Gelet op de aanvraag van Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) ontvangen op 07/07/2010;

Transcriptie

1 1/13 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 09/2011 van 12 mei 2011 Betreft: machtigingsaanvraag voor de mededeling van kadastergegevens aan de notarissen en hun medewerkers voor de uitvoering van taken waarvoor zij bevoegd zijn (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) ontvangen op 07/07/2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 13/04/2011; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12 mei 2011, na beraadslaging, als volgt:...

2 Beraadslaging FO 09 /2011-2/13 I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) wenst gemachtigd te worden om elektronisch toegang te krijgen tot bepaalde gegevens van het kadaster (FOD Financiën, Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie) om de opdrachten waarvoor zij bevoegd zijn uit te voeren. 2. De aanvraag strekt ertoe de notarissen en hun medewerkers via een webinterface toegang te geven tot de volgende gegevens: a. De identificatiegegevens van de titelhouder van de reële rechten (natuurlijke personen) op een onroerend goed : rijksregisternummer (en in een latere fase het bisnummer), naam, voorna(a)m(en), rijksregisternummer (en in een latere fase het bisnummer, naam, voorna(a)m(en) van de echtgeno(o)t(e), adres (verblijfplaats); b. De identificatiegegevens van de titelhouders van de reële rechten (rechtspersonen) op een onroerend goed : sociale benaming, ondernemingsnummer (indien van toepassing want buitenlandse maatschappijen hebben niet noodzakelijk een nummer in België) en het adres van de hoofdzetel; c. De reële rechten die rusten op het onroerend goed, de uitdovingsdatum en de quotiteiten van de reële rechten; d. Het adres van het (de) onroerend(e) goed(eren) die het voorwerp uitmaken van de transactie; e. De kadastrale omschrijving van het onroerend goed en de kenmerken ervan (huis, industrieterrein, bouwjaar, etc.), en de oppervlakte; f. De bijkomende kadastrale en fiscale informatie (waaronder het fiscaal statuut van het perceel, de informatie inzake het kadastraal inkomen, polders en wateringen); g. Het kadastraal perceelplan. 3. De notarissen en hun medewerkers zullen toegang hebben tot de kadastrale gegevens via de beveiligde portaalsite van de KFBN, het e-notariat. II. CONTEXT VAN DE AANVRAAG 4. In het kader van het e-government en de administratieve vereenvoudiging werd op 12 juni 2006 een samenwerkingsprotocol ondertekend tussen de Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat (KFBN) en de FOD Financiën (Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie). Een van de punten uit dit protocol handelde over de technische evolutie en de elektronische toegang tot de kadastrale informatie. Deze toegang is een fase

3 Beraadslaging FO 09 /2011-3/13 in het proces voor gegevensuitwisseling tussen de partijen die namelijk een systeem pogen op te zetten voor de elektronische uitwisseling van de gegevens van een authentieke akte. III. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. Ontvankelijkheid van de aanvraag/ toepasselijkheid van de WVP 5. Krachtens artikel 36 bis van de WVP : vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van dit sectoraal comité). 6. Dit Comité is bevoegd om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl. Stuk 50, , nr. 1940/004). 7. In dit geval wordt elektronische toegang gevraagd tot de persoonsgegevens die zich bevinden in de gegevensbank van de administratie van het kadaster (FOD Financiën en Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie). Het Comité is bijgevolg bevoegd. 8. Zoals reeds werd benadrukt in het advies uit eigen beweging van 10 september 2001 van de Commissie inzake de openbaarheid van het kadaster : moet de WVP niet alleen worden toegepast op de semi-openbare registers, maar sedert de omzetting van richtlijn nr. 95/46/EG betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, ook op de wettelijk openbare registers. De WVP is bijgevolg van toepassing op het kadaster. B. Legaliteitsbeginsel 9. De kadastrale opzoekingen die de notarissen verrichten, vinden hun rechtvaardiging in het feit dat zij werden aangesteld om een authentieke akte te verlijden voor een hypothecaire

4 Beraadslaging FO 09 /2011-4/13 openbaarmaking 1 of met stedenbouwkundige informatie 2 of in het feit dat zij werden belast met de opmaak van een successieaangifte van een persoon, hetzij in het feit dat zij van hun cliënt een mandaat kregen om alle onroerende goederen die hij bezit te raadplegen De modaliteiten voor de raadpleging van het kadaster zijn vastgelegd in het Koninklijk besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen Artikel 13 van dit koninklijk besluit bepaalt: Het verstrekken van kadastrale uittreksels of inlichtingen die niet behoren bij die uitdrukkelijk bedoeld door dit besluit, kan slechts geschieden met het akkoord van de directeur-generaal van de administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen. Hij kan daartoe delegatie verlenen aan de auditeurgeneraal, dienstchef, belast met het toezicht op de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen. De vergelding voor dergelijke uittreksels of inlichtingen wordt op een forfaitaire wijze vastgesteld volgens, onder meer, de belangrijkheid van de voor de uitvoering van het gevraagd werk te leveren prestaties. Het bedrag van hun vergelding alsook de eventuele voorwaarden waaraan hun afgifte is onderworpen, worden medegedeeld aan de aanvrager die ermee moet instemmen alvorens het werk wordt aangevat. 12. Artikel 21 verwijst op zijn beurt naar bijzondere overeenkomsten. Het stipuleert inderdaad het volgende: De overname en de verwerking, geheel of gedeeltelijk, van het kadastraal perceelplan op digitale informatiedrager mag slechts krachtens een uitdrukkelijke overeenkomst geschieden. 13. Krachtens die twee bepalingen, is de directeur-generaal van de administratie van het kadaster gemachtigd om met de KFBN een bijzondere overeenkomst af te sluiten voor de elektronische mededeling van de kadastrale gegevens. Indien het samenwerkingsprotocol bedoeld onder punt 4 van deze beraadslaging een dergelijke overeenkomst is, meent het Comité dat er een wettelijke basis is. 1 Artikel 141 van de hypotheekwet vereist immers dat een onroerend goed geïdentificeerd wordt in de akte door te verwijzen naar de geografische ligging (gemeente, straat of gehucht, politienummer), kadastrale beschrijving, zoals blijkt uit een uittreksel, minder dan een jaar oud, uit de kadastrale legger, aard en oppervlakte 2.De gemeenten eisen immers dat bij een aanvraag voor stedenbouwkundige informatie een uittreksel wordt gevoegd uit de kadastrale legger van het onroerend goed waarover inlichtingen wordt gevraagd. 3 Artikel 9 van de wet 25 ventôse jaar XI dat handelt over de organisatie van een notariaat, legt aan de notarissen inderdaad een informatieplicht op ten aanzien van hun cliënten, meer bepaald over hun verplichtingen en kosten die voortvloeien uit de juridische akten die zij verlijden alsook de verplichting om onpartijdig advies te verlenen. 4 KB van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen, B.S., 11 oktober 2002.

5 Beraadslaging FO 09 /2011-5/ Het Comité stelt overigens vast dat artikel 6 van het koninklijk besluit van 20 september 2002 het volgende verduidelijkt: De aanvragen om kadastrale uittreksels dienen minstens de naam van de gemeente, het adres en het huisnummer of de kadastrale identificatie van het betrokken goed te vermelden, tenzij de aanvrager een openbaar bestuur is of de aanvraag uitgaat van de eigenaar zelf, zijn gevolmachtigde of een daartoe gemandateerde persoon. 15. De wettelijkheid van een aanvraag om kadastrale inlichtingen, die wordt verricht zonder te verwijzen naar een onroerend goed waarop die inlichtingen betrekking hebben, zal slechts worden erkend middels een mandaat van de eigenaar van het betrokken goed. C. Finaliteitsbeginsel 16. Krachtens artikel 4, 1, 2 van de WVP kunnen uitsluitend persoonsgegevens worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een manier die rekening houdend met alle relevante factoren, met name de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de wettelijke en reglementaire bepalingen, onverenigbaar is met die doeleinden. 17. De mededeling aan derden van gegevens uit openbare of semi-openbare registers moet een externe gebruiksvorm uitmaken waarbij het wettelijke en gerechtvaardigde doel wordt verwezenlijkt, dat aan de basis zelf ligt van de verwerking dat een openbaar of een semiopenbaar register uitmaakt Het is aan de wetgevende of uitvoerende macht die handelt krachtens een wet, om de doeleinden van dergelijke bestanden te bepalen. 19. Artikel 504 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen, verder aangevuld door het Koninklijk besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen, is de wettelijke basis van het kadaster. 20. Het Comité merkt op dat de wettelijke en reglementaire bepalingen tot organisatie van het kadaster de doeleinden voor de verwerking van de kadastrale inlichtingen, bedoeld in artikel 504 van de Wetboek der Inkomstenbelastingen, niet vastleggen. 5 Zie advies 32/2001 van de Commissie, op.cit.

6 Beraadslaging FO 09 /2011-6/ Uit de rechtsleer kan echter worden opgemaakt dat de openbaarheid van de registers van het kadaster een dubbel doeleinde dienen: a. Aan de burgers de mogelijkheid bieden om inlichtingen te verkrijgen over onroerende goederen, die zijn eventueel nodig hebben voor administratief of persoonlijke gebruik, of om tegemoet te komen aan de verplichtingen opgelegd door een wet of reglement. 6 b. Het kadaster is ook van nut inzake het bepalen van de bevoegdheid en het rechtsgebied voor betwistingen die betrekking hebben op de eigendom of het bezit van gebouwen, op onteigening voor openbaar nut of gedwongen onteigening 7. Op dit punt moet worden benadrukt dat het Belgisch kadaster niet rechtsgeldig is en dus geen bewijskracht heeft maar uitsluitend en ten informatieve titel een vermoeden van eigendom 8 geeft. 22. In onderhavig geval wil de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat de kadastrale informatie inwinnen over de onroerende goederen van een persoon om de notarissen in staat te stellen hun opdrachten uit te voeren waarvoor zij bevoegd zijn. 23. De aanvrager vermeldde (niet exhaustief) onder de taken waarbij een raadpleging van het Kadaster noodzakelijk is, de volgende gevallen : a. Verzoek om kadastrale inlichtingen over een (of meerdere) onroerende goed(eren) die het voorwerp uitmaken van een authentieke akte die de betrokken notaris moet verlijden en dat moet dienen als een hypothecaire openbaarmaking en/of stedenbouwkundige informatie over dit onroerend goed moet bevatten. b. De eigendomstitels nagaan van een koper van een onroerend goed dat in aanmerking komt voor een vermindering of een belastingaftrek van de registratierechten enerzijds en anderzijds het bedrag van het kadastraal inkomen van de gebouwen waarvan hij al eigenaar is verifiëren zodat hij hem kan informeren over zijn aangifteverplichtingen die hij moet nakomen indien hij een vermindering van registratierechten wenst aan te vragen 9. 6 R.P.D.B., verbo Kadaster, Boekdeel II, L. 4, cl.2. 7 Ibidem 8 Cassatie, 15 mei 1992, Pas., 1902, I, blz Noteer eveneens dat : «le devoir de conseil qui s impose au notaire par la nature de ses fonctions implique dans son chef la recherhe et la vérification d informations indispensables à la réalisation d opérations juridiques telle que l aliénation du bien immobilier ou son affectation en hypothèque» (sommaire de Civ. Charleroi, 24 februari 1989, R.G. nr.-, jugement n JB02087, 1990, blz.1423) (vrije vertaling : de adviesplicht van een notaris die hem is opgelegd door de aard van zijn functies, brengt met zich mee dat hij noodzakelijke informatie moet opzoeken en verifiëren om juridische verrichtingen te kunnen verwezenlijken, zoals de overdracht van een goed of de hypothecering ervan). 9 In de authentieke verkoopakte moet de koper verklaren dat de kadastrale inkomens van de onroerende goederen waarvan hij al eigenaar is een zekere drempel niet overschrijden.

7 Beraadslaging FO 09 /2011-7/13 c. Raadpleging van het Kadaster om enkele formaliteiten te vervullen voor en na het verlijden van de authentieke akte (bijvoorbeeld verificatie van de eigendomstitel van de koper om te kunnen bepalen of de verkoop moeten worden betekend aan de Vlaamse Grondenbank). d. Raadpleging van de onroerende goederen waarvan een persoon de eigenaar is voor de opmaak van een successieaangifte. 24. Het Comité stelt vast dat de notaris ook als raadgever fungeert en moet toezien op de wettelijkheid, de geldigheid en de juridische uitwerking van de akte die hij verlijdt De adviesplicht die op de notaris rust, is bedoeld voor alle partijen die aan de akte deelnemen en niet alleen voor de persoon die hem initieel heeft belast met het verlijden van de akte. Zo moet hij aan de partijen informatie verstrekken over de geldigheidsvoorwaarden van de akte die zij willen verlijden maar ook over uitwerking 11 ervan. Zo moet de notaris alle nodige opzoekingen uitvoeren om zijn cliënten te kunnen informeren over de exacte situatie van het goed waarop die verrichting 12 betrekking heeft. Uit de adviesverplichting van de notaris vloeit de verplichting voort om de stand van de hypothecaire lasten te verifiëren ingeval het gebouw verkocht wordt of ingeval een kredietwaarborg 13 aan het gebouw wordt toegekend. 26. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité vast dat het nagestreefde doeleinde van de aanvrager, welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. D. Proportionaliteitsbeginsel 27. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat die persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig mogen zijn uitgaande van de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en verder verwerkt worden. 10 Hof van beroep van Luik, 7 maart 2003, 2001/RG/ Civ. Brux., 2 februari 2001, 97/6039/A 12 idem 13 ibidem

8 Beraadslaging FO 09 /2011-8/13 D.1. Aangaande de identificatiegegevens van de houders van de reële rechten 28. De notaris heeft ten aanzien van zijn cliënten een informatieplicht 14. Hij is ook verplicht om de partijen van de akte 15 met zekerheid te identificeren en te verifiëren of de verkoper wel degelijk de eigenaar is van het onroerend goed en dat de verkoop geen betrekking heeft op andermans bezit In dit kader is het voor hem nuttig om toegang te hebben tot de kadastrale identificatiegegevens van de houders van de reële rechten op een onroerend goed. Voor wat de natuurlijke personen betreft, gaat het over de volgende gegevens: rijksregisternummer (en het bisnummer in een latere fase), naam, voorna(a)m(en), rijksregisternummer van de echtgeno(o)t(e) 17 (en het bisnummer in een latere fase) evenals de naam, voorna(a)m(en), en het adres (verblijfplaats). Aangaande de rechtspersonen gaat het over deze gegevens: sociale benaming, ondernemingsnummer (indien van toepassing want buitenlandse instellingen hebben niet noodzakelijk een nummer in België) en het adres van de hoofdzetel. 30. Dankzij zijn kadastrale gegevens 18 kan de notaris zijn cliënten inderdaad goed en snel informeren. Daardoor worden eveneens valse (ook de onvrijwillige) verklaringen vermeden. D.2. Aangaande de lijst van alle reële rechten die het onroerend goed bezwaren, de uitdovingsdatum en de quotiteiten van de reële rechten. 31. De notaris verkrijgt de lijst van alle reële rechten die het onroerend goed bezwaren en dat het voorwerp van de transactie is. 32. Die gegevens stellen de notaris in staat om opzoekingen te doen vooraleer hij zijn cliënt zo vlug mogelijk inlicht over het dossier (bijv. het bestaan van een vruchtgebruik). 14 Artikel 9 van de wet Ventôse. 15 Artikel 11 en 12 van de wet Ventôse; art. 139 en 140 van de hypothecaire wet van 16 december In dat geval is die van gener waarde. 17 Krachtens artikel van het Burgerlijk wetboek De ene echtgenoot kan zonder de instemming van de andere niet onder bezwarende titel of om niet onder de levenden beschikken over de rechten die hij bezit op het onroerend goed dat het gezin tot voornaamste woning dient, 18 Het Comité benadrukt het feit dat de wetgeving van 8 december 1992 voor de gegevensbescherming slechts de gegevens beschermen van de natuurlijker personen ( en niet van de rechtspersonen).

9 Beraadslaging FO 09 /2011-9/ Het is voor de notaris eveneens de beste manier om zijn cliënt 19 goed te informeren (bijvoorbeeld over de fiscale voordelen die voortvloeien uit de andere onroerende goederen die de koper of zijn echtgenoot bezit). D.3. Aangaande het adres van het (de) onroerend(e) goed(eren) die het voorwerp uitmaken van de transactie 34. De identificatie van het goed of de goederen die het voorwerp uitmaken van de transactie moet absoluut zeker zijn. 35. Omdat de toepasselijke regels variëren naargelang de regio, moet de notaris ook het Gewest verifiëren waar het onroerend goed gelegen is om de toepasselijke wetgeving te kunnen toepassen (bijvoorbeeld betreffende de ruimtelijke ordening, stedenbouwkundig reglement, milieubescherming, sanering van de grond, fiscale reglementering). 36. Artikel 141 van de hypotheekwet voorziet er overigens in dat wanneer een gebouw het voorwerp uitmaakt van een akte of document tot openbaarmaking, ook de geografische ligging (gemeente, straat, gehucht, politienummer) in de akte moet worden vermeld. D.4. Aangaande de Kadastrale referentie van het onroerend goed, de aard ervan (huis, industrieterrein, bouwjaar, etc.), alsook de oppervlakte ervan 37. De notarissen wensen de gegevens te ontvangen die betrekking hebben op het onroerend goed dat het voorwerp uitmaakt van de transactie maar ook de gegevens over de onroerende goederen die niet het voorwerp van de transactie uitmaken. 38. De notarissen willen hiermee op basis van de kadastrale referentie het betrokken onroerend goed identificeren en nagaan of de aard en de oppervlakte ervan overeenstemt met wat tussen de partijen is overeengekomen. 39. Bovendien is de aard van het goed belangrijk om te kunnen bepalen welke specifieke regels toepasselijk zijn Zie de informatieplicht bedoeld in artikel 9 van de wet Ventôse. 20 Zie bijvoorbeeld: de controle van de oude elektrische installaties (opgelegd bij koninklijk besluit van 25 juni 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 maart 1981 waarbij het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties voor de huishoudelijke installaties en sommige lijnen van transport en verdeling van elektrische energie bindend wordt verklaard, tot wijziging van artikel 276 van het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties en tot invoeging van een artikel 276bis in het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties, B.S. 30/06/2008), is slechts van toepassing ingeval van verkoop van een wooneenheid ; datzelfde geldt voor het energieprestatiecertificaat van de gebouwen dat slechts betrekking heeft op residentiële gebouwen) (Waals Gewest : Kaderdecreet tot wijziging van het Waalse Wetboek van Ruimtelijke Ordening, Stedenbouw en Patrimonium met het oog op het bevorderen van de energieprestatie van de gebouwen, B.S. 29 mei 2007;

10 Beraadslaging FO 09 / / Aangaande het gegeven kadastrale gegevens van het onroerend goed en de aard ervan (huis, industrieterrein, bouwjaar, etc.) evenals de oppervlakte ervan met betrekking tot de onroerende goederen die geen deel uitmaken van de transactie, moeten de notarissen gemachtigd zijn daar toegang tot te hebben en uitsluitend als dit kadert binnen zijn notariële opdrachten. D.5. Aangaande de bijkomende kadastrale en fiscale informatie (waaronder het fiscaal statuut van het perceel, de informatie over het kadastraal inkomen, polders en wateringen) 41. Met die informatie kan de notaris nagaan of er voor het onroerend goed heffingen of belastingen moeten worden betaald 21. D.6. Aangaande het kadastraal perceelplan 42. Met het kadastraal perceelplan kan het betrokken goed geïdentificeerd worden en kan worden nagegaan of de informatie die de betrokken partijen hebben verstrekt over de toestand van het goed, wel degelijk correct is. 43. Gelet op wat voorafgaat is het Comité van oordeel dat alle gevraagde gegevens beantwoorden aan de proportionaliteitsnorm. E. Frequentie van de mededelingen door het kadaster en duur van deze machtiging 44. Het Comité stelt vast dat de frequentie van de kadastrale opzoekingen die een notaris moet verrichten in het kader van de uitoefening van zijn functie, door hun aard ervan niet vooraf kan worden vastgelegd omdat hij zijn opdracht uitvoert telkens een cliënt erom verzoekt. Het Comité vestigt evenwel de aandacht van de aanvrager op het feit dat de naleving van het finaliteitsbeginsel van de WVP inhoudt dat er een beperking is in de tijd om de gegevensverwerkingen te verrichten die bestaan uit de raadpleging van het kadaster, meer bepaald de tijd die nodig is om gerichte verificaties te doen die moeten worden verricht om de taken uit te voeren waarvoor de notarissen bevoegd zijn. Vlaams Gewest : Decreet van 7 mei 2004 houdende eisen en handhavingsmaatregelen op het vlak van de energieprestaties en het binnenklimaat voor gebouwen en tot invoering van een energieprestatiecertificaat, B.S. 09/08/2004; Brussels Hoofdstedelijk Gewet, Verordening van 7 juni 2007 houdende de energieprestaties en het binnenklimaat van de gebouwen, B.S. 11/07/2007). 21 De notaris moet bijvoorbeeld kunnen nagaan of een verlaagde heffing van toepassing is (artikel 53 van het Wetboek der registratierechten) : de woningen waarvan het kadastraal inkomen een bepaald bedrag niet overschrijdt, kunnen genieten van een verlaagde heffing.

11 Beraadslaging FO 09 / / Hiervoor is het vereist dat de Koninklijke Federale bij de geautomatiseerde raadplegingen van het kadaster het betrokken dossiernummer vermeldt en de loggings bewaart zodat wanneer de betrokken persoon zijn recht op toegang wil uitoefenen, hij gemakkelijk de naam van de notaris kan verkrijgen die de hem betreffende opzoekingen verrichtte evenals het betrokken dossiernummer zodat de betrokkene desgevallend deze notaris hierover om uitleg kan vragen. 46. Het Comité stelt vast dat het om het vermelde doeleinde te kunnen verwezenlijken, het inderdaad niet mogelijk is om de duur of de frequentie te bepalen waarvoor de aanvragers de machtiging zullen nodig hebben (artikel 4, 1, 3 van de WVP). F. Veiligheid F.1. Consulent inzake informatieveiligheid (artikel 8, 2 en artikel 10 van de WRR) 47. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij lijkt over de nodige vaardigheden te beschikken om zijn opdracht uit te voeren. 48. Deze consulent inzake informatieveiligheid staat in voor de veiligheid van de servers (firewall, etc.) van de KFBN en CREDOC SERVICES. Uit het veiligheidsbeleid van de consulent inzake informatieveiligheid van de KFBN blijkt dat de toegang die notarissen en hun medewerkers evenals de gegevensoverdracht hebben tot het portaal beveiligd is, met behulp van de identificatiekaart REAL. Alleen geïdentificeerde en gemachtigde gebruikers mogen met de chipkaart REAL toegang hebben tot de netwerkbestanden van de KFBN. Bovendien installeert de KFBN een logging/auditingsysteem waardoor de gegevens betreffende de raadplegingen worden opgeslagen en waardoor voor iedere raadpleging het dossier waarin een opzoeking gebeurde, kan worden teruggevonden. 49. Het Comité neemt hiervan akte. F.2. Het informatieveiligheidsbeleid 50. Na onderzoek van de stukken die de KFBN verstrekte, blijkt dat er een informatieveiligheidsbeleid werd vastgelegd evenals een uitvoeringsplan. Het Comité neemt hiervan akte.

12 Beraadslaging FO 09 / / Voor wat de notariskantoren betreffen, verduidelijkte de KFBN dat het veiligheidsbeleid moet worden aangepast naar de maatstaf van een KMO-structuur. Volgens de KFBN zou een strikte reglementaire aanpak vanuit de Nationale Kamer van notarissen ondoeltreffend zijn omdat de kantoren grote moeilijkheden ondervinden om een reeks regels in te voeren omdat die regels weinig bevattelijk zijn voor personen die weinig ervaring hebben met privacy, veiligheid en informatica. 52. Om nu de veiligheid van de kantoren te verbeteren, lanceerde de KFBN een bewustmakingscampagne voor de notarissen en hun medewerkers over het belang van veiligheidsregels en is ze een referentiedocument aan het opstellen (met herinnering aan de wetgeving, vulgarisering van de aanbevolen maatregelen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, een aantal goede praktijken), dat in de loop van 2011 beschikbaar zal zijn. 53. Het Comité neemt akte van dit lopende proces ter verbetering van de beveiliging in de notariskantoren maar stelt in deze beraadslaging evenwel de voorwaarde dat de referentiemaatregelen voor de beveiliging van iedere gegevenwerking opgesteld door de Commissie als bijlage wordt gevoegd bij de overeenkomst die wordt afgesloten met de REALkaartgebruiker: de notaris die deze gebruikersovereenkomst ondertekent, moet zich er eveneens toe verbinden deze bijgevoegde maatregelen na te leven. F.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens 54. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij zich ertoe verbindt dat alleen de notarissen en hun medewerkers die belast zijn met de kadastrale opzoekingen elektronisch toegang zullen hebben tot de kadastrale gegevens. 55. Het is dus de aanvrager die erop moet toezien dat die verbintenis wordt nageleefd door een veiligheidsbeleid ad hoc (cf. supra) in te voeren en door het raadplegingssysteem doeltreffend te controleren.

13 Beraadslaging FO 09 / /13 OM DIE REDENEN, het Comité, 1 machtigt de notarissen om voor onbepaalde duur de kadastrale gegevens, omschreven onder punt 2 van deze beraadslaging, te ontvangen voor de verwezenlijking van de voormelde doeleinden en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging; 2 stipuleert dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid, die een impact kan hebben op de antwoorden uit het veiligheidsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere