bij kwaliteitsvisitatie Dit document is een handleiding voor het gebruik van het online auditsysteem ADAS, gebruikt voorkwaliteitsvisitaties georganiseerd door de NVvP. Inhoudelijke informatie over de kwaliteitsvisitatie is te vinden op www.nvvp.net/herregistratie/kwaliteitsvisitatie
INHOUDSOPGAVE 1. Inloggen 2 2. Functies hoofdmenu 3 3. Functies menu vragenlijsten 4 4. Invullen van de vragenlijsten 5 4.1 Verplichte vragen 4.2 Commentaar bij vragen 4.3 Vragenlijst afsluiten 4.4 Afgesloten vragenlijst 4.5 Vragenlijst afgesloten 4.6 Spiegelgegevens 4.7 Lezen van de QuickScan 5. Bijlagen aanleveren 8 6. Vragenlijst voor derden (enquête) 10 7. Visitatieverslag 11 2
1. Inloggen In de regel komen gevisiteerden door middel van een link in de uitnodiging, via het door de hoofdgevisiteerde opgegeven e-mailadres, op de ADAS-site van de NVvP terecht. U kunt echter ook het internetadres http://www.adas-net.nl intypen en zo naar het deel van de vereniging gaan, maar dan zal eerst naar uw gebruikersnaam en wachtwoord worden gevraagd. Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u via de link wachtwoord vergeten onder het inlogscherm uw wachtwoord opvragen. Vul daarvoor uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens direct een e-mail met uw wachtwoord. 3
2. Hoofdmenu functies ADAS bevat een aantal functies die via het hoofdmenu continu benaderbaar zijn. Deze worden hieronder nader toegelicht in het voorbeeld. 1. Home: hiermee keert u elke keer terug naar uw hoofdpagina 2. Uitloggen: hiermee sluit u ADAS af; de gegevens worden automatisch opgeslagen. 3. BUG melden: hier kunt u een systeemfout aanmelden, u krijgt dan zo spoedig mogelijk een bericht terug. 4. A: hier kunt u de lettergrootte aanpassen 5. Uw naam: hier kunt u uw eigen gegevens invoeren en uw wachtwoord wijzigen. Dit laatste is zeker aan te bevelen omdat u bij de eerste mail een algemeen wachtwoord krijgt toegestuurd. NB Wij raden u aan om mails van ADAS met uw inloggegevens nooit door te sturen naar anderen. Het ADAS-dossier is individueel. 6. Omschrijving: hiermee opent u de vragenlijsten. 7. Lopend: zolang de visitatie nog loopt staan uw gegevens onder Lopend. 8. Gesloten: zodra de visitatie en het verslag zijn afgesloten kunt u te allen tijde uw informatie van alle gesloten visitaties terugvinden onder deze tab. 4
3. Functies menu vragenlijsten Bij het openen van de vragenlijst ziet u een aantal functies staan. Ze worden in de tabel hieronder nader toegelicht. U krijgt dit menu alleen onder ogen bij een geopende vragenlijst. De vragen zullen inhoudelijk verschillen per opgegeven profiel (ZGP, GGZ of PAAZ). Onderstaand voorbeeld is een vragenlijst in het GGZ-profiel. Bij sommige vragen staat een blauw bolletje met een i (informatie). Als u hierop klikt, krijgt u verdere informatie en/of uitleg. Deze bolletjes staan niet alleen in het menu maar ook bij sommige vragenlijsten. Via de button overzicht in het menu kunt u zien hoeveel en welke vragen de vragenlijst bevat. Daarnaast wordt per vraag aangegeven of deze wel (groen bolletje ) of niet (rood bolletje ) is beantwoord. Onderaan het overzicht ziet u hoeveel vragen u nog open heeft staan. 5
4. Invullen vragenlijsten 4.1 Verplichte vragen Vragen met het symbool (in de vragenlijst, dus niet in het overzicht) zijn verplicht. 4.2 Commentaar bij vragen Naast het beantwoorden van de vragen heeft u de mogelijkheid om bij bepaalde vragen uw antwoord te voorzien van aanvullend commentaar. Deze optie wordt onder een vraag vermeld. 4.3 Vragenlijst afsluiten Eenmaal uitgekomen op de laatste pagina van de vragenlijst(en) heeft u de keuze om de vragenlijst via Overzicht af te sluiten. Daarvoor dient u dan wel alle verplichte vragen te hebben beantwoord. Is dit niet het geval dan wordt dit door middel van een rood icoontje achter de vraag kenbaar gemaakt. Hierna volgt een toelichting op een aantal functionaliteiten, die ADAS na het afsluiten van de vragenlijst(en) biedt. NB U kunt tot uiterlijk 3 weken voorafgaand aan de visitatie derden uitnodigen/invoeren. 4.4 Vragenlijst afgesloten Met de afsluiting van de vragenlijst treedt als het ware een nieuwe fase van uw visitatie in werking. Zo kunt u weliswaar nog steeds inloggen, maar is het niet langer mogelijk om antwoorden te wijzigen. 4.5 Spiegelgegevens bekijken Bij bepaalde vragen kunnen spiegelgegevens worden gegenereerd, die in de vorm van een staaf- of taartdiagram worden gepresenteerd. Klik op het betreffende pictogram indien u deze gegevens wilt bekijken. NB. U ziet in de spiegelgegevens aantallen van alle ooit gevisiteerde personen. 6
4.6 Lezen van de Quick Scan Door bij het kopje van vragenlijst 5 en 6 te klikken op de grafiek opent zich onderstaand scherm: NB. De groepsgrafiek is alleen te zien als alle leden van de visitatiegroep de vragenlijst hebben afgesloten! De KISZ- en QuickScan-antwoorden leiden via een berekening ((5 - score) * belang = waarde) tot scores die u terug ziet in de grafieken. Een score kan tussen 0 en 20 liggen. Het gaat er om dat u, samen met uw groepsleden, kijkt naar pieken, dalen en de verschillen in de uitkomsten. Bijvoorbeeld: - in bovenstaand overzicht is opvallend dat vraag 3.4 beantwoord is door slechts één groepslid; Waarom hebben de anderen niet geantwoord? - Een ander bespreekpunt zou kunnen zijn vraag 2.7; waarom scoort één collega een 8 en een ander 16? Vind één groepslid het onderwerp van die vraag veel belangrijker dan het andere groepslid? Deze bespreekpunten kunnen dienen als input voor het verbeterplan. 7
5. Bijlagen aanleveren In aanvulling op de door u ingevulde vragenlijsten dienen er soms bijlagen te worden aangeleverd. Bijlagen kunnen alleen aan ADAS worden toegevoegd door de hoofdgevisiteerde. Om deze bijlagen kan tijdens en na het invullen van de vragenlijsten worden gevraagd. Er bestaan twee categorieën bijlagen: 1. Extra bijlagen (bijvoorbeeld protocollen, resultaten van een enquête, routebeschrijving, evaluatieformulier) 2. Het verbeterplan (alleen mogelijk om na het afsluiten van uw vragenlijsten toe te voegen). Klik op de button Visitatie bijlagen en Bijlagen overzicht en stuur de gewenste bijlagen via Bladeren en Toevoegen mee. U kunt naast titel een titel meegeven aan uw bijlage. Zie hieronder voor een visuele weergave van het toevoegen van een bijlage. 8
6. Vragenlijst voor derden Met behulp van ADAS kunnen eveneens personen die noch de rol van gevisiteerde noch die van visiteur vervullen, worden uitgenodigd een vragenlijst in te vullen. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan directe collega s van andere disciplines, maar een belangrijke partij hierbij zijn ook uw patiënten. Mocht u recent een eigen patiëntenquête hebben gehouden dan kan de hoofdgevisiteerde de uitkomsten hiervan als bijlage (onder Extra bijlagen) uploaden. Derden uitnodigen Klik op Derden (Feedback Externen) in het linkermenu van uw vragenlijst. U kunt dan meteen rechts de uitleg en de voorwaarden van de NVvP lezen. U heeft twee opties: 1. De vragenlijst uitprinten en deze overhandigen of per post versturen aan uw patiënten. De patiënten retourneren de vragenlijst en u of bijvoorbeeld een secretaresse voert de antwoorden in ADAS in. U kunt de vragenlijst printen onder Toon/Print vragenlijst(en). U klikt het vinkje van de vragenlijst aan en klikt op Print vragenlijst(en). Na ontvangst van de ingevulde vragenlijsten kunt u de antwoorden invoeren onder Uitnodigen/invoeren. U kiest bij Bestaande of nieuwe voor Papieren invoer derde. Nadat u deze optie heeft geselecteerd, worden automatisch de velden Gebruikersnaam, Wachtwoord, Naam en E-mailadres van het scherm verwijderd. Vervolgens selecteert u de gewenste vragenlijst en klikt u op Vragenlijst direct zelf invoeren. Neem de antwoorden over tot u aan het einde van de lijst komt. 9
2. Via ADAS digitaal versturen van de vragenlijst aan de patiënten. De antwoorden van de patiënten komen automatisch terecht in ADAS. Deze optie heeft de voorkeur. U kunt de digitale vragenlijst versturen aan patiënten via Uitnodigen/invoeren. Bij Bestaande of nieuwe kiest u voor Voeg een nieuwe derde gebruiker toe. Voer vervolgens de gegevens in het kader in. U bedenkt zelf een wachtwoord en vult de gegevens van de patiënt in. Selecteer de beschikbare vragenlijst Tevredenheidsonderzoek 2011 en klik tot slot op Uitnodiging aan deze derde nu versturen. Let daarbij goed op of het e-mailadres wel klopt, anders komt de uitnodiging niet aan. De patiënt ontvangt nu automatisch een uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst in zijn/haar mailbox met daarin de benodigde inloggegevens. Derden overzicht Deze menuoptie biedt u een overzicht van alle derden die u heeft benaderd een vragenlijst in te vullen. Soms komt het voor dat een derde geen gevolg geeft aan de uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. U kunt de gegevens van hem/haar dan bij Statusoverzicht verwijderen door op het te klikken. De gegevens van de betreffende persoon zullen vervolgens niet meer in Derdenoverzicht worden getoond. 10
7. Visitatieverslag Wanneer de visiteurs het verslag van de visitatie hebben gemaakt, ontvangen alle gevisiteerden per mail een melding dat het verslag open staat voor commentaar. Alle gevisiteerden dienen eventuele feedback aan de hoofdgevisiteerde door te geven. De gevisiteerden klikken in ADAS op het verslag (zie ). De hoofdgevisiteerde vraagt aan de overige gevisiteerden of zij akkoord gaan met het verslag en/of nog opmerkingen hebben. Helemaal onderaan het verslag (ook te bereiken via de knop Commentaar) kan de hoofdgevisiteerde aangeven of de groep wel/niet akkoord gaat met het verslag. Deze keuze kan toegelicht worden in het tekstveld. Nadat op de knop Opslaan is geklikt wordt het commentaar verstuurd aan de visiteurs en kunnen zij het proces afronden. 11