van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 19/2013 van 27 juni 2013 Betreft: Machtigingsaanvraag van de FOD Defensie voor de verwerking van persoonsgegevens die in gegevensbanken van de Algemene Administratie voor de Patrimoniumdocumentatie zijn opgeslagen (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Defensie, ontvangen op 6/05/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 11/06/2013; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 26/06/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 27 juni 2013, na beraadslaging, als volgt:

2 Ber FO 19/2013-2/8 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De Divisie CIS 1 & Infrastructure van het Directoraat Material Resources van de Federale Overheidsdienst Defensie (hierna de aanvrager) is belast met onder meer de opvolging van erfdienstbaarheden op militaire installaties. Eén van deze op te volgen erfdienstbaarheden betreft de beschermde zones rond de zogenaamde NAVO-pijpleiding. Deze leiding vervoert onder hoge druk vloeibare brandstoffen (in België gaat het om 700 kilometer leiding) en er geldt een erfdienstbaarheid van 15 meter langs deze installatie. 2. Onderhavige machtigingsaanvraag strekt er toe om vanwege de Algemene Administratie voor de Patrimoniumdocumentatie (hierna de AAPD) persoonsgegevens te bekomen van alle eigenaars van de percelen waarop een erfdienstbaarheid rust voor voornoemde pijpleiding. Deze informatie moet de aanvrager toelaten om de eigenaars enerzijds te herinneren aan de bestaande erfdienstbaarheid, of hen er anderzijds op te wijzen dat op hun perceel eventueel inbreuken op de erfdienstbaarheid werden vastgesteld. Daarnaast kunnen de opgevraagde persoonsgegevens door de aanvrager worden gebruikt om eigenaars van percelen in de onmiddellijke omgeving van militaire installaties te contacteren mocht er hiertoe een noodzaak zijn. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 3. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 4. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl. Doc 50, , nr. 1940/004). 5. Het Comité stelt vast dat de aanvrager op elektronische wijze persoonsgegevens wenst te bekomen van de AAPD. Het Comité is aldus bevoegd. 1 Deze afkorting staat voor Communication Information Systems.

3 Ber FO 19/2013-3/8 B. TEN GRONDE 1. FINALITEIT 6. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 7. De aanvrager wenst de naam, de voornaam en het adres te bekomen van alle eigenaars van de percelen waarop een erfdienstbaarheid rust voor de NAVO-pijpleiding. Deze informatie moet de aanvrager toelaten om de eigenaars enerzijds te herinneren aan de bestaande erfdienstbaarheid, of hen er anderzijds op te wijzen dat op hun perceel eventueel inbreuken op de erfdienstbaarheid werden vastgesteld. Daarnaast kunnen de opgevraagde persoonsgegevens door de aanvrager worden gebruikt om eigenaars van percelen in de onmiddellijke omgeving van militaire installaties te contacteren mocht er hiertoe een noodzaak zijn. 8. Het Comité is van oordeel dat de geplande gegevensverwerkingen met het oog op welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden. Het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens ook enkel voor deze doeleinden mogen gebruikt worden. 9. Gelet op artikel 5, e), WVP 2 is de door de aanvrager beoogde gegevensverwerking ook toelaatbaar. Hij is immers belast met een taak van openbaar belang, met name de opvolging van erfdienstbaarheden op militaire installaties. 10. Tot slot dient in deze context te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door de aanvrager geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD zijn verwerkt. Conform artikel 4, 1, 2 WVP dient bij de beoordeling van deze verenigbaarheid rekening te worden gehouden met alle relevante factoren, waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 2 Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen : ( ) e) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt; ( ).

4 Ber FO 19/2013-4/8 11. Het Comité stelde ter zake ook vast dat: artikel 504 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen het volgende bepaalt: "De administratie van het kadaster staat in voor het bewaren en het bijhouden van de kadastrale bescheiden volgens de regelen die de Koning bepaalt. Enkel de administratie van het kadaster 3 is ertoe gemachtigd, volgens de regels en de tarieven bepaald door de Koning, uittreksels of afschriften van de kadastrale bescheiden te vervaardigen en uit te reiken"; artikel 5, laatste lid, artikel 6, 3 en artikel 7 van het Koninklijk besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen respectievelijk het volgende vermelden: o o o "De aanvraag tot het bekomen van een massale output van gegevens kunnen worden gericht aan het centrum voor informatieverwerking van de administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen" "De aanvragen tot het bekomen van een massale output dienen het doel te vermelden waarvoor die inlichtingen uiteindelijk zullen worden gebruikt" "De aanvraag om kadastrale informatie wordt afgewezen als uit het nagestreefde doel blijkt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de fundamentele rechten en vrijheden van de eigenaar of zijn persoonlijke levenssfeer"; Artikel 11 van de Wet van 12 april 1965 betreffende het vervoer van gasachtige produkten en andere door middel van leidingen het volgende stipuleert: Het gebruik waartoe het openbaar of het privaat domein dat gedeeltelijk wordt bezet, is bestemd, moet worden geëerbiedigd. Deze bezetting brengt generlei bezitsberoving mee, maar vormt een wettelijke erfdienstbaarheid van openbaar nut die elke daad verbiedt welke de gasvervoerinstallatie of de exploitatie ervan kan schaden. ( ) 4 3 Opmerking: de administratie van het kadaster maakt deel uit van de AAPD. 4 In artikel 14bis van het koninklijk besluit van 30 december 1993 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 juli 1967 betreffende de te nemen veiligheidsmaatregelen bij de oprichting en bij de exploitatie van installaties voor vervoer door middel van leidingen van vloeibare koolwaterstoffen en/of vloeibaar gemaakte koolwaterstoffen, andere dan deze beoogd door artikel 1, littera a), van de wet van 12 april 1965 betreffende het vervoer van gasachtige produkten en andere door middel van leidingen, wordt in detail bepaald welke afstanden tot dergelijke leidingen moeten gerespecteerd worden als zijnde voorbehouden zones.

5 Ber FO 19/2013-5/8 in de authentieke akte(s) betreffende de kadastrale percelen waarop een erfdienstbaarheid rust voor de NAVO-pijpleiding, ook melding gemaakt wordt van deze erfdienstbaarheid. De eigenaars zijn dus op de hoogte van het bestaan ervan. 12. Gelet op de hierboven geschetste elementen, is het Comité van oordeel dat onderhavige latere verwerking niet onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD zijn verwerkt en dat de gevraagde verwerking aldus conform is aan artikel 4, 1, 2, WVP. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 13. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 14. Vanuit de AAPD worden de volgende gegevens gevraagd: de identificatiegegevens (naam, voornaam, adres) van alle eigenaars van de kadastrale percelen waarop de erfdienstbaarheid voor de NAVO-pijpleiding rust. 15. In de aanvraag wordt verduidelijkt waarom de aanvrager bovenstaande gegevens nodig heeft om contact te kunnen opnemen met de desbetreffende eigenaars om zijn doeleinden zoals omschreven in randnummer 7 te kunnen verwezenlijken. Het Comité concludeert aldus dat de gegevens die door de aanvrager bij de AAPD zullen worden opgevraagd, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP. 16. Het Comité vestigt er ook de aandacht op dat de ingewonnen gegevens beschouwd worden als zijnde gerechtelijke gegevens, zoals bedoeld in artikel 8 van de WVP, als zij worden verzameld of verwerkt om gebruikt te worden om bij het gerecht een zaak in te leiden. 17. In de aanvraag wordt melding gemaakt van mogelijke vorderingen voor de burgerlijke rechtbank, wanneer eigenaars de erfdienstbaarheid voor de NAVO-pijpleiding niet respecteren. Persoonsgegevens die bij het gerecht worden gebruikt om een dergelijke procedure te voeren dienen aldus als gerechtelijke gegevens te worden gekwalificeerd. In die gevallen dient de aanvrager de bijzondere voorwaarden te eerbiedigen die betrekking hebben op dit type van verwerkingen. Deze voorwaarden staan vermeld in artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 houdende uitvoering van de WVP. Krachtens dit artikel moet de

6 Ber FO 19/2013-6/8 verantwoordelijke duidelijk de categorieën personen aanduiden die toegang hebben tot de gegevens en hun functie moet daarbij nauwkeurig worden omschreven. De lijst van de categorieën personen moet ter beschikking worden gehouden van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De verantwoordelijke moet er bovendien over waken dat die aangeduide personen gebonden zijn aan een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting aangaande de vertrouwelijkheid van de gegevens Bewaringstermijn van de gegevens 18. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 19. De aanvrager stelt dat de gegevens zullen bewaard worden zolang de erfdienstbaarheden voor de NAVO-pijpleidingen op de desbetreffende kadastrale percelen gevestigd blijven. Het Comité heeft ter zake geen opmerkingen Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 20. De aanvrager verzoekt om een jaarlijkse toegang tot de gevraagde gegevens te bekomen, aangezien kadastrale percelen regelmatig van eigenaar veranderen. Het Comité is van oordeel dat een jaarlijkse toegang in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP, gelet op de doeleinden die de aanvrager voor ogen heeft. 21. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De erfdienstbaarheden voor de NAVOpijpleiding zijn niet in de tijd beperkt en het standpunt van de aanvrager is op dit punt dan ook gerechtvaardigd in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 22. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag, worden de gegevens enkel intern gebruikt door personeelsleden (Bureau Geomatica) van de aanvrager. Het betreft met name een majoor en een aantal onderofficieren die als dossierbeheerder optreden. 23. Het Comité ziet hier in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP geen bezwaren tegen. Het verzoekt wel om de nodige maatregelen te nemen opdat enkel de behoorlijk gemachtigde personeelsleden toegang zouden krijgen tot de gevraagde gegevens.

7 Ber FO 19/2013-7/8 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL (artikelen 4, 1, 1, en 9 tot 15bis, WVP) 24. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 25. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Op grond van artikel 9, 2, 2 de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 26. De aanvrager stelt dat hij van plan is om in verschillende fases aan alle eigenaars van de betrokken percelen een schrijven te richten waarin hij hen herinnert aan de bestaande erfdienstbaarheid. In deze brief zal hij ook de informatie vermelden zoals bedoeld in artikel 9 WVP. 27. Het Comité neemt hier akte van. Het beveelt daarnaast aan dat ook langs de zijde van de AAPD een maximale transparantie zou worden gewaarborgd. De AAPD zou via aangepaste kanalen algemene informatie kunnen verstrekken over het feit dat hij gegevens doorgeeft aan de aanvrager en voor welke doeleinden deze doorgifte plaatsvindt. Hij zou dit bijvoorbeeld kunnen vermelden op zijn website. 4. BEVEILIGING 4.1. Op het niveau van de aanvrager 28. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij een informatieveiligheidsconsulent heeft aangesteld en dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt. Het Comité heeft hier akte van genomen Op het niveau van de FOD Financiën 29. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat de FOD Financiën een informatieveiligheidsconsulent heeft aangesteld en dat het over een veiligheidsbeleid beschikt. Het Comité heeft hier akte van genomen.

8 Ber FO 19/2013-8/8 OM DEZE REDENEN, het Comité machtigt de aanvrager en de AAPD om de verwerkingen bedoeld in de machtigingsaanvraag, uit te voeren, mits rekening wordt gehouden met de hierboven geschetste opmerkingen (zie in het bijzonder randnummers 8, 16-17, 23 en 27). De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere