Raadsvoorstel: 2015-1405 Onderwerp: vergaderstructuur Datum: 9 juni 2015 Portefeuillehouder: G. Veldhuijzen Raadsbijeenkomst: 8 september Raadsvergadering: 24 september 2015 Programma: Bestuur Opsteller: Griffie Bijlage(n): vergaderstructuur gemeente Gorinchem Voorstel Te besluiten om: 1. De besluitvormingscyclus van de Gorcumse gemeenteraad te splitsen (zie bijlage) in: - Informatie & Ontmoeting voor het verkrijgen van ambtelijke informatie en het horen - Beraad & Advies voor (onderlinge) debat en bepaling van de wijze van vervolgbehandeling in de raadsvergadering - Raadsvergadering voor besluitvorming en debat over moties en amendementen 2. Het presidium te laten bepalen op welke manier een onderwerp op de agenda komt 3. De Informatie & Ontmoeting en de Beraad & Advies te laten voorzitten door een raadslid 4. Daarbij uit te gaan van maximaal twee parallelsessies 5. Te kiezen voor de donderdagavond als vaste vergaderavond 6. Op 7 januari 2016 te starten met die nieuwe werkwijze 7. Te leren van de ervaring 8. Daarvoor de structuur regelmatig te evalueren in het presidium Aanleiding De besluitvormingscyclus van de gemeenteraad is regelmatig een terugkerend onderwerp van gesprek. Zo is de Gorcumse gemeenteraad is in zijn besluitvorming voor het grootste deel afhankelijk van het college. Het college bepaalt wat er binnenkomt, niet de raad. Dit is een van de conclusies uit de rekenkamerbrief. Daarnaast staat het onderwerp burgerparticipatie als een belangrijk onderwerp genoemd in het coalitieakkoord. In september vorig jaar heeft u daarom besloten het onderwerp wat uitgebreider te bespreken. Dat heeft geleid tot drie conferenties over de wijze van besluitvorming. In de laatste bijeenkomst heeft u een set afspraken besproken die samen een vergaderstructuur vormen. Over die structuur gaat dit voorstel. Beoogd effect De besluitvormingscyclus wordt interessanter voor burgers om te volgen en doelgerichter. Argumenten 1.1 Zo n splitsing maakt de vergaderingen efficiënter en effectiever Door de vergaderingen te splitsen in type vergaderingen, krijgt iedere vergadering een helder doel mee. Die doelgerichtheid zorgt voor efficiëntie. Iedereen weet precies wat er van hem verwacht wordt. Dat voorkomt dat een onderwerp meerdere keren op dezelfde manier wordt besproken. Stadhuisplein 1 Postbus 108 T 140183 E gemeente@gorinchem.nl 4200AC Gorinchem F 0183-630540 I www.gorinchem.nl
1.2 De drie type vergaderingen volgen een logisch besluitvormingscyclus Om een besluit te nemen laat je je eerst informeren over het onderwerp om vervolgens de verschillende visies erover tegen elkaar af te wegen. Precies die drie stappen vormen de kern van de nieuwe procedure: Beeldvorming, Opinievorming en Besluitvorming. 1.3 Verschillen in aanpak en werkwijze versterken het doel Ieder type vergadering heeft een andere doel en daarmee een andere vergadervorm. Vergaderingen waarbij het om informatiegaring gaat, hebben een informeler karakter dan besluitvormende vergaderingen. Vergaderingen waarbij het om debat draait hebben ook weer een eigen sfeer en opzet. Dat contrast zorgt ervoor dat de deelnemers per vergaderingen doelgerichter vergaderen. 1.4 De typering en naamgeving maken het onderscheid helder De namen van de verschillende sessies geven precies de inhoud weer. Zo dekt de vlag de lading. 2.1 Het presidium versterkt hiermee zijn rol Het presidium bepaalt de agenda van de raad. In de praktijk is dat vooral het overnemen van de onderwerpen vanuit het college. Met de nieuwe vergaderstructuur bepaalt het presidium ook de wijze van behandeling. Daarmee komt het presidium meer en duidelijker aan de voorkant het besluitvormingsproces. 3.1 Een raadlid heeft meer gevoel bij de raad dan de voorzitter van de raad Bij Informatie & Ontmoeting en de Beraad & Advies draait het vooral om de inbreng van betrokkenen. Een raadslid als voorzitter maakt dit type vergaderingen minder vormelijk. Een raadslid staat immers dichter bij de burgers dan de voorzitter van de raad. 4.1 Parallel sessies maken de bespreking van een onderwerp efficiënter voor burgers Burgers hoeven niet meer te wachten op hun onderwerp maar kunnen direct aansluiten bij dat onderwerp. Twee parallelsessies is voor kleinere fracties te bemensen, zeker als zo n fracties gebruik maakt van een fractieassistent. Daarbij is het belang er rekening mee te houden dat er niet twee hetzelfde type sessies gelijktijdig plaatsvinden.. 5.1 Eén vaste vergaderavond biedt duidelijkheid aan burgers en andere betrokkenen Door te kiezen voor een vaste vergaderavond weet iedereen precies waar hij aan toe is. De aard van de vergadering of sessie kan variëren maar elke week is de gemeenteraad bij elkaar. 5.2 Eén vaste avond vergroot de kans dat themabijeenkomsten beter worden bezocht Elke donderdagavond is er (voor de raad) wat te doen in het gemeentehuis. Raadsleden kunnen daarop anticiperen. Daardoor maken zij eerder gebruik van de mogelijkheid om zich te laten voorlichten over een bepaald onderwerp. Ze zijn toch in huis. Momenteel worden de themabijeenkomsten slecht bezocht. Raadsleden ervaren zo n bijeenkomst als een extra avond raadswerk. 5.3 De donderdagavond is een geschikte avond Donderdagavond biedt de fracties voldoende ruimte om zich voor te bereiden. De meeste fracties vergaderen immers op maandagavond. Daarnaast is het gemeentehuis open op donderdagavond. Er is dan al volk over de vloer. Dat maakt de drempel om eens een vergadering mee te maken lager. Bovendien is de keuze voor de donderdag niet vreemd. Ook in de huidige werkwijze vergadert de gemeenteraad op donderdag. 6.1 Donderdag 7 januari is een geschikte datum Ten eerste biedt 7 januari ons voldoende tijd om de nieuwe manier van werken voor te bereiden. Daarnaast is 7 januari de eerste vergadering na de begrotingsvergadering die op een avond is gepland. De begrotingsvergadering is vanwege de complexe inhoud geen geschikt startmoment. De vergadering erna (17 december) start om 16.00 uur. Tot slot voorkomt de start per januari onduidelijkheid: de vergaderdata van 2016 zijn nog niet gepland.
7.1 Dit uitgangspunt past bij Gorinchem Gorinchem heeft als vertrekpunt de filosofie van de lerende organisatie. Het adagium daarbij is: fouten maken mag, fouten maken moet zelfs Zowel bestuur als organisatie gebruiken het om een stap verder te komen. Dit staat in de zelfevaluatie van de rekenkamercommissie (zelfevaluatie van de rekenkamercommissie Gorinchem 2006-2010). De organisatie heeft de Lerende organisatie hoog in het vaandel staan. 8.1 Het verleden geeft aanleiding tot verbetering Door terug te kijken naar het verleden kun je veel leren. Uit die ervaring komen ongetwijfeld verbeterpunten naar voren. Het presidium is een belangrijk medium in het doorvoeren van die verbeterpunten. In het presidium zijn namelijk alle fractievoorzitters vertegenwoordigd. Kanttekeningen/Risico s 1.1 De nieuwe vergaderwijze lijkt op de huidige situatie De nieuwe structuur lijkt in een aantal opzichten op de huidige structuur van themabijeenkomsten, raadsbijeenkomsten en raadsvergaderingen. Het verschil zit vooral in de manier waarop burgers betrokken gaan worden; die krijgen veel meer de kans om mee te praten. Daarnaast bepaalt het presidium welke trajecten een onderwerp doorloopt. Ook dat is nieuw. Niet ieder onderwerp wordt altijd op dezelfde manier behandeld. Tot slot worden onderwerpen gelijktijdig behandeld in deelsessies. Een nieuwe situatie ten opzichte van de huidige. 5.1 Eén vergaderavond per week lijkt een verzwaring van het raadswerk Gemiddeld vier vergaderavonden per maand lijkt een verdubbeling van het aantal vergaderingen. In de praktijk is dit niet het geval, zo is de verwachting. Alle werkgroepen, themabijeenkomsten, klankbordgroepen en voorbereidingsgroepen raadsopdrachten komen binnen deze structuur te vallen. Financiën Geen Communicatie/Participatie De (externe) communicatie over de nieuwe vergaderstructuur nemen we mee bij de raadsopdracht burgerparticipatie, werken aan morgen en deregulering. Vervolgprocedure Als u heeft ingestemd met dit voorstel gaat u vanaf 7 januari aan de slag met de nieuwe werkwijze. Over hoe dat precies in zijn werk gaat ontvangt u van de griffie nog een stappenplan. In dat stappenplan komt informatie over bijvoorbeeld: de vergaderfrequenties, het voorzitterschap, de rol van het college en de organisatie, de agendering. Namens het presidium, de griffier de voorzitter
Besluit De gemeenteraad van Gorinchem Gelet op het raadsvoorstel 1405 van 9 juni 2015 Besluit: 1. De besluitvormingscyclus van de Gorcumse gemeenteraad te splitsen (zie bijlage) in: - Informatie & Ontmoeting voor het verkrijgen van ambtelijke informatie en het horen - Beraad & Advies voor (onderlinge) debat en bepaling van de wijze van vervolgbehandeling in de raadsvergadering - Raadsvergadering voor besluitvorming en debat over moties en amendementen 2. Het presidium te laten bepalen op welke manier een onderwerp op de agenda komt 3. De Informatie & Ontmoeting en de Beraad & Advies te laten voorzitten door een raadslid 4. Daarbij uit te gaan van maximaal twee parallelsessies 5. Te kiezen voor de donderdagavond als vaste vergaderavond 6. Op 7 januari 2016 te starten met die nieuwe werkwijze 7. Te leren van de ervaring 8. Daarvoor de structuur regelmatig te evalueren in het presidium Aldus besloten in de vergadering van de raad van Gorinchem van 24 september 2015 de griffier, de voorzitter,
Bijlage: Vergaderstructuur Gorinchem informatie & Ontmoeting Informatie: verduidellijking over onderwerp Ontmoeting: informatie Presidium agendeert Beraad & Advies Debat: mening ventileren en/of vragen stellen Advies over vervolgbehandeling in de raad: hamerstuk of bespreekstuk Hamerstuk: stemming en eventueel stemverklaring Raadsvergadering Bespreekstuk: debat over moties en amendementen