Samenvatting onderzoek uniformering bedrijfseconomische uitgangspunten Doel onderzoek Het doel van het doelmatigheidsonderzoek was te komen tot voorstellen om de wijzen van berekening van de integrale kostprijs gemeentebreed te uniformeren. Een uniforme wijze geeft niet alleen inzicht in de kostenopbouw, maar maakt ook de berekening en de kostprijs gemeentebreed vergelijkbaar. Binnen een dienst verschaft het sturingsinformatie en draagt het bij aan helderheid; wat kost nou een medewerker of een geleverd product? Uitvoering van het onderzoek In de projectgroep die het onderzoek heeft uitgevoerd waren naast de directie Financiën (BSD), GAD, DSO, DSB en HGR vertegenwoordigd. Bij de verschillende gemeentelijke diensten is informatie opgevraagd over of en hoe een integrale kostprijs berekend wordt. Resultaten onderzoek Het berekenen van de integrale kostprijs gebeurt op dit moment, zoals verwacht, zeer divers. Het varieert van: 1. Wel/niet integrale kostprijs berekenen; 2. Wel/niet onderscheiden van bepaalde componenten van integrale kostprijs; 3. Componenten van integrale kostprijs verschillend definiëren; 4. Diverse financiële systemen; 5. Diverse boekhoudsystematieken; 6. Verschillen in berekenen van kosten overhead; 7. Verschillen in doorbelasten van kosten overhead; 8. Wel/niet berekenen van aantal productieve uren; 9. Verschillen in aantal productieve uren per fte per jaar; 10. Wel/niet tarieven gebaseerd op integrale kostprijs. Het onderzoek heeft zich niet gericht op het verklaren van de gevonden verschillen; er is gezocht naar de mogelijkheden en haalbaarheid van uniformering van bedrijfseconomische uitgangspunten voor berekening van de integrale kostprijs. Dit wordt gedaan per fte, per uur of per geleverde dienst/product. Voorstellen Om een eerste stap op weg naar uniformering te realiseren, doet de projectgroep de volgende aanbevelingen: 1. Berekening integrale kostprijs per fte / per uur Voor het voorcalculatorisch berekenen van een integrale kostprijs per fte / per uur, hanteren gemeentelijke diensten onderstaand model. Bij het berekenen van een integrale kostprijs per uur deelt een gemeentelijke dienst de integrale kostprijs per fte door het aantal productieve uren per fte per jaar. Voor het aantal productieve uren wordt bij 4 een norm voorgesteld. Pagina 1 van 5
Integrale kostprijs per fte / per uur Salariskosten 0,00 Overige personele kosten 0,00 Huisvesting 0,00 ICT / Haagnet 0,00 Diverse (materiële) afdelingskosten 0,00 direct toerekenbare kosten 0,00 Directe overhead 0,00 Indirecte overhead 0,00 0,00 integrale kostprijs per fte 0,00 aantal productieve uren per jaar 0 integrale kostprijs per uur 0,00 Toelichting op de verschillende componenten 1 Salariskosten Deze kosten bestaan uit het jaarsalaris gebaseerd op het maximum minus 2 periodieken, de vakantietoelage, afdracht premies. Bedrag per fte = begrote salariskosten per fte op basis van schaal en schijf van medewerker Overige personele kosten Vorming & Opleiding Deze kosten bestaan uit de kosten voor het opleiden van het personeel en bedraagt 2% van de loonsom. Gemeentelijke diensten kunnen hiervan afwijken indien de werkelijke kosten anders zijn. Bedrag per fte = begrote kosten van afdeling / aantal fte's Rechtspositionele regelingen Deze kosten zijn tegemoetkoming kinderopvang, reiskosten, arbo zorg. Bedrag per fte is gemiddeld voor alle salarisschalen gelijk. In 2006 is dit standaard 2.025,- per fte. Gemeentelijke diensten kunnen hiervan afwijken indien de werkelijke kosten anders zijn. Huisvesting De door de FAD doorberekende kosten waarin naast de collectieve directe huisvestingskosten ook de personeelsgebonden kosten en opslag data en telefoonkosten zijn opgenomen. Hoogte van de kosten zijn gerelateerd aan de ruimtenorm per groep van schalen. In 2006 is dit: - Schalen 1 tot en met 9, 7.138,-; - Schalen 10 en 11, 7.667,-; - Schalen 12 tot en met 14, 9.252,-; - Schalen 15 tot en met 17, 11.719,-; - Schalen 18 en 19, 14.890,-. Kosten voor panden in eigendom en huur. Bedrag per fte = begrote kosten van afdeling / door aantal fte's ICT/Haagnet Dit zijn de kosten