Gelet op de aanvraag van de KFBN ontvangen op 08/10/2013; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 8, 13 en 18/11/2013;

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 83/2013 van 11 december 2013 Betreft: Machtigingsaanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) om via het Rijksregister toegang te krijgen tot de gegevens betreffende de afstamming alsook betreffende de handelingsonbekwamen die opgenomen zijn in de bevolkings- en vreemdelingenregisters (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de KFBN ontvangen op 08/10/2013; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 8, 13 en 18/11/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 21/11/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 83 /2013-2/10 Beslist op 11 december 2013, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, hierna "de federatie of de aanvrager" vraagt het Comité dat zij zelf alsook de notarissen, hierna "de aanvragers" zouden gemachtigd worden om via het Rijksregister toegang te krijgen tot de gegevens "afstamming" en "akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige alsook betreffende de onbekwaamheid van de minderjarige", opgenomen in de bevolkingsregisters van de gemeenten Het Comité neemt akte van de verklaringen van de aanvrager die stelt dat zijn aanvraag kan worden beperkt tot de gegevens betreffende de afstamming en de handelingsonbekwaamheden die momenteel in de bevolkingsregisters beschikbaar zijn. Het Comité kan zich immer niet uitspreken de lege feranda. 3. Tenslotte stelt het Comité vast dat de KFBN in haar aanvraag verwijst naar haar CAPAdatabank als huidige bron voor de notarissen inzake rechtsbekwaamheid van bij een akte betrokken partijen. Het Comité heeft in zijn beraadslaging 65/2009 aangestipt dat deze door de KFBN gehouden databank niet conform was met de Privacywet. In de mate dat de huidige machtigingsaanvraag wordt voorgesteld als een alternatief voor het gebruik van deze databank moet de KFBN deze databank schrappen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID -TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 4. Het Comité kan machtiging verlenen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie" alsook aan "de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité". (artikel 5, 1 ste lid, 1 en 2 van de WRR).

3 Beraadslaging RR 83 /2013-3/10 5. Het Comité kan de gemeenten verplichten, wanneer de Belgische openbare overheden of de openbare en private instellingen van Belgisch recht die een opdracht van algemeen belang vervullen, krachtens een wet, decreet of ordonnantie de gemeenten om andere dan de in artikel 3 vermelde informatiegegevens kunnen verzoeken, deze gegevens te verstrekken door toedoen van het Rijksregister; de aldus verstrekte gegevens worden niet in het Rijksregister bewaard (artikel 16, eerste lid, 12 van de WRR). 6. Deze voorwaarden zijn in onderhavig geval vervuld aangezien: de gevraagde gegevens worden bewaard in de bevolkingsregisters die door de gemeenten worden bijgewerkt; de notarissen zijn openbare ambtenaren wanneer zij akten en overeenkomsten opstellen waaraan partijen de authenticiteit van overheidsakten moeten of willen doen verlenen (Artikel 1 van de Wet Ventôse jaar XI op het notarisambt). De KFBN is een instelling naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang uitvoert (Verslag aan de koning bij het koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken) en toegang vraagt tot de gegevens om deze mee te delen aan de notarissen. 7. Uit deze elementen blijkt dat onderhavige aanvraag ontvankelijk is voor zover de notarissen enkel toegang hebben tot de gevraagde gegevens voor de taken die zij verrichten als openbaar ambtenaar en voor zover de KFBN deze gegevens enkel aan de notarissen meedeelt voor het uitoefenen van die taken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 8. De informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister zijn persoonsgegevens. Iedere verantwoordelijke voor de verwerking mag slechts persoonsgegevens verwerken voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (artikel 4, 1, 2 van de WVP).

4 Beraadslaging RR 83 /2013-4/10 B. DOELEINDE 9. De notarissen wensen een toegang tot de informatie betreffende de handelingsbekwaamheid om de rechtsbekwaamheid na te gaan van partijen betrokken bij een akte die zij dienen te instrumenteren. Wat de gegevens betreffende de afstamming aangaat wensen de notarissen toegang in het raam van het advies dat zij aan hun cliënten dienen te verstrekken inzake erfenissen. 10. De KFBN vraagt op haar beurt enkel een toegang tot de gegevens om de mededeling aan de notarissen te kunnen verzekeren. Zij zal de rol vervullen van tussenpersoon voor de gegevensdoorgifte tussen de diensten van het Rijksregister en de notarissen. 11. De aldus omschreven doeleinden zijn welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. 12. Betreffende het gerechtvaardigd karakter van het doeleinde merkt het Comité op dat op basis van artikel 16, eerste lid, 12 een toegang tot de gevraagde gegevens slechts mogelijk is voor een openbare overheid voor het vervullen van haar wettelijke opdrachten of voor de openbare en private instellingen voor het vervullen van een opdracht van algemeen belang. 13. Het Comité stelt vast dat de notarissen openbare ambtenaren zijn van wie de taak erin bestaat een authentiek karakter te verlenen aan de akten en overeenkomsten waaraan partijen een authentiek karakter moeten of willen verlenen. Dit authentiek karakter houdt in dat hieraan een hoge mate van onbetwistbaarheid wordt toegekend. Aangezien derden moeten kunnen vertrouwen op deze rechtszekerheid die uitgaat van authentieke akten oordeelt het Comité dat deze taak er een is van openbaar belang. 14. Bijgevolg stelt het Comité het rechtmatig karakter vast van de beoogde doeleinden in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikelen 5, tweede lid en 16, eerste lid, 12 van de WRR voor zover de controle van de rechtsbekwaamheid van een bij een akte betrokken partij of van de afstamming gebeurt in het raam van de opdracht van de notaris als openbaar ambtenaar die een authentieke akte instrumenteert (voorbereidende taken bij het opstellen van de akte inbegrepen). De adviserende rol van een notaris los van het opstellen van een authentieke akte kan op zich geen toegang tot de gevraagde gegevens rechtvaardigen.

5 Beraadslaging RR 83 /2013-5/ Het Comité stelt tot zijn tevredenheid vast dat de toegangen van de notarissen zullen geregeld worden door de KFBN. De KFBN zal dus de nodige organisatorische en/of technische maatregelen moeten nemen om zich te vergewissen van het rechtmatig karakter van de aanvragen voor toegang tot de gegevens en om zich te wapenen tegen afleiding van het doeleinde. De invoering van een systeem van "type-aanvragen" voor rechtmatige toegang tot de gegevens alsook een hiërarchische indeling van de verschillende soorten raadplegingen in functie van de feitelijke situatie vormt een passende organisatorische maatregel. De toegangsaanvragen zullen dienovereenkomstig gemotiveerd moeten worden. Als intermediaire organisatie zal de KFBN moeten toezien op de eerbiediging van dit kader door de notarissen. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Betreffende de gevraagde gegevens 16. De aanvrager wenst toegang tot de informatie "afstamming" vermeldt in artikel 1, 9 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister alsook tot de informatie betreffende "de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige" vermeld in artikel 1, 15 van hetzelfde koninklijk besluit. 17. De informatie "afstamming" omvat de volgende gegevens: de vorm van de afstamming; de identificatie van de ouders; de plaats van overschrijving van een akte of beslissing betreffende de afstamming in de registers van de burgerlijke stand; de datum die in aanmerking moet genomen worden voor de vaststelling van de afstamming; de wijzigingen aan de afstamming en de respectievelijke data. 18. In de akten van bekendheid en van afstamming opgesteld inzake erfenissen herneemt de notaris de erfopvolging van de overledene en dient hij de afstamming te onderzoeken in opgaande lijn (identiteit van de ouders indien deze nog in leven zijn). In het algemeen worden de notarissen genoopt om in het raam van het opstellen van authentieke akten die zij instrumenteren de rechtsbekwaamheid van de bij de akte betrokken partijen te verifiëren, zo niet kunnen zij verantwoordelijk worden gesteld.

6 Beraadslaging RR 83 /2013-6/ Naast de toegang tot de actuele gegevens wordt ook toegang gevraagd tot de historiek van de wijzigingen die in het verleden aan de gegevens werden aangebracht en dit zonder beperking in de tijd. Het Comité merkt op dat het noodzakelijk karakter van de historiek voor het gegeven "handelingsonbekwaamheid" in hoofde van de aanvragers slechts in zeldzame gevallen zal kunnen worden aangetoond aangezien de noodzakelijke verificaties betreffende de handelingsbekwaamheid voorafgaand aan de akte moeten uitgevoerd worden door de instrumenterende notaris. In het raam van de opstellen van erfenisakten zullen de notarissen niettemin nood hebben aan een toegang tot deze historiek in het geval dat de overledene een eigenhandig geschreven testament heeft opgesteld om na te gaan of hij wel degelijk handelingsbekwaam was op het ogenblik dat hij zijn testament opstelde. Betreffende de historiek van het gegeven "afstamming in opgaande lijn" blijkt uit de bijkomende informatie verstrekt door de aanvrager dat deze informatie noodzakelijk is in het raam van het opstellen van akten van bekendheid/erfenisakten voor het vaststellen van de erfopvolging (hypothese van de gewone adoptie). 20. Tenslotte wordt eveneens de invoering gevraagd van een geautomatiseerde mededeling tussen de KFBN en de diensten van het Rijksregister teneinde automatisch elke wijziging te ontvangen die aan de gevraagde gegevens wordt aangebracht. Met betrekking tot de informatie betreffende de handelingsbekwaamheid van een persoon rechtvaardigt de aanvrager deze vraag op basis van het feit dat er een zekere tijd kan verlopen tussen het ogenblik waarop de notaris zijn raadpleging uitvoert en het moment waarop de akte wordt verleden. Door op de hoogte te zijn van iedere wijziging inzake handelingsonbekwaamheid van een betrokken partij bij een akte in voorbereiding, zal de notaris immers zijn dossier kunnen opschorten en de nodige maatregelen treffen. Wat de wijzigingen betreft op het niveau van de afstamming in opgaande lijn, voert de aanvrager aan dat een wijziging op het niveau van de band van afstamming in opgaande lijn (bv. resultaat van een vordering tot ontkenning van vaderschap/moederschap) een invloed kan hebben op de rechtsopvolging en dus op de inhoud van een in opmaak zijnde erfenisakte. 21. In de mate dat de KFBN alle aanvragen om toegang tot de voormelde gegevens door de notarissen zal verzamelen, oordeelt het Comité dat de toegang tot deze wijzigingen zal moeten gebeuren via het bijhouden van een verwijzingsrepertorium 1 door de KFBN opdat enkel de voor de betrokken notarissen noodzakelijke gegevens zouden worden bijgewerkt gedurende de strikt noodzakelijke periode (tijdspanne tussen de voorbereidende opzoekingen en het verlijden van de authentieke akte). 1 Repertorium waarin op automatische en dynamische wijze de personen geïdentificeerd worden waarvoor een actualisatie van de gegevens dient te gebeuren (via raadplegingen van het Rijksregister) en meegedeeld aan de betrokken notarissen gedurende de nodige tijdspanne.

7 Beraadslaging RR 83 /2013-7/ Gelet op wat voorafgaat oordeelt het Comité dat een toegang tot de gegevens vermeld in artikel 1, 9 en 15 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is in het licht van de beoogde doeleinden (artikel 4, 1. 3 van de WVP) met inbegrip van de historiek van de in het verleden aangebrachte wijzigingen alsook de wijzigingen die aan de informatiegegevens bedoeld in artikel 1, 9 en 15 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 worden aangebracht. Het Comité verleent zijn machtiging op voorwaarde enerzijds dat organisatorische en/of technische maatregelen worden genomen door de KFBN om te verzekeren dat de raadpleging van de gegevens of hun historiek (typeaanvragen, cf. considerans 15) gewettigd is en anderzijds dat een verwijzingsrepertorium wordt bijgehouden door de KFBN om te waarborgen dat enkel de voor de betrokken notarissen noodzakelijke gegevens worden bijgewerkt gedurende de strikt noodzakelijke periode (tijdspanne tussen de voorbereidende opzoekingen en het verlijden van de authentieke akte). C.2. Betreffende de frequentie van mededeling van de gegevens 23. De aanvrager wenst een permanente toegang aangezien de notarissen de gevraagde gegevens regelmatig dienen te raadplegen. 24. Het Comité stelt vast dat de frequentie waarin de notarissen nood hebben aan de gevraagde gegevens niet vooraf kan worden bepaald aangezien deze afhankelijk is van externe factoren. 25. Het Comité oordeelt bijgevolg dat een permanente toegang conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.3. Betreffende de gevraagde duur van het gebruik 26. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien de opdrachten van de notarissen niet beperkt zijn in de tijd. 27. Het Comité stelt vast dat de opdracht verleend aan de notarissen om aan akten een authentiek karakter te verlenen voor partijen die hierom vragen, niet beperkt is in de tijd. Een machtiging voor onbepaalde duur lijkt dus gepast (artikel 4, 1, 3 van de WVP).

8 Beraadslaging RR 83 /2013-8/10 C.4. Betreffende de bewaringstermijn 28. Uit het aanvraagformulier blijkt dat de door de notarissen geraadpleegde gegevens uitsluitend in de respectievelijke dossiers zullen bewaard worden gedurende een maximale termijn van 30 jaar, gebaseerd op de wettelijke verjaringstermijn. 29. Het Comité oordeelt dat de voorgestelde bewaringstermijn conform artikel 4, 1, 5 van de WVP is. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 30. De KFBN verduidelijkt dat de gevraagde gegevens intern door de notarissen zullen gebruikt worden en niet aan derden andere dan notarissen zullen meegedeeld worden. 31. Het Comité neemt hiervan akte. C.6. Netwerkverbindingen 32. Onder "netwerkverbinding" wordt verstaan de mededeling van persoonsgegevens aan derden op geautomatiseerde wijze door koppeling van informatiesystemen en het gebruik van het rijksregisternummer van de betrokkenen als primaire sleutel. 33. In de aanvraag maakt de aanvrager geen gewag van een netwerkverbinding. Het Comité neemt hiervan akte. 34. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

9 Beraadslaging RR 83 /2013-9/10 D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging (artikel 8, 2 en artikel 10 van de WRR) 35. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Hij beschikt over de vereiste competenties om zijn opdracht uit te voeren. 36. Zoals vermeld in voorgaande machtigingen kunnen de notariskantoren zich indien nodig tot hem richten. 37. Het Comité neemt hiervan akte. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 38. Uit de door de KFBN meegedeelde documenten blijkt dat een informatiebeveiligingsbeleid werd uitgewerkt alsook een plan in toepassing ervan. 39. Het Comité heeft er akte van genomen. 40. Wat de notarissen betreft, deze gebruiken allemaal het e-notariaat (door de KFBN beheerd informatiesysteem van het type "intranet" via hetwelk de notarissen verschillende administratieve formaliteiten elektronisch kunnen afhandelen zoals de raadpleging van het Rijksregister, van het Bis-register van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, van het kadaster, ) en hebben zij er zich in dit raam contractueel toe verbonden veiligheidsmaatregelen te nemen in overeenstemming met de door de Commissie goedgekeurde referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens en de ter zake door de Commissie aanbevolen richtlijnen. 41. Uit de bijkomende informatie die werd verkregen van de aanvrager blijkt dat een referentiedocument werd opgesteld ter attentie van de notarissen (rappel van de wetgeving, vulgarisatie van de referentiemaatregelen van de CBPL en van een reeks gedragsregels). Dit document zal als basis dienen voor het opstellen door de KFBN van meer concrete werkinstrumenten (checklists, typedocumenten ) die in de loop van 2014 ter beschikking van de notarissen zullen gesteld worden om hen op efficiënte wijze bij te staan bij de invoering van de passende beveiligingsmaatregelen. Het Comité neemt hiervan akte.

10 Beraadslaging RR 83 / /10 OM DEZE REDENEN, Het Comité 1 machtigt de KFBN en de notarissen om voor de onder punt B vermelde doeleinden en volgens de in onderhavige beraadslaging bepaalde voorwaarden via de diensten van het Rijksregister te beschikken over een permanente toegang tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 1, 9 en 15 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 met inbegrip van de historiek van de in het verleden aangebrachte wijzigingen alsook over de automatische mededeling van de wijzigingen die in de toekomst aan deze gegevens worden aangebracht. Onderhavige machtiging neemt van rechtswege een einde indien de KFBN niet voor uiterlijk 30 juni aan het Comité heeft bevestigd dat zij haar CAPA-databank heeft geschrapt. 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die aan het Comité verstrekt werden op de informatieveiligheidsvragenlijst (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager(s) een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon