Handleiding: Set-up Mailplus Franchise
Inhoudsopgave Introductie... 1 1 Intakegesprek... 3 1.1 Franchise-subaccounts... 2 1.2 Ontwerp en omzetting templates... 3 1.3 Databasevelden... 4 1.4 Het aanmeldformulier... 4 1.5 Het afmeldproces... 5 1.6 Het profiel wijzigen-proces... 5 1.7 Dynamische linkopbouw... 5 1.8 Bestanden importeren... 6 2 Franchise-omgeving inrichten... 7 2.1 Aanmaken franchise-account... 7 2.2 Franchise settings... 8 2.3 Wholesale bundel... 10 2.4 Het aanmeldproces... 11 2.5 Het afmeldproces... 13 2.6 Het profiel wijzigen-proces... 14 2.7 Templates voor e-mail en web omzetten... 14 3 Overige handelingen in frachise-omgeving... 19 3.1 Aanmaken subaccounts... 19 3.2 Subaccounts updaten... 21 3.3 Interessevelden toevoegen... 22 3.4 Wholesale bundel beheer... 22 3.5 Upgraden subaccount... 22 4 Training... 24 5 Checklist... 25
Introductie In dit document wordt beschreven welke werkzaamheden vereist zijn voor de set-up van een MailPlus Franchise-omgeving. De set-up bestaat uit meerdere stappen en wordt hieronder afzonderlijk beschreven. De MailPlus Franchise-oplossing bestaat uit een hoofdaccount van het hoofdkantoor en subaccounts van verschillende vestigingen. In MailPlus-termen heet het hoofdaccount MailPlus Franchise en de subaccounts zijn van het type Franchisee of Mailer. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Schematische weergave MailPlus Franchise In het MailPlus Franchise-account wordt centraal de nieuwsbrief opgesteld en gepubliceerd naar de subaccounts. In de subaccounts kunnen artikelen bewerkt en toegevoegd worden voordat de nieuwsbrief verzonden wordt naar het contactenbestand van een subaccount. Er zijn twee versies van de Franchise-oplossing: Basis versie: Hierbij gaan we er vanuit dat het merendeel van de ondernemers meedoet met de nieuwsbrief uitingen die centraal 1
door het hoofdkantoor worden opgesteld. De ondernemers hebben alleen niet de mogelijkheid en mankracht om eigen acties op te zetten. In deze versie ontvangt de ondernemer het gepubliceerde bericht van het hoofdaccount en past deze aan of verstuurd deze direct naar zijn contactenbestand. Het betreft hier dan MailPlussubaccounts van het type Franchisee. In het Franchisee-account kunnen geen nieuwe berichten worden gemaakt en kan er geen gebruik worden gemaakt van tijdelijke lijsten. Het is mogelijk om de ondernemers die wél zelf meer willen doen met e-mail marketing te upgraden naar MailPlus Mailer. Uitgebreide versie: Deze versie is geschikt voor ondernemers die zelf ook marketingactiviteiten wil uitvoeren naast de centrale nieuwsbrief die vanuit het hoofdkantoor wordt opgesteld. In deze versie kan de ondernemer naast de gepubliceerde berichten ook zelf nieuwsbrieven opstellen. Het betreft hier subaccounts van het type Mailer. In het Mailer-account zijn alle functionaliteiten die horen bij het product MailPlus Mailer. De ondernemer kan zelf nieuwe berichten opstellen, doelgroepen aanmaken en tijdelijke lijsten gebruiken. Ook zijn hier mogelijkheden tot integratie met externe systemen middels de MailPlus API of MailPlus FTP. Hoe bovenstaande versies in te richten zijn, wordt in deze handleiding uitgelegd. Mochten er nog vragen en/of opmerkingen zijn, dan horen we het uiteraard graag. U kunt dan contact opnemen met uw supportafdeling. 2
1 Intakegesprek Net zoals bij de levering van andere MailPlus-producten is een intake nodig om de nodige informatie te verzamelen voor de inrichting van de omgeving. Voor MailPlus Franchise worden hieronder de belangrijkste zaken kort besproken. In het intakegesprek voor MailPlus Franchise komen een aantal zaken aan bod, o.a.: het type franchise, de database, de templates, de import, de aan- en afmeldprocedure etc. Deze worden afzonderlijk beschreven. 1.1 Franchise-subaccounts Welke variant van de Franchise-oplossing wil de reseller gaan inzetten? Wil het gros van de ondernemers zelf ook e-mail marketingactiviteiten doen? Of is het aanpassen van de aangeleverde nieuwsbrief voldoende? In het eerste geval wordt er een Franchise omgeving ingericht met subaccount van het type Franchisee. Willen de ondernemers meer doen, dan kan er standaard een subaccount van het type Mailer worden aangemaakt. Met MailPlus Franchise wordt het aantal subaccount berekend dat in een maand actief is geweest. MailPlus Franchisee is het standaard subaccount. Hebben één of meerdere ondernemers een Maileraccount, dan worden zij apart gefactureerd voor de Mailer-licentie, waarbij de subaccount licentie al in mindering is gebracht. 1.2 Ontwerp en omzetting templates Hoe zien het e-mail en web template eruit? Het template voor in een Franchise-account wijkt niet af van een template ontwerp en omzetting van een ander willekeurig MailPlus-account. Er zijn wel een paar extra opties: Personalisatievelden van max. twee afbeeldingen Personalisatievelden die vooral gebruikt worden in een footer, zoals naam, adres, website en contactpersoon 3
Dit zijn subaccount specifieke personalisatievelden en worden ingevuld bij het publiceren van het bericht naar de subaccounts. Deze velden worden beheerd in het Franchise-hoofdaccount en horen bij de instelling van het subaccount. Dit zijn geen List Managerpersonalisatievelden. Tip! Met het template kan ook aangegeven worden welke blokken in het template aanpasbaar zijn en op welke plekken in het template blokken toegevoegd kunnen worden. In het Message Center kan de Franchisegebruiker een bewerkt artikel op slot zetten, zodat deze na de publicatie in het subaccount niet meer gewijzigd kan worden. 1.3 Databasevelden Welke velden zijn nodig voor het importeren, segmenteren en personaliseren? Tijdens de set-up van het MailPlus-account worden er standaard databasevelden aangemaakt om de contacten in op te slaan. Deze zijn voor elk subaccount hetzelfde. De standaard databasevelden die worden aangemaakt zijn: E-mailadres, Voorletters, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Geslacht, Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats, Bedrijfsnaam, Telefoon nr., Mobiel nr., Geboortedatum, Taal, Permissie: Nieuwsbrief Dit zijn List Manager personalisatievelden en kunnen gebruikt worden voor personalisatie in het bericht. In MailPlus Mailer kunnen deze velden ook gebruikt worden voor het maken van doelgroep segmentaties. 1.4 Het aanmeldformulier Welke velden moeten op het aanmeldformulier? Het gebruik van decentrale aanmeldformulieren is standaard in de Franchise-oplossing. In elk subaccount wordt een eigen aanmeldformulier gegenereerd. Dit aanmeldformulier kan op een externe website geplaatst worden. 4
Belangrijk is dat het aanmeldformulier voor alle subaccounts hetzelfde is en wordt beheerd in het Franchise-hoofdaccount. 1.5 Het afmeldproces Wat staat er op de afmeldpagina? In de Franchise-oplossing wordt gebruik gemaakt van decentrale afmeldformulieren en afmeldpagina s. In elk subaccount wordt een eigen afmeldformulier op de afmeldpagina aangemaakt. Belangrijk is dat het afmeldformulier en de afmeldpagina in alle subaccounts hetzelfde is en wordt beheerd in het Franchisehoofdaccount. 1.6 Het profiel wijzigen-proces Hoe moet de profiel wijzigen-pagina eruit zien? In de Franchiseoplossing wordt gebruik gemaakt van decentrale profiel wijzigenformulieren en profielpagina s. In elk subaccount wordt een eigen profiel wijzigen-formulier op de profielpagina aangemaakt. Belangrijk is dat het profiel wijzigen-formulier en de profielpagina in alle subaccounts hetzelfde is en wordt beheerd in het Franchisehoofdaccount. 1.7 Dynamische linkopbouw Wil de klant gebruik maken van dynamische linkopbouw? Het is mogelijk om een URL zo te personaliseren dat het na publicatie in het subaccount terecht komt op de website van dat subaccount. Er zijn diverse manieren om dit te bewerkstelligen, namelijk via personalisatievelden zoals vrij veld 1, vrij veld 2 en Uniek ID of via een extra parameter die wordt meegestuurd met elke trackable link. Al deze velden worden beheerd in het Franchise-hoofdaccount en horen bij de instelling van het subaccount. 5
1.8 Bestanden importeren Hoe wordt er omgegaan met contactgegevens? In de Franchiseoplossing wordt gebruik gemaakt van een decentrale bestandsimport. Het uitgangspunt is dat elke ondernemer zijn eigen bestand (handmatig) beheert en importeert. Mocht er een centraal bestand zijn, dan kan eventueel de import geautomatiseerd worden met een maatwerk FTP-import. De contacten worden automatisch in het juiste account geïmporteerd. Neem contact op met MailPlus voor meer informatie over de mogelijkheden. 6
2 Franchise-omgeving inrichten In dit hoofdstuk worden de stappen beschreven die nodig zijn om een Franchise-omgeving in te richten. 2.1 Aanmaken Franchise-account Login in uw partneromgeving en ga naar de module Account Manager, klik op het tabblad Account aanmaken. Er verschijnt onderstaand aanmaakformulier: 7
Vul dit formulier in om een nieuwe Franchise-omgeving (hoofdaccount) aan te maken. Na het invullen van dit formulier volgt er een terugkoppeling in een pop-up met de inloggegevens van het aangemaakte account. Ook worden de diverse bevestigings- en notificatiemails verstuurd naar uzelf als partner en de administratie van MailPlus. 2.2 Franchise-settings Er zijn een aantal algemene instellingen die gelden voor elk subaccount. Ga hiervoor naar de Set-up Manager van het zojuist aangemaakt Franchise-account en open de tab Franchise-settings. 8
Hier treft u een aantal instellingen: Aanmeldformulier subaccount Bij het aanmaken van een nieuw subaccount, wordt automatisch het aanmeldformulier voor dat subaccount gegenereerd en gemaild naar de gebruiker van het subaccount. Wordt de website van de ondernemers centraal beheerd? Vink dan de optie eronder aan. De aanmeldformulieren worden dan naar een willekeurig ander e-mailadres verstuurd. Ook bij het updaten van het aanmeldformulier wordt deze per subaccount weer automatisch gegenereerd en gemaild zoals is ingesteld. Let op! U kunt ook beide opties uitgevinkt laten staan als u geen gebruik maakt van de aanmeldformulieren. Rapportage per e-mail In elk subaccount wordt automatisch de mailingtitel Nieuwsbrief aangemaakt. De bijbehorende rapportage kunt u laten opsturen. Als u deze instelling op Ja zet, dan geldt deze instelling automatisch voor alle nieuwe subaccounts. Het e-mailadres van de gebruiker wordt ingezet. U hoeft dus maar één keer deze instelling te zetten en deze geldt dan automatisch voor alle (nieuw) aangemaakte subaccounts. Let op! Dit is een eenmalige actie. In het subaccount zelf kan deze instelling later nog gewijzigd worden. 9
Standaard afbeeldingen In elk subaccount kunnen (maximaal) twee afbeeldingen gepersonaliseerd worden. Deze afbeeldingen worden bij het aanmaken of wijzigen van een account opgegeven. Mochten deze afbeeldingen er niet zijn, dan wordt er teruggevallen op zogenaamde standaard afbeeldingen. Deze standaardafbeeldingen kunt u hier uploaden. Zo voorkomt u incomplete mails door ontbrekende afbeeldingen. Standaard subaccount De Franchise-gebruiker kan zelfstandig subaccounts aanmaken. Bij het doorlopen van de wizard heeft hij geen keuze in welk type account er wordt aangemaakt. Bij de set-up van een Franchise bepaalt u als partner dus welk type accounts eronder hangen. De standaard instelling is Franchisee. Deze subaccounts kunnen eventueel handmatig geüpgraded worden naar MailPlus Mailer. Betreft het een franchiseformule waarbij de ondernemers zelf heel actief zijn? Dan kan ervoor gekozen worden om altijd MailPlus Mailer-accounts aan te maken. 2.3 Wholesale bundel In Franchise wordt er gewerkt met een wholesale bundel. Dat houdt in dat elk subaccount in de Franchise mailt van de e-mail bundel die door het hoofdkantoor ingekocht is. De bundel van de wholesale dient opgehoogd te worden in de partneromgeving bij het betreffende Franchise-hoofdaccount. 10
In het Franchise-account is in de Subaccount Manager een tweede tab genaamd Wholesale bundel, op deze tab wordt het totale verbruik geregistreerd en is het mogelijk om een export te maken met daarin het verbruik per subaccount per maand. Er kan op vier manieren e-mail verbruik plaatsvinden in de subaccounts: versturen van gepubliceerde berichten versturen van testberichten campagneberichten (zoals de aanmeldbevestiging versturen van eigen mailings (in geval van een Mailer subaccount) In het eerste geval wordt het e-mail verbruik direct doorgegeven aan het Franchise-hoofdaccount. In het geval van testberichten, campagneberichten en eigen mailings wordt het verbruik dagelijks doorgegeven aan het Franchise-hoofdaccount. 2.4 Het aanmeldproces Het aanmeldproces omvat vijf elementen: het formulier de bedankpagina de integratie het campagnebericht de templates 11
Deze elementen worden hier afzonderlijk beschreven. Aanmeldformulier Bij aanmaak van het Franchise-account wordt automatisch een MailPlus-aanmeldformulier aangemaakt. Afhankelijk van de opgegeven taal van het Franchise-account wordt het formulier in het Nederlands of Engels aangemaakt. Op het aanmeldformulier staan de volgende velden: E-mailadres (verplicht) Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geslacht Geboortedatum Desgewenst kunnen velden toegevoegd of verwijderd worden van het aanmeldformulier. Bij het toevoegen van nieuwe vragen kan er alleen gekozen worden uit de beschikbare databasevelden. Dit formulier wordt één-op-één ook aangemaakt in de subaccounts en is in elk subaccount hetzelfde. Let op! Koppel de vragen altijd aan een databaseveld in MailPlus, anders wordt dit niet opgeslagen bij het contact. Bedankpagina aanmelding De bedankpagina van het formulier is het standaard aangemaakte MailPlus Bedankpagina aanmelding. De bedankpagina instelling kan gewijzigd worden in de Form Manager. De pagina zelf kan aangepast worden in de Page Manager. Extern integreren aanmeldformulier Na aanmaak van een subaccount wordt automatisch het aanmeldformulier gegenereerd in XHTML1 in tabellen. De gebruiker ontvangteen mail met bijlage en instructies. Vanuit het subaccount kan ook altijd nog de HTML-code genereerd worden in het gewenste formaat. 12
Aanmeldbevestiging Bij aanmaak van het Franchise-account wordt automatisch ook een MailPlus-aanmeldbevestiging aangemaakt. Deze aanmeldbevestiging kan gewijzigd worden in het Message Center van het hoofdaccount op de tab Campagneberichten. Templates Er wordt standaard een e-mail template voor de aanmeldbevestiging aangemaakt. Dit template wordt ook gebruikt als basis voor het campagnebericht zelf. Ook wordt er standaard een webtemplate voor de bedankpagina aangemaakt. Dit template wordt gebruikt als basis voor de bedankpagina van het aanmeldformulier. Zowel het template als het bericht en de pagina zijn aanpasbaar. 2.5 Het afmeldproces Het afmeldproces omvat vier elementen: het formulier, de bedankpagina, de werking en de templates. Deze elementen worden hier afzonderlijk beschreven. Afmeldformulier Bij aanmaak van het Franchise-account wordt automatisch een MailPlus-afmeldformulier aangemaakt. Afhankelijk van de opgegeven taal van het Franchise-account wordt het formulier in het Nederlands of Engels aangemaakt. Op het aanmeldformulier staat read-only het e-mailadres van de ontvanger ingevuld. Dit formulier wordt één-op-één ook aangemaakt in de subaccounts en is in elk subaccount hetzelfde. Afmeldpagina Het afmeldformulier wordt automatisch ingevoegd op de standaard aangemaakte afmeldpagina. De bedankpagina van het formulier is een bedankpagina in de Form Editor waarin een standaard tekst wordt getoond. De bedankpagina kan gewijzigd worden in de Form Manager van het hoofdaccount. 13
Werking afmeldformulier Het afmeldformulier meldt het contact niet global opt-out af. Dit betekent dat alleen het vinkje van de permissie voor Nieuwsbrief wordt uitgevinkt. Een contactpersoon komt dus nooit in de tab inactief in de List Manager terecht. Templates Er wordt standaard een webtemplate voor de afmeldpagina aangemaakt. Dit template wordt gebruikt als basis voor de afmeldpagina van het afmeldformulier. Zowel het template als de pagina zijn aanpasbaar. 2.6 Het profiel wijzigen-proces Het profiel wijzigen-proces omvat drie elementen: het formulier, de bedankpagina en de templates. Deze elementen worden hier afzonderlijk beschreven. Profiel wijzigen-formulier Bij aanmaak van het Franchise-account wordt automatisch een MailPlus-profiel-wijzigen-formulier aangemaakt. Afhankelijk van de opgegeven taal van het Franchise-account wordt het formulier in het Nederlands of Engels aangemaakt. Op het profiel wijzigen-formulier staan alle actieve velden in de database. Dit formulier wordt één-op-één ook aangemaakt in de subaccounts en is in elk subaccount hetzelfde. Profiel wijzigen-pagina Het profiel wijzigen-formulier wordt automatisch ingevoegd op de standaard aangemaakte profiel wijzigen-pagina. De bedankpagina van het formulier is een bedankpagina in de Form Editor waarin een standaard tekst en formulierafschrift wordt getoond. De bedankpagina kan gewijzigd worden in de Form Manager. 14
Templates Er wordt standaard een webtemplate voor de profielpagina aangemaakt. Dit template wordt gebruikt als basis voor de profielpagina van het profiel wijzigen-formulier. Zowel het template als de pagina zijn aanpasbaar. 2.7 Templates voor email en web omzetten Als het ontwerp is aangeleverd of is goedgekeurd door de klant, dan kan de omzetting gedaan worden. Voor de omzettingen van een template voor Franchise gelden dezelfde regels als voor MailPlus Mailer, Feedback of Campaigns. Daarnaast zijn de volgende onderdelen van belang: Personalisatie van subaccount-specifieke afbeeldingen personalisatie van de subaccount-specifieke velden plaatsen van service URL s in het template het handmatig toevoegen van service URL s in de Template Manager en in BrightEdit Deze handelingen worden hieronder toegelicht. Subaccount-specifieke afbeeldingen Het is mogelijk maximaal twee gepersonaliseerde afbeeldingen in het template te verwerken. Bij het aanmaken van een subaccount kan zo n afbeelding geüpload worden. In het template kan met de onderstaande code deze afbeelding gepersonaliseerd worden: [subaccount:image1] [subaccount:image2] Subaccount-specifieke personalisatievelden Naast max. twee afbeeldingen zijn er ook gegevens die in het template - meestal in de footer - gepersonaliseerd kunnen worden. Het beheer hiervan wordt gedaan in het Franchise-hoofdaccount. De volgende personalisatievelden zijn beschikbaar: 15
Naam subaccount: dit wordt gebruikt voor de bedrijfsnaam Contactpersoon: de naam van de ondernemer Uniek ID: uniek veld wat gebruikt kan worden om een link dynamisch op te bouwen Vrij veld 1: vrij te gebruiken extra personalisatieveld Vrij veld 2: vrij te gebruiken extra personalisatieveld Adres: standaard adresgegeven van de vestiging Postcode: standaard adresgegeven van de vestiging Plaats: standaard adresgegeven van de vestiging Land: standaard adresgegeven van de vestiging Telefoonnummer: telefoonnummer van de vestiging E-mailadres: e-mailadres van de vestiging Website: website van de vestiging In het template kan met de onderstaande code een veld gepersonaliseerd worden: [subaccount:name] [subaccount:contactname] [subaccount:uniqueid] [subaccount:freefield1] [subaccount:freefield2] [subaccount:address] [subaccount:zipcode] [subaccount:city] [subaccount:country] [subaccount:phonenumber] [subaccount:email] [subaccount:website] De gebruiker kan in de toekomst ook met de gele P een personalisatieveld invoegen in een bericht. Hij/zij selecteert een van deze velden in de dropdown van Ik wil een subaccount veld invoegen. 16
Service URL s in het HTML-template en teksttemplate Er horen drie servicelinks in het template aanwezig te zijn, namelijk: afmelden, profiel wijzigen en de online versie. De afmeldlink en de profiel wijzigen-link worden bij het uploaden van het template in MailPlus automatisch gekoppeld aan de afmeldpagina en profiel wijzigen-pagina binnen het account. Hier hoeft u dus niets voor te doen, behalve de juiste codering in het template plaatsen. De codering in het HTML-template en het teksttemplate zijn niet hetzelfde. Hieronder wordt per servicelink getoond wat de codering moet zijn: Afmelden: HTML-template: <a href= flexlink:unsubscribe target= _blank > Teksttemplate: {LINK:unsubscribe} 17
Profielwijzigen: HTML-template: <a href= flexlink:editprofile target= _blank > Teksttemplate: {LINK:editprofile} Online versie: HTML-template: <a href= flexlink:openhtml target= _blank > Teksttemplate: {LINK:openhtml} Service URL s toevoegen in de Template Manager Als er servicelinks ontbreken bij het uploaden van het template, dan kunnen deze ook op een later tijdstip in de editor van de Template Manager toegevoegd worden. Kies Speciale link en selecteer de Link naar de afmeldpagina of de Link naar de profiel wijzigen-pagina. 18
3 Overige handelingen in franchise-omgeving Naast de set-up van de Franchise-omgeving zijn er ook nog een aantal overige handelingen voor de MailPlus Partner. Als partner kunt u voor uw klant alvast enkele subaccounts aanmaken, de standaard content updaten de wholesale bundel beheren en/of eventuele upgrades uitvoeren. 3.1 Aanmaken subaccounts De Franchise-gebruiker kan zelf subaccounts aanmaken via zijn Subaccount Manager -module. De gebruiker doorloopt dan een wizard met vijf stappen: Stap 1) Bepaal de eigenschappen van het nieuwe account In de eerste stap worden de algemene eigenschappen van het MailPlussubaccount ingevuld.: Naam MailPlus-account Afzendernaam Reply-adres De afzendernaam is de naam die getoond wordt als afzender. Het reply-adres is het e-mailadres van waaruit gestuurd wordt en waar replies naar toe gaan. Stap 2) Gegevens contactpersoon In deze stap vult u de gegevens in van de contactpersoon bij de ondernemer. Meestal zal deze persoon ook de gebruiker van het account zijn. 19
Stap 3) Gegevens van de hoofdgebruiker Hier vult u de gegevens in van de hoofdgebruiker van subaccount. Voornaam Achternaam E-mailadres Telefoonnummer Geslacht Taal Permissie voor het ontvangen van serviceberichten van MailPlus Stap 4) Vul de algemene gegevens van het subaccount in In deze stap vult u de algemene eigenschappen van het subaccount in. Alleen de bedrijfsnaam is verplicht in deze wizard. Het unieke ID, de vrije velden en de extra parameter kunt u gebruiken om een link naar de website dynamisch op te bouwen. Bedrijfsnaam Uniek ID Vrij veld 1 Vrij veld 2 Afbeelding 1 Afbeelding 2 Naam extra parameter & waarde extra parameter Stap 5) Vult de NAWTE-gegevens van het subaccount in Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor personalisatie van de adresgegevens in bijv. de footer van het template. Wijzigen subaccount Subaccount-gegevens kunnen gewijzigd worden via het rechtermuismenu in de Subaccount Manager. Niet alle stappen die bij de aanmaak van het subaccount doorlopen worden, kunnen meer gewijzigd worden. De stappen 1 en 3 zijn eenmalig. De stappen 2, 4 en 5 kunt u na aanmaak van het account nog gewijzigd worden. 20
3.2 Subaccounts updaten Op het moment dat in het Franchise-account één van de standaard aangemaakte content onderdelen wordt aangepast of er nieuwe bij komen (bijv. templates), dan is een update nodig van de subaccounts. Ga hiervoor naar de Set-up Manager-tab Subaccount updaten en klik op de groene knop Subaccounts updaten. De content die verouderd is wordt bijgewerkt in de subaccounts. Let op! dit geldt alleen voor content waarbij de status op Definitief staat. Formulieren en pagina s waarbij de status op Concept of Proef staan, worden uitgesloten van de update. Campagneberichten en templates hebben geen status en zullen dus bij wijziging altijd geüpdatet worden. Als het aanmeldformulier geüpdatet wordt, dan wordt automatisch ook weer een mail naar de gebruiker gestuurd met in de bijlage de nieuwe versie van het formulier (deze instelling kan gewijzigd worden bij op de Franchise-settings-tab). 21
3.3 Interessevelden toevoegen Elke MailPlus-gebruiker kan een Nieuwsbrief op maat inzetten. Dit is een nieuwsbrief met dynamische content op basis van interessevelden. Binnen een Franchise-omgeving hebben alle accounts dezelfde set interessevelden, aangezien een nieuwsbrief op maat ook gepubliceerd kan worden vanuit het hoofdaccount naar subaccounts. Als partner kunt u interessevelden aanmaken in de Set-up Manager op de tab Interessevelden. Vergeet na het aanmaken niet om de subaccounts te updaten, zodat overal dezelfde velden worden toegevoegd. Dit doet u op de tab Subaccounts Updaten. 3.4 Wholesale bundel beheer Elk subaccount in de Franchise verbruikt e-mailcredits van de centrale wholesale bundel. Mocht deze op raken, dan kan in de partneromgeving de bundel opgehoogd worden. Let op! De Franchise-gebruiker kan niet zijn eigen bundel ophogen, dat verloopt altijd via de partner i.v.m. evt. prijsafspraken. 3.5 Upgraden subaccount Het is mogelijk om een Franchisee-account te upgraden naar MailPlus Mailer. Log als partner in op het Franchise-hoofdaccount en ga naar de Subaccount Manager. Klik met uw rechtsmuis op het betreffende account en kies voor de optie Upgraden. 22
Er verschijnt dan een pop-up die eerst bevestigd moet worden alvorens het account geüpgraded wordt naar MailPlus Mailer. Na de upgrade wordt er een notificatie gestuurd naar de administratie van MailPlus en uw eigen administratie. Let op! De Franchise-gebruiker kan niet een Franchisee-account upgraden naar MailPlus Mailer, dat verloopt altijd via de partner i.v.m. evt. prijsafspraken. 23
4 Training We raden aan om de gebruiker van het hoofdaccount te trainen. Zeker omdat hij/zij eerstelijns support levert aan de ondernemers. De volgende onderwerpen zijn handig om te behandelen: Het aanmaken van subaccounts Het wijzigen van het template met subaccount-specifieke personalisatievelden Het aanmaken van een nieuw bericht Het publiceren van het bericht Het geforceerd verzenden van het bericht Rapportage van de publicatie in het hoofdaccount Rapportage en export van het verbruik van de wholesale bundel 24
5 Checklist De stappen die in dit document zijn besproken zijn samen te vatten in één handige checklist/stappenplan: 1. Aanmaken Franchise-account in de partneromgeving 2. Upload templates voor e-mail en web 3. Toevoegen speciale link(s) voor afmelden in e-mail template 4. Toevoegen speciale link(s) voor profiel wijzigen in het e-mail template 5. Franchise-settings stel het aanmeldformulier versturen in 6. Franchise-settings stel de automatische rapportage per e-mail in 7. Franchise-settings upload de standaardafbeelding(en) 8. Franchise-settings stel het standaard subaccounttype in 9. Aanpassen campagnebericht Aanmeldbevestiging Template inladen Tekst aanpassen Afschrift toevoegen 10. Aanpassen MailPlus-afmeldpagina Template inladen Tekst aanpassen Formulier toevoegen Status naar Definitief 11. Aanpassen MailPlus-profiel wijzigen-pagina Template inladen Tekst aanpassen Formulier toevoegen Status naar Definitief 12. Aanpassen MailPlus-bedankpagina aanmelding Template inladen Tekst aanpassen Status naar Definitief 13. Evt. aanpassen MailPlus-aanmeldformulier, -afmeldformulier en -profiel wijzigen-formulier 14. Subaccounts updaten 25