Remote Pro: Overal Real-time inzicht en overzicht Handleiding Remote Pro Versie: Datum: Auteurs: 2.0 mei 2015 Helpdesk Recaretraining Carinova Bestandsnaam:
Inhoud 1. Opstarten Remote Pro App... 3 2. Inloggen Remote Pro App... 3 3. Menu... 4 4. Home... 4 5. Berichten... 5 6. ECD... 7 7. Planning... 11 8. Collega s... 14 9. Routes... 14 10. Cliënten... 15 10.1. Bij een bestaande cliënt ongeplande zorg registreren.... 15 10.2. Bij een nieuwe cliënt zorg registreren.... 16 11. Bereikbare dienst... 16 12. Reiskosten... 17 13. Verrichtingen... 17 14. Te verzenden registraties.... 18 15. Registraties... 19 Pagina 2 van 19
1. Opstarten Remote Pro App Remote Pro is op twee manieren op te starten in Chrome: via https://mijnportaal.carinova.nl In het menu van Mijn Carinova Portaal kiezen voor Remote Pro App. of via https://ikregistreerbij.carinova.nl; Het inlogscherm van Remote Pro verschijnt direct 2. Inloggen Remote Pro App Log in met: o Gebruikersnaam o Wachtwoord o Carinova Pagina 3 van 19
3. Menu Klik op dit icoontje om het menu te openen. Het onderstaande menu verschijnt. Iedere menukeuze zal hierna worden uitgelegd. 4. Home Pagina 4 van 19
In het home menu worden gelijk belangrijke zaken onder de aandacht gebracht die om actie vragen. In dit geval zijn er twee zaken. Er is een cliënt geregistreerd. Deze registratie moet nog verzonden worden via de keuze te verzenden registraties. Er staat een verzoek tot ruilen open. Dit verzoek kan weer ingetrokken worden. 5. Berichten Via deze functie is het mogelijk om te communiceren met collega s, net als in WhatsApp. Let op: bij een nieuw bericht, wordt geen waarschuwingssignaal gegeven. Een bestaand bericht beantwoorden. Klik op het bericht Type het bericht Druk op het pijltje (verzenden) Pagina 5 van 19
Een nieuw bericht maken. Klik op Nieuw, Deelnemer(s) toevoegen aan bericht Vul het onderwerp in Type het bericht Druk op het pijltje (verzenden) Deelnemer(s) toevoegen aan het bericht Klik op Deelnemers. Er verschijnt een lijst met alle collega s en collegagroepen. Bij het versturen van een persoonlijk bericht moet die persoon eerst opgezocht worden in de lijst. Klik op de naam en de collega wordt opgenomen in de lijst Participants. Als het bericht aan meerdere mensen gestuurd moet worden, dienen deze stappen herhaald te worden. Op deze manier kunnen zoveel deelnemers toegevoegd worden als nodig is. Pagina 6 van 19
Een groepsbericht sturen naar een team of bepaalde groep medewerkers kan via groepsnaam. Zoek vervolgens de juiste groep op. Zijn alle collega s als Participant opgenomen, klik dan op Toevoegen. 6. ECD In het Elektronische Cliënten Dossier is alle cliëntinformatie op te vragen en is er de mogelijkheid om zelf informatie toe te voegen. Vul de naam van de cliënt in en kies uit de getoonde cliënten, de juiste cliënt. Het ECD heeft de onderstaande tabbladen: 1. Algemeen. Hier staan de algemene gegevens van de cliënt die ingelezen zijn via Cura. Wijzigingen dienen via een mutatieformulier naar de zorgcentrale gestuurd te worden. Pagina 7 van 19
2. Overdracht. Hier kunnen berichten over de cliënt vermeld worden. Deze kunnen verstuurd worden aan bijv. het team. Op deze manier wordt er bij de cliënt een historie van berichten opgebouwd. 3. Contactpersonen. De huisarts komt automatisch mee uit Cura, overige contactpersonen kunnen hier worden toegevoegd. 4. Indicatie. Deze komt automatisch uit Cura. 5. Zorgplanningen. Hier is tot maximaal 14 dagen in het voren te zien, hoe en bij wie de cliënt is ingepland. 6. Anamnese. Klik op toevoegen Klik op start Vul het formulier in Klik op volgende Klik op opslaan Klik op bevestigen Klik op herzien als er nog wat toegevoegd moet worden. Klik vervolgens op opslaan als de anamnese compleet is. Via bekijken is de anamnese in te zien. Via kopie wordt er een kopie van de huidige anamnese getoond. Deze kan bewerkt en opgeslagen worden als nieuwe /bijgewerkte anamnese 7. Zorgplan. Wordt (nog) niet gebruikt. 8. Medicatie. Wordt (nog) niet gebruikt. 9. Rapportage. Kan gebruikt worden, maar Carinova heeft tot nu toe de zorgmap als leidraad. 10. Evaluatie. Wordt (nog) niet gebruikt. Verder is het mogelijk om door middel van onderstaande button naar het medewerker menu te gaan. Hieronder verder uitgelegd. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pagina 8 van 19
1 dashboard 2 dagplanning Dit tabblad wordt niet gebruikt om de planning te bekijken. Hiervoor wordt Remote Pro gebruikt. Wel is het mogelijk om via het potloodje achter de cliënt een planningswijzigingsverzoek te doen. Dit verzoek komt bij de planner op het dashboard in Recare planning waarna zij de aangevraagde verandering door kan voeren op de planning. 3 registratie Deze wordt niet gebruikt, omdat er in de Remote Pro wordt geregistreerd. Pagina 9 van 19
4 overzicht Hier is een ruw overzicht zichtbaar van de ingevoerde registraties. De BRD en de pauze wordt hierin meegeteld en moet er dus afgetrokken worden om de gewerkte uren te kunnen berekenen. Als de uren naar de salarisadministratie worden geëxporteerd dan worden ze versleuteld tot de juiste uren. Na uitbetaling van het salaris is het mogelijk om in ESS (https://personeel.carinova.nl) precies zien hoe de uren zijn geboekt op Rooster periode overzicht of weekoverzicht. 5 openstaande planningen Wordt nu (nog) niet gebruikt. 6 beschikbaarheid De beschikbaarheid wordt ingevoerd door de MTP-er. Het is niet de bedoeling dat een medewerker hier zijn eigen beschikbaarheid wijzigt. Dit zou ervoor kunnen zorgen dat de MTP-er de desbetreffende medewerker niet meer vinden als deze toch op die dag zou moeten werken. 7 afwezigheid Wordt nu (nog) niet gebruikt. 8 compensatie en verlof Wordt niet gebruikt. Compensatie en verlof is te vinden op ESS (https://personeel.carinova.nl ) op teamniveau is deze te vinden in Zorgmonitor. 9 cliënten Zie bovenstaande (dit scherm wordt als eerste geopend in het ECD). Pagina 10 van 19
10 profiel Hier kan het wachtwoord gewijzigd worden. 7. Planning Vanaf het moment dat een medewerker is opgenomen in een route kan hier de planning bekeken worden. De planning hieronder bestaat uit twee cliënten. Bij de cliënt zijn diverse opmerkingen geplaatst; W. werkrestricties, C. opmerkingen cliënt; geplaatst door de planner bij notities, P. opmerkingen planning; geplaatst door de planner bij zorgplanning. Klik op vorige. De planning van de vorige dag wordt getoond. Klik op volgende. De planning van de volgende dag wordt getoond. Indien de planningsgegevens niet zichtbaar zijn of wanneer er wijzigingen in de planning zijn doorgevoerd, moet de planning ververst worden. Verversen kan d.m.v. de volgende knop: Pagina 11 van 19
Cliëntenzorg direct registreren Selecteer de cliënt. Alle cliëntgegevens zijn zichtbaar. Klik op Registreren. Klik op de Start knop. De teller begint te lopen. Klik op de Stop knop. Sla de registratie op. Ga terug naar de planning. De zorgafspraak is nu geregistreerd. Dit is te zien doordat er een vinkje voor de zorgafspraak staat. In onderstaand voorbeeld is zichtbaar dat Client 2, 3 en 4 al geregistreerd zijn. Alleen de BRD dienst moet nog geregistreerd worden. Cliëntenzorg achteraf registreren Selecteer de cliënt. Klik op registreren. Klik op de potlood knop. Verander de datum, de starttijd en de eindtijd. Daarna moet bij cliënten met meerdere producten (zie hieronder) de tijd verdeeld worden over de producten. De minuten zijn te wijzigen door op de minuten te klikken. Pagina 12 van 19
Zorgmoment in de planning Annuleren. Als er een zorgmoment geannuleerd wordt moet er een reden aangeven worden. Er kan sprake zijn van een invoerfout door de planner. De cliënt kan zelf afgezegd hebben of de medewerker was afwezig en de cliënt wenst geen vervanging. Zorgmoment met een collega Ruilen. Een planning kan uitlopen waardoor het wenselijk is om een cliënt te ruilen met een collega. Dit kan d.m.v. Ruilen. Het zorgmoment wordt vervolgens aangeboden aan een collega. De collega ontvangt het ruilverzoek in haar/zijn scherm en kan vervolgens accepteren of niet. Wordt het ruilverzoek geaccepteerd, dan wordt het zorgmoment uit de planning gehaald en verhuist deze naar de planning van de collega. Om het ruilverzoek bij de juiste collega aan te bieden dient er geklikt te worden op het driehoekje achteraan. Er verschijnt een lijst met alle collega s. Maak het bericht en klik op OK. Pagina 13 van 19
8. Collega s Het kan handig zijn om de planning van een bepaalde collega in te zien of zijn/haar telefoonnummer op te zoeken. Dat kan door de collega in de lijst aan te klikken. Door op Bekijk planning te klikken wordt zijn/haar planning zichtbaar. 9. Routes Via deze keuze is te zien welke collega s werkzaam zijn en op welke route. Gegevens inzien van andere dagen kan door middel van Vorige en Volgende. Klik op de route om te zien welke cliënten hierin zijn opgenomen. Dit kan handig zijn om erachter te komen welke collega s in staat zijn een ingeplande cliënt over te nemen. Het is nog niet mogelijk om te zien waar een collega is. Pagina 14 van 19
10. Cliënten 10.1. Bij een bestaande cliënt ongeplande zorg registreren. Als het niet mogelijk is (geen/niet voldoende indicatie) of handig is (nachtzorg) om een cliënt in een planning op te nemen, biedt het systeem de mogelijkheid om op deze manier toch cliëntenzorg te registreren. Het selecteren van cliënten kan op twee manieren. 1. Vul bij ZOEKEN de naam van de cliënt in. Klik op dit icoontje: Maak een keuze uit Mijn cliënten of Alle cliënten. Mijn cliënten zijn alle cliënten de medewerker veel komt. Alle cliënten zijn de cliënten binnen het cluster van de medewerker. Klik op OK. Klik op Registreren. 2. Vul de naam van de cliënt en klik op het vergrootglas. Selecteer de cliënt. Klik op Registreren. Het registreren van de werkzaamheden is gelijk aan het registreren, zoals beschreven is bij het onderdeel Planning. Pagina 15 van 19
10.2. Bij een nieuwe cliënt zorg registreren. Niet iedere cliënt waarop geregistreerd moet worden kan in de cliëntenlijst terug te vinden zijn. Dit kan diverse redenen hebben. 1. De cliënt kan nieuw in zorg komen en nog niet als cliënt in Recare zijn opgenomen. 2. Cliënt staat bij een ander team. Om het toch mogelijk te maken cliëntenzorg te registreren kan de cliënt als Nieuwe cliënt ingevoerd en geregistreerd worden. Klik op dit icoontje: Vul zoveel mogelijk persoonsgegevens van de cliënt in. Met name de geboortedatum is belangrijk. Klik op opslaan. Registreer de werkzaamheden. Let op! De werkzaamheden zijn alleen geregistreerd. De registraties moeten nog verzonden worden via de keuze Te verzenden Registraties. 11. Bereikbare dienst Via deze keuze is te zien welke collega s BRD dienst hebben en op welk telefoonnummer zij bereikbaar zijn. Door op Vorige en Volgende te klikken worden de gegevens van andere dagen zichtbaar.. Pagina 16 van 19
12. Reiskosten De reiskosten die per dag gemaakt worden, kunnen hier ingevoerd worden (mits deze gedeclareerd mogen worden volgens de cao). Klik op de datum om de datum te wijzigen Klik bij vervoermiddel in het lege vak. Een menu verschijnt met diverse vervoermiddelen. Wanneer er voor Auto gekozen wordt, kan er in het vak eronder het aantal kilometers ingevuld worden. Is er naast de auto nog bijvoorbeeld de fiets gebruikt, dan kan deze ook ingevuld worden. Let op! De werkzaamheden zijn alleen geregistreerd. De registraties moeten nog verzonden worden via de keuze Te verzenden Registraties. 13. Verrichtingen Via verrichtingen zijn overige werkzaamheden toe te voegen aan je registraties. Denk bijvoorbeeld aan overleg (8200) of teamrol Planning en Roostering (7710). Registreer deze verrichting net als bij Planning. Het opvullen van gaten tijdens een bereikbare dienst dienen ingevuld te worden met 1000 Pauze/BRD, om over deze tijd de BRD-vergoeding te krijgen. Bij een gebroken dienst moet de reistijd geregistreerd worden op 8301 Reistijd. Is de tijd tussen beide diensten korter dan 90 minuten, dan dient deze tijd opgevuld te worden met 1000 Pauze/BRD. Pagina 17 van 19
Via deze functie kan ook vakantie/verlof, werkoverleg geregistreerd worden. Lang vakantie/verlof kan beter door de planner in Recare ingevoerd worden. Let op! De werkzaamheden zijn alleen geregistreerd. De registraties moeten nog verzonden worden via de keuze Te verzenden Registraties. 14. Te verzenden registraties. Alle registraties die gedaan zijn via Planning, alle individuele cliënt-registraties, alle verrichtingen en reiskosten moeten nog verzonden worden zodat alles administratief afgehandeld kan worden. Voordat een registratie verzonden wordt is er nog de gelegenheid om wijzigen aan te brengen of zelfs registraties weg te gooien. Bij het verzenden van een registratie kan onderstaande volgorde gehanteerd worden: Selecteer de registratie Wijzig de registratie (indien nodig) Klik op Ctr (controleren), er verschijnt een vinkje achter in de regel Verstuur de registratie Selecteren Pagina 18 van 19
Selecteer een registratie door op de regel te klikken. De regel kleurt blauw. Klik opnieuw en de regel wordt weer wit. Boven in het scherm verschijnen icoontjes. Door op dit icoontje te klikken worden alle regels in een keer geselecteerd. Klik opnieuw om alles te de-selecteren. 15. Registraties Bij registraties worden registraties weergegeven per dag. Door op Vorige en Volgende te klikken is het mogelijk om de registraties van andere dagen in te zien. Pas als de registraties geaccordeerd en verzonden zijn (bij Te verzenden registraties ) worden ze hier zichtbaar. Pagina 19 van 19