Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Personeel dienst Werving & Loopbaan dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Projecten opmaak inventaris in het kader van de projecten: "GIScoördinator ten behoeve van lokale overheden" en "Informatieveiligheidsconsulent ICT ten behoeve van lokale overheden; IVA egov; Geert Versnick Mevrouwen en mijne Heren, Waarom deze nota? Deze nota betreft de aanstelling van 1 VTE GISprojectverantwoordelijke in het kader van het project "GIScoördinator ten behoeve van lokale overheden" en 1 VTE informatieveiligheidsconsulent ICT in het kader van het project "Informatieveiligheidsconsulent ICT ten behoeve van lokale overheden". Omdat elke contractuele aanstelling in een project een budgetwijziging tot gevolg heeft, is het nodig de provincieraad een overzicht van de gevraagde personeelsbezetting en de impact ervan op het peroneelsbudget voor te leggen. Beleidsvisie en projectdoelstellingen Project "GIS-coördinatorschap ten behoeve van lokale overheden" Gemeentebesturen zijn vaak niet in staat om een eigen GIS-werking in te richten die structureel kan bijdragen aan een efficiëntere dienstverlening. Het aanwerven van een eigen GIS-projectverantwoordelijke kan hier een antwoord op bieden, maar dit is voor een gemeente niet altijd financieel haalbaar en nodig. Eén GISprojectverantwoordelijke, die meerdere kleinere gemeenten bedient, kan een mogelijke oplossing zijn. Het PIVA egov van de provincie Oost-Vlaanderen toetste dit in een pilootinitiatief dat liep van 01/06/2012 tot 01/06/2013 bij 5 gemeenten die ook deelnemen aan het provinciaal egov-initiatief 'ICT-ondersteuning voor kleinere gemeenten'. Een bevraging van de kleinere Oost-Vlaamse gemeenten toont dat er genoeg draagvlak is voor een

2 vervolginitiatief op een meer permanente basis. De kern van dit voorstel is dat de Provincie in eerste instantie één GIS-projectverantwoordelijke aanwerft en die op kostendelende basis ter beschikking stelt van een eerste groep van gemeenten. Bij deze aanwerving kan geput worden uit een bestaande provinciale wervingsreserve. De gemeente: kan aldus neutrale GISdeskundigheid inschakelen tegen een verantwoorde prijs. De provincie kan via dit initiatief haar rol versterken als coördinerend en ondersteunend partnerbestuur, en dit in een domein waar zij reeds een belangrijke intermediaire rol speelt vanuit haar grondgebonden taakstelling. De financiële impact voor de provincie is eerder beperkt: zij kan de kosten recupereren van de deelnemende gemeenten. Waarom een gedeelde GIS-projectverantwoordelijke vanuit de provincie? Door het delen van een projectverantwoordelijke kan men volgende zaken bewerkstelligen: Dezelfde expertise en kennis kan worden ingezet bij meerdere gemeenten Gemeenschappelijke opportuniteiten en problemen van gemeenten kunnen op een directe manier worden gedeeld en kunnen leiden tot verdere samenwerking tussen gemeenten Door het participatorische karakter van de ondersteuning wordt de gemeentelijke GIS-werking effectief versterkt. Een gemeente die op een bepaald moment ten gevolge van deze ondersteuning terug autonoom verder kan, wordt gezien als een succes. Sinds 2003 biedt de provincie via het IVA egov een brede ondersteuning aan e-government bij lokale besturen en organisaties. De gemeentelijke GIS-werking is een typevoorbeeld van lokaal e-government waarbij succesvolle implementatie alleen maar mogelijk is door ook de nodige aandacht te besteden aan de organisatorische en beleidsmatige aspecten, en niet alleen aan de puur technische aspecten. De specifieke GIS-ondersteuning die onderwerp uitmaakt van dit voorstel kan georganiseerd worden vanuit een brede bestaande expertise rond GIS, ICT en e- government van het IVA egov, geruggesteund door de Provinciale Dienst ICT. De Provincie heeft een exclusieve intermediaire rol in tal van grondgebonden administratieve processen waarin GIS een belangrijke rol speelt (gemeentelijke en provinciale Ruimtelijke Uitvoeringsplannen, milieuaanvraag klasse 1, beroepsprocedure bouwaanvraag, ). Vanuit deze intermediaire rol levert zij reeds generieke GIS-ondersteuning aan de 65 Oost- Vlaamse gemeenten in de vorm van terbeschikkingstelling

3 van geo-informatie en een overlegplatform voor kennis- en ervaringsuitwisseling. Door de kruisbestuiving tussen de beide soorten ondersteuning, kan de Provincie actief meewerken aan een uitgebouwde en meer eenduidige GIS-werking van grotere en kleinere gemeenten, en dit ter ondersteuning van de grondgebonden taken van zowel de lokale besturen als de Provincie. De differentiatoren van de Provincie als ondersteuner van de gemeentelijke GIS-werking tegenover andere instanties en organisaties die momenteel ook ondersteuning leveren zijn de volgende: Gewestelijke instanties zoals AGIV (Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen) en RWO (Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid, Erfgoed) beperken zich tot projectspecifieke ondersteuning, en geven geen feitelijke implementatie-ondersteuning. Dienstenleveranciers als CEVI, CIPAL leveren geen neutrale, niet-commerciële ondersteuning De Oost-Vlaamse intercommunales voor streekontwikkeling leveren geen echte GISondersteuning maar beperken zich tot het opbouwen en analyseren van geografische gegevens in het kader van hun specifieke grondgebonden taken De Provincie biedt de 2 soorten ondersteuning aan op basis van artikel 2 van het provinciedecreet: Voor de generieke ondersteuning als intermediair beleidsniveau tussen het Vlaamse en het gemeentelijke niveau ( 1) Voor de specifieke ondersteuning als bevoegd voor de provinciale belangen, inzonderheid ondersteunende taken op zich nemen op verzoek van andere overheden ( 2, 2e). Project "Informatieveiligheidsconsulentschap ICT ten behoeve van lokale besturen" Bij een rondvraag in 17 kleine Oost-Vlaamse gemeenten in 2012 naar de aanstelling van een informatieveiligheidsconsulent blijkt in 15 gemeenten geen veiligheidsconsulent aangesteld te zijn. Één gemeente geeft aan dat een medewerker van dienst ict die taak op zich neemt, een andere gemeente geeft aan dat een leidinggevende van het bestuur veiligheidsconsulent is. Geen van de gemeenten heeft echter een veiligheidsplan, welke moet opgesteld worden door de veiligheidsconsulent krachtens artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten. Waarom een gedeelde informatieveiligheidsconsulent vanuit de provincie?

4 De taak van een informatieveiligheidsconsulent is heel divers, doch bij elke instantie gelijklopend en vergelijkbaar. Indien elke instantie zelf een informatieveiligheidsconsulent moet aanstellen, dient die persoon zich in te werken in de materie en de nodige opleidingen te volgen. Veel gemeenten zien (nog) niet in wat een informatieveiligheidsconsulent dient te doen in hun gemeente. Ze weten niet welk profiel er past in die functie en kijken op tegen de kost van een aanwerving. Het gevaar bestaat dat als oplossing een vrijwilliger naar voor wordt geschoven, die naast zijn of haar vaste taken, ook als informatieveiligheidsconsulent moet optreden. Vaak heeft die persoon niet voldoende kennis en tijd om die bijkomende taak naar behoren in te vullen. Het delen van een informatieveiligheidsconsulent kan dan een oplossing zijn. Met verschillende gemeenten worden één of meerdere personen aangeworven. Die aanpak heeft verschillende voordelen: het juiste profiel kan worden ingezet in de functie; de kostprijs voor een gemeente blijft beperkt; de informatieveiligheidsconsulent is onafhankelijk; er kan voldoende tijd worden uitgetrokken om de taak naar behoren in te vullen; expertise uitwisseling tussen gemeenten kan beter zijn dankzij het delen van een informatieveiligheidsconsulent. Sinds 2003 werkt de provincie actief aan e-government implementatie bij lokale besturen en organisaties vanuit haar PIVA egov. Informatie en informatieveiligheid zijn typische e-governmentgegevens.het initiatief voor het delen van een informatieveiligheidsconsulent kan georganiseerd worden vanuit een integrale provinciale benadering van e-government bij gemeenten en kan hiervoor terugvallen op een bestaande organisatorische expertise binnen het PIVA egov. De provinciale ondersteuning is ook gericht op actieve participatie van de gemeenten en is in eerste instantie gericht op effectieve versterking van de gemeentelijke werking vanuit een neutrale invalshoek. Andere samenwerkingsverbanden die vandaag al bestaan zijn vaak niet gebiedsdekkend of hebben niet de nodige organisatorische vaardigheden om het initiatief te behartigen. Personeelsbehoefte en plaats in het organogram Bevoegde dienst: dienst egov Looptijd project: beide projecten hebben een looptijd tot het einde van de huidige ambtstermijn

5 Contractuele bezetting: de dienst vraagt 1 VTE GIScoördinator en 1 VTE Informatieveiligheidsconsulent ICT voor de realisatie van bovenstaande opdrachten in functie van de ondersteuning van lokale besturen. Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis): De loonlasten voor beide projecten kunnen worden gerecupereerd van de gemeentebesturen en zijn dus volledig gedekt. Enkel de kost voor de inwerkingsperiode gedurende de eerste maand tewerkstelling van beide functies dient door het provinciebestuur te worden gefinancierd: GIS-coördinator: Voor /12 VTE = 5.787,79 EUR * Hiervoor is nog budget voorhanden op de dienst. Vanaf 2014 zijn de kosten voor 100% gedekt. Informatieveiligheidsconsulent: Voor /12 VTE = 5787,79 EUR * Vanaf 2015 zijn de kosten voor 100% gedekt Gemiddelde werkingskost per functie (op jaarbasis): 6000 ** * Deze loonlast is het resultaat van de berekening conform de omzendbrief BA-2002/13. **Deze werkingskost houdt rekening met de huisvesting, incl. energieen uitbatingskosten (60%), de technische uitrusting (30%) en een deel algemene kosten (10%). Financiële haalbaarheid De invulling van beide functies is kostenneutraal, aangezien de loonlast wordt gerecupereerd van de gemeenten. Enkel de eerste maand van tewerkstelling dient door het provinciebestuur te worden gefinancierd. Voor 2013 beschikt de dienst egov nog over voldoende budget die was toegewezen voor het project "programmeren sociale kaart" om de kosten voor de aanwerving van de GIS-projectcoördinator te dekken. Voor 2014 is geen budget voorzien voor dit project. Dit betreft een extra uitgave voor de duur van 1 maand van 6287,79 EUR om de kosten voor de aanwerving van de informatieveiligheidsconsulent te dekken.

6 Vanaf 2015 zijn alle kosten volledig gedekt. Vraag tot goedkeuring Gaat u akkoord met dit voorstel? Zo ja, wilt u het Provincieraadsbesluit goedkeuren? Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Geert Versnick