HANDLEIDING ACTIVITEITEN VOOR DERDEN

Transcriptie

1 CORPORATE STAFF HANDLEIDING ACTIVITEITEN VOOR DERDEN Ingangsdatum: 1 januari 2016 Versie: 1.0 Aanleiding herziening: actualisatie uurtarieven

2 Inhoudsopgave Inleiding Berekening van uurtarieven op basis van integrale kostprijs Onload tarieven TIAS Business School Van uurtarief naar prijsofferte... 6 Bijlage 1: Voorbeeldberekeningen uurtarieven contractonderzoek per 1 januari Bijlage 2: Voorbeeldberekeningen uurtarieven contractonderwijs per 1 januari Bijlage 3: Checklist overige lasten... 9 Bijlage 4: uurtarieven onload inzet TiU-docenten bij TIAS

3 Inleiding Deze Handleiding Activiteiten voor Derden geeft een integraal overzicht van het beleid rondom inkomsten uit activiteiten voor derden en de toepassing daarvan in de praktijk. De handleiding bestaat uit twee delen. In het eerste deel wordt ingegaan op de berekening van WP-uurtarieven op basis van integrale kostprijs met behulp van een standaard calculatiemodel. In deel twee wordt aandacht besteed aan het opstellen van een prijsofferte richting (potentiële) opdrachtgever met behulp van de berekende uurtarieven. 1. Berekening van uurtarieven op basis van integrale kostprijs Om concurrentievervalsing te voorkomen is van overheidswege bepaald dat voor contractactiviteiten minimaal de integrale kostprijs in rekening moet worden gebracht. Daarom wordt voor de berekening van een tarief per declarabel uur (in geval van contractonderzoek) of per contactuur (ingeval van contractonderwijs) gebruik gemaakt van een standaard calculatiemodel. Het hiermee berekende uurtarief vormt de basis voor de prijsofferte richting (potentiële) opdrachtgever. In dit eerste deel van de handleiding wordt ingegaan op het standaard calculatieschema voor het berekenen van uurtarieven voor contractonderzoek en contractonderwijs. De berekende tarieven zijn onverkort van toepassing op detacheringen. In een aantal gevallen gelden afwijkende tarieven: - aanschuifonderwijs; - contractonderwijs verzorgd door TIAS Business School (paragraaf 2). Binnen contractonderwijs wordt onderscheidt gemaakt in aanschuifonderwijs en overig contractonderwijs. De wet schrijft voor dat voor beide vormen van contractonderwijs commerciële tarieven in rekening worden gebracht om concurrentievervalsing te voorkomen en ervoor te zorgen dat de publieke middelen niet worden aangewend om marktactiviteiten te subsidiëren. Aanschuifonderwijs Er is sprake van aanschuifonderwijs indien vakken worden gevolgd van een reguliere CROHO-opleiding en niet de bedoeling bestaat om het aan de opleiding verbonden einddiploma te behalen. De tarieven voor deze vorm van contractonderwijs liggen vast in de Regeling contractcursisten aanschuifonderwijs 1. Tabel 1 bevat een overzicht van het standaard calculatieschema. De basis voor de berekening van uurtarieven op basis van integrale kosten wordt gevormd door de directe salariskosten van de medewerker per jaar gedeeld door het aantal werkbare uren. Dit bedrag wordt verhoogd met opslagen voor personele risico s, persoonsgebonden kosten, facultaire en centrale overhead, risico/winst en voorbereidingsuren (alleen bij contractonderwijs)

4 Tabel 1: Calculatieschema uurtarieven voor contractonderzoek en -onderwijs 2016 # Component Contractonderzoek (per declarabel uur) Contractonderwijs (per contactuur) 1 Directe salariskosten Uurtarief op basis van salariskosten brutoplus uitgaande van 1632,52 werkbare uren per jaar. Uurtarief op basis van salariskosten brutoplus uitgaande van 1632,52 werkbare uren per jaar. 2 Personele risico's 1,30% van 1 1,30% van 1 3 Persoonsgebonden kosten 1,25% van 1 1,25% van 1 4 Facultaire overhead 10,10 per uur 10,10 per uur 5 Centrale overhead 17,06 per uur 17,06 per uur 6 Risico-/winst-opslag Te bepalen door eenheid Te bepalen door eenheid 7 Uurtarief incl. opslagen Som 1 t/m 6 Som 1/t/m 6 8 Voorbereisingsuren (incl. onderzoeksopslag) n.v.t. minimaal 2,5 x uurtarief 7 Uurtarief per declarabel uur / contactuur Som Som Directe salariskosten Deze kosten bevatten het brutosalaris van de medewerker plus opslagen voor het werkgeversdeel van de sociale lasten en pensioenpremies. De bruto- salariskosten zijn ontleend aan de Salaristabel Nederlandse Universiteiten per 1 januari 2016 waarbij rekening is gehouden met een aanvullende verhoging van 1,25%. Voor de premies is de premietabel van juli 2015 aangehouden omdat de premietabel 2016 nog niet beschikbaar was op het moment dat de berekening is gemaakt. De jaarkosten worden omgerekend naar een uurtarief uitgaande van 1.632,52 werkbare uren in Dit is berekend door het aantal werkbare uren op basis van de CAO en kalender te corrigeren voor verlofuren en gemiddeld ziekteverzuim. Personele risico s Deze opslag dekt de kosten voor potentiële wachtgeldverplichtingen en WIA-aanspraken. Het opslagpercentage is berekend door de kosten voor wachtgeldverplichtingen en WIAaanspraken te delen door de personele lasten. De kosten zijn ontleend aan de meest recente jaarrekening (2014). Persoonsgebonden kosten Deze opslag bevat de kosten voor woon-werkverkeer, studie, werving, jubilea en verhuizingen. Het opslagpercentage is berekend door de overige personele lasten te delen door de personele lasten. De kosten zijn ontleend aan de meest recente jaarrekening (2014). Facultaire overhead Deze opslag bevat de kosten van de faculteiten voor de ondersteuning van een medewerker en is vastgesteld als een vast bedrag omdat er geen lineair verband is tussen het salaris van een onderzoeker/docent en het beslag dat hij/zij legt op de ondersteuning die in de opslag tot uitdrukking wordt gebracht. De opslag is gebaseerd op de begroting

5 Centrale overhead Deze opslag bevat de kosten van de diensten voor de ondersteuning van een medewerker en is net als de facultaire overheadopslag vastgesteld als een vast bedrag. De opslag is gebaseerd op de begroting Risico-/winstopslag De risico-/winstopslag is te bepalen door de faculteit zelf. Of en in welke omvang er sprake is van aan het project verbonden specifieke risico s kan het best door de faculteit zelf worden beoordeeld. (Verwachte) kosten voor transitievergoedingen kunnen hier opgenomen worden. Daarnaast kan de faculteit op basis van commerciële overwegingen een bepaalde winstopslag hanteren. Voorbereidingsuren contractonderwijs Aan de contacturen wordt per contactuur minimaal 2,5 uur voorbereidingsuren toegevoegd. Het staat de faculteiten vrij om meer voorbereidingsuren in rekening te brengen en/of hierin een opslag voor onderzoek op te nemen. Interne en externe klanten Alle dienstverlening (extern en intern) kan op basis van integrale kostprijs plaatsvinden. 2. Onload tarieven TIAS Business School Een belangrijk gedeelte van het postacademisch onderwijs van TiU wordt verzorgd door TIAS, waarbij ook docenten van TiU worden ingezet. Voor de periode is een overgangsbeleid van kracht geweest voor deze tarieven. Voor 2016 zijn de tarieven (incl. overige lasten) vastgesteld volgens het herziene standaard calculatiemodel. Voor 2016 gelden de volgende tarieven per direct onderwijsuur (zie ook bijlage 4): UD 305 UHD 331 HL 411 Voor een goede bedrijfsvoering is het noodzakelijk dat de TiU-departementshoofden samen met de facultaire controller minstens 1x per jaar overleggen met een vertegenwoordiger van TIAS om de inzet van TiU-docenten (onload en offload) te bespreken. 5

6 3. Van uurtarief naar prijsofferte In paragraaf 1 is aangegeven hoe het tarief per declarabel uur (contractonderzoek) of per contactuur (contractonderwijs) wordt berekend. Deze uurtarieven dienen als basis voor het opstellen van een prijsofferte (zie tabel 2) richting (potentiële) opdrachtgever. Tabel 2: Schema prijsofferte Prijsofferte Bedrag Tarief per declarabel/contactuur x aantal verwachte uren -,-- Specificatie overige lasten - reis- en verblijfkosten -,-- - literatuur -,-- - enzovoort -,-- Totaalbedrag prijsofferte exclusief btw -,-- Btw -,-- Totaalbedrag prijsofferte inclusief btw -,-- In de offerte wordt het uurtarief allereerst vermenigvuldigd met het verwachte aantal uren van het onderzoek in het geval van contractonderzoek of het aantal contacturen in het geval van contractonderwijs. De opbouw van het uurtarief mag niet extern worden gecommuniceerd. Overige lasten Vervolgens worden de overige lasten gespecificeerd. Bijlage 3 bevat een checklist voor het vaststellen van overige lasten. Voor contractonderwijs dient naast de in de checklist genoemde overige lasten rekening te worden gehouden met de volgende overige lasten: - ontwikkeling nieuwe opleidingen; - marketing en acquisitie; - zaalhuur; - cursistenadministratie; - ondersteuning van de betreffende opleiding; - opleiding specifieke kosten. De personele onderdelen hiervan worden berekend met behulp van het standaard calculatieschema contractonderwijs waarbij de voorbereidingsuren op nul worden gezet. Btw Mogelijk moet over de contractinkomsten Btw worden afgedragen en moet hiermee in de offerte ook rekening worden gehouden. Om dat vast te kunnen stellen is er de btwbeslisboom. De geactualiseerde versie van deze beslisboom is voor de financiële controllers en financiële medewerkers beschikbaar op SharePoint. Strategische subsidies Faculteiten kunnen projecten die van groot strategisch belang zijn ondersteunen, door het verlenen van een subsidie in de vorm van een korting op het totaalbedrag van de prijsofferte. Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden: - de subsidie leidt niet tot interne of externe concurrentievervalsing; - de subsidie draagt bij aan het initieel onderwijs en/of fundamenteel onderzoek; - projecten waarvoor een subsidie wordt gegeven zijn niet winstgevend; - de subsidie is tijdelijk en dient periodiek doch na maximaal 4 jaar opnieuw te worden heroverwogen. 6

7 Bijlage 1: Voorbeeldberekeningen uurtarieven contractonderzoek per 1 januari 2016 Voorbeeldberekeningen uurtarieven op basis van het standaard calculatieschema uurtarieven contractonderzoek (zie handleiding activiteiten voor derden, tabel 1). Berekeningen zijn gebaseerd op de salaristabel per 1 januari 2016 en de premietabel per 1 juli Het bruto+ salaris is vervolgens met 1,25% verhoogd i.v.m. nog te verwachten wijzigingen in de salarissen per 1 januari Promovendus Promovendus Hoogleraar 2 Hoogleraar 1 Hoogleraar 2 Hoogleraar 1 Per jaar Bruto salaris Bruto + (incl. verwachte wijzigingen) Werkbare uren , , , , , ,52 Per maand Bruto salaris Bruto + (incl. verwachte wijzigingen) Werkbare uren ,04 136,04 136,04 136,04 136,04 136,04 Directe salariskosten 23,03 29,61 55,14 61,04 78,38 92,22 Personele risico's 1,30% van 1 0,30 0,38 0,72 0,79 1,02 1,20 Persoonsgebonden kosten 1,25% van 1 0,29 0,37 0,69 0,76 0,98 1,15 Facultaire overhead 10,10 per uur 10,10 10,10 10,10 10,10 10,10 10,10 Centrale overhead 17,06 per uur 17,06 17,06 17,06 17,06 17,06 17,06 Winst-/risico-opslag te bepalen door eenheid Uurtarief per declarabel uur o.b.v. integrale kosten plus winst-/risicoopslag 50,78 57,52 83,70 89,75 107,54 121,73 per ,23 57,93 84,02 90,04 108,14 124,11 per ,10 56,80 83,07 89,13 107,34 123,40

8 Bijlage 2: Voorbeeldberekeningen uurtarieven contractonderwijs per 1 januari 2016 Voorbeeldberekeningen uurtarieven op basis van het standaard calculatieschema uurtarieven contractonderzoek (zie handleiding activiteiten voor derden, tabel 1). Berekeningen zijn gebaseerd op de salaristabel per 1 januari 2016 en de premietabel per 1 juli Het bruto+ salaris is met 1,25% verhoogd i.v.m. nog te verwachten wijzigingen in de salarissen per 1 januari Promovendus Promovendus Hoogleraar 2 Hoogleraar 1 Hoogleraar 2 Hoogleraar 1 Per jaar Bruto salaris Bruto + (incl. verwachte wijzigingen) Werkbare uren , , , , , ,52 Per maand Bruto salaris Bruto + (incl. verwachte wijzigingen) Werkbare uren ,04 136,04 136,04 136,04 136,04 136,04 Directe salariskosten 23,03 29,61 55,14 61,04 78,38 92,22 Personele risico's 1,30% van 1 0,30 0,38 0,72 0,79 1,02 1,20 Persoonsgebonden kosten 1,25% van 1 0,29 0,37 0,69 0,76 0,98 1,15 Facultaire overhead 10,10 per uur 10,10 10,10 10,10 10,10 10,10 10,10 Centrale overhead 17,06 per uur 17,06 17,06 17,06 17,06 17,06 17,06 Risico-/winst-opslag te bepalen door eenheid Uurtarief incl. opslagen 50,78 57,52 83,70 89,75 107,54 121,73 Voorbereidingsuren min 2,5 (hier gerekend met 2,5) 126,94 143,81 209,25 224,38 268,84 304,32 Uurtarief per declarabel uur o.b.v. integrale kosten plus winst-/risicoopslag 177,72 201,33 292,95 314,14 376,38 426,05 per ,30 202,75 294,06 315,16 378,50 434,37 per ,34 198,81 290,75 311,97 375,70 431,92 8

9 Bijlage 3: Checklist overige lasten Voorbeelden van materiële kosten waarmee rekening dient te worden gehouden bij het opstellen van een projectbegroting. reis en verblijfkosten congresbezoek literatuur abonnementen drukkosten kopieerkosten inkoop bij derden secretariaat folders en promotiemateriaal vergaderingen catering wervingskosten personeel opleidingskosten kantoorbenodigdheden apparatuur onderzoeksassistentie interviewers enquêteurs proefpersonen databestanden De volgende elementen zijn reeds verwerkt in de integrale kostprijstarieven voor de inzet van personeel. Deze (materiële) kosten behoeven dus niet afzonderlijk in de projectbegroting te worden opgenomen. Niet declarabele uren: ten behoeve van frictie- leegloop- en acquisitie-activiteiten Persoonsgebonden kosten: ten behoeve van bijkomende personele lasten zoals woonwerkverkeer Wachtgeld: opslag voor wachtgeldpremies Decentrale overhead: ondersteuning facultaire diensten afschrijvingskosten van een PC en kleine apparatuur vast bedrag voor reizen onvoorzien Centrale overhead: huisvesting ICT-infrastructuur bibliotheek centrale administratie overige centrale lasten Winst: opslag voor winst

10 Bijlage 4: uurtarieven onload inzet TiU-docenten bij TIAS Functieschaal UD max 12 UHD gem. max 13/14 HL gem. max 16/18 Uurtarief bruto Voorbereidingsuren Personele risico's Persoonsgebonden kosten Facultaire overhead Centrale overhead Overige lasten Onderzoeksopslag Winst-/risico-opslag Totaal