van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 54/2014 van 9 juli 2014 Betreft: Machtigingsaanvraag van de pensioendienst voor de overheidssector, beheersinstelling van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende overheidspensioenen opdat de meewerkende instellingen van dit netwerk Ethias en HR-Rail toegang zouden krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan zouden mogen gebruiken in het raam van hun opdrachten van algemeen belang van beheer van de pensioenen van sommige werknemers van de overheidssector (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de beraadslaging nr. 14/032 van 6 mei 2014 van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, afdeling Sociale Zekerheid waarmee de pensioendienst voor de overheidssector gemachtigd werd om aan de leden van het secundair netwerk van overheidspensioenen Ethias en de Nationale Maatschappij van Belgische Spoorwegen (NMBS)

2 Beraadslaging RR 54 /2014-2/9 sommige sociale gegevens mee te delen om hen toe te laten de pensioenen te berekenen en te beheren van de personen waarvoor zij instaan; Gelet op de aanvraag van de pensioendienst voor de overheidssector, ontvangen op 09/04/2014; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 13/05/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 15/05/2014; Gelet op de voorlegging van de aanvraag aan het Comité ter zitting van 04/06/2014 en de beslissing van het Comité om het onderzoek van het dossier uit te stellen tot de volgende zitting teneinde bijkomende inlichtingen in te winnen; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 juli 2014, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De pensioendienst voor de overheidssector, hierna de PDOS, vraagt het Comité om Ethias en HR-RAIL (voorheen Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen) te machtigen om: toegang te hebben tot de informatiegegevens opgenomen in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 9 van de WRR; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het raam van hun opdracht van pensioenbeheer.. 2. De PDOS, primaire instelling van de sociale zekerheid, opgericht op 1 januari 2006 door de wet van 12 januari 2006 tot oprichting van de Pensioendienst voor de Overheidssector is belast met de toekenning, de berekening en het beheer van de meerderheid van de rust- en overlevingspensioenen van de openbare sector. Hij fungeert ook als beheersinstelling van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende de overheidspensioenen, samengesteld uit meewerkende instellingen belast met de betaling van pensioenen aan sommige werknemers van de openbare sector. Ethias en HR-Rail zijn momenteel de leden van dit netwerk. 3. Ethias is, in zijn hoedanigheid van voorzorgsinstelling, belast met het beheer van de pensioenen van het vastbenoemde personeel of hun rechthebbenden van de provinciale en lokale besturen waarmee zij een overeenkomst heeft afgesloten in toepassing van artikel 3,

3 Beraadslaging RR 54 /2014-3/9 7 van de wet van 24 oktober 2011 tot vrijwaring van een duurzame financiering van de pensioenen van de vastbenoemde personeelsleden van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten en van de lokale politiezones, tot wijziging van de wet van 6 mei 2002 tot oprichting van het fonds voor de pensioenen van de geïntegreerde politie en houdende bijzondere bepalingen inzake sociale zekerheid en houdende diverse wijzigingsbepalingen. In het raam van de verwezenlijking van deze opdracht moet Ethias beschouwd worden als een meewerkende instelling van sociale zekerheid in de zin van artikel 2, 1 ste lid, 2, b) van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid (hierna de KSZ-wet). 4. De pensioenen van het personeel van HR-Rail vielen in toepassing van het koninklijk besluit van 28 december 2005, betreffende de overname van de pensioenverplichtingen van de N.M.B.S. Holding door de Belgische Staat, binnen het domein van de pensioenen van de overheidssector. Daardoor is HR-Rail belast met het beheer en de berekening van de pensioenen van zijn personeel. Net zoals Ethias maakt HR-Rail aldus deel uit van het secundair netwerk van overheidspensioenen. 5. In dit verband heeft het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, afdeling Sociale Zekerheid, recent de PDOS als beheersinstelling van het secundair netwerk van de overheidspensioenen gemachtigd om sociale gegevens mee te delen aan de leden van dit netwerk (t.t.z. aan Ethias en HR-Rail) om hen toe te laten de pensioenen te berekenen en te beheren van de personen waarvoor zij instaan 1. Naast de sociale gegevens hebben Ethias en HR-Rail nood aan gegevens uit het Rijksregister alsook aan het identificatienummer van het Rijksregister. Het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid verleende zijn machtiging op voorwaarde dat Ethias en HR-Rail, voor wat betreft de gegevens afkomstig uit het Rijksregister, een machtiging zou verkrijgen vanwege het Sectoraal comité van het Rijksregister. 6. Het secundair netwerk voor de pensioenen heeft als doel de uitwisseling van pensioengegevens tussen meewerkende instellingen van het netwerk te vergemakkelijken; het is verbonden met het primaire netwerk van de sociale zekerheid via de PDOS. De PDOS, primaire instelling van sociale zekerheid treedt op als beheersinstelling voor alle meewerkende instellingen die verbonden zijn met het netwerk, m.a.w. hij organiseert, machtigt en leidt alle gegevensuitwisselingen tussen deze laatsten en het primair netwerk. Overeenkomstig artikel 6 van het koninklijk besluit van 4 februari 1997 tot organisatie van de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard tussen instellingen van sociale 1 Beraadslaging nr. 14/032 van 6 mei 2014

