Sectoraal comité van het Rijksregister. Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 10/2009 van 18 februari 2009 Betreft: Aanvraag van de Dienstelle der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Personen mit einer Behinderung (Dienst van de Duitstalige Gemeenschap voor de personen met een handicap) om het rijksregisternummer van personen met een handicap te mogen gebruiken als identificatiemiddel in het raam van hun opdrachten en de communicatie die in dat verband plaatsvindt met de FOD Financiën en de instellingen van sociale zekerheid. (RN/MA/08/063) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Dienst van de Duitstalige Gemeenschap voor de personen met een handicap, ontvangen op 30 oktober 2008 en de bijkomende inlichtingen, ontvangen op 13, 15 en 21 januari 2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 27 januari 2009; Gelet op het verslag van de Voorzitster; Beslist op 18 februari 2009, na beraadslaging, als volgt:

2 Ber RR 10/2009-2/8 I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG De Dienst van de Duitstalige Gemeenschap voor de personen met een handicap, (hierna "de Dienst of de aanvrager), vraagt het Comité om het rijksregisternummer van personen met een handicap te mogen gebruiken als identificatiemiddel bij de externe betrekkingen die hij in het raam van zijn opdrachten onderhoudt met de FOD Financiën en de instellingen van sociale zekerheid. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1 en artikel 8 van de WRR kan de toegang tot of de machtiging om mededeling te krijgen van de bij artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR bedoelde informatiegegevens en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken door het Comité verleend worden aan "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie". De aanvrager die werd opgericht bij decreet van de Duitstalige Gemeenschap van 19 juni heeft als opdracht: 1 de personen met een handicap die een aanvraag indienen in te schrijven en ervoor te zorgen dat een individueel hulp- en verzorgingsprogramma uitgewerkt wordt dat met de specifieke behoeften van deze personen rekening houdt; 2 de voorlichting, oriëntering en begeleiding van de personen met een handicap en hun gezinsleden te bevorderen met het oog op een optimale integratie in het arbeidsmidden alsmede in alle andere sectoren van het gemeenschappelijk leven; 3 de personen met een handicap, hun gezin en de personen die ze verzorgen adequate hulp- en aanpassingsmaatregelen aan te bieden en ervoor te zorgen dat de voorgeschreven uitkeringen aan hen verleend worden; 4 voor de vroegtijdige hulp voor gehandicapte kleine kinderen en hun gezin te zorgen; voor de opname, de medische, sociale en pedagogische verzorging, de opvoeding, de herberging, de beroepsopleiding, revalidatie, omscholing en tewerkstelling van personen met een handicap te zorgen; 1 Decreet van 19 juni 1990 houdende oprichting van een " Dienststelle der Deutschsprachige Gemeinschaft für Personen mit einer Behinderung " (Dienst van de Duitstalige Gemeenschap voor de personen met een handicap) B.S. blz

3 Ber RR 10/2009-3/8 5 toelagen te verlenen voor de uitrusting van inrichtingen voor personen met een handicap; 6 de informatie over de voorkoming, herkenning en diagnose van handicaps alsmede over de uitwerkingen ervan op de levenswijze van de betrokkenen en hun familieleden te bevorderen; 7 documentatie en informatie te verspreiden, studies of onderzoeken in te stellen of te laten instellen alsmede de specialisering en voortdurende vorming van de personen te bevorderen die op dit gebied werkzaam zijn; 8 alle opdrachten uit te voeren die de Regering aan de Dienst toevertrouwt in het kader van zijn taken. Verschillende besluiten van de Regering van de Duitse Gemeenschap formuleren en organiseren deze opdrachten uitdrukkelijk 2. In dit raam plaatst de aanvrager mindervaliden in bedrijven voor het vervullen van een oriëntatiestage of het volgen van een opleiding waarvoor een premie van 99 cent/uur wordt betaald. Aangezien dit een bezoldiging is, moet de Dienst deze inkomsten aangeven bij de FOD Financiën aan de hand van aangiften in de bedrijfsvoorheffing waarop het rijksregisternummer van de betrokkenen moet voorkomen. In het raam van zijn opdracht van reclassering van mindervaliden dient de aanvrager eveneens andere instellingen van sociale zekerheid te raadplegen (kassen voor werkloosheidsvergoedingen, RVA, VDAB,.), die volgens de aanvrager vlugger de noodzakelijke informatie verstrekken indien zij in het bezit zijn van het rijksregisternummer van de betrokkene. Uit wat voorafgaat, blijkt dat de aanvraag van de Dienst om het rijksregisternummer te gebruiken, ontvankelijk is. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Het identificatienummer van het Rijksregister vormt een persoonsgegeven. Artikel 4, 1, 2 van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij slechts persoonsgegevens inzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. B. FINALITEIT B.1. Het is in het raam van de externe betrekkingen die hij in het raam van zijn opdrachten onderhoudt met de FOD Financiën en de instellingen van sociale zekerheid, dat de Dienst vraagt om 2 Besluit van 10 september 1993 houdende oprichting en regeling van een stelsel voor opleiding in een bedrijf met het oog op de voorbereiding van de inschakeling van de minder-validen in het arbeidsproces; Besluit van 26 april 1994 tot bevordering van de tewerkstelling van minder-validen op de vrije arbeidsmarkt; Besluit van 28 november 1995 betreffende de stages tot beroepsreadaptatie van gehandicapten; Besluit van 18 januari 2002 betreffende de oriëntatiestage.

4 Ber RR 10/2009-4/8 het rijksregisternummer van de natuurlijke personen te gebruiken als identificatiemiddel. De doeleinden waarvoor de Dienst het rijksregisternummer wenst te gebruiken of waarvoor de mededeling van dit nummer aan de voormelde instellingen noodzakelijk is, zijn de volgende: 1. toekennen van een vergoeding in natura of in speciën aan de mindervaliden; 2. toekennen van tegemoetkomingen aan werkgevers die mindervaliden tewerkstellen; 3. verstrekken van raad, informatie en hulp aan mindervaliden en hun nabestaanden, alsook aan de instellingen die de mindervaliden tewerkstellen, om hun integratie in het beroepsleven alsook in alle niveaus van het sociaal leven te bevorderen. B.2. De aanvrager werd bij besluit van 17 februari 1998 gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens van het Rijksregister bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9 van de WRR voor de vermelde doeleinden. Hij werd eveneens gemachtigd om deze in zijn bezit zijnde gegevens mee te delen aan de natuurlijke personen waarop zij betrekking hebben alsook aan de organismen die krachtens artikel 5 van de WRR werden aangeduid in het raam van de relaties die zij met hem onderhouden voor de voormelde doeleinden en binnen de beperkingen van de gegevens die hen mogen worden meegedeeld volgens hun aanduiding. B.3. De voormelde doeleinden stemmen overeen met de opdrachten als openbare dienst die bij voormeld Decreet van 19 juni 1990 (zie supra punt A.1.) aan de aanvrager werden toevertrouwd. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2 en 5 WVP C. PROPORTIONALITEIT De gegevensverwerkingen moeten beperkt blijven tot wat noodzakelijk, passend en relevant is voor het bereiken van het of de beoogde doeleinde(n). Artikel 4 1, 3 van de WVP stelt dat deze persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig moeten zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. C.1. Betreffende het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister C.1.1. Sinds 1 januari 2008 is de aanvrager onderworpen aan de wettelijke verplichting die stelt dat eenieder die inkomsten verschuldigd is en die een jaarlijkse betaling van bedrijfsvoorheffing heeft verricht van of hoger, de verklaring van zijn aangifte in de bedrijfsvoorheffing elektronisch moet indienen. De aanvrager heeft het Comité erover ingelicht dat de software voor aangifte in de

5 Ber RR 10/2009-5/8 bedrijfsvoorheffing op een dusdanige wijze werd geïmplementeerd dat het gebruik van het rijksregisternummer van de natuurlijke personen noodzakelijk is. Overigens, in het raam van zijn opdracht tot reclassering van mindervaliden is de Dienst genoopt inlichtingen te vragen aan verschillende instellingen van sociale zekerheid (RSZ, RVA, kassen voor werkloosheidsvergoedingen, VDAB,.). Volgens de aanvrager antwoorden deze instellingen vlugger wanneer hen het identificatienummer van het Rijksregister van de betrokkenen wordt meegedeeld. C.1.2. Het identificatienummer van het Rijksregister is een persoonlijk identificatienummer van nationale omvang waarvan het eenduidig karakter gewaarborgd wordt door het Rijksregister. Het wordt toegekend aan alle personen die ingeschreven zijn in het bevolkingsregister, het vreemdelingenregister, het wachtregister alsook in de registers die bijgehouden worden in de diplomatieke afvaardigingen en Belgische consulaten in het buitenland. Het identificeert deze personen op een unieke wijze en sluit elk risico op homonymie uit. Het is op een dusdanige wijze samengesteld dat een fout bij het invoeren van het nummer in principe automatisch zou moeten ontdekt worden (de laatste twee cijfers vormen een controlegetal, cf. KB van 3 april 1984 betreffende de samenstelling van het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen). C.1.3. Om zich te wapenen tegen elke vergissing betreffende de persoon (vergissing bij het overschrijven van de persoonsgegevens) waarvan de gegevens worden verwerkt en om zich te schikken naar de wettelijke verplichting om een elektronische aangifte in de bedrijfsvoorheffing te verrichten (KB van 3 juni 2007), is het gebruik van het rijksregisternummer van de betrokkenen voor de voormelde doeleinden conform aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. Betreffende de bewaringstermijn Ondervraagd over de termijn gedurende dewelke de aanvrager het rijksregisternummer van de natuurlijke personen dat hij heeft ingezameld wenst te bewaren, heeft hij geantwoord dat hij het rijksregisternummer van een persoon wil bewaren zolang zijn diensten het arbeidscontract van deze persoon beheren, wat overeenstemt met de periode van beroepsactiviteit van de betrokkene. In dit opzicht stelt het Comité de conformiteit vast van de door de aanvrager voorgestelde bewaringstermijn met de vereisten van artikel 4, 1, 5 van de WVP.

6 Ber RR 10/2009-6/8 C.3. Intern gebruik en/of mededeling aan derden Volgens de aanvraag zal het rijksregisternummer van de natuurlijke personen meegedeeld worden aan de FOD Financiën alsook aan de instellingen van sociale zekerheid waaraan de aanvrager informatie dient te vragen in het raam van de uitvoering van zijn opdrachten. Het Comité merkt op dat de administratie der directe belastingen bij koninklijk besluit van 25 april 1986 gemachtigd werd om het identificatienummer van het Rijksregister in zijn bestanden en registers uitsluitend voor identificatie te gebruiken, zowel voor de interne werking van de FOD Financiën als bij externe relaties die noodzakelijk zijn om de uitvoering te waarborgen van de wettelijke en reglementaire bepalingen waarmee zij is belast. De instellingen van sociale zekerheid, bestaande uit de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, de Rijksdienst voor Pensioenen, het Fonds voor Arbeidsongevallen, het Fonds voor Beroepsziekten, de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden, de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid, de Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen, de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers, de Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten, het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen, het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering, werden eveneens gemachtigd om toegang te hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken teneinde de taken te vervullen die onder hun respectievelijke bevoegdheid vallen en binnen de beperkingen van de wetgeving die zij moeten toepassen, alsook voor het vervullen van taken die hen zijn opgelegd door of krachtens een wettelijke of reglementaire bepaling van de sociale zekerheid. (cf. de koninklijke besluiten van 12 september 1985, 10 september 1986, 5 december 1986, 26 september 1988). Aangezien de bovenvermelde instellingen gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken stelt het Comité vast dat de door de aanvrager voorgenomen mededelingen aanvaardbaar zijn in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP voor zover ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdrachten van de aanvrager. C.4. Netwerkverbindingen Uit de door de aanvrager verstrekte verklaringen blijkt dat er geen enkele netwerkverbinding zal tot stand komen die de koppeling tussen gegevens van verschillende instellingen zal mogelijk maken op basis van het identificatienummer van het Rijksregister.

7 Ber RR 10/2009-7/8 Voor de volledigheid vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. VEILIGHEID D.1. De consulent inzake informatieveiligheid (artikel 8, 2 en artikel 10 van de WRR) De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij lijkt over de nodige vaardigheden te beschikken om zijn opdracht te vervullen. Het Comité neemt hiervan akte. D.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens van het Rijksregister, die het identificatienummer gebruiken en de lijst van deze personen Uit de aanvraag blijkt dat de lijst met personen die gemachtigd worden om het Rijksregister te raadplegen door de aanvrager ter beschikking van het Comité wordt gehouden. In toepassing van de WRR moet de Dienst deze personen een verklaring laten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens en het nummer van het Rijksregister te bewaren (artikel 12 2 van de WRR). Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager op het feit dat deze lijst voortdurend moet bijgewerkt en ter beschikking van het Comité gehouden worden.

8 Ber RR 10/2009-8/8 OM DEZE REDENEN, Het Comité. 1 machtigt de Dienst om het rijksregisternummer van de natuurlijke personen te gebruiken voor het bereiken van het hogervermelde doeleinde en mits naleving van de voorwaarden vervat in onderhavige beraadslaging; 2 bepaalt dat wanneer het een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus stuurt aan de aanvrager, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get. Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon