Raadsvergadering 8 mei 2003 Aan de Raad Agendapunt 13 Made, 1 mei 2003 Onderwerp Voorstel (Ver-)nieuwbouw gemeentehuis (kredietverlening) Een aanvullend voorbereidingskrediet van 78.000,-- beschikbaar te stellen voor (ver-)nieuwbouw van het gemeentehuis. Financiële gevolgen Toelichting De investeringslasten voor 2003 bedragen 2.925,-- Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: een afschrijvingstermijn van 40 jaar; een rentepercentage van 5%; conform het afschrijvingsbeleid het eerste jaar halve kapitaallasten. De dekking van deze investeringslasten kan voor zowel het lopende begrotingsjaar als volgende jaren gevonden worden in de hiervoor gevormde bestemmingsreserve (ver-)nieuwbouw gemeentehuis welke per 1.1.2003 1,3 miljoen euro bedraagt. Motivering In de maart-vergadering heeft u een uiteenzetting gekregen van de Brink Groep in algemene zin hoe het voorbereidingsproces van het (ver)nieuwbouwproject gemeentehuis in elkaar steekt en welke organisatie daarvoor inmiddels is ingesteld en op gang gebracht. Tevens was dit exposé een kennismaking met de vertegenwoordigers van dit bureau. Voor de inschakeling van de daarbij noodzakelijke externe adviseurs zijn uiteraard geldmiddelen onontbeerlijk. Het in 28 juni 2001 gevoteerde krediet is daarvoor ontoereikend omdat voor de nu aangebroken startfase (= initiatie- en definitiefase) nogal uitgebreid onderzoek gewenst is. Dit onderzoek richt zich met name op het op een juiste manier in beeld brengen van de ambities die wij beogen op het vlak van: de klantgerichtheid van de organisatie het te hanteren innovatief kantoorconcept, waaronder de niet persoonsgebonden werkplek; de verdere digitalisering van de organisatie.
Deze bijzondere uitgangspunten van het project vergen een meer dan normale inspanning bij de voorbereiding van het project. Externe bijstand van een bouwmanagementsbureau is daarbij onontbeerlijk. Een tweede motief om ons intensief door ons bouwmanagementbureau te laten begeleiden is het vraagstuk van de kostenbewaking. Zoals bekend treden bij grotere projecten als het onderhavige nogal eens kostenoverschrijdingen op die door een betere opzet van het proces vooraf hadden kunnen worden voorkomen of beperkt. Van de aanvang af hebben wij daarom ingezet op het optuigen van het bouwproces, en de voorbereiding ervan, op een wijze die een maximale garantie biedt voor het in de hand houden van de bouwkosten. Bij de werving van achtereenvolgens de architect en het bouwmanagement bureau is gekozen voor een rolverdeling die de functie van de architect beperkt tot de vormgever alleen, en het bouwmanagement bureau plaatst in de positie van regisseur van het proces in alle andere facetten, met name ook de financiële. In dat kader is tevens bepaald dat het bouwproces nadrukkelijk in fasen wordt geknipt met telkens een financiële verantwoording. Overwogen wordt ook met het bouwmanagement vooraf afspraken te maken over de kosten c.q. verantwoordelijkheid voor nog in te schakelen bouwkundige adviesbureau s. Ter illustratie van het bovenstaande hebben wij het programma van eisen dat diende bij de werving van het bouwmanagementbureau ter inzage gelegd. Hieruit blijkt o.a. dat als het bouwproces start (fase van het voorlopig ontwerp) de rol/ verantwoordelijkheid van de architect het grootst is, en naarmate het bouwproces vordert de invloed van de vormgever afneemt, en die van de bouwmanager aan betekenis wint. Een dergelijke rolverdeling sluit aan bij de SR97 die in de architectenwereld algemeen wordt gehanteerd, en waarbij die werkzaamheden die wij door de architect uitgevoerd willen zien nagenoeg samenvallen met hetgeen in deze voorwaarden als standaard worden aangemerkt. In concreto moet hetgeen waarop hier wordt gedoeld nog afgesproken en geregeld worden maar dat zal pas plaatsvinden als de nu lopende initiatief- en definitiefase door middel van een raadsbesluit is afgerond kunnen worden. Voor de begeleiding van het bouwmanagement bureau in de huidige initialiseer/definitiefase is offerte gevraagd. Bij de stukken kunt u die aantreffen. 2
Financiele aspecten In de raadsvergadering van 28 juni 2001 heeft de raad bij vaststelling van de VJN-2001- een eerste voorbereidingskrediet van 113.445,-- (ƒ. 250.000,--) beschikbaar gesteld voor een eerste oriëntatie op de mogelijke (ver-)nieuwbouw van het gemeentehuis. Als dekking is de bestemmingsreserve (ver-)nieuwbouw gemeentehuis aangewend. Van dit krediet is momenteel nog een bedrag van 32.667,-- beschikbaar. Het huidige restant-krediet is van onvoldoende omvang om de voortgang van de momenteel in gang gezette werkzaamheden te waarborgen. Deze werkzaamheden omvatten: het begeleiden van de initiatief- en definitiefase door Brink management & advies welke hiervoor een bedrag van 92.457,-- (excl. BTW) heeft geoffreerd. Het betreft hier met name het vooronderzoek en het opstellen van het programma van eisen. Daarnaast vindt begeleiding en onderzoek plaats naar de verschillende kantoorconcepten door middel van multimomentopname; enquete en interviews. inbreng van de architect in het totale project. Hierbij moet gedacht worden aan een aantal overlegmomenten met Brink management & advies. Vooralsnog wordt uitgegaan van een inbreng welke naar inschatting 80 arbeidsuren zal vergen (à 100,-- per uur excl. BTW); het opzetten van een communicatieplan waarbij vooral de communicatie naar de burgers centraal staat. Vooralsnog wordt hiervoor een budget ingeschat van 7.500,--. Rekeninghoudende met de verhaalbare/compensabele BTW is het volgende aanvullende krediet noodzakelijk: Brink management adviezen 94.521,-- Inbreng architect 8.179,-- Voorlichting burgers 7.667,-- Totaal benodigd 110.367,-- Nog beschikbaar krediet 32.667,-- Benodigd aanvullend krediet 77.700,-- Afgerond 78.000,-- 1 Dit onderwerp is aan de orde gesteld in de commissie ABM van 17 april jl. De commissie kon zich vinden in voorliggend voorstel. Het verslag ligt op de gebruikelijke wijze voor uw raad ter inzage. Burgemeester en wethouders van Drimmelen, mr. C.M.G.H. Wortel secretaris voorzitter 1 Specificatie ligt ter inzage 3
Bijlage: Ter inzage: Ambtelijke coördinatie: Afdeling Behandeld door Portefeuillehouder Raadsbesluit Specificatie Kredietaanvraag afdeling Middelen F. Adriaenssen 4
De raad van de gemeente Drimmelen; Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. Gelet op het advies van de commissie Algemeen Bestuur en middelen d.d. 17 april 2003 B e s l u i t : Een aanvullend voorbereidingskrediet van 78.000,-- beschikbaar te stellen voor verder onderzoek naar de (ver-)nieuwbouw van het gemeentehuis; De dekking van deze investeringlasten te laten plaatsvinden uit de gevormde bestemmingsreserve (ver-)nieuwbouw gemeentehuis. Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 mei 2003 de raad voornoemd, mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers griffier voorzitter