Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren. donderdag 11 mei 2017

Transcriptie

1 Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren donderdag 11 mei 2017

2 2 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

3 Digitaal duwtje voor 27 gemeenten en OCMW s Tot die extra ondersteuning werd beslist door Vlaams minister van Binnenlands Bestuur Liesbeth Homans (N-VA) op vraag van haar partijgenoot, volksvertegenwoordiger Bert Maertens. Een screening, ondersteund door de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten (VVSG), wees uit dat de kwaliteit van het digitaal informatiebeheer in vele Vlaamse gemeenten en OCMW's verschillend is. Voor de gemeenten en OCMW's die minder goed scoorden, is er nu een ondersteuningspakket. Van de vijftig lokale besturen die niet goed scoorden in de zogenaamde I- monitor, tekenden er 29 in op het aanbod. De lijst van de deelnemende lokale besturen laat een grote verscheidenheid zien. Extra begeleiding In de regio worden de gemeenten Meise, Kapelle-op-den-Bos en het OCMW van Machelen extra ondersteund. Het ondersteuningsaanbod bestaat uit twintig dagen begeleiding, zegt Maertens. Dit moet resulteren in een concreet actieplan met duidelijke doelstellingen voor onder andere het informatiebeheer en de e-dienstverlening. Op die manier kunnen we een snellere vooruitgang op IT-vlak in die bepaalde gemeenten en het bestuur bij de verschillende OCMW's bereiken. (jhw) (Het Nieuwsblad, 28 maart 2017 regionaal: Brussel-Noordrand) 3 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

4 Lokaal, editie mei VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

5 Wie participeert? Gesubsidieerd ondersteuningsaanbod Strategische bouwstenen Vervolgstappen 5 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

6 Wie participeert?

7 Wie participeert? 25 Ondersteuningsaanbod per type van digitale maturiteit Type 1 Type VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

8 Wie participeert? Ondersteuningsaanbod per organisatievorm gemeente OCMW gemeente en OCMW 8 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

9 Gesubsidieerd ondersteuningsaanbod

11 Gesubsidieerd ondersteuningsaanbod Basisprincipe: 20 dagen ondersteuning waarvan de helft gesubsidieerd wordt met middelen vanuit het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal Afgeslankt ondersteuningsaanbod voor besturen met minder dan 5000 inwoners bestaande uit 10 dagen ondersteuning en eveneens voor de helft gesubsidieerd met middelen vanuit het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal 11 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

12 Gesubsidieerd ondersteuningsaanbod Intakegesprek Kwalitatieve aanvulling en uitdieping van de individuele resultaten Analyse van de meerjarenplanning Opstellen actieplan Eerste stappen in de realisatie van de actie 12 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

13 Prioriteiten op het vlak van informatiebeheer voor gemeenten en OCMW's in Vlaanderen, januari 2016 informatieveiligheid digitalisering archief en aansluitend documentenbeheer digitalisering (o.a. meer digitale processen via de website) procesbeheer, -management (procesoptimalisatie, processen in e-loket (digitale aanvragen via website) gebrek aan personeel samenwerking gemeente/ocmw (o.a. installatie gezamenlijke voldoende opleidingen voorzien IT-infrastructuur: soft- en hardware samenwerking (tussen diensten, gemeenten, dienstenleveranciers, IT-planning, -strategie en -visie opmaken door het gemeentebestuur uitbouw en implementatie authentieke gegevensbronnen delen van data, toegankelijkheid van de data standaarden uitbouw midoffice centraal databeheer e-dienstverlening (e-government als dienstverlening uitbouwen) centraal klanten contacten beheer (CRM) informatiebeheer Aantal lokale besturen (gemeenten en OCMW's) 13 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

14 Prioriteiten per thema: I-Monitor en intakegesprekken informatiebeheer beleid capaciteit processen e-dienstverlening samenwerking andere: architectuur & software VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

15 Focus per organisatievorm 9 Focus ondersteuningsaanbod per organisatievorm Gemeente OCMW gemeente & OCMW Dienstverlening Informatiebeheer Architectuur Combinatie 15 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

16 Dienstverlening We hebben nood aan een strategische lijn, dat is het verhaal dat nu ontbreekt. Daarnaast is er nood aan een aantal quick-wins die ook al aan bod zijn gekomen in de I-Scan. Een van de voorbeelden is de uitbouw van een intranet om de mentaliteit van eilanden te verlaten. Er is nood om down to earth te beginnen met een aantal acties met aandacht voor bewustmaking bij mensen VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

17 Informatiebeheer We hebben verwachtingen op vlak van documentenbeheer (vanuit digitaal perspectief). Momenteel wordt er nog veel op papier gewerkt, er zijn geen afspraken gemaakt over het opslaan van documenten. Momenteel is de mappenstructuur niet geordend, er zijn geen regels rond de creatie van mappen, Iedereen beschikt over een persoonlijke map, waar nu heel veel documenten terecht komen die dan niet beschikbaar zijn voor andere personen VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

18 Architectuur We verwachten van de uitvoerder een gefundeerd advies over infrastructuur voor de opmaak van een investeringsplan. Daarnaast verwachten we ook een mid-office op maat waarbij de uitvoerder aandacht besteedt aan mogelijke good practices en mogelijkheden op maat van ons bestuur. We verwachten concreet een praktische insteek voor een goed scenario en een stappenplan waaruit de duidelijke meerwaarde van een mid-office binnen ons bestuur moet blijken VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

19 Gecombineerd ondersteuningsaanbod We verwachten dat er een concrete meerwaarde uit het traject voortvloeit, meer dan enkel een rapport, maar iets waar men effectief mee aan de slag kan. We verwachten bijvoorbeeld een advies rond concrete projecten zoals bijvoorbeeld de nieuwe website, maar ook adviezen op vlak van kanalenstrategie VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

20 Ter illustratie Initieel 22/03/2017 score thema informatiebeheer 16% 43% score thema beleid 15% 80% score thema processen 8% 32% score thema capaciteit 0% 47% score thema samenwerking 6% 25% score thema e-dienstverlening 6% 58% TOTAALSOM digitale maturiteit 10,72 53,25 TYPE DIGITALE MATURITEIT VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

21 Evolutie resultaten I-Monitor Resultaten I-monitor e-dienstverlening 6% 58% samenwerking 6% 25% capaciteit 0% 47% processen 8% 32% beleid 15% 80% informatiebeheer 16% 43% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 22/03/2017 Initieel 21 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

22 Ter illustratie: te implementeren actie Een toekomstgerichte open architectuur met respect voor beveiliging en privacy volgens de geldende normen en standaarden. Schaalbaar, performant en met aandacht voor disaster recovery planning 22 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

23 Strategische bouwstenen

25 Link naar strategische bouwstenen / dienstverlening AIV processenregister lokale authentieke bronnen digitaal archiveren percelenregister MAGDA DTP IPDC KLIP CRAB VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

26 Vervolgstappen

27 Opvolging ondersteuningsaanbod Op basis van het subsidiebesluit dienen alle uitvoerders uiterlijk op 31 december 2017 te landen met het ondersteuningsaanbod Aan het einde van het ondersteuningsaanbod krijgen lokale besturen de kans om hun mening te geven over het ondersteuningsaanbod Ondersteuning van de gekozen uitvoerder Verwachtingen ten aanzien van VVSG Verwachtingen ten aanzien van Vlaamse overheid 27 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

28 Evolutie digitale maturiteit Voor de besturen die participeren aan het gesubsidieerde ondersteuningsaanbod gaan we na in hoeverre hun digitale maturiteit na het ondersteuningsaanbod is gestegen ten aanzien van de situatie in januari 2016 Besturen kunnen zelf hun antwoorden aanpassen / aanvullen in de webtool die V-ICT-OR ter beschikking stelt Aandachtspunten bij eventuele evaluatie van de I-Monitor als instrument Digitale maturiteit? Antwoordmogelijkheden Capaciteit: GIS en ICT apart beschouwen? E-dienstverlening: verschillen in gemeente versus OCMW? Informatieveiligheid: (on)voldoende aandacht? 28 - VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

29 Contact Jolien Dewaele 0472/ VVSG - Shopt IT 11 mei 2017

30 Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren Begeleidingsaanbod en tools vanuit V-ICT-OR

31 Ondersteuning: drie pijlers Begeleidingstrajecten Tools Regionale Kenniskringen Begeleidings-trajecten

32 Boek - literatuurstudie en documentenanalyse Begeleidingstrajecten

33 Begeleidingstrajecten schaalgrootte interbestuurlijke samenwerking afdwingbaar interbestuurlijk kader identificatie (e-id) authenticatie A gebruikersbeheer, rollen en mandaten A catalogus met herbruikbare componenten no vendor Lock-in no legacy rule only once producten en dienstencatalogus A centrale digitale services (atomair) A impactanalyse en - toets opzetten Politiek engagement Proces-optimalisatie Generieke processen één portaal A generieke componenten P procurement Klant staat centraal Regie op ICT diensten Informatie ter beschikking stellen aan burger authentieke bronnen verrijkt per niveau I open standaarden voor gelinkte overheden (OSLO) I profielen Focus op elektronische dienstverlening en processen Focus op open data Informatieveiligheid open data I centraal informatiebeheer (services) I roadmap Disaster Recovery Betrouwbare Beleidsen financiële info samenwerking publieke en private sector interbestuurlijk beveiligd platform T N Informatieveiligheid V Beleids-beslissingen ICT Beleidsprincipes Informatie- en Technologieprincipes Ondersteuning

36 De oefening Begeleidingstrajecten

37 Ook voor regio s Begeleidingstrajecten Waasland Digitaal Concrete werkpunten Netwerk samen brengen Collectieve servicedesk Gezamenlijk procurement Virtuele teams Portfoliomanagement / Projectmanagement Collectieve informatie architectuurplaat Voorbeeld gevolgd door andere regio s: Geraardsbergen (Solva), Haviland, etc.

38 Tools schaalgrootte interbestuurlijke samenwerking afdwingbaar interbestuurlijk kader identificatie (e-id) authenticatie A gebruikersbeheer, rollen en mandaten A catalogus met herbruikbare componenten no vendor Lock-in no legacy rule only once producten en dienstencatalogus A centrale digitale services (atomair) A impactanalyse en - toets opzetten Politiek engagement Proces-optimalisatie Generieke processen één portaal A generieke componenten P procurement Klant staat centraal Regie op ICT diensten Informatie ter beschikking stellen aan burger authentieke bronnen verrijkt per niveau I open standaarden voor gelinkte overheden (OSLO) I profielen Focus op elektronische dienstverlening en processen Focus op open data Informatieveiligheid open data I centraal informatiebeheer (services) I roadmap Disaster Recovery Betrouwbare Beleidsen financiële info samenwerking publieke en private sector interbestuurlijk beveiligd platform T N Informatieveiligheid V Beleids-beslissingen ICT Beleidsprincipes Informatie- en Technologieprincipes Ondersteuning

39 Onmiddellijk bruikbare tools Tools

40 Informatieveiligheid.be Tools

53 Informatieveiligheid.be Tools Neem een kijkje Vraag gratis proefabonnement aan Of geniet van uw standaardabonnement binnen het V-ICT-OR lidmaatschap

54 Kenniskringen Regionale Kenniskringen

55 Tot slot V-ICT-OR richt een nieuw kennisdomein onderwijs op

56 Contact Kevin De Backer