Integratietraject stad/ocmw

Integratietraject stad/ocmw

Integratietraject stad/ocmw Stad en OCMW gaan nauwer samenwerken

SITUERING TORHOUT

SITUERING TORHOUT Enkele gegevens: Ruim 20.000 inwoners Geen deelgemeenten, enkel wijken Oppervlakte: 45,23 km² Dichtheid: 450,89 inwoners/km

HET LOKAAL BESTUUR TORHOUT - 200 werknemers bij de stadsdiensten 220 werknemers in het OCMW (incl. 1 WZC met 180 bedden)

Tot 2014 verspreid over diverse locaties, vanaf 2014 beperkte centralisatie in nieuw stadskantoor naast het OCMW

INLEIDING Vlaanderen: regels en vooruitzichten Vlaams regeerakkoord 2014 Conceptnota Homans 2015 Te verwachten (timing?): concretere richtlijnen Vlaamse regering

INLEIDING Torhout Beheersovereenkomst stad/ocmw Eén secretaris Gemma (gemeenschappelijk managementteam) Veel lopende initiatieven samenwerking Stad/OCMW

INTEGRATIETRAJECT

INTEGRATIETRAJECT = samenwerking stad en OCMW VERTREKPUNTEN Tot 2019 twee aparte besturen: stad OCMW Toch reeds samenwerken (= integreren) waar mogelijk Project per project: met stappenplan en timing Aanpassing mogelijk door andere regels/wetten en belangrijke trends Lopende samenwerkingen tussen Stad/OCMW blijvend maken

INTEGRATIETRAJECT = wat willen we bereiken? DOELSTELLING 1 + 1 >2 elkaar versterken kwaliteitsvolle dienstverlening beter maken van werking stad/ocmw eén organisatiestructuur voor stad en OCMW samen organogram met de juiste man/vrouw op de juiste plaats duidelijkheid over beheer centen (ook financiële afspraken tot in 2019)

INTEGRATIETRAJECT AANDACHTSPUNTEN Structuur op maat van Torhout: Verandering haalbaar houden Praktische aanpak: realistisch en haalbaar maar wel met een duidelijk doel Communicatie met personeel en betrokkenheid Geen copy/paste

HET PROJECT - DE NAAM

WAVE-PROJECT

WAVE staat voor Werk Allen Voor Eén

WAVE-project ALGEMENE TIMING 2016: voorbereiden Organogram: één personeelsstructuur met hier en daar veranderingen (+ gevolgen voor het budget) Uitwerken dienstverleningsconcept (inzetten op kwaliteitsvolle dienstverlening) Huisvesting: weten waar mensen zullen werken (+ gevolgen voor het budget)

WAVE-project ALGEMENE TIMING 2017: uitvoeren Samengaan van de diensten

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP OPDRACHT trekker van het project; plannen; wat komt eerst; tussenstappen goedkeuren; communicatie met personeel

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE? enkele schepenen mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam)

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE? enkele schepenen mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam) WANNEER? maandelijks

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE? enkele schepenen mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam) WANNEER? Maandelijks WERKING? verslagneming beurtrol stad/ocmw CBS voor officiële beslissingen Een persoon leidt: secretaris

PROJECTSTRUCTUUR WERKGROEPEN PER DIENST OPDRACHT? Plan voor betere dienstverlening concreet maken, Ambitieniveau (= hoe hoog moet de kwaliteit per deel zijn?) Op één lijn brengen van manier van werken, WIE? Diensthoofd Medewerkers WANNEER? Naar nood en haalbaarheid WERKING? Overleg tussen werkgroepen per dienst en algemene stuurgroep met kort verslag Eén persoon leidt: een diensthoofd

Hoe pakken we het aan? PLAN VAN AANPAK

PLAN VAN AANPAK fase 1: voorbereiden fase 2: concretiseren fase 3: beslissen fase 4: uitvoeren

HOE PAKKEN WE HET AAN? ONDERSTEUNENDE DIENSTEN = zij die moeten samenwerken Onthaal, secretariaat en archief Personeelsdienst Financiële dienst Facility: oa (onderhoud) gebouwen IDPB: preventiedienst (Communicatie en ICT) Op één lijn brengen van diensten : Sociaal huis/welzijn/burgerzaken Sociaal huis/wonen Zorg/kinderopvang

Samenwerking stad - OCMW op vlak van ICT Eerste gesprekken december 2014 Vaststelling dat zowel Stad als OCMW heel wat gelijkaardige projecten op de planning hadden staan voor 2015 Opportuniteit voor (de start) van een samenwerking!

Vorige situatie Gescheiden werelden op vlak van ICT Communicatie tussen beiden kan enkel via het internet Weinig of geen kennis van elkaars organisatie (ICT)

Samenwerken - voordelen Schaalvoordeel Eén server-infrastructuur, één mailserver, één printserver, één fileserver Volume voordeel Delen van Kennis / Expertise Specifieke ICT-kennis, (één)veiligheidsconsulent,

Samenwerken - uitdagingen Weinig of geen kennis van elkaars organisatie (ICT) Beide organisaties staan op technologisch vlak niet even ver, inhaalbeweging is noodzakelijk Meerdere betrokken partijen, impact op overleg, tot stand komen van beslissingen, Druk op dienst ICT, invloed op huidige infrastructuur/dienstverlening en/of andere projecten Omvang van het project

Samenwerken uitdagingen & oplossingen Nauwe samenwerking ICT stad met ICT OCMW

Samenwerken uitdagingen & oplossingen standaardisatie met bewaking van de huidige aanwezige (hoogste) kwaliteiten

Samenwerken uitdagingen & oplossingen Duidelijke afspraken maken

Samenwerken uitdagingen & oplossingen Realistische planning (!) / verwachtingen Bepalen prioriteiten Bewaken kwaliteit

Samenwerken uitdagingen & oplossingen Opdelen in fasen

Fasen Open Systems Interconnection model (OSI)

Fase 1 verbinding stad - OCMW Fysieke verbinding tussen Stad en OCMW (fiber) (her)inrichten server lokaal OCMW

Fase 2 Nieuwe gedeelde server-infrastructuur Zowel voor stad als OCMW stond in 2015 het vernieuwen van de server-infrastructuur op de planning. In plaats van beide server-infrastructuren afzonderlijk te vernieuwen wordt de voorkeur gegeven aan één platform voor stad en OCMW (aanzienlijke besparing) Meerkost één gezamenlijke infrastructuur nihil ten opzichte van 2 afzonderlijke infrastructuren

Fase 3 Integratie OCMW op ICT-infrastructuur stad Migratie Linux domein OCMW naar Windows domein stad (vanaf dan gezamenlijk domein). Goede afspraken met de betrokken leveranciers, beperkte ondersteuning tijdens het migratie traject.

Wat na fase 3? Geen eindfase Elke toekomstige investering zal moeten bekeken worden vanuit het standpunt van (verdere) migratie stad & OCMW zorgen voor de nodige transparantie; waakzaamheid

Wat na fase 3? Enkele voorbeelden: - Contract MFP (multifunctionele printers) - Telefonie (één platform?) - Microsoft licenties - Software(toepassingen) -

Concrete projecten Nieuwe mappenstructuur Mid-office / CRM / Informatiearchitectuur (gegroeid vanuit postregistratie)

Toekomstige projecten Nieuwe website Telefonieplatform

Optimaal digitaal Mid-office Optimaal Digitaal CRM Zaakgericht werken

Historiek Informatiearchitectuur lokale besturen typische Vlaamse koterijen. Tijd voor een grondige renovatie!

Doelstellingen Dienstverlening (verbeteren) / administratieve lasten voor burgers en bedrijven verlagen Efficiëntie (verhogen) Informatie zodanig met elkaar verbinden zodat bruikbare loket- en beleidsinformatie kan gegenereerd worden ten dienst van de klant / burger (IKZ / transparant) Mogelijkheden digitale / online dienstverlening benutten Proactieve dienstverlening

Software map

Inspiratie OSLO CCSP Bezoek Aalter & Lokeren Bevraging besturen Uitnodigen leveranciers Radicaal digitaal Vlarigem

Traject Informatiearchitectuur 10 sessies Leveranciersonafhankelijk Betrokkenheid college en GEMMA (gemeenschappelijk MAT stad & OCMW)

Traject Informatiearchitectuur In kaart brengen visie / doelstellingen Analyse huidige situatie (Generieke) processen, procesanalyse Opzetten architectuur / gebruik authentieke bronnen Traject halverwege

Vragen?