5 jaar na het afsluiten van het dossier zal worden bewaard. Na afloop van die termijn, worden de dossiers ofwel vernietigd of gearchiveerd. Indien een controledossier uitmondt in een gerechtelijk onderzoek wordt het dossier bewaard gedurende de duur van het gerechtelijk onderzoek en van de behandeling van dit dossier door de hoven en rechtbanken. 12. Het Comité stelt vast dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. A.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 13. De gegevens zullen door de arbeidsinspecteurs van de Gewestelijke Directie Werkgelegenheidsinspectie intern worden gebruikt in het raam van hun controleopdrachten. 14. De sociaal inspecteurs van de aanvrager worden eveneens genoopt om de informatie die zij bij de uitvoering van hun opdrachten verzamelen door te geven aan het arbeidsauditoraat, aan andere sociale inspectiediensten, aan de Procureur des Konings of aan de Arbeidsauditeur.

5 Beraadslaging RR 60/2017-5/8 15. Aangezien deze mededelingen kaderen binnen de opdrachten die de sociale inspecteurs dienen te verrichten voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde, zijn zij aanvaardbaar in de mate dat die inlichtingen laatstgenoemden kunnen aanbelangen bij de uitoefening van het toezicht waarmee zij belast zijn (art. 54 van het Sociaal strafwetboek). B. BEVEILIGING B.1. Consulent inzake informatieveiligheid 16. De identiteit van. de consulent inzake informatieveiligheid werd aan het Comité meegedeeld. Uit de aanvraag en de meegedeelde bijkomende informatie blijkt dat de betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatieveiligheid. 17. De gemachtigde is verplicht een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te stellen (art. 8 2 en 10 van de WRR). Het Comité stelt vast dat identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. 18. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 19. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat zijn taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde alsook van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 20. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 21. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur).

6 Beraadslaging RR 60/2017-6/8 22. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent kan door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft worden voor de uitvoering van zijn taken. 23. Indien de taken van consulent aan meerdere personen worden toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 24. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem de benodigde middelen en tijd ter beschikking te stellen voor het vervullen van zijn taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 25. Het Comité behoudt zich het recht voor de naleving van deze verplichtingen te controleren. B.2. Informatiebeveiligingsbeleid 26. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt en dit ook praktisch op het terrein uitwerkt. 27. Het Comité neemt hiervan akte. B.3. Personen die toegang zullen hebben tot de gegevens, het identificatienummer gebruiken en lijst van die personen 28. Volgens de door de aanvrager verstrekte informatie zullen de arbeidsinspecteurs van de Gewestelijke Directie Werkgelegenheidsinspectie toegang hebben tot de gevraagde gegevens in het raam van hun controleopdrachten.

7 Beraadslaging RR 60/2017-7/8 29. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de meegedeelde rijksregistergegevens of deze gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die in deze lijst zijn opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren (cf. beraadslaging 37/2010 van 6 oktober 2010). 30. Het Comité merkt bovendien op dat volgens de door de aanvrager verstrekte informatie de foto's online kunnen geraadpleegd worden door de inspecteurs zelf, (vrije vertaling) «In de praktijk raadplegen de inspecteurs, die tijdens een opdracht op het terrein een informatiegegeven van het Rijksregister nodig hebben, zelf het Rijksregister aan de hand van hun laptop die uitgerust is met een simkaart 4G en een beveiligde VPN verbinding. De hele verbinding met het Rijksregister is in hoge mate beveiligd volgens de bij de GOB van kracht zijnde normen, namelijk beveiligde VPN, laptop erkend in het Active Directory en versleutelde harde schijf. Er is monitoring door de veiligheidsadviseur van de GOB via de log bestanden. Voor de raadpleging van het Rijksregister gebeurt er eveneens een controle van het eid certificaat van de inspecteur. Het is wel degelijk de inspecteur zelf die de foto van een persoon ter plaatse zal controleren indien hij twijfels heeft of de persoon voor hem wel degelijk is wie hij beweert te zijn of overeenstemt met de documenten die hij voorlegt. (Bijkomende Informatie verstrekt door de aanvrager, van 10 oktober 2017). Het Comité neemt hiervan akte. OM DIE REDENEN het Comité 1 breidt de machtiging, verleend met Beraadslaging nr. 37/2010 van 6 oktober 2010 uit en machtigt bijgevolg de aanvrager om voor onbepaalde duur en onder de voorwaarden van de onderhavige beraadslaging (in het bijzonder punt 29 ), toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 6, 2, 10 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters;

8 Beraadslaging RR 60/2017-8/8 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. De Wnd. Administrateur De Voorzitter (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon