van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 18/2013 van 27 juni 2013 Betreft: machtigingsaanvraag voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (hierna de AAPD) en de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) voor het berekenen door ADSEI van een indexcijfer voor niet-sociale huurprijzen (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van mevrouw Annie Versonnen, Wnd. Directeur-generaal van ADSEI ontvangen op 07/05/2013; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 28/05/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 03/06/2013; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 27/06/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging FO 18 /2013-2/8 Beslist op 27 juni 2013, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. In het kader van de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek (hierna de statistiekwet), Hoofdstuk Ibis, Statistische onderzoekingen met zuiver documentair doel, kan de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) door de Koning belast worden met statistische onderzoekingen.. 2. Krachtens artikel 2 van het Koninklijk besluit van 5 februari 1993 tot verplichte mededeling van de gegevens voor de berekening van het indexcijfer der consumptieprijzen, zijn de huurders van onroerende goederen, bestemd tot hoofdverblijfplaats van de huurder, verplicht om, binnen de termijn van één maand aan de Dienst voor het Indexcijfer van het Ministerie van Economische Zaken, de nodige gegevens te verstrekken voor het samenstellen van het indexcijfer der consumptieprijzen, voorzien op het formulier in bijlage I 1. Voor de ADSEI gaat het concreet om de berekening van een indexcijfer voor de nietsociale huurprijzen die een belangrijke post vormt voor het indexcijfer der consumptieprijzen. 3. De FOD Financiën Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (hierna AAPD) beschikt over een gescande versie van alle huurcontracten die betrekking hebben op een huisvesting die dient als hoofdverblijfplaats van de huurder. Deze contracten die schriftelijk worden afgesloten, moeten inderdaad bij de FOD Financiën geregistreerd worden en bepaalde informatie ervan wordt opgenomen 2 in een gestructureerde gegevensbank. Onder die informatie, staan de naam en voornaam van de huurder (Struct.1), de situering van het goed (Struct. 2) en de datum waarop de huur aanvangt (Struct. 3). 4. De aanvraag van ADSEI strekt ertoe om met onregelmatige tussenpozen, via een SFTP doorgifteprotocol, een bestand te ontvangen met de gegevens Struct. 1 tot 3 voor de opmaak of bijwerking van een steekproefbasis zodat een representatieve huurderssteekproef kan worden getrokken met de bedoeling de informatie die is opgenomen in het voormelde Koninklijk besluit, te verzamelen. 1 Deze bijlagen weden gewijzigd bij Koninklijk besluit van 16 december 1998 tot wijziging van het voormelde Koninklijk besluit. 2 Krachtens artikel 1, 3 van de huurwet van 20 februari 1991, moeten de schriftelijk vastgelegde huurovereenkomsten de volgende vermeldingen bevatten: identiteit van de partijen, begindatum van de overeenkomst, beschrijving van alle lokalen en delen van het gebouw die worden verhuurd evenals de huurprijs.

3 Beraadslaging FO 18 /2013-3/8 5. Volgens de aanvraag worden met de enquête niet sociale huurprijzen 1800 huurders ondervraagd om de evolutie te kunnen meten van de privéhuurprijzen; deze zijn nl. een post van het indexcijfer der consumptieprijzen. Er wordt gebruik gemaakt van een reservesteekproef om die huurders te vervangen die om verschillende redenen niet meer deelnemen aan de enquête. Om de reservesteekproef met nieuwe adressen aan te vullen, begaven de enquêteurs zich regelmatig naar de registratiebureaus van het kadaster. Sedert 2009 hebben zij echter geen toegang meer tot de gegevens van de registratiebureaus en de reservesteekproef raakt stilaan uitgeput. Er wordt daar immers veel beroep op gedaan gelet op het hoge aantal huurders dat niet antwoordt. 6. De voorliggende machtigingsaanvraag strekt ertoe gemachtigd te worden om in naleving van artikel 36bis van de WVP, toegang te hebben tot de informatiegegevens. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 7. Krachtens artikel 36bis van de WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van (het bevoegde) sectoraal comité. 8. Dit Comité moet nagaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl. Doc. 50, , 1940/004). 9. De aanvraag betreft een elektronische uitwisseling van persoonsgegevens uit de gegevensbank van de AAPD. Het Comité is bijgevolg bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 10. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien

4 Beraadslaging FO 18 /2013-4/8 kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 11. De ADSEI zal de gegevens gebruiken in het kader van haar opdracht statistische onderzoeken (zie punt 1) met de bedoeling een steekproefbasis op te zetten waaruit een representatieve steekproef kan worden getrokken uit de populatie van huurders aan wie de informatie zal worden gevraagd die zij moet inwinnen krachtens het Koninklijk besluit van 5 februari Het Comité meent dat de geplande gegevensverwerkingen inderdaad zullen dienen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden en herinnert eraan dat die gegevens uitsluitend mogen verwerkt worden voor de verwezenlijking van die doeleinden. 13. Rekening houdend met de statistiekwet en gelet op artikel 5, c) van de WVP 3, zijn de doeleinden van de verwerkingen die de ADSEI plant, eveneens toelaatbaar. 14. In die context, is het aan te raden na te gaan of de doeleinden van de geplande verwerkingen door de ADSEI verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens initieel werden verwerkt door de AAPD. Overeenkomstig artikel 4, 1, 2 van de WVP, moet het verenigbaarheidsonderzoek rekening houden met alle relevante factoren, met name de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke, wettelijke en reglementaire bepalingen. 15. Ter zake stelt het Comité vast dat: a) Artikel 24 van de Europese verordening nr. 223/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2009 betreffende de Europese Statistieken bepaalt: Om de enquêtedruk te verminderen, hebben de NSI en andere nationale instanties en de Commissie (Eurostat) toegang tot administratieve gegevensbronnen binnen hun respectieve bestuursstelsels, voor zover de desbetreffende gegevens noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling, productie en verspreiding van Europese statistieken. 3 Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen : c) wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie;( )

5 Beraadslaging FO 18 /2013-5/8 b) Artikel 1bis van de statistiekwet vermeldt dat: ( ) Principe van evenredigheid : a) bij de keuze van de methode van verzamelen wordt de voorrang gegeven aan de secundaire verzameling boven de primaire verzameling. ( ) c) Artikel 24bis van de statistiekwet bepaalt dat: Elk nationaal, gewestelijk, gemeenschaps-, provinciaal of gemeentelijk bestuur en elke dienst of instelling van openbaar nut ondergeschikt aan een dergelijk bestuur zijn verplicht hun kosteloze medewerking te verlenen aan de tenuitvoerlegging van de in hoofdstukken I tot IV bedoelde onderzoekingen. Zij verlenen het Nationaal Instituut voor de statistiek kosteloos toegang tot de individuele gegevens in hun bezit, met inbegrip van het door hen gebruikte identificatienummer, onverminderd de bijzondere wettelijke bepalingen die de mededeling door zekere besturen, diensten of openbare instellingen van vertrouwelijke gegevens aan het Instituut regele( ) d) Artikel 337, tweede lid van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen (hierna WIB) stelt dat: De ambtenaren van de administratie der directe belastingen en van de administratie van het kadaster oefenen hun ambt uit wanneer zij aan andere administratieve diensten van de Staat, ( ) en aan de in artikel 329 bedoelde openbare instellingen of inrichtingen, inlichtingen verstrekken welke voor die diensten, instellingen of inrichtingen nodig zijn voor de hun opgedragen uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen. Gelet op het voormeld normatief en reglementair kader, is het Comité van mening dat de doeleinden van de door de ADSEI geplande verwerkingen, in het kader van haar opdrachten van openbare dienstverlening, niet onverenigbaar zijn met de doeleinden van de gegevensverwerkingen van de AAPD (ex-kadaster).

6 Beraadslaging FO 18 /2013-6/8 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1 Aard van de gegevens 16. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig moeten zijn uitgaande van de doeleinden waarvoor zij werden verkregen en verder worden verwerkt. Dit beginsel wordt overigens benadrukt in artikel 1bis van de Statistiekwet 4 : ( )3 Principe van evenredigheid: ( ) b) de gegevens zijn toereikend, ter zake dienend en niet overmatig uitgaande van het vastgestelde statistische doeleinde, dit wil zeggen dat de verzameling en de verwerking van de gegevens beperkt zijn tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde statistische doeleinden;( ) 17. De ADSEI vraagt toegang tot de hiernavolgende gegevens die de AAPD bewaart: a) Naam en voornaam van de huurder; b) Adres van het gehuurde goed; Die gegevens a) en b) zijn noodzakelijk om de huurder het formulier toe te sturen dat moet worden ingevuld. c) Datum waarop de huurtermijn begint te lopen; Met dit gegeven kunnen nieuwe huurovereenkomsten worden opgespoord en in principe dus nieuwe huurders; dit met de bedoeling ze op te nemen in de gegevensbank. 18. Na die gegevens te hebben onderzocht, stelt het Comité vast dat zij noodzakelijk zijn om de doeleinden, zoals omschreven, te verwezenlijken en besluit dat de gegevens die bij de AAPD worden opgevraagd, in overeenstemming zijn met artikel 4, 1, 3 van de WVP Bewaartermijn van de gegevens 19. De ADSEI stelt in de aanvraag voor om de gegevens onbeperkt in de tijd te bewaren. 4 Opmerking: secundaire verwerking wordt als volgt gedefinieerd in artikel 1, 6 van de statistiekwet: secundaire gegevensverzameling " : de werkwijze die erin bestaat bij een openbare of particuliere instelling een volledige of gedeeltelijke kopie te verkrijgen van door die instelling uitgewerkte documenten of gegevensbestanden, zodat het Nationaal Instituut voor de Statistiek ze kan gebruiken in het kader van de opdracht die het door deze wet krijgt toegewezen.

7 Beraadslaging FO 18 /2013-7/8 20. Ingevolge de bijkomende informatie die omwille van de onbeperkte bewaartermijn werd opgevraagd, stelt de ADSEI voor om als referentie die bewaartermijn te beperken tot de theoretische duur van een huurovereenkomst voor een hoofdverblijfplaats, namelijk maximum negen jaar te rekenen vanaf de dag dat de huurovereenkomst begint te lopen. 21. Gelet op deze motivering en het uitgaande van artikel 4, 1, 5 van de WVP, acht het Comité de voorgestelde bewaartermijn gepast. Het Comité herinnert er evenwel aan dat zodra blijkt dat een gegeven niet meer noodzakelijk is, het niet langer kan worden bewaard en vernietigd moet worden Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 22. De machtigingsaanvraag verduidelijkt dat de gegevens ieder trimester zullen verstrekt worden aan de ADSEI. Het Comité meent dat dergelijke trimestriële mededeling gepast is, gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP. 23. Er wordt ook voor onbepaalde duur toegang gevraagd. De opdrachten van de aanvrager zijn inderdaad niet in de tijd beperkt door de reglementering. Het Comité stelt vast dat deze onbepaalde duur voor de verwezenlijking van de voormelde doeleinden gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) Personeel die toegang heeft tot de gegevens 24. Uit informatie die ADSEI verstrekte, blijkt dat de persoonsgegevens uitsluitend intern gebruikt zullen worden, namelijk door het personeel van de Thematische Directie Prijzen en Enquêtes ondernemingen. 25. Het Comité dringt erop aan dat de aanvrager garandeert dat de toegang tot de gegevens beperkt is tot de personen die ze nodig hebben om hun activiteiten uit te voeren en dat die personen vooraf geïdentificeerd en nominatief worden aangesteld. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 26. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking transparant verloopt. De informatieplicht, bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is een van de hoekstenen van een transparante verwerking.

8 Beraadslaging FO 18 /2013-8/8 27. In onderhavig geval worden de geplande verwerkingen verricht in toepassing van de bepalingen die werden opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijk geval een vrijstelling van informatieplicht. Deze vrijstelling sluit evenwel niet uit dat het Comité het bestaan kan nagaan van afdoende garanties ter bescherming van de fundamentele rechten van de betrokken personen 28. Het Comité stelt op dit punt vast dat de machtigingsaanvraag verwijst naar artikel 21 van het Koninklijk besluit van 13 februari 2001 houdende uitvoering van de WVP en aan de bekendmaking die daaruit voortvloeit. Het Comité herinnert eraan dat aangezien de bedoelde verwerkingen verenigbaar zijn met de initiële gegevensverwerking door de AAPD, het voormelde Koninklijk besluit houdende uitvoering van de WVP niet van toepassing is. 29. Het Comité is evenwel van oordeel dat een zeker transparantie wel degelijk aan te raden is. Zo wordt de ADSEI verzocht om de herkomst van de identificatiegegevens en de doeleinden van de verwerking te vermelden in de brieven aan de huurders; bovendien vraagt het Comité dat de ADSEI en de AAPD op hun website informatie verstrekken over het feit dat de bedoelde gegevens worden doorgegeven en voor welke doeleinden dat gebeurt. 4. BEVEILIGING 30. Uit de documenten die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij en de FOD Financiën over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikken. Het Comité neemt hiervan akte. OM DIE REDENEN, Het Comité Machtigt de ADSEI en de AAPD om de gegevensverwerkingen, bedoeld in de machtigingsaanvraag, te verrichten op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de opmerkingen hierboven uiteengezet (zie in het bijzonder punten 20, 21, 25, 29). De Wnd Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere