Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 15 / 2007 van 23 mei 2007

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 15 / 2007 van 23 mei 2007 O. Ref. : SA2 / RN / 2007 / 014 BETREFT : Aanvraag van het Ministerie van de Franse Gemeenschap, Administratie Onderwijspersoneel om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op personeelsbeheer. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, 3; Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Ministerie van de Franse Gemeenschap, Administratie Onderwijspersoneel, ontvangen op 30 maart 2007 en de bijkomende informatie ontvangen op 12 april 2007; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 13 april 2007; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 23 mei 2007, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 15 / / 7

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel het Ministerie van de Franse Gemeenschap, Administratie Onderwijspersoneel, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 6, 8, 9 en 13, WRR; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR); met het oog op zijn taken van personeelsbeheer. Als werkgever en subsidiërende overheid beheert hij ca dossiers van personen tewerkgesteld in het onderwijs. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR wordt de machtiging, om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. De aanvrager moet over een aantal informatiegegevens kunnen beschikken met het oog op de uitvoering en/ of naleving van wettelijke en reglementaire bepalingen die betrekking hebben op het administratief en pecuniair statuut van het onderwijspersoneel: - bijlage van het koninklijk besluit van 27 augustus 1993 tot uitvoering van het Wetboek van inkomstenbelastingen; - het koninklijk besluit van 26 november 1997 tot vervanging, voor het personeel van sommige overheidsdiensten, van het koninklijk besluit van 30 januari 1967 houdende de toekenning van een haardtoelage of een standplaatstoelage aan het personeel der ministeries; - de samengeordende wetten van 19 december 1939 betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders; - het koninklijk besluit van 15 april 1958 houdende bezoldigingsregeling van het onderwijzend, wetenschappelijk en daarmee gelijkgesteld personeel van het Ministerie van Openbaar Onderwijs. De aanvrager komt als Belgische openbare overheid op grond van artikel 5, eerste lid, 1, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen Ber RR 15 / / 7

3 bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEITEN Diverse wettelijke en reglementaire bepalingen leggen aan de aanvrager een aantal verplichtingen op die verband houden met het pecuniair en sociaal statuut van het onderwijspersoneel. Het betreft onder meer: - De artikelen 3 en 18 van de samengeordende wetten van 19 december 1939 betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders die bepalen dat de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten rechtstreeks aan hun personeel de kinderbijslag, het kraamgeld en de adoptiepremie verlenen die bij deze wet worden voorzien of krachtens deze wet verplichtend worden gemaakt; - Het koninklijk besluit van 26 november 1997 tot vervanging, voor het personeel van sommige overheidsdiensten, van het koninklijk besluit van 30 januari 1967 houdende de toekenning van een haardtoelage of een standplaatstoelage aan het personeel der ministeries dat zegt dat de in artikel 1 opgesomde overheidsdiensten, waartoe de aanvrager behoort, een haardtoelage toekent die vereffend wordt op basis van een verklaring op erewoord die aan de dienst belast met het personeelsbeheer wordt bezorgd (art. 2 et 2bis). - De bijlage van het koninklijk besluit van 27 augustus 1993 tot uitvoering van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 die o.a. de elementen opgeeft die een weerslag hebben op de berekening van het bedrag van de bedrijfsvoorheffing waarvan de schuldenaars van de bedrijfsvoorheffing aangifte dienen te doen overeenkomstig artikel 90, 1, van dit koninklijk besluit. - Het koninklijk besluit van 15 april 1958 houdende bezoldigingsregeling van het onderwijzend, wetenschappelijk en daarmee gelijkgesteld personeel van het Ministerie van Openbaar Onderwijs, waarin onder meer de diensten worden opgesomd die in aanmerking komen voor het bepalen van de wedde. Hieruit volgt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de gegevens C.1.1. De aanvrager wenst een toegang te bekomen tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 6, 8, 9 en 13, WRR, namelijk: de naam en voornamen; de geboorteplaats en -datum; het geslacht; de nationaliteit; de hoofdverblijfplaats; de plaats en datum van overlijden; de burgerlijke staat; de samenstelling van het gezin; de wettelijke samenwoning. Ber RR 15 / / 7

4 C.1.2. De Commissie stelt vast dat: De informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR, namelijk de naam en voornamen, het geslacht, en de hoofdverblijfplaats, zijn minimale informatiegegevens die enerzijds vereist zijn om een personeelslid te kunnen contacteren en anderzijds om het dossier van een natuurlijke persoon te kunnen samenstellen met het oog op de uitbetaling van de hem verschuldigde wedde en andere uitkeringen. De geboorteplaats en -datum wordt daarenboven door de aanvrager gebruikt om het stamnummer van de personeelsleden samen te stellen. In het betalingssysteem worden de personeelsleden geïdentificeerd aan de hand van hun stamnummer. Artikel 4 van de wet van 22 juni 1964 betreffende het statuut van de personeelsleden van het Rijksonderwijs, voorziet dat niemand kan benoemd worden in een aanwervingsambt zo hij geen Belg is of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Gemeenschap is, behoudens door de Regering te verlenen vrijstelling. In het licht hiervan is de toegang tot het gegeven nationaliteit dan ook pertinent. Het overlijden van een persoon die in het onderwijs tewerkgesteld is, stelt een einde aan de betalingen die de aanvrager verschuldigd is aan de betrokkene. Een toegang tot de datum van overlijden draagt ertoe bij dat de aanvrager onmiddellijk de betalingen kan stilleggen. Aldus worden problemen en eventueel kosten die gepaard gaan met het terugvorderen van onverschuldigde betalingen vermeden. Anderzijds geeft het overlijden aanleiding tot de uitkering van een tegemoetkoming voor begrafeniskosten. Deze kan dan uitbetaald worden zonder dat de nabestaanden bewijsstukken dienaangaande aan de aanvrager moeten bezorgen. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt niet dat hij behoefte heeft aan het element plaats van overlijden. De toegang tot het informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1, eerste lid, 8, 9 en 13, WRR, namelijk de burgerlijke stand, de samenstelling van het gezin en de wettelijke samenwoning moet gezien worden in het licht van de berekening van de bedrijfsvoorheffing en de toekenning van een haardtoelage of een standplaatstoelage. In toepassing van artikel 23, 1, 4, van het Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992 en de artikelen 86 en 87 van het koninklijk besluit van 27 augustus 1993 is de aanvrager ertoe verplicht om de bedrijfsvoorheffing aan de bron af te houden op de wedden van zijn statutair en contractueel personeel. In bijlage III van dit besluit wordt de grondslag voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing vastgesteld, maar worden tevens de situaties omschreven die aanleiding geven tot een vermindering van de bedrijfsvoorheffing. In hoofdstuk I Voorafgaande begrippen van die bijlage, wordt onder Afdeling 2 de vermindering wegens gezinslasten behandeld. Daarin wordt o.a. gewag gemaakt van gehuwden, wettelijk samenwonenden, kinderen ten laste. Er wordt m.a.w. verwezen naar informatie die vervat zit in artikel 3, 1, eerste lid, 8, 9 en 13, WRR. Artikel 2 van het koninklijk besluit van 30 januari 1967 houdende de toekenning van een haardtoelage of een standplaatstoelage aan het personeel der ministeries zegt dat een haardtoelage wordt toegekend aan de gehuwde personeelsleden en aan de andere personeelsleden (ook samenwonenden) die een of meerdere kinderen ten laste hebben voor dewelke kinderbijslag wordt uitbetaald. De vereffening van de haardtoelage wordt afhankelijk gesteld van een verklaring op erewoord opgesteld door het personeelslid. Een goed beheer vereist dat de aanvrager als werkgever in de mogelijkheid wordt gesteld, teneinde misbruiken te vermijden, om deze verklaring te verifiëren. Dit kan door toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1, 8, 9 en 13, WRR. Artikel 3, eerste lid, 1, van de samengeordende wetten van 19 december 1939 betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders zegt dat de aanvrager voor het geheel van zijn personeel aan deze wetten onderworpen is. Hij sluit zich daartoe niet aan bij een compensatiekas maar verleent de kinderbijslag, het kraamgeld en de adoptiepremie rechtstreeks aan zijn personeel (artikel 18 van de samengeordende wetten van 19 december Ber RR 15 / / 7

5 1993). Artikel 173quater van die wetten verplicht de aanvrager trouwens om zich tot het Rijksregister van de natuurlijke personen te richten om de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, van de wet van 8 augustus te bekomen of om de juistheid ervan na te gaan. De toepassing van deze wet vereist niet alleen toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, 1, 9, WRR. maar voor wat de betrokken kinderen betreft tot het gegevens vermeld in artikel 3, 1, eerste lid, 1 en 6, teneinde het mogelijke recht op kinderbijslag te bepalen (geboortedatum noodzakelijk) of om het recht op kinderbijslag af te sluiten of om de rang ervan te wijzigen (datum van overlijden van het kind noodzakelijk). C.1.3. Samenvattend kan gesteld worden dat de toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 6 (niet de plaats van overlijden), 8, 9 en 13, WRR in het licht van het opgegeven doeleinden, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Gebruik van het identificatienummer De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken als identificatiemiddel in zijn dossiers. De Commissie stelt vast dat aan de hand van dit nummer - dat een uniek nummer is - een persoon, in combinatie met zijn naam, voornaam, geboorteplaats en -datum en zijn woonplaats, zonder enige marge van vergissing kan geïdentificeerd worden. Misverstanden die zouden kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen worden op die manier vermeden. Het is belangrijk dat men zeker is met welke persoon men te maken heeft, bijvoorbeeld wanneer de voorgaande diensten, die in aanmerking komen voor het bepalen van de weddeanciënniteit, gecontroleerd worden. In het licht van die doeleinden is het belangrijk dat er geen vergissingen met betrekking tot de persoon gemaakt worden, gelet op de diverse financiële repercussies. Uit dit alles blijkt dat de aanvraag voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden C.3.1. De aanvrager wenst een permanente toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister. De Commissie stelt vast dat gelet op de opgegeven doeleinden, de aanvrager quasi dagelijks het Rijksregister zal dienen te consulteren, gelet op de dagelijkse instroom van aanvragen en controles die moeten verricht worden. Een permanente toegang is dan ook conform aan artikel 4, 1, 3, WVP. C.3.2. De toegang en het gebruik worden gevraagd voor onbepaalde duur. De Commissie stelt vast dat de opdrachten waarmee de aanvrager als werkgever door diverse reglementaire bepalingen belast wordt, niet in de tijd beperkt zijn. In het licht van de doeleinden waarvoor de toegang en gebruik gevraagd worden, is een machtiging van onbepaalde duur noodzakelijk (artikel 4, 1, 3 WVP). C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De verkregen informatiegegevens zullen enkel gebruikt worden voor werkzaamheden verricht met het oog op het personeelsbeheer. De gegevens zullen uitsluitend bijgehouden worden in het personeelsdossier van de betrokkene en dit zolang dit nodig is voor het uitvoeren van taken van personeelsbeheer. Ber RR 15 / / 7

6 Dit stemt overeen met de vereiste van artikel 4, 1, 5, WVP. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden Volgens de bijkomende informatie verstrekt op 12 april 2007 zullen de informatiegegevens die de aanvrager in het Rijksregister raadpleegt in beginsel uitsluitend intern gebruikt worden. Wanneer de naleving van een reglementaire bepaling het vereist, kan een mededeling aan derden zich kunnen opdringen, bijvoorbeeld aan andere overheidsdiensten, aan instellingen van sociale zekerheid. De Commissie stelt vast dat in het licht van het doeleinden waarvoor de toegang wordt gevraagd, het vooropgestelde gebruik en de eventuele mededeling aan derden in het licht van art. 4, 1, 3, WVP aanvaardbaar zijn. C.6. Netwerkverbindingen Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat er op basis van het identificatienummer geen informatie met derden zal uitgewisseld worden en er bijgevolg geen netwerkverbindingen tot stand komen. De aanvrager zal het nummer uitsluitend gebruiken als identificatiemiddel in zijn dossiers. De Commissie neemt hiervan akte. Ze vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: - indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager de Commissie daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat: de betrokkene over de nodige capaciteiten en onafhankelijkheid beschikt om deze functie uit te oefenen; hij er 90% van zijn arbeidstijd aan besteedt; er geen onverenigbaarheid bestaat met andere werkzaamheden die hij verricht. Rekening houdend hiermee, kan de betrokkene dan ook als veiligheidsconsulent worden aanvaard. D.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt en dat hij volop bezig is met de implementatie ervan op het terrein. De Commissie heeft er akte van genomen. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Uit de aanvraag blijkt niet welke personeelsleden van de aanvrager toegang zullen hebben tot de informatiegegevens en het identificatienummer zullen gebruiken. Ber RR 15 / / 7

7 In dit verband stipte de Commissie reeds bij herhaling aan dat het de voorkeur verdient dat de personen die gemachtigd zullen zijn de toegang tot de informatiegegevens te verkrijgen niet op basis van organieke criteria zouden worden aangeduid maar dat hiervoor functionele criteria worden aangewend. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het identificatienummer. Het is bijgevolg beter de formule aan te houden dat de machtiging geldt voor de personen die ingevolge hun ambtsuitoefening en hun functieomschrijving genoodzaakt zijn de informatiegegevens te gebruiken. Dit houdt bijvoorbeeld concreet in dat de machtiging kan gelden voor bepaalde (ondergeschikte) medewerkers binnen een organisatie maar niet voor het diensthoofd. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van de Commissie gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren. OM DEZE REDENEN, De Commissie 1 machtigt het Ministerie van de Franse Gemeenschap, Administratie Onderwijspersoneel, met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging, om voor onbepaalde duur: - een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 6 (niet de plaats van overlijden), 8, 9 en 13, WRR; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat wanneer zij aan het Ministerie van de Franse Gemeenschap, Administratie Onderwijspersoneel, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Willem DEBEUCKELAERE Ber RR 15 / / 7