Uitbesteding betaalt zich uit Ontwikkel je een mobiliteitsbeleid voor je bedrijf? Verzeker je dan van een partij met kennis van zaken. Dat levert voordelen op, net als uitbesteding van de uitvoering van het beleid. Bij ons schuilt die winst in het feit dat we medewerkers eenvoudig maatwerkoplossingen kunnen bieden en dat we optimaal gebruikmaken van (nieuwe) mogelijkheden die op de markt komen. Ondertussen kunnen we ons als afdeling HR blijven concentreren op onze core business. Sarah van Leliveld, HR-manager Maersk Naar het werk? Door slim beleid liever met het OV dan met de auto Sarah van Leliveld, HR-manager In het kort In 2007 betrok Maersk Benelux B.V. een nieuw hoofdkantoor. Bij het oude pand was volop parkeergelegenheid, bij het nieuwe kantoorpand juist niet. Het reisgedrag van medewerkers, die gewend waren met de auto naar het werk te komen, moest veranderen. Maersk ontwikkelde samen met VCCR een parkeerbeleid dat nauw samenhangt met andere voorzieningen voor woonwerkverkeer, en carpoolen en OV-gebruik stimuleert. Medewerkers die aanvankelijk kritisch waren, bleken al snel tevreden. Uitbesteding van de uitvoering van het beleid levert Maersk extra s op. Organisatie A.P. Moller Maersk Group is een Deense multinational. Het bedrijvenconglomeraat telt ruim 120.000 medewerkers en is actief in zo n 130 landen. Het bekendste bedrijfsonderdeel is de containerrederij. Met circa 19 procent marktaandeel is Maersk wereldmarktleider in de containervaart. Andere sectoren waarin Mearsk opereert zijn Energy (olie- en gaswinning), Shipping & offshore en Retail & other business. Na de overname van P&O Nedlloyd sloot Maersk Benelux B.V. haar kantoor in Rhoon en betrok zij in 2007 in fases een nieuwe vestiging in het centrum van Rotterdam. Van een kantoorpand met ruime parkeergelegenheid verhuisden we naar een pand met een beperkt aantal parkeerplaatsen, blikt HRmanager Sarah van Leliveld terug. Locatie Na de overname van P&O Nedlloyd betrok Maersk Benelux B.V. in 2007 in fases een nieuw kantoorpand. Met een metrostation op een kwartier loopafstand was de OV-bereikbaarheid van het oude kantoorpand in Rhoon matig, terwijl dit pand met de auto juist goed bereikbaar was. Bovendien was er volop parkeergelegenheid. De meeste medewerkers waren dan ook gewend om met de auto naar het werk te komen. Ruim 200 van de 300 medewerkers deden dat, schat Van Leliveld. De situatie bij het nieuwe kantoorpand in het centrum van Rotterdam is geheel anders. Goed bereikbaar met het OV (een trein- en metrostation op 5 minuten loopafstand) en juist slecht bereikbaar met de auto. Maersk beschikt hier over 100 parkeerplaatsen in de inpandige parkeergarage, terwijl in de omgeving betaald parkeren geldt. In het nieuwe pand werken ongeveer 600 medewerkers, waarvan circa 85 procent een kantoorfunctie heeft. De verhuizing vroeg dus om een grote verandering in het reisgedrag van onze medewerkers, zegt Van Leliveld. 1
Vraagstuk Het ontwikkelen van een efficiënt parkeerbeleid voor het beperkt aantal beschikbare parkeerplaatsen in de inpandige parkeergarage van het nieuwe kantoorpand van Maersk Benelux B.V. Met als belangrijk onderdeel het bereiken van een verandering in het reisgedrag van medewerkers (van auto naar OV) in het woon-werkverkeer. Zie ook de rubrieken Locatie en Promotie. Welke maatregel? Een helder parkeerbeleid dat nauw samenhangt met andere voorzieningen voor woon-werkverkeer, en carpoolen en OV-gebruik stimuleert: Medewerkers die (op basis van hun functieniveau) een leaseauto hebben, krijgen ook een parkeervergunning. Medewerkers die recht hebben op een leaseauto kunnen in plaats daarvan ook kiezen voor een voor een cash allowance. Zij krijgen dan geen reiskostenvergoeding. Naast leaseautorijders kunnen alleen medewerkers die op meer dan 50 minuten (OV-)reistijd van kantoor wonen een parkeervergunning krijgen. Als er geen plaats is komen zij op een wachtlijst. Wie voor woon-werkverkeer de auto gebruikt, ontvangt een reiskostenvergoeding die niet kostendekkend is. Wie voor woon-werkverkeer het OV gebruikt, krijgt de kosten volledig vergoed. Maatwerk: iedere medewerker krijgt een individueel reisadvies. Ketenvervoer (bijvoorbeeld een stukje met de auto en dan met het OV) is mogelijk. Dat geldt ook voor het reizen per trein in de eerste klas, waarvoor de medewerker wel de meerprijs voor eigen rekening neemt. Dit beleid is vervolgens verfijnd en aangescherpt: Carpoolers krijgen voorrang bij de uitgifte van parkeervergunningen en betalen geen eigen bijdrage. Fietsplan (sinds januari 2008; 10 procent van de medewerkers maakt hier inmiddels gebruik van). Iedereen die gebruikmaakt van een parkeerplaats betaalt daarvoor een eigen bijdrage van 50 euro per maand (sinds januari 2009). Maersk ontwikkelde het beleid samen met VCCR, dat het mobiliteitsmanagement voor bedrijven en instellingen verzorgt. Het was een bewuste keuze om ons hierin door een expert te laten bijstaan, zegt Van Leliveld. Er bestaan zoveel reismogelijkheden, abonnementsvormen, enzovoorts, dat het onmogelijk is daar zelf snel en goed zicht op te krijgen. De uitvoering van het beleid werd direct zoveel mogelijk uitbesteed. Nieuwe medewerkers sturen hun gegevens al voordat zij daadwerkelijk in dienst treden naar VCCR, dat hen daarop een reisadvies geeft. Dat levert soms aantrekkelijke alternatieven op. Werknemers die op grotere afstand van kantoor wonen, zijn zich bijvoorbeeld vaak niet bewust van de mogelijkheden die P+R hun biedt. In overleg met de medewerker regelt VCCR vervolgens de benodigde reisabonnementen, zodat de medewerker die vanaf zijn eerste werkdag kan gebruiken. Dat medewerkers die recht hebben op een leaseauto in plaats daarvan ook een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding kunnen krijgen, is een stimulans om het openbaar vervoer te gebruiken. Zes procent van de medewerkers die recht hebben op een leaseauto kiest hiervoor, weet Van Leliveld. 2
Baten Het beleid levert een efficiënt gebruik van de beschikbare parkeerplaatsen op én een stimulans om gebruik te maken van het OV voor woon-werkverkeer. De uitbesteding levert de afdeling HR én de medewerkers gemak. Van Leliveld ziet meerdere voordelen: Medewerkers kunnen rekenen op het best mogelijke reisadvies. Er is maatwerk mogelijk (zie rubriek Maatregel) zonder rompslomp voor de afdeling HR. De afdeling HR-afdeling kan zich blijven richten op haar core business. Er wordt optimaal gebruikgemaakt van nieuwe reis- en abonnementsmogelijkheden. Sommige medewerkers maken nu al gebruik van de Fast Ferry van Ridderkerk naar Rotterdam, licht Van Leliveld het laatste punt toe. Dat geldt straks misschien ook voor de Fast Ferry naar de Maasvlakte waarover nu gesproken wordt. Dat soort nieuwe ontwikkelingen brengt VCCR al in een vroeg stadium bij ons onder de aandacht. Kosten Ontwikkeling beleid VCCR investeerde om niet in de ontwikkeling van het beleid, met de afspraak dat het daarna de uitvoering voor rekening zou mogen nemen. Hoeveel manuren Maersk in de ontwikkeling van het beleid heeft gestoken valt niet meer te achterhalen. Uitvoering beleid VCCR neemt Maersk veel werk uit handen. Hiervoor brengt VCCR jaarlijks per medewerker een fee in rekening. Het maatwerk en het gemak dat Maersk medewerkers biedt gaat verder dan strikt noodzakelijk. Van Leliveld: We hebben ook expats in dienst. Die werken gedurende enkele jaren op onze locatie en hebben een contract waarin hun reiskosten voor woon-werkverkeer verdisconteerd zijn. We willen hen het regelwerk en de rompslomp aan het loket echter besparen. VCCR geeft ook hen daarom een reisadvies en regelt hun abonnementen, al betalen expats die zelf. Bij Maersk brengt VCCR hiervoor eenzelfde fee in rekening als voor reguliere medewerkers. De volledige OV-vergoeding die Maersk Benelux B.V. hanteert is niet de goedkoopste optie voor het bedrijf. Een vaste reiskostenvergoeding is goedkoper, zegt Van Leliveld. Maar het beleid dat we nu hanteren biedt wél maatwerk, gemak en efficiency aan zowel werknemer als bedrijf. Het gebruik van het OV voor woon-werkverkeer wordt gestimuleerd, en het is algemeen bekend da wie met het OV naar het werk komt vaker op tijd dan wie met de auto komt. Te laat komen kost geld. Dat moet je dus meenemen als je het gebruik van de auto en het OV voor woon-werkverkeer vergelijkt. Wij hebben het niet becijferd, maar er wel rekening mee gehouden. Tijdsinvestering Ontwikkeling beleid De ontwikkeling vond plaats in een tijdsbestek van ongeveer een half jaar. Vervolgens is het beleid uitgebreid en aangescherpt. Zie ook de rubrieken Maatregelen, Kosten en Promotie. 3
Uitvoering beleid De uitvoering is uitbesteed aan VCCR. HR heeft eens per maand een overleg met VCCR en is naar schatting een halve dag per kwartaal aan de uitvoering kwijt, schat Van Leliveld. Wat wel tijd kost is de afstemming met de parkeerbewaking. Onze kantoorruimte en inpandige parkeerplaatsen zijn gehuurd. Die laatste betalen we per afgegeven vergunning. Daaronder zitten ook tijdelijke vergunningen, bijvoorbeeld voor medewerkers die op medische indicatie korte tijd met de auto naar het werk mogen komen. Als vergeten wordt zo n vergunning in te trekken, betalen we daar wel voor. Maandelijks hebben we daarom een overleg om onze lijsten te matchen. Promotie Voor de verhuizing bestond er bij medewerkers veel weerstand om de overstap van de auto naar het OV voor woon-werkverkeer te maken. Twee elementen waren doorslaggevend in de communicatie: Het aanbieden van een redelijk alternatief: volledige reiskostenvergoeding voor wie het OV gebruikt. Een kostenvergelijking tussen het gebruik van het OV en de auto voor woon-werkverkeer. Van Leliveld: Medewerkers stellen zich bij een dergelijke verandering vooral de vraag: What s in it for me? Op die vraag moet je antwoord kunnen geven. Bij ons was dat een uitbreiding van de OVvergoeding tot 100 procent, waar voorheen een vergoeding bestond die niet kostendekkend was (vaste reiskostenvergoeding volgens het belastingstelsel op basis van de kilometers voor woonwerkverkeer). Ook het inzichtelijk maken van de kosten creëerde draagvlak voor verandering. Het OV viel beter uit dan veel medewerkers hadden verwacht. Sommige medewerkers kwamen al jaren met de auto naar het werk en hadden al heel lang niet meer over alternatieven nagedacht. Zo n kostenvergelijking tussen de auto en het OV is dan verhelderend. Voor de verhuizing hoorde ik veel bezwaren en dacht ik dit wordt een zware dobber, maar eenmaal in het nieuwe pand was iedereen heel snel tevreden met de nieuwe regeling. Verfijning en verscherping Niet alle maatregelen werden in één keer ingevoerd. Toen de basis van het beleid eenmaal stevig stond, zijn we gaan inzoomen op specifieke doelgroepen, licht Van Leliveld toe. De regeling voor carpoolers is daarvan een voorbeeld. Met de eigen bijdrage die medewerkers voor een parkeerplaats betalen, werd het beleid ook aangescherpt. Voor het management stond vanaf het begin vast dat deze maatregel zou worden ingevoerd, maar communicatie hierover werd bewust pas later ingezet. Daardoor konden medewerkers wennen en was de eerste stap niet te groot. Tips Wil je een parkeer- of mobiliteitsbeleid ontwikkelen? Laat je dan bijstaan door een partij met verstand van zaken. Dat levert meerwaarde op. Er bestaan zoveel reismogelijkheden, abonnementsvormen, enzovoorts, dat het onmogelijk is daar zelf snel en goed zicht op te krijgen. 4
Denk na over de voordelen die uitbesteding van de uitvoering van het mobiliteitsbeleid kan opleveren. Dat kan bijvoorbeeld schuilen in het feit dat je dat je medewerkers eenvoudiger maatwerkoplossingen kunt bieden, dat je optimaal gebruikmaakt van (nieuwe) mogelijkheden die op de markt komen en dat je je als afdeling HR sterker kunt concentreren op je core business. Wil je het voor het woon-werkverkeer het autogebruik door medewerkers ontmoedigen, en het OVgebruik stimuleren? Maak dan eerst een inventarisatie en zorg dat je een redelijk alternatief kunt bieden. What s in it for me? vragen mensen zich af als een verandering wordt opgelegd. Daarop moet je antwoord kunnen geven. Vergelijk in verschillende scenario s de kosten tussen het OV en de auto. Zo n vergelijking kan een verhelderend inzicht bieden en een doorslaggevend argument in de communicatie zijn. Zet een helder beleid neer en neem vervolgens de tijd voor fine-tuning. Bijvoorbeeld door carpoolers voorrang te geven bij de aanvraag van parkeervergunningen op het werk. Voorkom al te grote weerstand. Maak de verandering acceptabel door niet alle maatregelen in één keer in te voeren. Bijvoorbeeld door een eigen bijdrage voor een parkeervergunning op het werk pas in tweede instantie in te voeren. Meer weten? Maersk Benelux B.V. Boompjes 40 3011 XB Rotterdam www.maersk.com Sarah van Leliveld HR-manager T (010) 7127000 E nlahrdmng@maersk.com VCCR Schiedamsedijk 39A 3011 ED Rotterdam T (010) 4000244 www.vccr.nl info@vccr.nl 5