CODE VOOR ZAKELIJK GEDRAG EN ETHIEK
Een boodschap van de CEO Beste collega s bij Belden, Met grote trots stel ik u de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van Belden voor. Dit document slaat een brug tussen onze bedrijfswaarden op het vlak van ethiek en integriteit en onze dagelijkse bezigheden in onze gemeenschappen, bij onze leveranciers en klanten en bij elkaar. Voor mij ligt de sleutel van succes in het houden van onze beloften. Dit geldt zowel voor beloften die we uit eigen wil doen als beloften die ons worden opgelegd. In de eerste plaats denken de meesten van ons aan beloften die we uit eigen beweging doen. Voorbeelden van beloften uit eigen wil zijn leveringstermijnen, productgaranties en onderhoudscontracten na verkoop. Even belangrijk zijn de ons opgelegde beloften. Dit zijn de beloften die we moeten doen om actief te zijn op de markten waar we willen meetellen. Als openbaar verhandeld bedrijf bijvoorbeeld beloven we onze aandeelhouders dat we hen volledige, nauwkeurige en tijdige informatie zullen verschaffen over ons bedrijf. We beloven om ons niet in te laten met commerciële omkoperij; we beloven onze medewerkers een veilige werkplek, we beloven om in de buurt van onze vestigingen zuinig om te springen met het milieu en zo meer. Kortom, we beloven om correct te handelen. Deze Code is voor ons allemaal een leidraad om deze belofte waar te maken door de wet na te leven en ons ethisch verantwoord te gedragen. Hoewel niet elke situatie in een document kan worden gegoten, bevat de Code verwijzingen naar de onderliggende beleidslijnen van Belden en vindt u er bij wie u terecht kunt voor vragen en het melden van wangedrag. Belden, zijn dochterondernemingen en merken, die meer dan 100 jaar bestaan, genieten een goede reputatie omdat ze integer zaken doen. Deze reputatie is onze grootste troef. Als de huidige stewards van het bedrijf zijn we het aan hen die voor ons kwamen en aan hen die achter ons zullen komen verschuldigd om ons merk te beschermen. Er is maar één goede manier om dat te doen en dat is door al onze beloften na te komen. Kom samen met mij deze dagelijkse verplichting na. Met vriendelijke groeten John Stroup President en Chief Executive Officer i
Onze kernwaarden Altijd en overal streeft Belden ernaar om de hoogste normen op het vlak van ethiek en integriteit na te leven. Professioneel en ethisch lopen we er nooit de kantjes van af en onze relaties met alle bedrijven, gemeenschappen en personen verlopen volgens de hoge normen waar wij als personeelsleden van Belden achter staan. Klanten liggen aan de basis van ons succes. We houden ons aan onze beloften tegenover onze klanten omdat die voor ons het belangrijkst zijn. We nemen de tijd om aandachtig naar onze klanten te luisteren. We willen de favoriete leverancier zijn op alle markten die we aandoen. We investeren in onze mensen. Voor ons bedrijf trekken we de meest begaafde personen aan en nemen ze in dienst. We staan achter diversiteit, gelijke kansen en eerlijke behandeling. We bieden onze werknemers ontplooiingskansen. We betalen voor prestaties. We zorgen ervoor dat de medewerkers onze strategie begrijpen en eraan bijdragen. Wij waarderen medewerkers die het beste van zichzelf geven in een jachtige omgeving. Door teamwerk maken we er samen een succes van. Teamwerk is de sleutel van ons succes. Het wordt verwacht. Het is geen keuze. We respecteren elkaar. We geloven in constructieve conflictoplossing. We zijn open en eerlijk in onze communicatie. We houden rekening met de mening van anderen om tot een gemeenschappelijk resultaat te komen. We doen mee om te winnen. We doen het beter dan de concurrentie. We beoordelen onze resultaten en leggen verantwoording af. We zijn een eersteklasinvestering voor onze aandeelhouders. Continue verbetering is onze manier van doen. We ontwikkelen duurzame processen. We streven ernaar de veiligheid, kwaliteit, leveringen en prijzen te verbeteren. We elimineren verspilling uit alle processen. We streven grootsheid na. We streven baanbrekende resultaten na. We meten ons met de besten. We zijn innovatief in alles wat we doen. We zijn ervan overtuigd dat het beter is verder te springen dan onze stok lang is dan nooit het hoogste na te streven. ii
Inhoudsopgave Een brief van onze CEO, John Stroup... i Onze kernwaarden...ii Inleiding tot onze code...1 Onze Code toepassen...2 Hoe een zaak aankaarten?...3 Onze belofte om geen wraak te nemen... 4 Gevolgen van overtredingen van de Code... 4 Ons bedrijf en aandeelhouders...5 We gaan belangenvermenging uit de weg... 6 We houden de boeken en officiële stukken eerlijk en nauwkeurig bij... 10 We besteden zorg aan onze communicatie met buitenstaanders... 12 We handelen nooit met voorkennis of tippen niemand... 13 We stellen de activa en informatie van het bedrijf veilig... 14 We passen de bedrijfstechnologieën op gepaste wijze toe... 15 Onze gemeenschappen...18 We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken... 19 We zetten ons in voor het milieu... 21 We leven internationale handelswetten na... 22 Gepaste politieke contributies en contributies voor het goede doel... 24 Onze klanten, concurrenten en zakenpartners...26 We leveren kwaliteitsproducten en -diensten... 27 We doen op ethisch verantwoorde wijze zaken met overheidsklanten... 28 We leven de kartel- en mededingingswet na... 29 We passen ethische marketingpraktijken toe... 31 We beschermen de geheimhouding van derden... 31 Onze collega s...32 We bevorderen een respectvolle werkplek waar iedereen zich thuis voelt... 33 We bevorderen een gezonde en veilige werkplek... 34 We steunen de rechten van het individu... 35 We respecteren elkaars privacy... 36 Uitzonderingen op onze Code...37 iii
Inleiding tot onze code Hier is de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van Belden die bekendstaat als onze Code. Onze Code is onze leidraad bij ethisch verantwoord zakendoen en brengt in kaart wat er van ons wordt verwacht als we voor Belden werken. Door onze Code te kennen en te volgen, evenals de wetten en bedrijfsregels die op ons werk van toepassing zijn, komen we tegemoet aan onze verplichtingen tegenover onze gewaardeerde stakeholders en bouwen we verder een traditie van vertrouwen uit. Onze Code biedt geen oplossing voor elk mogelijk ethisch dilemma waarmee we af te rekenen krijgen. Dat kan geen enkele handleiding. Toch reikt de Code ons de nodige handvatten aan om ons uit de benarde situaties te helpen die ons pad kunnen kruisen. Onze Code wordt aangevuld met bedrijfsregels en -procedures evenals de geldende wetten en verordeningen en een flinke dosis gezond verstand. Lees de Code aandachtig, ga na hoe die op u van toepassing is en stel vragen indien nodig. Zo draagt u bij aan een klimaat van grootsheid en succes. 1
Onze Code toepassen Onze Code is evenzeer van toepassing op alle medewerkers, verantwoordelijken en directeuren van Belden als op onze dochterondernemingen wereldwijd. Dit betekent dat ieder van ons, zonder uitzondering, geacht wordt zich te houden aan onze Code, het bedrijfsbeleid en de wet bij al onze dagelijkse zakelijke activiteiten. Er wordt van ons allemaal verwacht dat we ethisch verantwoorde zakelijke beslissingen nemen en dat we de wetten, verordeningen en richtlijnen die ons werk regelen niet alleen letterlijk nemen, maar ook handelen in de geest ervan. We verwachten dat onze toeleveringsketen zich aan dezelfde hoge ethische normen houdt. Hoewel niemand onder de Code uit kan komen, hebben sommigen nog bijkomende verantwoordelijkheden. Managers bij Belden in het bijzonder hebben de plicht om de collega s het goede voorbeeld van fatsoenlijk zakelijk gedrag te geven. Als manager wordt er verondersteld dat u een werkomgeving creëert en in stand houdt waarin de medewerkers goed op de hoogte zijn van wat er van hen verwacht wordt en zich op hun gemak voelen om hun bezwaren te uiten of u wangedrag te melden. Zorg er ongeacht uw functie bij Belden voor dat u altijd het goede voorbeeld geeft en dat de Code deel uitmaakt van uw dagelijkse werk. 2
Hoe een zaak aankaarten? Een zaak aankaarten is de meest doeltreffende manier om positieve wijzigingen in ons Bedrijf te bevorderen. Als u op de hoogte bent van echt of mogelijk wangedrag of vragen hebt over hoe onze Code, ons bedrijfsbeleid of de wet en regelgeving van toepassing is op uw werk, dringen we erop aan om het wangedrag te melden en advies in te winnen. Dit kan op veel verschillende manieren, waaronder: Uw manager Human Resources Het Belden Compliance Team (het nalevingsteam bestaande uit de Legal Department (juridische dienst) en de Internal Audit Department (interne auditdienst) en via e-mail op ombudsman@belden.com Onze hotline van EthicsPoint Telefonisch op: +(1) 855-234-9815 in de VS en Canada Online op: www.belden.ethicspoint.com (op dit portaal vindt u lokale telefoonnummers voor rechtspraak buiten de VS en Canada) Denk eraan dat Belden alle rapporten vertrouwelijk behandelt, ongeacht de manier waarop u een zaak meldt. Op plaatsen waar toegestaan door de lokale wet, kunt u ook een zaak anoniem melden via de hierboven vermelde hotline van EthicsPoint en Belden zal geen poging ondernemen om u te identificeren. Belden onderzoekt alle rapporten van echt of mogelijk wangedrag en doet al het mogelijke om de resultaten van het onderzoek mee te delen aan de persoon die de zaak heeft gemeld. 3
Onze belofte om geen wraak te nemen Belden duldt geen vergeldingsacties tegen mensen die te goeder trouw een zaak melden. Een zaak te goeder trouw melden betekent niet dat u gelijk moet hebben, het betekent alleen maar dat uw bedoelingen eerlijk zijn en dat u wat u weet nauwkeurig vertelt. Hiervoor wordt van de managers van Belden verwacht dat ze een opendeurpolitiek voeren en te allen tijde duidelijk communiceren met de medewerkers. Managers mogen personen die te goeder trouw een zaak aankaarten niet benadelen of ook geen wraak dulden. Als u denkt dat u getuige bent geweest van een vergeldingsactie of er het slachtoffer van bent geweest, dan is het uw plicht om uw stem te laten horen. Gevolgen van overtredingen van de Code Overtredingen van onze Code, ons Bedrijfsbeleid en de toepasselijke wetten en verordeningen kunnen zware gevolgen hebben voor zowel de betrokkenen als voor Belden. Dit kan onder meer leiden tot disciplinaire maatregelen (met ontslag als zwaarste straf), boeten en burgerlijke of strafrechtelijke vervolging. Denk eraan dat we door het volgen van deze Code en door vermoedelijk wangedrag beter te vroeg dan te laat te melden, we onszelf en ons Bedrijf heel wat kopzorgen kunnen besparen. 4
Ons bedrijf en aandeelhouders 5
We gaan belangenvermenging uit de weg Belangenvermenging kan voor ons allemaal nadelig uitpakken als we de belangen van ons Bedrijf niet op de eerste plaats zetten. Er is sprake van belangenvermenging als ons persoonlijk belang of loyaliteit indruist tegen die van ons Bedrijf. Zelfs de schijn van belangenvermenging wekken, kan voor problemen zorgen. Daarom moeten we echte of vermeende belangenvermenging vermijden en hebben we de plicht om dit soort conflicten te melden zodra ze zich voordoen. Zo kan ons Bedrijf er op een ethische manier meteen paal en perk aan stellen. Hoewel we niet elk mogelijk scenario van belangenvermenging kunnen voorzien, volgt hieronder een greep uit de meest voorkomende situaties die we kunnen tegenkomen. Bedrijfsgiften en entertainment Sterke zakenrelaties liggen aan de basis van het succes van Belden in de toekomst. Om dit soort relaties aan te gaan en in stand te houden, worden er vaak attenties uitgewisseld, maar het is van het grootste belang dat we hierbij integer te werk gaan. Daarom mogen we alleen giften, gastvrijheid, etentjes, entertainment of andere gunsten geven of aanvaarden als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: Als het om een eerlijk bedrijfsdoel gaat dat strookt met de gewone hoffelijkheid die doorgaans wordt geassocieerd met de aanvaardbare bedrijfspraktijken Als het een nominale waarde heeft Als het niet extravagant van aard is Als het niet vaak voorkomt Als het niet bedoeld is om zakelijke beslissingen te beïnvloeden 6
Ons bedrijf en aandeelhouders Bovendien moeten alle hoffelijkheden wettig zijn en stroken met de hoge ethische normen van ons Bedrijf. Vraag uzelf bij twijfel af of de openbare bekendmaking van de feiten Belden of de ontvanger in verlegenheid zou brengen. Als het antwoord ja is, wissel dan niets uit. Denk eraan dat de regels met betrekking tot giften en entertainment bestemd voor ambtenaren veel strenger zijn dan deze die in dit deel aan bod komen. Zie de delen We doen op ethisch verantwoorde wijze zaken met overheidsklanten en We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken van onze Code voor bijkomende informatie. Zakelijke kansen De belangen van ons Bedrijf in gedachten houden betekent dat we geen persoonlijk voordeel mogen halen uit zakelijke kansen die ons ter ore komen via ons werk bij Belden. Ook mogen we anderen niet helpen om zich persoonlijk te verrijken. We mogen in het algemeen geen belangen hebben in externe bedrijven die op welke manier dan ook nadelig zijn voor de belangen van Belden. VRAAG Door mijn werk kom ik in nauw contact met verscheidene zakenpartners van Belden. Aangezien het mijn verantwoordelijkheid is om betrekkingen te onderhouden met deze bedrijven, ben ik vaak in contact met hun vertegenwoordigers. Dit jaar heb ik veel gehad aan een van de vertegenwoordigers met wie ik werk en ik zou hem graag willen uitnodigen op een lekker zakendiner om blijk te geven van mijn waardering. Mag dat? ANTWOORD Een zakenpartner op een etentje trakteren is over het algemeen aanvaardbaar, zolang u zich maar een paar eenvoudige regeltjes houdt. Bekijk eerst of de zaak geschikt is voor de gelegenheid en dat de prijzen redelijk zijn. Ga na of uw uitnodiging niet overkomt alsof Belden er een bedoeling mee heeft, vooral als u het niet gewend bent om partners op etentjes te trakteren. Als u ervan overtuigd bent dat dit diner niet redelijkerwijs kan worden beschouwd als een poging om zakelijke beslissingen te beïnvloeden, dan mag u zeker een zakenpartner uitnodigen. Maar uw manager moet er altijd van op de hoogte zijn en bied pas iets aan als u er de goedkeuring voor hebt. 7
Zaken doen met familie en vrienden We mogen niet direct of indirect leiding geven aan onze naaste familieleden. Dit kan de indruk van vriendjespolitiek wekken. Naaste familieleden zijn onder meer man/vrouw, kinderen, stiefkinderen, ouders, stiefouders, broers en zussen, aangetrouwden en elk ander lid van uw huisgezin. Als u zich in een positie bevindt die indruist tegen dit beleid, maak dat dan meteen bekend. Zo moet u er ook voor zorgen dat uw beslissingen en handelingen objectief zijn als u voor uw werk beslissingen moet nemen over zakenpartners of leveranciers van Belden of met hen omgaat. Als het ernaar uitziet dat een vriend of familielid iets te winnen heeft bij een bestaand of mogelijk samenwerkingsverband van Belden (bijvoorbeeld vanwege hun tewerkstelling door de zakenpartner of leverancier), dan moet u uw manager ervan op de hoogte brengen en zich aan het besluitvormingsproces onttrekken. Financiële belangen U mag geen aanzienlijke economische belangen hebben in bedrijven die zaken doen met Belden of die ermee concurreren. Hieronder worden kanaalpartners en eindklanten van Belden verstaan. Een belang is aanzienlijk als het een aanzienlijk deel vertegenwoordigt van de zakelijke onderneming in kwestie of ons oordeel op enige andere manier zou beïnvloeden. Uitzonderlijk mogen we een bescheiden aantal aandelen bezitten in een beursgenoteerd bedrijf dat misschien op een of andere manier met Belden concurreert, tenzij dit ons vermogen om onafhankelijke zakelijke beslissingen te nemen in het gedrang zou brengen. 8
Ons bedrijf en aandeelhouders Dienstverband bij andere ondernemingen We mogen er geen externe dienstbetrekkingen of andere bedrijfsactiviteiten op na houden, waarbij een bedrijf betrokken is dat concurreert of zaken doet met Belden. Daarbuiten mogen we er wel andere dienstbetrekkingen of bedrijfsactiviteiten op na houden wanneer die activiteiten op geen enkele manier in de weg staan van het werk dat we voor Belden uitvoeren. Denk eraan dat u naar behoren moet kunnen functioneren in uw voltijdse dienstbetrekking bij Belden en een bijbaantje wordt ontmoedigd. In de raad van bestuur zitten Niemand van ons mag optreden als bestuurder van een ander winstgevend bedrijf zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring door onze Juridische dienst. Hoewel het wordt aangemoedigd om in de raad van bestuur van een organisatie zonder winstbejag te zitten, zodat u iets voor de gemeenschap kunt doen, mag u deze functie alleen aanvaarden als die de uitvoering van uw werk niet belemmert. Hiervoor is geen voorafgaande goedkeuring vereist. De bestuurders van Belden kunnen verbonden zijn aan andere ondernemingen en firma s waarmee Belden af en toe zaken doet. Als bestuurder van Belden mag u niet stemmen over een transactie waarin u, of de bedrijven of firma s waaraan u verbonden bent, belangen hebt. Geen enkel contract of andere transactie tussen Belden en een andere vennootschap of firma mag worden beïnvloed door het feit dat een bestuurder van Belden belangen heeft in, of directeur of kaderlid is van die andere vennootschap of dat ander bedrijf. VRAAG Ik zit in de tweede ploeg van een fabriek van Belden. Tijdens de feestdagen probeer ik extra bij te verdienen door seizoenarbeid voor een concurrent te verrichten. Het werk is deeltijds en is niet strijdig met mijn huidige schema. Kan ik dit doen? ANTWOORD Nee, niet als het om werk voor een concurrent gaat. Bij werk dat voor concurrenten van Belden wordt uitgevoerd, is er al snel sprake van belangenvermenging. Door zelfs maar tijdelijk of deeltijds werk bij een concurrent te doen, moet u uw loyaliteit over Belden en het andere bedrijf verdelen. Bovendien is het moeilijk om in het belang van een van beide op te treden. Als het een vurige wens van u is om voor seizoenarbeid door een ander bedrijf dan Belden te worden aangenomen, dan moet u de zaak met uw manager bespreken voordat u werkaanbiedingen aanvaardt. Zo voorkomt u dat uw werk bij het andere bedrijf aanleiding geeft tot echte of vermeende belangenvermenging. 9
We houden de boeken en officiële stukken eerlijk en nauwkeurig bij Aangezien we voor een beursgenoteerd bedrijf werken, hebben we tegenover onze aandeelhouders en de overheid de plicht om eerlijk en nauwkeurig aan te geven hoe het met ons bedrijf gesteld is. Ieder van ons heeft de plicht om de boeken en officiële stukken van Belden nauwkeurig bij te houden. Onze publieke bekendmakingen en andere mededelingen moeten altijd volledig, eerlijk, nauwkeurig, op tijd en begrijpelijk zijn. Daarom past ons Bedrijf een systeem van interne accountingcontroles toe om toe te zien op de accountingen rapportageactiviteiten op alle niveaus. Het is belangrijk dat we allemaal deze controles altijd volgen. Daarom moet u het volgende voor ogen houden: Alle boeken, officiële stukken en rekeningen, inclusief facturen, klokkaarten, onkostennota s en alle andere bedrijfsdocumenten, moeten een accurate en eerlijke weergave zijn van onze transacties. In de boeken van ons bedrijf mogen om welke reden dan ook nooit onjuiste of artificiële vermeldingen worden opgenomen. Maak correct gebruik van de financiële middelen in overeenstemming met de begeleidende documenten. Onder geen beding mogen we een nietbekendgemaakt of buiten de officiële stukken gehouden fonds of activum (een potje) inrichten. Alleen daartoe bevoegde personeelsleden mogen opnamen uitvoeren van uitgavenrekeningen en dan alleen via cheque of een andere aanvaardbare manier van overschrijving die in de regel door de grote banken wordt gebruikt. Geen enkele cheque mag worden uitgeschreven als omwisselbaar in contanten of aan een andere niet te identificeren ontvanger. Als u een zaak wilt aankaarten of een klacht wilt indienen met betrekking tot accounting, interne accountingcontroles of auditzaken, vragen wij u deze bezwaren of klachten te 10
Ons bedrijf en aandeelhouders richten (anoniem als u het wenst) aan de Voorzitter van het Auditcomité van de Raad van Bestuur op onze hotline met nummer (1)855-234-9815 van EthicsPoint. Zie het hotlineportaal van de EthicsPoint van Belden op www.belden.ethicspoint.com voor internationale toegangscodes als u van buiten de Verenigde Staten of Canada belt. Onze officiële stukken beheren is een cruciaal element om een vertrouwensband te scheppen met onze klanten, toezichthouders en aandeelhouders. Zulke officiële stukken zijn onder meer elektronische documenten, e-mail, gescande en papieren documenten die door ons Bedrijf werden aangemaakt, ontvangen of bijgehouden voor wettelijke, regulatorische, accountingof bedrijfsdoeleinden. Door deze officiële stukken doeltreffend te beheren, kunnen we voldoen aan onze bedrijfsbehoeften en zijn onze officiële stukken beschikbaar wanneer we ze nodig hebben. Bovendien leven we hierdoor alle geldende wetten en voorschriften na en hebben we de desbetreffende documenten bij de hand in geval van een rechtszaak, audit of onderzoek. We moeten allemaal het beheerbeleid voor officiële stukken en de archiveringsschema s volgen op de plaatsen waar we actief zijn. Hierin staat hoelang we de bedrijfsdocumenten moeten bijhouden evenals de procedures overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen van documenten. De wettelijke bewaartermijnen van documenten gelden voor officiële stukken die worden bijgehouden voor een aan de gang zijnde of verwachte rechtszaak of onderzoek door de overheid. Als u denkt dat iemand een officieel stuk onrechtmatig heeft verborgen, gewijzigd of vernietigd, dan moet u dit aan het Nalevingsteam van Belden melden. De archiveringsplichten voor officiële stukken van Belden zijn opgenomen in zijn beleid aangaande Record Creation, Retention, Retrieval and Disposal (De aanmaak, archivering, opvraging en verwijdering van officiële stukken). We moeten reageren op alle externe en interne audits en onderzoeken, inclusief onderzoeken door de overheid, en deze naleven. Als gevolg hiervan mogen we zulk een audit of onderzoek nooit hinderen of vertragen. Zorg ervoor dat de auditoren en onderzoekers over de informatie beschikken waarop ze recht hebben. Als u vragen hebt over een audit, onderzoek, informatie wenst of niet goed weet hoe u moet reageren, overleg dan met het Nalevingsteam van Belden. 11
We besteden zorg aan onze communicatie met buitenstaanders Het is belangrijk dat we als bedrijf met één stem naar buiten treden. Daarom leggen we namens Belden alleen verklaringen in het publiek af als we er de uitdrukkelijke toelating voor hebben. Als een onderzoeker, beursanalist, iemand van de pers of een andere belangrijke openbare figuur u om informatie verzoekt, zelfs als het verzoek informeel is, verwijs hem of haar dan door naar de directeur Investeerderrelaties. Verzoeken van ambtenaren of advocaten moeten worden doorverwezen naar de Juridische dienst. Zie voor verdere informatie ons Disclosure and Release of Company Information Policy (Beleid over bekendmaking en Vrijgeven van bedrijfsinformatie). 12
Ons bedrijf en aandeelhouders We handelen nooit met voorkennis of tippen niemand Het is in strijd met het Bedrijfsbeleid en de wet om gebruik te maken van materiële, niet-openbare informatie voor ons eigen gewin via het kopen of verkopen van aandelen van Belden of een ander beursgenoteerd bedrijf, of anderszins. Materiële, nietopenbare informatie (ook bekend als voorkennis ) is informatie over een bedrijf, hetzij Belden of om het even welk ander beursgenoteerd bedrijf, waarvan het grote publiek niet op de hoogte is en die een redelijke investeerder belangrijk vindt bij zijn of haar beslissing om de effecten van het bedrijf te kopen, verkopen of bij te houden. Voorkennis bestaat vaak uit het volgende: Bedrijfsovernames, fusies of afsplitsingen Verkoop- en winstcijfers Belangrijke nieuwe producten Belangrijke contracten Het aandelenvermogen van het bedrijf, uitgiften van schulden of herstructureringen De verkoop of aankoop van belangrijke activa Zo mogen we deze voorkennis ook niet bekendmaken aan iemand anders die deze informatie voor zijn of haar eigen gewin zou kunnen gebruiken. Deze praktijk staat bekend als tippen en is onwettig. Het overtreden van de wet op handelen met voorkennis heeft zware gevolgen, waarbij men strafrechtelijk aansprakelijk kan worden gesteld. Vraagt u zich af of de informatie waarover u beschikt voorkennis is, dan kunt u dat nagaan bij de Juridische dienst voordat u deze informatie de wereld instuurt of er iets mee doet. Zie voor verdere informatie ons Securities Trading and Communication with Outsiders Policy (Beleid over het verhandelen van effecten en communicatie met buitenstaanders). VRAAG Door mijn werk voor R&D bij Belden heb ik vaak toegang tot informatie over nieuwe productassortimenten. Ik heb net vernomen dat er een nieuwe ontwikkeling is waardoor de aandelenprijs van het Bedrijf zeker zal stijgen, en mogelijk met een fors bedrag. Ik ben normaal gesproken niet geneigd om aandelen van Belden te verhandelen op basis van informatie die ik door mijn werk verneem, maar hier heb ik een goed gevoel bij. Kan ik aandelen van Belden verhandelen omdat ik over deze informatie beschik? ANTWOORD Nee, en u mag het er ook met niemand over hebben. Door uw functie bij Belden zit u in een bevoorrechte positie om gevoelige bedrijfsinformatie toegespeeld te krijgen. U mag dit voorrecht nooit uitbuiten door deze informatie voor eigen gewin te gebruiken. Als u beslist om bedrijfsaandelen te verhandelen omdat u over materiële, niet-openbare informatie beschikt, dan kiest u ervoor om de wet op handelen met voorkennis te overtreden. Belden en u lopen het risico op zware boeten en misschien zelfs gevangenisstraf. 13
VRAAG Elke maand werk ik elders. Afhankelijk van waar ik me bevind, moet ik af en toe mijn bedrijfslaptop en mobiele telefoon naar de lobby van een hotel of koffieshop in de buurt meenemen om zaken te doen. Mijn laptop is gecodeerd en als ik een gesprek moet aannemen, dan probeer ik stil te spreken, zodat anderen niets kunnen opvangen. Zijn er nog voorzorgen die ik moet nemen? ANTWOORD Ja. U zit op het juiste spoor, maar als het op vertrouwelijke bedrijfsinformatie aankomt, kunnen we nooit voorzichtig genoeg zijn. Als u niet anders kunt dan op een openbare plek zaken doen, zorg er dan voor dat u geen vertrouwelijke informatie bespreekt, ook niet stil, omdat u nooit weet wie er meeluistert. Wees ook voorzichtig als u vertrouwelijke of bedrijfseigen gegevens op uw laptop of ander apparaat weergeeft, omdat anderen over uw schouders kunnen meekijken. Wees u ook bewust van de beveiligingsrisico s die u kunt lopen door het gebruik van publieke Wi-Fi-netwerken. Tot slot willen we nog meegeven dat hoewel uw laptop gecodeerd is, u er moet voor zorgen dat u die goed beveiligd achterlaat in uw hotelkamer. We stellen de activa en informatie van het bedrijf veilig Het is van cruciaal belang voor ons toekomstig succes dat we de activa waaraan we gewerkt hebben veilig stellen. Deze activa bestaan onder meer uit Beldens fysieke eigendom evenals zijn technologieën en geheime informatie. Vertrouwelijke informatie over Belden en zijn activiteiten is eigendom van ons Bedrijf. We mogen deze informatie alleen gebruiken of bekendmaken als dit zakelijk opportuun is. Als continue toegang tot vertrouwelijke informatie onder uw verantwoordelijkheid valt, dan dient u een nietopenbaarmakings- of geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen. Een paar voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn: Fabricagemethoden Ontwerptekeningen Klantenlijsten Medewerkerslijsten Winstverwachtingen Bedrijfsstrategieën Overnamekandidaten Het is verboden om zonder de nodige toestemming en een ondertekend geheimhoudingsovereenkomst gegevens of informatie van vertrouwelijke aard bekend te maken aan iemand die niet voor Belden werkt of aan een andere medewerker die deze informatie niet nodig heeft. De intellectuele eigendommen van Belden, waaronder zijn octrooien, handelsmerken, auteursrechten en handelsgeheimen, zijn van levensbelang voor de zakelijke activiteiten van Belden. We hebben allemaal de plicht deze intellectuele eigendommen te beschermen tegen ongeoorloofde bekendmaking en misbruik door anderen. Bespreek geen handelsgeheimen (of andere vertrouwelijke informatie) waar deze door onbevoegde derden kan worden afgeluisterd. Laat bovendien geen bedrijfscomputers, mobiele telefoons, bestanden of andere gegevensopslagapparaten onbeveiligd achter. 14
We passen de bedrijfstechnologieën op gepaste wijze toe Ons bedrijf en aandeelhouders Beldens activa bestaan uit computers, communicatiesystemen en bijbehorende apparatuur. Ons Bedrijf stelt deze systemen en apparatuur ter beschikking, inclusief e-mail en voicemail, om ons te helpen bij het uitvoeren van onze taken. Ze zijn niet bestemd voor persoonlijk gebruik, tenzij onregelmatig en beperkt. Denk eraan dat berichten die via e-mail worden verstuurd, voicemailberichten en de inhoud van bedrijfscomputers de eigendom van Belden zijn en als bedrijfsstukken worden beschouwd. Bijgevolg mogen ze worden bekendgemaakt in het kader van administratieve, gerechtelijke of andere procedures. We mogen nooit via e-mails of voicemail van het bedrijf anderen uitschelden, te schande maken of in andere opzichten beledigden. Pesterige, vulgaire, obscene of dreigende taal hoort bij Belden niet thuis in onze mededelingen. We verbieden eveneens de communicatie, de verspreiding of het afdrukken van auteursrechtelijk beschermd materiaal met schending van het auteursrecht en het downloaden, verspreiden of verzenden van pornografisch of obsceen materiaal. Door gebruik te maken van de e-mail en voicemail van Belden en andere technologieën van het Bedrijf, stemmen we ermee in dat ons gebruik van deze systemen wordt gecontroleerd en erkennen we het recht van Belden om een dergelijke controle uit te voeren in overeenstemming met de van toepassing zijnde lokale wetten. Niemand mag ervan uitgaan dat e-mail of voicemail vertrouwelijk of privé is en bijgevolg mogen we geen verwachting koesteren met betrekking tot privacy in verband met ons gebruik van deze systemen. Zie voor bijkomende informatie ons E-mail, Internet and Computer Security Policy (Beleid over e-mails, het internet en computerbeveiliging). 15
Velen van ons maken in ons privéleven gebruik van sociale media, zoals blogs, sociale netwerksites, podcasts, wiki s, sites voor het delen van foto s/ video s en chatrooms. Belden erkent het algemene belang van de sociale media en het internet om zaken te doen omdat ze op een andere manier bruggen slaan met de stakeholders. Toch mogen we niet vergeten dat elektronische berichten permanent zijn en overdraagbare communicatiemiddelen die de reputatie van Belden kunnen schaden. Daarom moeten we alle beleidslijnen en procedures van Belden volgen bij het gebruik van sociale media. We mogen nooit de schijn wekken dat we namens ons Bedrijf spreken of handelen, tenzij we er de uitdrukkelijke toelating voor hebben. Bij het gebruik van sociale media moeten we: De toestemming van Corporate Outbound Marketing (corporate.communications@ belden.com) vragen voordat we officiële informatie over Belden of onze merken posten. De bedrijfsnormen bij het gebruik van technologie volgen. De activa van het bedrijf beschermen en over vertrouwelijke informatie waken en daarbij niet vergeten dat het internet een openbare plaats is. Duidelijk onze band met Belden vermelden, als we het in onlinemededelingen over het Bedrijf en/of één of meerdere van zijn merken hebben. Deze regel is van toepassing of we nu als bevoegde vertegenwoordigers van het Bedrijf online commentaar posten of sociale media in ons persoonlijk leven gebruiken (met andere woorden, niet handelend vanuit ons werk). 16