voor pc s, printers, netwerk, systeemkosten en personele ondersteuning automatisering. Dit is gemiddeld een vast bedrag per schaal. In 2006 is dit standaard 3.746,- per fte. Gemeentelijke diensten kunnen hiervan afwijken indien de werkelijke kosten anders zijn. Diverse (materiële) afdelingskosten Dit zijn de kosten voor kantoorbenodigdheden, drukwerk, kopiëren, personeelsdag, meubilair, lease auto s, vergaderkosten, advertenties (ook wel overige niet duurzame goederen en diensten genoemd). Gemeentelijke diensten kunnen hiervan afwijken indien de werkelijke kosten anders zijn. Bedrag per fte is gemiddeld voor alle salarisschalen gelijk. In 2006 is dit standaard 1.519,-. 1 De genoemde bedragen hebben betrekking op 2006. Voor 2007 heeft aanpassing plaatsgevonden. Pagina 2 van 5
Directe overhead Deze kosten bestaan uit ondersteuning binnen een afdeling die werkt aan de primaire (directe) activiteiten van een dienst. Bedrag per fte = totale begrote kosten / aantal fte's dat werkzaam is aan primaire (directe) activiteiten van een dienst Indirecte overhead Dit zijn kosten voor ondersteuning door stafafdelingen (personeel, financiën, I-advies) en de directie van een dienst. De stafafdelingen en directie zijn organieke eenheden van een dienst en gedefinieerd op basis van vastgestelde organogram van de dienst. Bedrag per fte = totale begrote kosten / aantal fte's dat werkzaam is aan primaire (directe) activiteiten van een dienst 2. Berekening integrale kostprijs per goed / product Een gemeentelijke dienst die een integrale kostprijs per goed / product berekent, hanteert onderstaand model. Bij het berekenen van de kosten van de inzet van eigen personeel, berekenen de gemeentelijke diensten het tarief conform het model in voorstel nr. 1. Bij dit model worden de materiele kosten expliciet gemaakt; het gaat daarbij om alle materiele kosten die direct toe te rekenen zijn aan het betreffende product. De diverse (materiële) afdelingskosten moeten daarom bij de inzet personeel in mindering worden gebracht (zie hierboven: 1.519,- in 2006). Integrale kostprijs per product inzet personeel* schaal uurtarief uren kosten Totale kosten inzet personeel 0,00 materiële kosten Totale kosten benodigd materiaal 0,00 Integrale kostprijs per product 0,00 * tarief is berekend conform model kostprijs per fte - per uur minus bedrag voor component diverse (materiële) afdelingskosten 3. Berekening tarief Een tarief is het bedrag dat een gemeentelijke dienst in rekening brengt voor een goed, product en/of dienst dat wordt afgenomen van de betreffende dienst en dat niet overeenkomt met de integrale kostprijs van het goed, product en/of dienst. Een tarief kan hoger of lager zijn dan de integrale kostprijs; de gemeentelijke dienst kan een bijdrage ontvangen van derden (bijvoorbeeld geld van het rijk of subsidies) of een gemeentelijke dienst kan een opslag hanteren boven op de integrale kostprijs of een korting verlenen. Het verlenen van een korting is mogelijk indien dit gedekt wordt door de opslag van een tarief van een ander goed, product en/of dienst. De gemeentelijke dienst legt de redenen vast waarom een opslag of korting wordt gehanteerd bij het tarief en legt tevens vast waarop de omvang van de opslag of korting is gebaseerd. In formule Integrale kostprijs 0,00 Ontvangen bijdrage -/ Opslag + 0,00 Tarief 0,00 In formule Integrale kostprijs 0,00 Ontvangen bijdrage -/ Korting -/ Tarief 0,00 Pagina 3 van 5
4. Berekening aantal productieve uren Diensten hanteren per fulltime fte 1.300 productieve uren per jaar. Diensten kunnen een andere norm dan 1.300 productieve uren per fulltime fte hanteren, onder de volgende voorwaarden: Diensten leggen reden(en) van afwijken van norm van 1.300 uur per fulltime fte vast; Diensten berekenen hun aantal productieve uren per fulltime fte volgens het volgende model; Diensten leggen vast welk soort uren behoren tot de categorie overig niet productieve uren (I). A omvang aanstelling in uren 1.840 B vakantie uren 176 C leeftijdsvakantie - uren 9 D ziekte uren (incl. zwangerschap) 100 E aantal uren afwezig 285 B + C +D F aantal uren aanwezig 1.555 A E G aantal uren opleiding / cursus 60 H aantal uren overleg 85 I aantal overig niet productieve uren 110 J totaal aantal niet productieve uren 255 G + H + I K aantal productieve uren 1.300 F - J De uren genoemd bij A en B zijn vet gedrukt. Dit zijn vaste aantallen waarvan gemeentelijke diensten niet kunnen afwijken. De uren genoemd van C t/m K zijn standaarden waarvan gemeentelijke diensten kunnen afwijken. Toelichting op genoemde uren in het model: 1. C - Leeftijdsvakantie uren Van deze uren is sprake bij: medewerker jonger dan 21 jaar; medewerker ouder dan 30 jaar, indien de medewerker voor 1997 in dienst is getreden bij de gemeente Den Haag; medewerker ouder dan 45 jaar, indien de medewerker na 1 januari 1997 bij de gemeente Den Haag in dienst is getreden 2. H - Aantal uren overleg Het betreft hier overleg dat niet besteed wordt aan het primaire proces (de zogenaamde niet declarabele uren). 3. I - Aantal overig niet productieve uren Het betreft hier uren die een medewerker niet besteedt aan het primaire proces en ook niet aan opleiding / cursus of overleg. Deze categorie uren is een restcategorie waar alleen uren kunnen worden ingevuld die niet bij een andere categorie kunnen worden ingevuld. 5. Definities kostendrager en kostenplaats 2 Kostendragers zijn dienstproducten. Een verzameling van dienstproducten is een product in de productenraming en een verzameling van producten is een gemeenteprogramma. Dit betekent dat de kostendragers altijd zijn gerelateerd aan een gemeenteprogramma. Kostenplaatsen zijn te onderscheiden in afdelingskostenplaatsen en hulpkostenplaatsen. Een afdelingskostenplaats is een organieke eenheid van een dienst en is gedefinieerd op basis van het vastgestelde organogram van de dienst. Het bestaan van een hulpkostenplaats is daarnaast gekoppeld aan een financiële verantwoordelijkheid (budgethouderschap) voor een leidinggevende van een dienst of (ondersteunende) afdeling. 2 memo DSO/IFS, inrichting administratie, d.d. 30 maart 2006 aan regiegroep EOS Pagina 4 van 5
6. Afspraken kostenverdeelsystematiek verzameling van alle kosten op één plek (calculatorische eenheid of organisatie eenheid); doorbelasten van een kostenplaats vindt plaats op basis van een door de gemeentelijke dienst vastgestelde verdeelsleutel. 7. Schrappen richtlijn B5-I van het handboek financieel management Gemeentelijke diensten hoeven deze richtlijn niet meer te gebruiken voor het bepalen van de kostprijs per werkplek, omdat bij de ontwikkelde modellen voor integrale kostprijs normen in de definities zijn opgenomen. 8. Opname voorstellen in handboek financieel management Voorstellen nrs. 1 tot en 7 opnemen als richtlijn in handboek financieel management. 9. Toezien op nakomen van voorstellen Gemeentelijke diensten worden in 2008 gevraagd van een aantal goederen, producten en/of diensten de berekening van de integrale kostprijs en het tarief aan te leveren bij directie Financiën. Het doel hiervan is tweeledig, enerzijds kan worden nagegaan of diensten werken conform gemaakte afspraken, anderzijds kunnen de mogelijkheden voor verdere uniformering van bedrijfseconomische uitgangspunten bekeken worden. Hierbij wordt ook de opgebouwde ervaringen van de gemeentelijke diensten in beschouwing genomen. Vervolg De gedane voorstellen worden geïmplementeerd. In het COB is afgesproken wanneer een kostprijs berekent wordt, dit vanaf nu conform de voorgestelde methodiek te doen en het waar het leidt tot wijziging in de begroting in te laten gaan bij de begroting 2008. Het onderzoek heeft grote verschillen laten zien in zowel de directe als indirecte overhead van gemeentelijke diensten. Dit is aanleiding voor een vervolgonderzoek. In het COB is daarom besloten om over de (normering van de) overhead extern advies in te winnen. Het huidige onderzoek heeft zich gericht op de berekening van een integrale kostprijs en niet op tarieven en leges. Het verdient aanbeveling ook hiernaar een vervolgonderzoek in te stellen. Hierbij moet afstemming plaatsvinden met het onderzoek naar legestarieven en rechten dat de GAD uitvoert voor de GBD. Pagina 5 van 5