B en W-nummer 15.0018 ; besluit d.d. 13-1-2015 Onderwerp Jaarplan 2015 auditpool Besluiten: 1. Het Jaarplan 2015 van de auditpool vast te stellen; 2. Het Jaarplan 2015 van de auditpool ter kennisgeving aan de raad te sturen. Perssamenvatting: Jaarlijks laat het college voor onderdelen van het beleid en de gemeentelijke organisatie door de auditpool onderzoeken in hoeverre doelen worden bereikt en of dit gebeurt met een optimale inzet van middelen. In de auditpool voeren medewerkers van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude jaarlijks voor de vier gemeenten dergelijke onderzoeken uit. Met het jaarplan 2015 stelt het college de Leidse onderzoeksonderwerpen voor 2015 vast. 1
Jaarplan 2015 Jaarplan 2015 Auditpool Gemeente Leiden Concernstaf / Strategie Middelen en Control 2
Inhoudsopgave... 3
1. Achtergrond auditpool 1.1. Doel De auditpool voert collegeonderzoeken uit naar doelmatigheid en doeltreffendheid zoals bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet. De auditpool onderzoekt samengevat in hoeverre het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke organisatie met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen hun doelen bereiken. Het college is formeel opdrachtgever voor de onderzoeken. Voor ieder onderzoek is wordt een bestuurlijk opdrachtgever (betrokken portefeuillehouder) en ambtelijk opdrachtgever (betrokken leidinggevende hoofdeenheid of gemeentesecretaris) aangewezen. De auditpool bestaat uit (beleids)ambtenaren die naast hun reguliere werkzaamheden 150 uur per jaar besteden aan het doen van onderzoek voor de auditpool. Hoofdstuk 3 van dit jaarplan bevat een overzicht van de deelnemers aan de auditpool. 1.2. Werkwijze Vanaf het vaststellen van het onderzoeksprogramma doorloopt een onderzoek van de auditpool de volgende stappen: Fase Wat Wie 1. Vooronderzoek Opstellen onderzoeksopzet Auditteam (= 3 onderzoekers auditpool) Vaststellen onderzoeksopzet Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever 2. Uitvoeren onderzoek Interviews en Auditteam documentanalyse Conceptrapportage Review conceptrapportage Coördinator auditpool / auditpoolleden Concept eindrapportage Auditteam Schriftelijke reactie Betrokken teamleider conclusies en aanbevelingen 3. Besluitvorming Vaststellen concept eindrapport Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever Opstellen aanbiedingsbrief Coördinator auditpool Bespreking eindrapport en Clusterberaad aanbiedingsbrief Vaststellen eindrapport en aanbiedingsbrief College De onderzoekers die de audit uitvoeren (het auditteam) werken de globale opdracht in dit jaarplan uit in een onderzoeksopzet. Deze wordt vastgesteld door de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. Met het jaarplan stelt het college dus weliswaar de inhoudelijke kaders vast voor het onderzoek, maar de meer gedetailleerde afbakening en onderzoeksvragen worden nog uitgewerkt in de onderzoeksopzet. 4
2. Onderzoeksonderwerpen 2015 2.1. Drie onderzoeken in 2015 Tot en met 2014 voerde de auditpool vier audits per jaar uit: drie doelmatigheids- / doeltreffendheidsonderzoeken en een follow-up onderzoek van de aanbeveling uit oude audits. Vanaf 2015 zal de auditpool voortaan drie onderzoeken per jaar uitvoeren voor de gemeente Leiden: twee doelmatigheids- / doeltreffendheidsonderzoeken en een follow-up onderzoek. Deze keuze hangt samen met de lopende bedrijfsvoeringstaakstellingen. In de loop van 2015 stoppen twee onderzoekers met hun werkzaamheden voor de auditpool. Omdat het niet wenselijk is om binnen de huidige organisatieverandering en invulling van bedrijfsvoeringstaakstellingen nieuwe auditpoolleden te gaan werven, is het voorstel om het ambitieniveau van de auditpool iets terug te brengen. 2.2. Proces uitvoering HRM-taken teamleiders Bestuurlijk opdrachtgever: portefeuillehouder Werk en Inkomen, Wijken en Financiën Ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris Een belangrijke taak van teamleiders is het ontwikkelen en onderhouden van een passende personele bezetting bij de taken die bij het team zijn belegd. Deze taken worden aangeduid met de afkorting HRM (Human Resource management). Dit betreft een veelzijdig proces dat onder meer bestaat uit de in-, door- en uitstroom van personeel, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, inzetten van opleidingsbudgetten, inhuren van tijdelijk personeel en het beheren van het personeelsbudget. Hiervoor hebben zijn toegang tot diverse systemen zoals Cognos (financiële managementinformatie), TIM (tijdschrijfsysteem) en Youforce (personeelssysteem). Hoewel zij worden ondersteund door een financieel adviseur en een HRM-adviseur, moeten zij voornamelijk zelfstandig met deze systemen hun HRM-taken uitvoeren. Een onderzoek kan (voor onderdelen van het proces) inzicht geven in de wijze waarop teamleiders invulling geven aan hun HRM-taken, in hoeverre zij hierbij knelpunten ervaren en welke verbeteringen mogelijk zijn. Dit onderzoek richt zich dus niet op de kwaliteit van financiële en HRM-advisering vanuit SP71. Doeltreffendheid kan hierbij worden opgevat dat teamleiders daadwerkelijk HRM-managementinformatie (kunnen) genereren uit hun systemen en dit (kunnen) gebruiken om te sturen. Doelmatigheid kan hierbij worden opgevat als dat de procedures werkbaar worden bevonden en dat managementinformatie tijdig beschikbaar en actueel is. Deze begrippen worden nader uitgewerkt in de uiteindelijke onderzoeksopzet. Probleemstelling In hoeverre verloopt de uitvoering van de HRM-taken van teamleiders doeltreffend en doelmatig? Motivering voorstel onderwerpkeuze Voor deze onderwerpkeuze bestaat een duidelijk draagvlak: vanuit de ambtelijke organisatie is dit onderwerp actief aangedragen voor onderzoek. Ook in het college is de voorkeur voor dit onderzoek uitgesproken. Wat betreft timing komt deze audit ook op een goed moment: in 2013 is Youforce geïmplementeerd. Daarnaast zal met de huidige organisatieontwikkeling steeds meer nadruk komen liggen op de HRM-taken van de teamleiders van de resultaatverantwoordelijke team. 2.3. Financieel management ontwikkeling onderwijsgebouwen Bestuurlijk opdrachtgever: portefeuillehouder Onderwijs, Sport en Duurzaamheid Ambtelijk opdrachtgever: leidinggevende hoofdeenheid stedelijke ontwikkeling De gemeente Leiden heeft de wettelijke taak om te zorgen voor onderwijshuisvesting voor het primair en voortgezet onderwijs. Voor een deel vindt het opdrachtgeverschap voor het 5
bouwen van schoolgebouwen rechtstreeks plaats vanuit de gemeente Leiden. Voor een deel ligt het bouwheerschap bij de schoolbesturen, en beperkt de gemeentelijke rol zich in dergelijke gevallen tot het bekostigen van de bouw. In dit onderzoek staan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het financieel management centraal: de wijze waarop de organisatie heeft geborgd dat in het proces de kosten en eventuele risico s worden beheerst. De definitieve afbakening van het onderzoek vindt plaats in de onderzoeksopzet. Probleemstelling In hoeverre voert de gemeente Leiden op een doelmatige en doeltreffende wijze financieel management bij de ontwikkeling van onderwijsgebouwen? Motivering voorstel onderwerpkeuze In het onderzoeksprogramma 2012 besloot het college tot een audit naar dit onderwerp. De auditpool heeft dit onderzoek niet snel kunnen afronden. In overleg met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever is medio 2014 besloten om het college voor te stellen om in 2015 dit onderzoek te actualiseren. In overleg met team Onderwijshuisvesting en Ruimtelijke Ordening wordt nu al gewerkt aan een onderzoeksopzet om in 2015 een snelle start met dit onderzoek te kunnen maken. 2.4. Follow-up aanbevelingen 2011 Bestuurlijk opdrachtgever: portefeuillehouder Werk en Inkomen, Wijken en Financiën Ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris Met dit onderzoek gaat de auditpool na in hoeverre de actiepunten uit audits uit 2011 zijn uitgevoerd. Dit betreft de onderstaande audits (met daarachter de onderzoeksvraag): a. Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten ( Voldoet de gemeente Leiden als beheerder aan de eisen van de WION en zijn die vastgelegd in een procesbeschrijving? ); b. Formatiebeheer ( In hoeverre hebben de managers van de gemeente Leiden de beschikking over een methodiek van formatiebeheer die hun in staat stelt om op de formatie te sturen? ); c. Ziekteverzuim ( In hoeverre worden de vastgestelde processen, procedures en instructies betreffende ziekteverzuim nageleefd? ). Probleemstelling In hoeverre zijn de aanbevelingen uit de auditrapporten 2011 opgevolgd? Motivering voorstel onderwerpkeuze De onderzoeksonderwerpen van de audits formatiebeheer en ziekteverzuim liggen deels in het verlengde van de bovenstaande audit HRM-taken leidinggeven. Om te voorkomen dat de organisatie van Leiden en Servicepunt71 onnodig worden belast, proberen we om bij de uitvoering van de audit HRM-taken leidinggeven in interviews en uitvraag bij leidinggevenden en HRM-adviseurs zoveel mogelijk de aanbevelingen uit deze twee onderzoeken al mee te nemen. Hierdoor kan het follow-up onderzoek 2011 voor een deel worden gebaseerd op de uitkomsten van de audit HRM-taken leidinggevenden. 6
3. Regionalisering auditpool 3.1. Eén auditpool voor de Leidse regio In 2014 voerde de auditpool al een onderzoek uit voor de gemeenten Leiderdorp en Zoeterwoude. In 2015 start de auditpool met zijn eerste onderzoek voor de gemeente Oegstgeest. Hiermee werken alle SP71-gemeenten nu samen in de auditpool. De deelnemende gemeenten zijn ieder verantwoordelijk voor het aanleveren van een onderzoeksonderwerp en de besluitvorming rondom het eindrapport. 3.2. Samenstelling auditpool De volgende medewerkers nemen deel aan de auditpool. - Diana van den Berg (Leiden) - Maarten Boerman (Leiderdorp) - Jaap Coorens (Leiden) - Ellen Dijkstra (Leiden) - Roberto Dinarina (Leiderdorp) - Lia Heijligers (Leiden) - Mariet Hendriks (Leiderdorp) - Marianne Kooijmans (Leiden) - Sander de Koster (Zoeterwoude) - Hans Norbart (Leiden) - Paula Penninkhoff (Zoeterwoude) - Martijn Romijn (Leiden) - Bely Voskamp (Leiden) - Max Waaning (SP71/Leiden) - Pieter Wetters (Oegstgeest) - Ghislaine Wilgerson (Leiden) - John Zelhorst (Leiden) Vanuit de gemeente Leiden coördineert Tom Smolders de auditpool. 7
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon E-Mail Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus 9100 2300 PC Leiden 14071 www.leiden.nl/gemeente Datum Contactpersoon Tom Smolders Ons kenmerk Z/14/134747 Doorkiesnummer 5223 Onderwerp Jaarplan 2015 auditpool Geachte raadsleden, In overeenstemming met het door u bepaalde in de Verordening periodieke doorlichting (RV07.0066) bieden wij u ter kennisneming het Jaarplan 2015 van de auditpool aan. De auditpool voert jaarlijks de op grond van Gemeentewet artikel 213a verplichte doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit. Deze onderzoeken zijn een collegebevoegdheid, maar volgens de spelregels in de Gemeentewet en de Verordening stellen wij u in staat kennis te nemen van het Jaarplan van de auditpool en de resultaten van de onderzoeken. De belangrijkste punten van het Jaarplan 2015 zijn: - Met ingang van 2015 voert de auditpool zowel voor de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest als Zoeterwoude 213a-onderzoeken uit. Hiermee werkt de auditpool nu voor alle SP71-gemeenten; - In verband met de lopende taakstellingen op de bedrijfsvoering stellen we het ambitieniveau voor 213a-onderzoeken bij van vier onderzoeken per jaar naar drie onderzoeken per jaar; - In 2015 voert de auditpool een onderzoek uit naar de uitvoering van HRM-taken door teamleiders, het financieel management bij de ontwikkeling van schoolgebouwen en de opvolging van aanbevelingen uit de audits van 2011. Hiermee is sprake van een goede spreiding over beleidsterreinen en organisatieonderdelen. Na afronding van de onderzoeken uit het Jaarplan 2015 bieden wij u de rapportages ter kennisneming aan. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, 8