Configuratie van de Website

Configuratie van de Website 13 augustus 2013 WISA helpdesk

Inhoudsopgave 1 Configuratie website 2 1.1 Instellingen in Wisa............................... 2 1.1.1 Profielen aanmaken........................... 2 1.1.2 Gebruikers................................ 5 1.1.2.1 Nieuwe gebruikers aanmaken via de personeelsadministratie 5 1.1.2.2 Bestaande gebruikers koppelen aan personeelsfiches.... 6 1.1.3 Klassen toewijzen............................ 6 1.1.3.1 Klassen manueel koppelen.................. 7 1.1.3.2 Klassen koppelen in groep.................. 8 1.1.4 Leerlingen synchroniseren........................ 9 1.2 Instellingen in website.............................. 10 1.2.1 Configuratie : Wisa Administratie via Web.............. 10 1.2.2 Configuratie : Wachtwoord Beheerder................. 11 1.2.3 Configuratie : Server configuratie.................... 12 1

1 Configuratie website Inleiding In dit gedeelte van de handleiding wordt er uitgelegd welke stappen u als beheerder moet uitvoeren in wisa en in de website. 1.1 Instellingen in Wisa Als beheerder moet u per leerkracht een gebruiker aanmaken en deze koppelen aan zijn personeelsfiche. Deze gebruiker moet de juiste rechten krijgen, via door u vastgelegde profielen. Dit personeelslid moet als gebruiker één of meerdere klassen of klasgroepen toegewezen krijgen om afwezigheden of rapporten in te vullen, leerlingen op te volgen,... 1.1.1 Profielen aanmaken Als eerste stap moet er een profiel aangemaakt worden. Een profiel bevat de rechten die een gebruiker(leerkracht) met een bepaalde taakomschrijving mag uitvoeren. Wanneer u nog geen profiel hebt voor leerkrachten, kunt u een nieuw profiel aanmaken. U kunt dan kiezen of de leerkrachten een apart profiel moeten krijgen (website en wisa client) of een gebundeld profiel. Een gebruiker kan meer dan één profiel hebben. U maakt bijvoorbeeld een apart profiel voor ingave afwezigheden en een ander voor gebruik van het leerlingvolgsysteem als dit twee aparte taken zijn die niet altijd door dezelfde gebruiker mogen uitgevoerd worden. Indien u reeds een profiel hebt voor leerkrachten in Wisa, kunt u een nieuw profiel aanmaken voor enkel de website of aan het bestaande profiel de rechten toevoegen voor de website. Om de profielen aan te maken of aan te passen gaat u in wisa naar de module Extra - Beveiliging - Profielen. Om een nieuw profiel aan te maken, kiest u bovenaan voor de knop invoegen. We beperken ons in onderstaande uitleg tot het maken van een nieuw profiel voor gebruik van afwezigheden in de webtoepassing. 2

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 3 Onderaan in het detailscherm vult u de volgende gegevens in : Naam Profiel : U geeft een logische naam aan het profiel bijvoorbeeld WebafwLK Omschrijving : U geeft een omschrijving om het profiel te definiëren bijvoorbeeld ingave afwezigheden voor leerkrachten via website Standaard rechten : Wanneer u één van deze rechten aanvinkt, wordt dit toegepast op alle schermen. Daarom kunt u best deze rechten uitvinken zoals in onderstaande schermafdruk wordt getoond. Tabblad Extra : U moet het éérste vinkje aanvinken zodat dit profiel in de personeelsadministratie (onder login informatie) zichtbaar wordt. Figuur 1.1: Toevoegen van een profiel Als u klaar bent met invullen, bewaart u deze gegevens via de diskette. Daarna kiest u voor Rechten per categorie in het lokaal menu (links). Wanneer het scherm ingeladen is, kunt u best kiezen voor (door middel van het vinkje onderaan) de standaard categorieën om voor de juiste schermen de rechten te activeren. In categorie Schoolware staan alle schermen van de webtoepassing. Figuur 1.2: Standaard categoriën

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 4 In de categorie Schoolware moet u standaard de volgende schermen aanduiden met open rechten om te kunnen werken met de webtoepssing: Algemeen scherm voor website Website hoofdmenu Website Mijn gebruiker gegevens : indien u wil toelaten dat gebruikers hun wachtwoord kunnen veranderen via de website Figuur 1.3: Hoofdmenu rechten Schoolware Onder de categorie van Schoolware vindt u de categorie WebAfwezigheden. Daar kunt u de volgende schermen aanduiden : Voor leerkrachten uit een basisschool : Website Ingave afwezigheden per leerling/klas startscherm Website afwezigheden menu Website consultatie registers startscherm Voor leerkrachten uit een secundaire school : Website Ingave aanwezigheden per uur startscherm Website afwezigheden menu Figuur 1.4: Hoofdmenu rechten Schoolware afwezigheden

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 5 1.1.2 Gebruikers Een gebruiker moet aangemaakt worden zodat de leerkracht met deze gebruiker en een bijhorend wachtwoord kan aanmelden op de website of in de wisa client. Voor elk personeelslid kan er maar één gebruikersnaam aangemaakt worden en per gebruikersnaam kan er maar één personeelslid gekoppeld zijn. Er zijn twee mogelijke situaties Nieuwe gebruikers aanmaken via de personeelsadministratie Bestaande gebruikers koppelen aan personeelsfiches 1.1.2.1 Nieuwe gebruikers aanmaken via de personeelsadministratie Om via deze manier een gebruiker aan te maken gaat u naar Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling. U selecteert het gewenste personeelslid en kiest voor Login informatie. Wanneer u in dit scherm kiest voor de knop invoegen, dan wordt er eerst een voorstel voor de gegevens ingevuld. Als gebruikersnaam en wachtwoord wordt standaard de code van het personeelslid voorgesteld. Indien gewenst kunt u de voorgestelde velden aanpassen: Gebruikersnaam : Dit is de gebruikersnaam die gebruikt zal worden om in te loggen. Volledige naam : U geeft hier de naam op van het personeelslid of een andere benaming. Wachtwoord : Dit is het wachtwoord dat zal gebruikt worden om in te loggen. Verificatie : U moet hier het wachtwoord opnieuw ingeven om eventuele typfouten te vermijden. Geldig tot : Hiermee geeft u een bepaalde geldigheidsdatum aan de gebruiker. Gebruiker mag wachtwoord aanpassen: Als u dit aanvinkt kan de gebruiker zijn eigen wachtwoord aanpassen. Wachtwoord verplicht aanpassen bij eerstvolgende login: Hiermee verplicht u de gebruiker bij de eerstvolgende keer dat hij inlogt het wachtwoord aan te passen. Profielen voor deze gebruiker: Hier kunt u het aangemaakt profiel uit de vorige stap terugvinden om aan te vinken, indien gewenst kunnen er meerdere profielen aangevinkt worden. Figuur 1.5: Toevoegen van een gebruiker via personeelsleden

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 6 1.1.2.2 Bestaande gebruikers koppelen aan personeelsfiches Als u reeds gebruikers hebt toegevoegd die nog niet gekoppeld zijn aan een personeelsfiche, kunt u deze koppelen via dit scherm. Gebruikers die aangemaakt worden via de personeelsadministratie worden automatisch gekoppeld aan de personeelsfiche. Om gebruikers te koppelen aan personeelsfiches, gaat u naar Extra - Beveiliging - Gebruiker koppelen aan PSfiche. In dit scherm hebt u twee tabellen : Tabel aan de linkerkant : dit zijn de personeelsleden die nog niet gekoppeld zijn aan een gebruikersnaam. Tabel aan de rechterkant : dit zijn de gebruikersnamen die nog niet gekoppeld zijn aan een personeelslid. U selecteert aan de linkerkant één personeelslid en aan de rechterkant één gebruikersnaam. Daarna klikt u op de knop tussen beide tabellen om de koppeling door te voeren. U krijgt hier nog een melding waar u de koppeling kan bevestigen. Dit scherm kan handig zijn bij het toekennen van gebruikers om na te kijken welke personeelsleden nog niet gekoppeld zijn. 1.1.3 Klassen toewijzen Wanneer een personeelslid gekoppeld is aan een gebruikersnaam, dan kunt u de klassen toewijzen aan deze personen met een bepaalde rol. We werken in de handleiding steeds verder met de rol titularis. Enkel voor het leerlingvolgsysteem heeft het onderscheid tussen de rollen een belang. Zo krijgt deze persoon bij het aanmelden op de website om afwezigheden in te geven, deze toewezen klassen te zien. Er zijn twee manieren om klassen te koppelen aan personeelsleden: Klassen manueel koppelen (wordt aangeraden voor basisonderwijs) Klassen koppelen in groep. De klassen worden dan gekoppeld op basis van klascontacpersonen, lesverdeling en/of rapport vaktitularis. Lesverdeling en rapport vaktitularis wordt meestal enkel gebruikt in het secundair onderwijs.

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 7 1.1.3.1 Klassen manueel koppelen Wanneer u geen gebruik maakt van klascontactpersonen in de schoolstructuur, kunt u best deze manier gebruiken. Scholen die wel de klascontactpersonen gebruiken, kiezen best voor groepsgewijs klassen toewijzen. Om de klassen manueel te koppelen, gaat u naar Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen individueel per instelling (wanneer het personeelslid in één instelling werkt) of Mijn groepen individueel alle instellingen (wanneer het personeelslid voor meerdere instellingen werkt). U komt rechtstreeks in het scherm Toegewezen groepen, maar u moet eerst in het scherm Instellingen de juiste instelling kiezen. Daarna kiest u in het scherm Personeel met login het personeelslid waar u de klassen aan wilt toewijzen. U gaat terug naar het scherm Toegewezen groepen en daar doet u het volgende : Indien u gekozen hebt voor Alle instellingen, dan kiest u eerst de instelling en klikt u op de knop ophalen om de klassen van deze instelling op te halen U selecteert in de linkerkolom één klas U kiest onderaan in het tabblad Rollen bij toewijzing groep de rol die dit personeelslid moet krijgen voor deze klas. U klikt op de Enkele pijl om enkel deze klas toe te wijzen (de dubbele pijl zal alle klassen toewijzen aan het personeelslid) Figuur 1.6: Klassen koppelen aan personeelsleden Om gemakkelijk naar het volgend personeelslid te gaan, kunt u de navigatieknoppen gebruiken die rechtsboven te vinden zijn. Tabblad Rollen bij toewijzing groep geeft de rollen bij het toewijzen van de klas. Tabblad Rollen geselecteerde groep geeft de rollen aan de reeds toegewezen klassen. Daarom moet u goed nakijken welk tabblad staat geselecteerd bij het toewijzen van de klassen.

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 8 1.1.3.2 Klassen koppelen in groep Wanneer de school klascontactpersonen heeft toegekend aan de klassen, kunt u gemakkelijker de klassen koppelen aan de personeelsleden. Eventueel kunt u bij ontbreken van één of meerdere klassen nog altijd via de vorige stap de klas(sen) manueel koppelen aan het personeelslid. U gaat naar Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen in groep. In dit scherm kiest u de instelling waarvoor u de personeelsleden wilt ophalen. U kiest bij de mogelijkheden voor Opvullen met titularis gegevens in klas-contactpersoon. Wanneer u klikt op de knop achter deze mogelijkheid, kunt u aan elk type contactpersoon een bepaalde rol toekennen. Hier koppelt u het type contactpersoon klastitularis aan de rol titularis. Figuur 1.7: Type contactpersoon koppelen aan rol Indien vorig schooljaar ook klassen waren toegewezen moet u ook de optie Lijst leegmaken aanvinken. Anders blijven de vorige behouden en worden nieuwe toegevoegd. U kiest hierna voor de knop Ophalen, hierdoor worden alle personeelsleden opgehaald uit deze instelling. U kunt dan een eigen selectie maken of via de knop Selectie onderaan kiezen voor : Selecteer alles : Om alle personeelsleden te selecteren Selecteer niets : Om de huidige selectie uit te vinken Selecteer actieven : Om enkel de actieve personeelsleden te selecteren (vinkje actief bij dienstverband) Selecteer in dienst op werkdatum : Om enkel de personeelsleden te selecteren die in dienst zijn op de werkdatum Na het maken van de gewenste selectie, kiest u voor de knop Toewijzen en de klassen worden toegekend aan de geselecteerde personeelsleden waar deze als contactpersoon zijn opgegeven.

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 9 Figuur 1.8: Klassen koppelen aan personeelsleden 1.1.4 Leerlingen synchroniseren Nadat de klassen zijn toegekend aan de personeelsleden, kunnen de leerlingen gesynchroniseerd worden. De leerlingen kunt u synchroniseren via Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - In groep. Dit is enkel nodig bij gebruik van het leerlingvolgsysteem. In dit scherm kiest u voor een instelling. Daarna vinkt u de actie Opvullen met gegevens uit mijn groepen. U klikt op de knop Ophalen en de personeelsleden van de instelling worden opgehaald. U kunt dan via de knop Selectie een bepaalde selectie kiezen (zie vorige stap : Klassen koppelen op basis van klascontactpersonen) of een eigen selectie maken. Na het maken van de selectie kiest u voor de knop Toewijzen om de leerlingen uit deze klas(sen) te koppelen aan deze gebruiker. Figuur 1.9: Leerlingen synchroniseren Indien vorig schooljaar ook leerlingen waren toegewezen moet u ook de optie Lijst leegmaken aanvinken. Anders blijven de vorige behouden en worden nieuwe toegevoegd. Leerkrachten kunnen zelf hun leerlingen ook synchroniseren via de Wisaclient. Zij moeten echter wel toegang krijgen tot het scherm (Standaard categorie) Personeel - (Scherm) Mijn leerlingen synchroniseren. Dit is enkel zinvol als ze ook met de wisa-client werken voor het leerlingvolgsysteem of andere modules.

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 10 1.2 Instellingen in website Als alles is ingesteld voor de personeelsleden in de Wisa-administratie, kunt u verdergaan naar de website. Daar moeten ook nog een aantal instellingen gebeuren voor de personeelsleden kunnen werken met de website. Om als beheerder in te loggen op de website, gebruikt u standaard de volgende gegvens: gebruikersnaam : beheerder wachtwoord : mastermind Wanneer u aangemeld bent als beheerder op de website, kunt u bovenaan kiezen voor Configuratie. In Configuratie kunt u kiezen voor de volgende tabbladen : Wisa Administratie via Web Wachtwoord beheerder Server configuratie 1.2.1 Configuratie : Wisa Administratie via Web Wat zeker moet ingevuld worden : Code instelling : Hier moet u alle codes invullen van de instellingen die zullen werken met de website. De codes moeten gescheiden worden door spaties. Instellingen voor de grijze Banner onderaan op de website. Let op, we hanteren de benaming School bij deze velden maar indien uw databank meerdere scholen bevat, moet u hier een algemene waarde invullen die voor iedereen zal gebruikt worden. Naam school : Dit is de benaming van de school of van de groep School adres (straat+nr) : Hier kunt u het adres invullen van de school of een algemeen adres School adres (postcode+gemeente) : U vult hier de postcode en gemeente van de school of van een algemeen adres in School telefoon : In dit veld kunt u het telefoonnummer van de school invullen of van de groep School fax : de groep Hier kunt u eventueel een faxnummer invullen van de school of van School e-mail : U vult hier het e-mailadres in van de school of van de groep Extra gegevens : Synchronisatie server URL : Dit veld moet u enkel invullen wanneer u werkt met het puntenboekje van wisa Synchronisatie database : Dit veld moet u enkel invullen wanneer u werkt met het puntenboekje van wisa Welkomsbericht : Deze functionaliteit zit (nog) niet in de website.

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 11 Om de aanpassingen te bewaren en te bevestigen, kiest u rechtsonderaan op de knop Figuur 1.10: Configuratie : Wisa Administratie via web 1.2.2 Configuratie : Wachtwoord Beheerder In dit tabblad kunt u het wachtwoord van de beheerder aanpassen. Wij raden aan om het standaard wachtwoord aan te passen naar een eigen wachtwoord wanneer u de eerste keer aanmeld op de website. U vult eerst het huidig wachtwoord in, daarna het nieuwe wachtwoord + de bevestiging van het nieuwe wachtwoord. Om de aanpassing te bewaren klikt u op de sleutelknop aan de rechterkant. Het wachtwoord mag een combinatie zijn van cijfers, letters en leestekens en is hoofdlettergevoelig. Figuur 1.11: Configuratie : Wachtwoord Beheerder

HOOFDSTUK 1. CONFIGURATIE WEBSITE 12 Het wachtwoord van de beheerder kan enkel gewijzigd worden op deze manier. Het wijzigen van het wachtwoord door middel van klikken op de gebruikersnaam en daar het nieuw wachtwoord in te typen zal een foutmelding geven. 1.2.3 Configuratie : Server configuratie Dit tabblad is enkel van toepassing voor de scholen die hun server in eigen beheer hebben. De instellingen van het configuratie bestand voor de website kunnen eventueel in dit tabblad aangepast worden. In dit tabblad kunt u de volgende gegevens invullen : Naam website : Dit is de logische naam die gegeven is bij de installatie van de website Logboek bijhouden : Indien dit aangevinkt is, wordt elke beweging van elke gebruiker gelogd (zoals de query logs in de wisa-server) Locatie logboek : Dit is de locatie waar de logs worden bijgehouden Template map : Dit veld wordt niet gebruikt Upload map : Dit veld wordt niet gebruikt Bestand met databanken : Dit is de locatie waar het configuratiebestand staat waarin de gegevens van de databank staan Om de aanpassingen te bewaren en te bevestigen, kiest u rechtonderaan de knop Figuur 1.12: Configuratie : Server configuratie