Business control is een vernieuwde tak van sport

Transcriptie

1 Business control is een vernieuwde tak van sport Are you in or out? 26 september 2017

2 Wat stellen cijfers voor in 3 stappen Robert Weij Folkert-Jan Slagter , ? <50

3 Af en toe stellen we een vraag Meedoen! WIFI: Move2016 Neem je telefoon, tablet of laptop Ga naar Klik op Join meeting Meeting id: Create profile met een naam Klik op de Vink!

4 Testvraag: wat wilde je vroeger worden? POLL OPEN 1. Brandweerman/vrouw 2. Piloot 3. Juffrouw / meester 4. Profvoetballer 5. Prins(es) 6. Dokter 7. Business controller 26 september 2017

5 Wat is je huidige functie (of komt er het meest bij in de buurt)? POLL OPEN 1. Financial controller, administrateur of hoofd administratie 2. Concern controller of manager bedrijfsvoering 3. Business controller of business consultant 4. Niet financieel 5. Anders 26 september 2017

6 Business controller = hot Veel gevraagd! functies en opdrachten High performance financiële functie Is een goede financial controller ook een goede business controller?

7 Controllersrol verschilt per organisatie - Afhankelijk van de grootte van de organisatie - Afhankelijk van de voorkeuren en competenties Raad van Bestuur - Afhankelijk van het ontwikkelingsstadium van de organisatie - Titelinflatie.? 26 september 2017

8 Is een goede financial controller ook een goede business controller? POLL OPEN 1. Ja 2. Nee 3. Weet ik niet 26 september 2017

9 Wat is de meest juiste omschrijving voor een businesscontroller? POLL OPEN 1. iemand die het management van een bedrijf voorziet van input en advies gericht op het nemen van (strategische) besluiten en het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Hij is verantwoordelijk voor de benodigde systemen, processen en informatievoorziening om deze ambities, visies en doelen van de organisatie waar te maken. 2. iemand die het management van een organisatie ondersteunt en adviseert bij beheersmatige, financiële, bedrijfskundige en strategische vraagstukken. Hij is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële rapportages, de administratieve processen en inrichting van de interne beheersmatige controles. 26 september 2017

10 Wat is de meest juiste omschrijving voor een businesscontroller? 1. iemand die het management van een bedrijf voorziet van input en advies gericht op het nemen van (strategische) besluiten en het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Hij is verantwoordelijk voor de benodigde systemen, processen en informatievoorziening om deze ambities, visies en doelen van de organisatie waar te maken. => sturingsinformatie 2. iemand die het hogere management van een organisatie ondersteunt en adviseert bij beheersmatige, financiële, bedrijfskundige en strategische vraagstukken. Hij is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële rapportages, de administratieve processen en inrichting van de interne beheersmatigecontroles. => verantwoordingsinformatie 26 september 2017

11 Financial Control Financial Control is dat deel van de managementcontrolfunctie dat zich bezig houdt met: Analyseren financiële gegevens Opstellen managementinformatie Optimaliseren juistheid, tijdigheid en volledigheid van cijfers Houdt zich bezig met interne beheersmaatregelen en interne controle Business Control Business Control is dat deel van de managementcontrolfunctie dat zich bezig houdt met: Sturen en beheersen van kansen/ risico s Gericht op KPI s (strategie) (interpreteren, evalueren, adviseren) Businesspartner voor RvT, RvB, MT (inzicht in bedrijfsvoering) Opstellen Business Cases

12 Vaardigheden en competenties Business controller TOP 5: 1. Communicatieve vaardigheden 2. Visie en gevoel voor business 3. Onafhankelijk/ Integer zijn 4. Integraal en multidisciplinair denken 5. Strategisch beïnvloeden

13 De elf HPFF bewegingen (Dr. André de Waal MBA) Top 3: 1. Van tactisch naar strategisch 2. Van verantwoording naar sturing 3. Van alleen naar samen

14 What matters most is how you see yourself!

15 Business control proces bij opstellen cijfers Tijdsbesteding daalt Stap 0 Opstellen (hoe staan we er voor?) Systemen Processen Stap 1 Analyseren (wat is er aan de hand?) Externe omgeving Interne omgeving Stap 2 Interpreteren (wat betekent dit voor ons?) Kansen Risico s Stap 3 Adviseren (wat kunnen we er aan doen?) Strateg. keuzes Stap 4 Beslissen (wat gaan we doen?) Risico beheersing Toegevoegde waarde stijgt

16 Afstemming Business control proces bij opstellen cijfers Valkuilen FA / SA / PA Stap 0 Opstellen (hoe staan we er voor?) Adm. systemen niet op orde Adm. processen niet op orde Systemen Processen FA / SA / PA en uitvoering Stap 1 Analyseren (wat is er aan de hand?) Kwaliteit cijfers niet goed Scheiding stuurinformatie verantwoordingsinformatie Uitvoering, resultaat verantwoordelijken en beleidsfunctionarissen Externe omgeving Stap 2 Interpreteren (wat betekent dit voor ons?) Interne omgeving Geen tijd meer Geen focus Kansen Risico s Resultaat verantw, management team en RvB Stap 3 Adviseren (wat kunnen we er aan doen?) Geen overleg Geen voorstellen / keuzes Strateg. keuzes Risico beheersing Management team en RvB Stap 4 Beslissen (wat gaan we doen?) Geen positie Pakt rol niet

17 Welke valkuilen ervaren jullie zelf? POLL OPEN Vote for up to 7 choices 1. Systemen / processen niet op orde 2. Kwaliteit cijfers niet goed 3. Scheiding stuurinformatie / verantwoordingsinformatie 4. Geen tijd meer / geen focus 5. Geen overleg 6. Geen helder advies met voorstellen / keuzes 7. Geen positie / pakt rol niet voldoende 26 september 2017

18 Casus 1 Echt gebeurd Het jaar 2016 werd als volgt afgesloten: Wat is je oordeel over het exploitatieresultaat?

19 Wat is jouw oordeel over het exploitatieresultaat van casus 1 POLL OPEN 1. Goed 2. Slecht 3. Geen idee 26 september 2017

20 Casus 1: Uiteindelijk was dit het resultaat bij de jaarcijfers. Wat is nu je oordeel over het exploitatieresultaat?

21 Wat is nu jouw oordeel over het exploitatieresultaat van casus 1? POLL OPEN 1. Goed 2. Slecht 3. Geen idee 26 september 2017

22

23 Casus 2: Maandelijks ontvangt de zorgmanager van de financiële afdeling de productiviteitsoverzichten. De uitkomsten liggen per team allen onder de begroting. Formule productiviteit = cliënturen/ verloonde uren. Productieve uren komen uit het cliëntregistratiesysteem. Verloonde uren uit het salarispakket. Deze systemen zijn niet gekoppeld. De zorgmanager negeert de signalen. Volgens hem is er altijd achterstand in de productieverantwoording. De cijfers kloppen volgens hem dus ook niet. Wat doe je als business controller in deze situatie?

24 Wat doe je als business controller in deze situatie? POLL OPEN 1. Niets, hij is immers budgetverantwoordelijk 2. Je verdedigt je cijfers, bespreekt procesmatig de totstandkoming er van en wijst hem op de gevolgen 3. Je verdedigt je cijfers, bespreekt procesmatig de totstandkoming er van en wijst hem op de gevolgen en bespreekt samen de oplossingen tot verbetering 4. Iets anders. 26 september 2017

25

26 Het zorgkantoor heeft geconstateerd dat de cliënttevredenheid is gedaald en enkele ontwikkelafspraken niet worden gehaald. Als gevolg hiervan is het onduidelijk of er een tariefsopslag op de tarieven zal volgen. De financiële administratie is hier wel altijd van uit gegaan in haar managementinformatie Daarnaast heeft het zorgkantoor de zorginstelling Welke rol is hier voor de verzocht om intramurale capaciteit af te bouwen en dat er meer gedaan businesscontroller moet worden ten behoeve weggelegd? van de extramuralisatie van de zorg. Het bestuur van de zorginstelling weet echter niet waar en hoe hier aan te beginnen. Minder opbrengsten, zal mogelijk ook betekenen dat er gedwongen ontslagen zullen ontstaan in de zorg, maar ook in de facilitaire dienst. Onrust in de organisatie is echter het laatste wat de zorginstelling wil. Laat staan media-aandacht. Casus 3

27 Opzetten van een dashboard met kengetallen waarin de voortgang van de doelstellingen periodiek worden gemonitord. Impactanalyse opstellen van de niet behaalde doelstellingen op de exploitatie. Tevens achterhalen waarom doelstellingen niet behaald zijn. Portfolio analyse van de huidige diensten/ producten afgezet tegenover de interne- en externe ontwikkelingen (kansen) In gesprek gaan met het managementteam over de mogelijkheden om gederfde inkomsten op te vangen, Opstellen van financiële overzichten ter onderbouwing van de strategie & bedrijfsvoering (rolling-forecast liquiditeit, businesscases + meerjarenprognoses) Casus 3

28 Wat wij aan jullie willen meegeven Er is veel behoefte aan business controllers in de zorg en business control is een vernieuwde tak van sport voor veel financials. Doelstelling is om door betere besluitvorming tot betere resultaten te komen.

29 Wat wij aan jullie willen meegeven

30 Are you In or Out? POLL OPEN 1. In 2. Out 26 september 2017

31