BluefieldFinance Samenvatting Quickscan Administratieve Processen Light Version
Introductie Quickscan De financiële organisatie moet, net zo als alle andere ondersteunende diensten, volledig gericht zijn op het ondersteunen van het primaire proces. Dit is niet altijd het geval. De redenen hiervoor lopen uiteen maar de gevolgen zijn zeer herkenbaar. Te weinig inzicht in het presteren van de organisatie, onjuiste managementinformatie en fouten in de boekhouding. Veelal gaat dit samen met te hoge personeelskosten en rapportages die niet flexibel zijn. Voor een organisatie is het niet altijd direct inzichtelijk wat aan de basis staat van deze problemen. Zonder de exacte oorzaak te weten is de oplossing nagenoeg onmogelijk te bepalen. De 0-meting is een uitstekend middel om exact in kaart te brengen hoe de belangrijkste ondersteunende processen ervoor staan. Door middel van het voeren van gerichte interviews met alle betrokken medewerkers en het management ontstaat een goed beeld van de huidige situatie. Dit wordt gecombineerd met het analyseren van de beschikbare managementinformatie en de externe verslaggeving. Naast deze analyses wordt er ook vastgesteld of de ICT-inrichting optimaal functioneert voor het ondersteunen van de financiële discipline. De uitkomst van de analyse op de IST situatie wordt afgezet tegen de concrete strategische plannen van de organisatie. Hierdoor ontstaat een roadmap die gedetailleerd inzichtelijk maakt welke stappen er gezet moeten worden om het noodzakelijke en gewenste niveau te behalen. De 0-meting is de APK-keuring van de belangrijkste financiële processen. De processen Order to Cash, Procure to Pay, Record to Report en Compensation & Benefits worden volledig doorgelicht in samenhang met de strategische plannen van de organisatie. Door de gestructureerde aanpak is de doorlooptijd en investering beperkt maar is de uitkomst de basis voor de organisatie om gericht verder te professionaliseren, efficiencyverbeteringen door te voeren en structurele kostenbesparingen te realiseren. Met de uitkomst van de Quickscan bent u in staat om op een efficiënte manier het behalen van de bedrijfsdoelstelling uitstekend te ondersteunen. 1
Aanpak Om te bepalen waar verbeteringen in het proces mogelijk zijn is de Quickscan een uitstekende en beproefde methode. Met de uitkomst van de Quickscan is de organisatie in staat de keuzes te onderbouwen voor het uitvoeren van stappen om aan de gestelde eisen te voldoen. Tevens zijn de gevolgen van de keuzes, doorlooptijd en investering inzichtelijk. De eindrapportage is een roadmap waaruit blijkt welke stappen er gezet moeten worden om de processen gedegen en gestructureerd in te richten. Om de doorlooptijd zo kort mogelijk te houden wordt de Quickscan altijd door minimaal 2 consultants uitgevoerd. Het onderzoek bestaat uit het in kaart brengen van de IST positie. Enkele onderdelen in dit onderzoek zijn; het houden van interviews, het maken van analyses en het in kaart brengen van doelstellingen, eindproducten en stakeholders. Tevens beschrijft het rapport de mogelijkheden om van de IST situatie naar de SOLL situatie te komen. Als SOLL situatie worden de uitgangspunten van de directie gehanteerd. De Quickscan wordt gedegen uitgevoerd. Dit betekent een uitgebreide analyse van de doelstellingen en vereisten van de (interne) klant, kernprocessen, activiteiten en hoe dit op dit moment functioneert binnen de financiële afdeling van de organisatie. De analyse heeft als uitgangspunt de SOLL situatie van de organisatie. Hierdoor is het eindproduct van dit onderzoek een roadmap / beslissingsmatrix. 2
Inhoud van de eindrapportage Klanten / stakeholders Beschrijving van (interne) klanten en stakeholders vanuit de financiële discipline van de organisatie zowel intern als extern gericht. Beschrijving van de doelstellingen zoals vastgesteld in een Service Level Agreement of de verwachting vanuit (interne) klant perspectief. Doelstelling financiële afdeling Beschrijving van de diverse doelstellingen vanuit de financiële afdeling. Concreet gemaakte doelstelling, meetbaar en aangesloten op de strategie van de (interne) klant/ stakeholders. Eindproduct voor klanten/ stakeholders Hier volgt een algemene beschrijving van de scope. Tijdens het onderzoek wordt beoordeeld welke producten van belang zijn voor de organisatie. De standaardproducten zijn als volgt (niet limitatief) Volledigheid van omzet (Revenue Assurance) P&L (maandelijks) Consolidatie sheet (maandelijks) Werkkapitaal analyse (maandelijks) DSO analyse (maandelijks) (Debiteuren) DPO analyse (maandelijks) (Crediteuren) Personeelskosten ontwikkeling (maandelijks) Investeringen (maandelijks) Cijferbeoordeling analyse(maandelijks) Budgettering (jaarlijks) Forecasting (kwartaal) Accountants controle (2x per jaar) 3
Inhoud van de eindrapportage Financiële processen Gedetailleerde beschrijving van de kernprocessen binnen de organisatie. De hoofdprocessen zijn (niet limitatief) onder te verdelen in: Order to cash Procure to pay Record to report Compensation & benefits Filiaal administratie (indien van toepasing) Om een goed beeld te krijgen van de huidige inrichting, effectiviteit en kwaliteit is het noodzaak onderstaande stappen vanuit IST en SOLL positie te benaderen. Hierna kan het verschil tussen IST en SOLL verwerkt worden in een roadmap. Vanuit de hoofdprocessen worden subprocessen gedefinieerd en resultaten vastgesteld. Om een proces zo effectief mogelijk te laten verlopen dienen een aantal stappen te worden beoordeeld. 4
Stappenplan Stap 1: Doel - Waarom vindt het proces plaats? - Welke bijdrage levert het proces aan de kritieke succes factoren van de organisatie? Stap 2: Output - Wat is het resultaat van het proces? - Welke kwaliteitseisen zijn er vanuit de klant? - Wat is de norm? Stap 3: Procesverloop - Welke activiteiten moeten verricht worden? - Opmaak procesbeschrijving en flowchart. Stap 4: Middelen - Welke kwaliteit is nodig? - Welke kwantiteit is nodig? Stap 5: Mensen - Welke rollen en competenties zijn noodzakelijk? Stap 6: Input - Welke input is noodzakelijk voor de benoemde processen? - Wat leveren de voorgaande processen op? Stap 7: Besturing - Afstemmen met P&C cyclus. 5
Activiteiten De financiële organisatie hoort ingericht te zijn op basis van activiteiten. Deze activiteiten hebben betrekking op de verschillende kernprocessen. Om te borgen dat alle noodzakelijke activiteiten plaatsvinden binnen de organisatie (efficiënt en kwalitatief) is het koppelen van de werkzaamheden aan de processen noodzakelijk. Alle werkzaamheden worden in kaart gebracht, de activiteiten worden benoemd en gekoppeld aan proces en competentie. De hoofdcategorieën zijn: Debiteurenadministratie Crediteurenadministratie Grootboekbeheer Management accounting Externe verslaggeving Cashmanagement Filiaal administratie (indien van toepassing) Key controls financiële afdeling Om de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de administratie te kunnen garanderen is het noodzaak om Key controls actief te hebben. Deze controls worden verzameld en beheerd in diverse dashboards. Er wordt in kaart gebracht welke Key controls er zijn / zouden moeten zijn. De controls dienen te worden gekoppeld aan de processen, activiteiten en werkzaamheden. 6
Activiteiten Personele bezetting Op basis van de processen, producten en werkzaamheden wordt de kwaliteit en kwantiteit van functionarissen vastgesteld. Competenties zijn of worden gedefinieerd. Een GAP analyse tussen IST en SOLL is onderdeel van de Quickscan. Kwalitatieve bezetting GAP-analyse tussen beschikbare en ingezette competenties en benodigde kwaliteit. Kwantitatieve bezetting GAP-analyse tussen huidige bezetting van vast en flexibel personeel en benodigde bezetting. Cultuur Een belangrijke factor voor het succes en efficiëntie is de cultuur binnen de organisatie. Medewerkers en managers zullen los van elkaar geïnterviewd worden om een idee van de huidige cultuur te krijgen. IT Wat is de kwaliteit van de ondersteuning van IT binnen de financiële organisatie? Op basis van de processen en eindproducten is een goede inschatting te maken van de kwaliteit en effectiviteit van de IT-middelen. IST situatie Samenvatting van de huidige situatie met benoeming van issues, verbeterpunten en nog ontbrekende controls. Soll Situatie Samenvatting van de benodigde situatie om op een efficiënte manier de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen. 7
Activiteiten Roadmap Samenvatting van acties, werkzaamheden en investeringen die nodig zijn om de organisatie optimaal in te richten. Benodigde investeringen Overzicht van de benodigde investeringen uitgewerkt in: Kwaliteit Tijd Geld 8
Doorlooptijd De gemiddelde doorlooptijd van een 0-meting project wordt geschat op maximaal 2 weken. Er wordt een gedetailleerde planning gemaakt van interviews, voorlopige rapportages en eindbespreking zodra de offerte goedgekeurd is. In de planning wordt ervan uitgegaan dat de medewerkers van de organisatie volledige medewerking verlenen aan het project. Bij het ontbreken van noodzakelijke informatie of het niet doorgaan van interview sessies zal de doorlooptijd niet gehaald kunnen worden en zal de extra inzet in rekening worden gebracht. Prijsvorming De prijsstelling is afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. De prijsvorming van Bluefield Finance is altijd marktconform. Er wordt gewerkt met een vaste prijs voor de dienstverlening vanuit Bluefield Finance binnen de kaders van dit project. Indien Bluefield Finance wordt betrokken bij het vervolgtraject van de procesoptimalisatie zal een aanzienlijk bedrag worden gecrediteerd. Meer informatie Voor meer informatie over de Quickscan of onze andere diensten kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 088-7072300 of via e-mail: info@bluefieldfinance.nl 9