4 Beraadslaging RR 54 /2014-4/9 zekerheid moet de PDOS de gegevensuitwisselingen verzekeren met behulp van een bijzonder repertorium van de personen dat de volgende functies vervult: 1 de mededeling van gegevens leiden en organiseren tussen de sociale gegevensbanken van de instellingen die tot het betrokken secundair netwerk behoren en tussen deze laatsten en het netwerk van de Kruispuntbank; 2 de anonimiteit verzekeren, bij de uitwisseling van gegevens via de Kruispuntbank, van het lidmaatschap van natuurlijke personen bij een vakbond of een verzekeringsinstelling, tenzij indien de instelling waarvoor de informatie bestemd is, deze nodig heeft voor de vervulling van haar taken; 3 verwijzingen beheren naar de personen waarover de onderscheiden instellingen die tot het secundair netwerk behoren, gegevens ter beschikking stellen of opvragen; 4 ervoor zorgen dat de toegang tot de gegevens verloopt overeenkomstig de toelatingen die gegeven werden aan personen die uit hoofde van hun taak of voor de behoeften van de dienst, ertoe toegang hebben. De PDOS zal aan de leden van het secundair netwerk een toegang tot de identificatiegegevens ter beschikking stellen. De huidige werkwijze zal worden uitgebreid teneinde deze terbeschikkingstelling te realiseren. Concreet gebruikt de PDOS de webservice technologie van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) om het Rijksregister te raadplegen; hetzelfde principe zal aangewend worden voor de leden van het secundair netwerk: zij gebruiken een webservice die hen ter beschikking gesteld wordt door de PDOS. De aanvragende instelling zal gebruik maken van de webservice van de PDOS, de PDOS zal zelf de aanvraag doen, het antwoord ontvangen en vervolgens doorsturen aan de aanvrager. 7. Het Comité stelt vast dat de aanvraag ingediend werd door de PDOS in zijn hoedanigheid van beheersinstelling van het secundair netwerk van de Sociale Zekerheid voor overheidspensioenen in naam en voor rekening van de meewerkende instellingen van dit netwerk, met name Ethias en HR-Rail. Bijgevolg besluit het Comité dat de PDOS optreedt als mandataris en dat Ethias en HR-Rail de instellingen zijn die de machtiging vragen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING 1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 8. Overeenkomstig artikelen 5, 1 ste lid, 2 en 8 van de WRR kan het Comité machtiging verlenen om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van artikel 3, eerste en

5 Beraadslaging RR 54 /2014-5/9 tweede lid van de WRR of om er mededeling van te krijgen en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken "aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité". 9. Zoals vermeld in de punten 3 en 4 hiervoor zijn Ethias en HR-Rail belast met taken van algemeen belang, namelijk het beheer van pensioenen. 10. Gelet op wat voorafgaat komen zij op grond van de artikelen 5, eerste lid, 2, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 11. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 12. De PDOS wenst dat Ethias en HR-Rail gemachtigd worden om de informatie van het Rijksregister te verwerken teneinde hun opdracht van openbaar belang te vervullen, met name de pensioenen te berekenen en te beheren van de personen waarmee zij zijn belast. De verwerking is bijgevolg gerechtvaardigd in de zin van artikel 5, eerste lid, e) van de WVP. 13. Deze opdracht werd hen toevertrouwd, voor wat betreft: Ethias: door de wet van 24 oktober 2011 die bepaalt dat de provinciale en lokale besturen het administratief beheer en de betaling van de pensioenen van hun personeel kunnen toevertrouwen aan een voorzorgsinstelling 2 ; 2 Artikelen 29 en 32, 1 ste lid

6 Beraadslaging RR 54 /2014-6/9 HR-Rail: door het koninklijk besluit van 28 december 2005, betreffende de overname van de pensioenverplichtingen van de N.M.B.S. Holding door de Belgische Staat, dat bepaalt "de N.M.B.S. Holding verricht het administratieve, boekhoudkundige en betalingsbeheer van de rust- en overlevingspensioenen, voor rekening en ten laste van de Staat ( ). Dit beheer wordt gevoerd onder de controle van de PDOS" In het raam van deze opdracht van pensioenbeheer dienen Ethias en HR-Rail het recht op een pensioen vast te stellen en het pensioenbedrag te berekenen voor de werknemers waarvoor zij instaan. Daartoe hebben zij nood aan bepaalde gegevens uit het Rijksregister. 15. Het Comité is van oordeel dat het doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT 1. Betreffende de gegevens 16. Teneinde hun opdracht inzake beheer en berekening van de pensioenen voor de personen waarvoor zij instaan te kunnen uitvoeren, stellen Ethias en HR-Rail dat zij nood hebben aan de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 9 van de WRR voor de personen voor wie zij een dossier beheren alsook van de personen die deel uitmaken of deel hebben uitgemaakt van hun gezin, namelijk: naam en voornamen; geboortedatum; geslacht; nationaliteit; hoofdverblijfplaats; datum van overlijden; burgerlijke staat; gezinssamenstelling. 17. Ethias en HR-Rail wensen eveneens mededeling van de historiek van het gegeven "burgerlijke staat" teneinde het recht op een overlevingspensioen te kunnen vaststellen en dit te berekenen. 3 Artikel 9, 1 ste lid

7 Beraadslaging RR 54 /2014-7/9 18. De naam, voornamen, geslacht en hoofdverblijfplaats zijn noodzakelijk aangezien ze toelaten een persoon eenduidig te identificeren en hem aan te schrijven. 19. Betreffende de gegevens "geboortedatum", "datum van overlijden", "nationaliteit", "burgerlijke staat", met inbegrip van de historiek, en de "gezinssamenstelling" van de gepensioneerden waarvoor Ethias en HR-Rail instaan, alsook van de personen die deel uitmaken of deel hebben uitgemaakt van hun gezin, wordt gesteld dat die gegevens noodzakelijk zijn voor het beheer en de berekening van de pensioenen aangezien zij een invloed hebben op het bedrag of de berekeningswijze ervan In het licht van wat voorafgaat oordeelt het Comité dat de gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 2. Betreffende het identificatienummer van het Rijksregister 21. Ethias en HR-Rail wensen het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om de personen van wie zij een pensioendossier beheren alsook de personen die deel uitmaken of deel hebben uitgemaakt van hun gezin, eenduidig te identificeren. 22. Het identificatienummer van het Rijksregister is een uniek nummer dat een persoon met grote nauwkeurigheid identificeert en toelaat misverstanden uit te sluiten die zich kunnen voordoen ingevolge homonymie of schrijffouten. 23. Het Comité besluit dat in het licht van het beoogde doeleinde het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. 3. Betreffende de frequentie van de toegang/het gebruik en de duur van de machtiging 24. Ethias en HR-Rail wensen een machtiging voor onbepaalde duur. 4 IN dit verband, zie eveneens artikelen 2, 3 2, 4 3, 6, 9, 46 van de wet van 15 mei 1984 houdende maatregelen tot harmonisering in de pensioenregelingen; artikelen 119 2, 120 en van de wet van 26 juni1992 houdende sociale en diverse bepalingen; artikelen 2 en 7 van het koninklijk besluit van 1 april 1992 houdende toekenning van een vakantiegeld en van een aanvullende toeslag bij het vakantiegeld aan de gepensioneerden van de openbare diensten; artikelen 2, 2 en 2/6 van het koninklijk besluit nr. 442 van 14 augustus 1986 betreffende de weerslag van sommige administratieve toestanden op de pensioenen van de personeelsleden van de overheidsdiensten; artikelen 250 en 270 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen; artikelen 86 en volgende van het koninklijk besluit tot uitvoering van het Wetboek van de inkomstenbelastingen van 1992; artikelen 1, 24/1 van de algemene wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen; artikel 86 van de programmawet van 28 juni 2013; artikelen 4 en 19 van het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Koninkrijk België tot het vermijden van dubbele belasting.

8 Beraadslaging RR 54 /2014-8/9 25. Het Comité stelt vast dat de opdrachten die hen werden toevertrouwd niet beperkt werden in de tijd. In het licht van het doeleinde waarvoor de toegang en het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister werd gevraagd is een machtiging voor onbepaalde duur passend (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 26. Ethias en HR-Rail wensen een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 27. Het Comité stelt vast dat het met het oog op de verwezenlijking van het voormelde doeleinde onmogelijk is de frequentie te bepalen voor de toegangen tot de benodigde gegevens waarvoor Ethias en HR-Rail een machtiging vragen. Een permanente machtiging is dan ook passend (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 4. Betreffende de bewaringstermijn 28. Het Comité herinnert eraan dat de gegevens niet langer mogen bewaard worden dan de tijd die noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor zij werden ingezameld (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 29. Ethias en HR-Rail wensen de gegevens te bewaren zolang de gepensioneerde in leven is, vermeerderd met een termijn van 10 jaar die overeenstemt met de verjaringstermijn Het Comité oordeelt dat de voorgestelde bewaringstermijn aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 5 van de WVP. 5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 31. In het aanvraagformulier wordt verduidelijkt dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door: de eerste adviseur, hoofd van dienst belast met de leiding van de afdeling pensioenen van de Directie personeel en Sociale Zaken van HR-Rail en de door hem aangeduide personeelsleden van deze dienst; de verantwoordelijke van het departement spaar- en pensioenverzekering van de Directie Leven Collectiviteiten van Ethias en de door hem aangeduide personeelsleden van dit departement. 32. Het Comité neemt hiervan akte. 5 Artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek en artikel 100 van de gecoördineerde wetten van 17 juli 1991 wetten op de Rijkscomptabiliteit.

9 Beraadslaging RR 54 /2014-9/9 6. Netwerkverbindingen 33. Uit de aanvraag blijkt dat er geen enkele netwerkverbinding tot stand komt op basis van het identificatienummer van het Rijksregister. 34. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet worden gebracht ; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. 35. Ethias en HR-Rail maken deel uit van het netwerk van de sociale zekerheid. Dit betekent dat zij beschikken over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een informatiebeveiligingsbeleid die door het Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid als voldoende werden beoordeeld. OM DEZE REDENEN, Het Comité machtigt Ethias en HR-Rail, in hun hoedanigheid van meewerkende instellingen van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende de overheidspensioenen, om voor de onder punt B vermelde doeleinden en volgens de in onderhavige beraadslaging bepaalde voorwaarden, voor onbepaalde duur een permanente toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 6, 8 en 9 van de WRR, de plaats van geboorte en van overlijden uitgezonderd, alsook om mededeling te krijgen van de historiek van de burgerlijke stand en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon