SERVICE LEVEL AGREEMENT

Transcriptie

1 Bijlage bij Uitvoeringsovereenkomst tussen Stichting Pensioenfonds Haskoning en Haskoning Nederland B.V. d.d. SERVICE LEVEL AGREEMENT Ter uitvoering van de taken van de Stichting Pensioenfonds Haskoning tussen Stichting Pensioenfonds Haskoning en Haskoning Nederland B.V. Datum:

2

3 Inleiding Stichting Pensioenfonds Haskoning neemt een volledig onafhankelijke positie in ten opzichte van haar sponsor, Haskoning Nederland B.V.. Voor de uitvoering van haar taken maakt Stichting Pensioenfonds gebruik van medewerkers en faciliteiten van Haskoning Nederland B.V. Binnen dit kader beschrijft deze Service Level Agreement de relatie tussen Stichting Pensioenfonds Haskoning en Haskoning Nederland B.V. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan de orde: A. beschikbaarheid bestuursleden van Stichting Pensioenfonds Haskoning; B. uitvoering administratieve en secretariële taken van Stichting Pensioenfonds Haskoning; C. beschikbaarstelling van faciliteiten; D. bijdrage in uitvoeringskosten; E. communicatie; F. jaarlijkse evaluatie. A. Beschikbaarheid leden voor het Bestuur en Verantwoordingsorgaan van Stichting Pensioenfonds Haskoning Haskoning Nederland B.V. stelt uit haar midden medewerkers beschikbaar voor het Bestuur en het Verantwoordingsorgaan van Stichting Pensioenfonds Haskoning. Het gaat hierbij om de door de onderneming aangewezen en door de werknemers gekozen leden van het Bestuur en het Verantwoordingsorgaan. Voorafgaand aan elk kalenderjaar stelt Stichting Pensioenfonds Haskoning een urenbegroting op voor de bestuursleden en de leden van het Verantwoordingsorgaan. De uren van de medewerkers, besteed aan het Bestuur alsmede het Verantwoordingsorgaan van Stichting Pensioenfonds Haskoning, worden geregistreerd op een specifiek projectnummer. De uurkosten komen tegen het interne tarief voor niet order gebonden kosten ten laste van Stichting Pensioenfonds Haskoning. B. Uitvoering van de administratieve en secretariële taken van Stichting Pensioenfonds Haskoning De belangrijkste taken van de administratie en het secretariaat van Stichting Pensioenfonds Haskoning zijn: Administratie: - deelname aan de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur van de Stichting; - deelname aan intern en extern overleg, indien noodzakelijk (ter beoordeling van het Dagelijks bestuur). Hierbij valt te denken aan deelname aan de beleggingcommissie, overleg met de herverzekeraar, de actuaris, de accountant, het verantwoordingsorgaan en de visitatiecommissie; - controle van de ingekochte pensioenaanspraken; - controle van de premievrije aanspraken; - controle van waardeoverdrachten; SLA tussen SPH en HKNederland 1

4 - het verschaffen van specifieke informatie aan individuele deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden van Stichting Pensioenfonds Haskoning; - opstellen van de conceptbegroting van het Bestuur en het bijhouden van de uitgaven van het pensioenfonds; - berekening van jaarruimte voor de deelnemers van de Aanvullende Vrijwillige Pensioenregeling; - beheer van de liquiditeitspositie van het Pensioenfonds; - controle van de Rekening-Courant met Haskoning Nederland B.V. Secretariaat: - secretariële ondersteuning van het (Dagelijks) Bestuur; - postafhandeling Pensioenfonds; - deelname aan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur; - verslaglegging van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur; - opgeven van de mutaties van deelnemers aan NN en/of AZL. In het kader van deze taak wordt regelmatig contact onderhouden met de werkgever voor de aanlevering van personeelsmutaties op basis van de SLA met Haskoning Nederland B.V., afdeling HRM (dd. 23 juli 2008) en met NN en/of AZL; - het voeren van de administratie voor de Aanvullende Vrijwillige Pensioenregeling; - correspondentie over mutaties; - archivering van het Pensioenfonds; - archivering van de deelnemersadministratie; - De controle op de verwerking van mutaties door NN en/of AZL. Taken die wel onder de verantwoordelijkheid vallen van Stichting Pensioenfonds Haskoning maar niet (meer) worden uitgevoerd door medewerkers van Haskoning Nederland B.V. maar door AZL: - de pensioenadministratie; - de excasso-administratie en het uitbetalen van de ingegane pensioenen; - het opstellen van een jaarlijks Universeel Pensioen Overzicht; - het vaststellen van de aan de (her)verzekeraar verschuldigde premies voor de diverse regelingen die Stichting Pensioenfonds Haskoning uitvoert; - het opstellen van verslagstaten en het aanleveren van overige informatie ten behoeve van de toezichthouders, zoals DNB en AFM; - beheren van e-line (het rapportage tool van DNB); - de financiële administratie; - berekening van en controle op de door de onderneming af te dragen premie (per kwartaal achteraf); - beheer en controle van de Rekening-Courant met Nationale-Nederlanden; - voorbereiden van de jaarrekening; - archivering van de pensioenadministratie Haskoning Nederland B.V. stelt medewerkers ter beschikking voor het uitvoeren van de administratieve en secretariële taken van Stichting Pensioenfonds Haskoning. Deze medewerkers dienen over de kennis, kunde en ervaring te beschikken om de opgedragen werkzaamheden adequaat uit te voeren. Of dat het geval is, wordt jaarlijks vastgesteld aan de hand van de door het Dagelijks Bestuur uitgebrachte beoordeling, waarbij het beoordelingssysteem van Haskoning Nederland B.V. gehanteerd wordt. Mocht de beoordeling van één van deze functionarissen als redelijk of slecht uitvallen, SLA tussen SPH en HKNederland 2

5 dan is er sprake van een situatie waarin Haskoning Nederland B.V. onvoldoende in de behoefte van menskracht voorziet en kan het Dagelijks Bestuur vervanging van de betreffende functionaris eisen. Bij een vacature of een noodzakelijke uitbreiding van de mensinzet doet Haskoning Nederland B.V. een voorstel voor een nieuwe medewerker en legt dit voorstel voor aan het Dagelijks Bestuur van Stichting Pensioenfonds Haskoning. Stichting Pensioenfonds Haskoning beslist (gefundeerd) over het voorstel van Haskoning Nederland B.V.. De betrokken stafafdelingen van Haskoning Nederland B.V. zijn hiërarchisch verantwoordelijk voor de medewerkers, die worden uitgeleend aan Stichting Pensioenfonds Haskoning. De dagelijkse aansturing van de betrokken medewerkers wordt uitgevoerd door het Dagelijks Bestuur van Stichting Pensioenfonds Haskoning (detacheringsmodel). De gemiddelde inzet van personeel is begroot op: a. administratie: 0,4 fte b. secretariële/administratieve ondersteuning: 0,66 fte + circa 300 uur/jaar assistentie Periodiek zal geëvalueerd worden of deze gemiddelde inzet voldoende is, dan wel aanpassing behoeft (zie in dit verband onderdeel F van deze overeenkomst). De uren van de medewerkers, besteed aan de administratie en het secretariaat van Stichting Pensioenfonds Haskoning worden geregistreerd op een specifiek projectnummer. De uurkosten komen tegen het interne tarief voor niet order gebonden kosten ten laste van Stichting Pensioenfonds Haskoning. Bij structurele afwezigheid van de betrokken medewerkers, bijvoorbeeld in geval van ziekte, zal Haskoning Nederland voor vervanging zorg dragen. Voor het geval Haskoning Nederland B.V. naar het oordeel van het Dagelijks Bestuur niet voor adequate vervanging zorg draagt, dan wel onvoldoende in de adequate behoefte aan menskracht voorziet, heeft het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid zelfstandig geschikte medewerkers van een derde partij in te huren. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van Haskoning Nederland B.V. met dien verstande dat Haskoning Nederland B.V. de (anders) gemaakte uren tegen de door Haskoning Nederland B.V. gehanteerde interne tarieven bij Stichting Pensioenfonds Haskoning in rekening kan brengen. C. Beschikbaarstelling van faciliteiten Haskoning Nederland B.V. stelt de volgende faciliteiten om niet ter beschikking aan Stichting Pensioenfonds Haskoning: - huisvesting voor de bestuursleden, de administratie en het secretariaat van Stichting Pensioenfonds Haskoning; - vergaderruimte voor de vergaderingen van Stichting Pensioenfonds Haskoning; - afgescheiden ruimte op het netwerk van Haskoning Nederland B.V.; - gebruik maken van de ICT diensten van Haskoning Nederland B.V.; - registratie van de bestede uren en kosten in Agresso; - verzending van de correspondentie van Stichting Pensioenfonds Haskoning. SLA tussen SPH en HKNederland 3

6 D. Bijdragen in uitvoeringskosten Haskoning Nederland B.V.: - betaalt de advieskosten die samenhangen met een door Haskoning Nederland B.V. voorgestelde wijziging van de pensioenregeling en de met deze wijziging samenhangende extra uitvoeringskosten, die de verzekeraar in rekening brengt, danwel Stichting Pensioenfonds Haskoning aantoonbaar zelf maakt; - betaalt bij kosten met een gemengd karakter dat deel van de gemaakte kosten dat na overleg toegewezen is aan Haskoning. - sluit op haar kosten een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af voor de bestuurders van het Pensioenfonds en het Verantwoordingsorgaan, ten bewijze waarvan zij een afschrift verstrekt aan Stichting Pensioenfonds Haskoning; - levert een jaarlijkse bijdrage van euro voor de dekking van de uitvoeringskosten, die samenhangen met aanvullende pensioenregelingen, die op verzoek van Haskoning Nederland B.V. in het leven zijn geroepen en door Stichting Pensioenfonds Haskoning worden uitgevoerd. E. Communicatie Stichting Pensioenfonds Haskoning draagt t.b.v. Haskoning Nederland B.V. zorg voor het up-to-date houden van: 1. de startbrief met bijbehorende formulieren; 2. de website, waarop alle informatie m.b.t. de pensioenregeling te vinden is. Verder draagt Stichting Pensioenfonds Haskoning t.b.v. Haskoning Nederland B.V. zorg voor (concept) mededelingen waarin wijzigingen in de pensioenregeling aan de medewerkers worden toegelicht. Tot slot organiseert Stichting Pensioenfonds Haskoning periodiek voorlichtingsbijeenkomsten t.b.v. nieuw toegetreden deelnemers, deelnemers van middelbare leeftijd en deelnemers welke op korte termijn met pensioen gaan. De met de hierboven specifiek genoemde communicatieactiviteiten verbonden kosten, behoudens de uurloonkosten van de bestuursleden, komen voor rekening van Haskoning Nederland B.V.. Naast de hierboven genoemde communicatie middelen geeft Stichting Pensioenfonds Haskoning met enige regelmaat nieuwsbrieven uit en soms ook een pensioenkrant. Deze communicatie is voor rekening en verantwoordelijkheid van Stichting Pensioenfonds Haskoning omdat de stichting daartoe, krachtens van toepassing zijnde wetgeving, aan gehouden is. Verder verzorgt de administratie en het secretariaat de individuele communicatie met de deelnemers, de ex-deelnemers en de pensioengerechtigden van Stichting Pensioenfonds Haskoning. F. Jaarlijkse evaluatie De SLA geldt voor de periode 1 april 2011 tot en met 31 december SLA tussen SPH en HKNederland 4

7 Eenmaal per jaar evalueert het Dagelijks Bestuur van Stichting Pensioenfonds Haskoning en de directeur HRM alsmede het hoofd van het Pensioenbureau van Haskoning Nederland B.V. of deze Service Level Agreement voldoet aan de wederzijdse verwachtingen c.q. eisen. Bij de jaarlijkse evaluatie zullen de aanpassingen in de SLA voor het daaropvolgende jaar worden vastgesteld. Getekend te Nijmegen op Haskoning Nederland BV Vertegenwoordigd door haar statutair directeur Haskoning Advies Beheer BV Getekend te Nijmegen op Stichting Pensioenfonds Haskoning Ir. E. Oostwegel Directeur Ing. A. Driesse Voorzitter Drs. F. Heemskerk Directeur H.W.J. Liekens Secretaris SLA tussen SPH en HKNederland 5