Gelet op de aanvraag van ORES ontvangen op 11/05/2010; Gelet op de bijkomende inlichtingen, ontvangen op 19 juli en 5 augustus 2010;

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 34/2010 van 8 september 2010 Betreft: Aanvraag van de cvba ORES om toegang te verkrijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het beheer van de facturering en de hiermee verband houdende betwistingen (RN/MA/2010/068) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van ORES ontvangen op 11/05/2010; Gelet op de bijkomende inlichtingen, ontvangen op 19 juli en 5 augustus 2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 09/08/2010; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 34 /2010-2/10 Beslist op 8 september 2010, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid OPERATEUR DE RESEAUX D ENERGIE (afgekort ORES), hierna de aanvrager, verzekert in naam en voor rekening van bepaalde intercommunales (I.E.H., I.G.H., IDEG, INTERLUX, INTERMOSANE, INTEREST, SEDILEC en SIMOGEL) de werkzaamheden aan de distributienetwerken voor gas en elektriciteit alsook de levering van gas en elektriciteit aan de beschermde klanten (sociaal tarief). In toepassing van de artikelen 16 2 van het Decreet van 12 april 2001 betreffende de organisatie van de gewestelijke elektriciteitsmarkt en 17 2 van het Decreet van 19 december 2002 betreffende de organisatie van de gewestelijke gasmarkt, werd aan ORES de dagelijkse exploitatie toevertrouwd van de activiteiten van de intercommunales, zijnde de beheerders van het distributienetwerk.. 2. ORES vraagt een machtiging om toegang te verkrijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister teneinde in te staan voor de facturering en de inning van de in dit raam opgestelde facturen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Het Comité kan machtiging verlenen om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, tweede en derde lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité alsook aan de natuurlijke personen die handelen als onderaannemer van de Belgische openbare overheden en de openbare of private instellingen van Belgisch recht bedoeld in 1 en 2 (Artikel 5, 1 ste lid, 2 en 3 van de WRR). 4. De netbeheerders staan in voor de distributie van gas en elektriciteit in de geografisch zone waarvoor zij werden aangeduid door de Waalse regering. Zij staan in voor de taken van

3 Beraadslaging RR 34 /2010-3/10 algemeen belang van beheer van de gas- en elektriciteitsnetwerken, namelijk onderhoud, ontwikkeling, berekening van het verbruik en herstellen van eventuele defecten. 5. In toepassing van de artikelen 16 2 van het Decreet van 12 april 2001 betreffende de organisatie van de gewestelijke elektriciteitsmarkt en 17 2 van het Decreet van 19 december 2002 betreffende de organisatie van de gewestelijke gasmarkt, hebben 8 intercommunales die door de Waalse regering werden aangeduid als netbeheerder, hun dagelijkse exploitatie toevertrouwd aan hun filiaal ORES. Deze intercommunales zijn de volgende: I.E.H., I.G.H., IDEG, INTERLUX, INTERMOSANE, INTEREST, SEDILEC en SIMOGEL. Ongeacht hun doel vervullen de intercommunales openbare taken en zijn als zodanig publiekrechtelijke rechtspersonen. Zij hebben geen handelskarakter (art. 5 Decreet van 5/12/1996 betreffende de Waalse intercommunales). 6. ORES is een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid waarvan het sociaal doel onder meer bestaat uit: al de activiteiten betreffende de ontwikkeling, exploitatie, onderhoud van de openbare netwerken voor distributie van gas en elektriciteit alsook voor communicatiesignalen en de optische vezelnetwerken met inbegrip van de aansluitingen op die netwerken; al de activiteiten verbonden aan het toegangsbeheer en het technisch beheer van de bedoelde netwerken; al de activiteiten verbonden aan de elektriciteits- en gasleidingen alsook communicatiesignalen en optische vezels; al de activiteiten verbonden aan het plaatsen, het in bedrijf stellen en het onderhoud van de meters alsook de meteropneming en het beheer van de berekeningsgegevens; al de activiteiten verbonden aan de opwekking en de verkoop van hernieuwbare energie en de energie afkomstig van installaties voor warmtekrachtkoppeling; al de activiteiten die de distributienetwerkbeheerders toelaten hun verplichtingen van openbare dienst na te komen, onder meer ten opzichte van de beschermde klanten; al de activiteiten in verband met de levering van energie die inherent zijn aan de activiteiten van distributienetwerkbeheerders. 7. Deze activiteiten zijn verbonden aan de opdrachten van algemeen belang die uitgevoerd worden door de openbare beheerders van de gas- en elektriciteitsnetwerken. 8. Gelet op wat voorafgaat is de onderhavige machtigingsaanvraag ontvankelijk.

4 Beraadslaging RR 34 /2010-4/10 A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) De informatie en het identificatienummer van het Rijksregister vormen persoonsgegevens. Artikel 4, 1, 2 van de WVP vereist dat iedere verantwoordelijke voor de verwerking slechts persoonsgegevens verzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. B. DOELEINDE 9. De aanvrager wenst toegang te verkrijgen tot de gegevens van het Rijksregister om gegevensverwerkingen te kunnen uitvoeren die noodzakelijk zijn voor het beheer van de facturering (met inbegrip van de daarbij horende geschillen) voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de distributienetwerken voor gas en elektriciteit die uitgevoerd worden in naam van de acht intercommunales die het dagelijks beheer van hun activiteiten aan hem hebben toevertrouwd (I.E.H., I.G.H., IDEG, INTERLUX, INTERMOSANE, INTEREST, SEDILEC en SIMOGEL). De bedoelde activiteiten zijn de werkzaamheden aan het netwerk, de plaatsing en het onderhoud van de straatverlichting alsook de energielevering aan de beschermde klanten (sociaal tarief). 10. Het beheer van de distributienetwerken voor gas en elektriciteit wordt in het Waalse Gewest geregeld door de decreten van 12 april 2001 betreffende de organisatie van de gewestelijke elektriciteitsmarkt en dat van 19 december 2002 betreffende de organisatie van de gewestelijke gasmarkt. Deze decreten verlenen aan de netwerkbeheerders de mogelijkheid om de dagelijkse exploitatie van hun activiteiten toe te vertrouwen aan een filiaal (art. 16, 2 en 17, 2). 11. Gelet op wat voorafgaat, blijkt dat de doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn, zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig mogen zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en waarvoor ze verder worden verwerkt.

5 Beraadslaging RR 34 /2010-5/10 C.1. Betreffende de gegevens 12. De aanvrager wenst toegang tot de gegevens van het Rijksregister, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, (de geboorteplaats uitgezonderd) en 5 van de WRR voor de personen die geabonneerd zijn of (ingeval van invordering van onbetaalde facturen en binnen de wettelijke verjaringstermijn) geabonneerd waren bij de distributiediensten van de intercommunales in naam en voor rekening waarvan hij optreedt, met name: de naam en voornamen; de geboorteplaats en datum; hun hoofdverblijfplaats. In dit verband stelt het Comité vast dat: 13. De gegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats zijn relevant en noodzakelijk om de abonnees te contacteren. Om zijn opdracht te vervullen moet de aanvrager inderdaad contact kunnen opnemen met zijn abonnees om hen de facturen te kunnen toesturen alsook om hen, in voorkomend geval, herinneringsbrieven of ingebrekestellingen te kunnen sturen ingeval van niet-betaling. 14. Een toegang tot het gegeven geboortedatum is eveneens gerechtvaardigd om iedere verwarring ingevolge homonymie te vermijden. Het gegeven geboortedatum laat toe personen met dezelfde naam te onderscheiden. Het laat eveneens toe de handelingsbekwaamheid van de abonnee vast te stellen. 15. De aanvrager vraagt eveneens toegang tot de wijzigingen die aan de gevraagde gegevens werden aangebracht gedurende 5 jaar die aan de raadpleging voorafgaan. De toegang tot dit gegeven lijkt relevant teneinde binnen de wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar te kunnen aantonen dat een persoon wel degelijk geabonneerd was bij de intercommunale waarvoor ORES optreedt. In het raam van het geschillenbeheer betreffende de facturering aan oud-abonnees lijkt het inderdaad noodzakelijk om na te gaan of de woonplaats van de betrokkene zich inderdaad in de activiteitszone van de betrokken intercommunale bevond gedurende de laatste 5 jaar (vijfjarige verjaring in toepassing van artikel 2277 van het Burgerlijk Wetboek).

6 Beraadslaging RR 34 /2010-6/ Samengevat, beslist het Comité dat:de toegang tot de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd) en 5 van de WRR conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP, met inbegrip van de historiek van de wijzigingen die aangebracht werden aan het gegeven hoofdverblijfplaats gedurende de 5 voorgaande jaren. C.2. Gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister 17. De aanvrager wenst in het raam van de uitvoering van zijn activiteiten het identificatienummer van het Rijksregister van de abonnees te gebruiken om deze exact te kunnen identificeren en zich te wapenen tegen gevallen van homonymie. 18. Het identificatienummer van het Rijksregister wordt toegekend aan iedere persoon die ingeschreven is in de bevolkingsregisters, het vreemdelingenregister, het wachtregister alsook in de registers die bijgehouden worden in de diplomatieke missies en Belgische consulaten in het buitenland. Het identificeert deze personen op een unieke wijze en sluit elk risico op homonymie uit. 19. Artikel 8, 1, 3 de lid van de WRR voorziet dat de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken de verplichting inhoudt dit nummer te gebruiken in de contacten met het Rijksregister van de natuurlijke personen. Door het Rijksregisternummer te gebruiken als zoeksleutel in het Rijksregister kan worden vermeden dat bij vergissing gegevens geraadpleegd worden van een andere persoon dan deze waarvoor de raadpleging noodzakelijk is. 20. Gelet op wat voorafgaat blijkt dat de gevraagde machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP en aan de WRR. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 21. De aanvrager wenst permanent toegang te verkrijgen tot de gevraagde gegevens en dit voor onbepaalde duur. 22. Het Comité stelt vast dat het met het oog op het verwezenlijken van het voormelde doeleinde, niet mogelijk is om de toegangsfrequentie tot de gevraagde gegevens a priori te bepalen aangezien dit met name afhankelijk is van de externe aanvragen van burgers. Een permanente toegang is dus gepast.

7 Beraadslaging RR 34 /2010-7/ Wat de duur van de machtiging betreft, kan niet nauwkeurig worden bepaald hoelang de aanvrager de voormelde doeleinden zal nastreven aangezien dit afhankelijk is van de keuze van de intercommunales om al dan niet het dagelijks bestuur van hun activiteiten aan hem toe te vertrouwen. In het licht hiervan is een machtiging voor onbepaalde duur gepast. In dit verband herinnert het Comité eraan dat de aanvrager, in toepassing van het finaliteitsbeginsel van de Privacywet, zich niet langer zal kunnen beroepen op de huidige machtiging indien hij niet meer belast is met de doeleinden waarvoor de machtiging werd verleend. C.4. Betreffende de bewaringstermijn 24. Hierover ondervraagd heeft de aanvrager bevestigd dat hij de geraadpleegde gegevens van een abonnee slechts zal bewaren tot de volledige betaling van de factuur en dus eventueel gedurende de tijd die noodzakelijk is om een geschil met betrekking tot de factuur af te handelen. 25. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat een dergelijke bewaringstermijn conform is aan artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. Uit de aanvraag blijkt dat de gegevens van het Rijksregister intern zullen gebruikt worden voor het verwezenlijken van het voormelde doeleinde en dat zij in voorkomend geval zullen meegedeeld worden aan de aangestelde advocaten en gerechtsdeurwaarders indien in dit raam een rechtszaak wordt ingeleid. 27. Aangezien deze mededeling van gegevens kadert binnen het voormelde doeleinde, beschouwt het Comité dit als aanvaardbaar in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.6. Netwerkverbindingen 28. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat er momenteel geen enkele informatie uitgewisseld wordt met derden op basis van het identificatienummer van het Rijksregister als primaire sleutel en dat er bijgevolg geen netwerkverbinding bestaat.

8 Beraadslaging RR 34 /2010-8/ Het Comité neemt hiervan akte. Voor de volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. VEILIGHEID D.1. De consulent inzake informatieveiligheid 30. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd aan het Comité meegedeeld. 31. Uit de aanvraag en de meegedeelde informatie blijkt dat de betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatieveiligheid. D.2. Informatieveiligheidsbeleid 32. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat hij over een informatieveiligheidsbeleid beschikt en dit eveneens in de praktijk omzet. 33. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens, die het identificatienummer gebruiken en de lijst van die personen 34. Volgens de door de aanvrager verstrekte inlichtingen zullen enkel zijn personeelsleden die belast zijn met de facturering en het geschillenbeheer beschikken over een recht op toegang tot het Rijksregister en gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 35. Zoals voorgeschreven door artikel 12 van de WRR zal de aanvrager een nominatieve lijst moeten opstellen met alle personen die in de schoot van zijn diensten toegang hebben tot de meegedeelde gegevens uit het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. De personen die op deze lijst voorkomen

9 Beraadslaging RR 34 /2010-9/10 zullen een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. E. ONDERAANNEMING 36. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat hij, in naam en voor rekening van de betrokken intercommunales en ingevolge voorafgaande opdracht van deze laatsten, de gegevensverwerkingen uitvoert die noodzakelijk zijn voor de facturering van werkzaamheden aan de gas- en elektriciteitsnetwerken en voor de facturering van gas en elektriciteit aan de beschermde klanten. 37. Wat de gegevensverwerkingen betreft waarvoor de aanvrager over geen bewegingsvrijheid beschikt inzake het bepalen van de modaliteiten (bewaringstermijn, aard van de verwerkte gegevens, ), kan deze laatste dus beschouwd worden als onderaannemer in de zin van de Privacywet. 38. Het Comité vestigt er de aandacht op dat iedere opdracht van onderaanneming in de zin van de WVP dient omkaderd te worden door een overeenkomst die beantwoordt aan de voorschriften van artikel 16 van de WVP en dat artikel 5 1 ste lid, 3 van de WRR de onderaannemer verplicht om de personen waarvoor hij als onderaannemer optreedt in te lichten over de noodzakelijke maatregelen die hij neemt om zich te schikken naar de bepalingen van de WVP. OM DEZE REDENEN, Het Comité 1 machtigt de aanvrager om, onder de in huidige beraadslaging opgesomde voorwaarden, voor het onder punt B vermelde doeleinde en voor onbepaalde duur: een permanente toegang te hebben tot de informaties vermeld artikel 3, eerste lid, 1, 2 (de geboorteplaats uitgezonderd) en 5 van de WRR, met inbegrip van de historiek van de wijzigingen die aangebracht werden aan het gegeven hoofdverblijfplaats gedurende de laatste 5 jaar; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.

10 Beraadslaging RR 34 / /10 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatieveiligheid aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen betreffende de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatieveiligheid aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon