INTERNETBOEKHOUDEN HANDLEIDING BANKING MODULE
INHOUD INHOUD... 2 INLEIDING... 3 ALVORENS TE STARTEN... 4 UITGAAND BETALINGSVERKEER... 6 Samenstellen werklijst betalingen vanuit de openstaande verrichtingen... 6 Aanmaken betalingsenveloppe op basis van uw werklijst.... 8 Open in het betalingsprogramma de betalingsenveloppe en voer de verwerking uit... 11 Volgend scherm verschijnt:... 12 De uitgevoerde betalingen opnemen als financiële boeking... 13 BINNENKOMEND BETALINGSVERKEER... 15 Stap 1: Importeren CODA-bestanden... 15 Stap2: Selecteer het juiste coda bestand.... 15 Stap 3: Beheren van Codaregels... 19 WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 2/23
INLEIDING Indien u in Octopus op een eenvoudige en snelle manier uw betalingsverkeer wilt voorbereiden en verwerken in de boekhouding dan kan dat via de banking module. De banking module heeft tweefuncties: - Uitgaand betalingsverkeer. Met deze functionaliteit kunt u betalingsenveloppen aanmaken die vervolgens kunnen geïmporteerd worden in de betalingsprogramma s van Isabel, KBC, en ING bank. - Binnenkomend betalingsverkeer Met deze mogelijkheid kunt u coda bestanden importeren. Deze functie is vooral nuttig voor onze klanten die de gestructureerde mededeling vermelden op hun verkoopsfacturen, aangemaakt met de Octopus-facturatiemodule. Deze handleiding bevat stap per stap instructies om u vertrouwd te maken met het gebruik van de banking-module. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 3/23
ALVORENS TE STARTEN Voordat u kunt starten met de bankingmodule dient u een aantal noodzakelijke gegevens in te geven. Via beheer, dagboeken opent u het detailscherm van uw financieel dagboek. Selecteer uw F-dagboek en klik op bewerken. Klik op bewerken WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 4/23
Selecteer het tab-blad 'Bank Details' 3 Klik op opslaan 1 Klik op bank details 2a Vul uw bankrekeningnummer in 2b Klik hier om het IBAN nummer en BIC code automatisch te genereren Het is verplicht om uw bankrekeningnummer in te vullen zoniet kunnen er geen betalingsenveloppen geëxporteerd worden. De overige velden zijn niet verplicht in te vullen. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 5/23
UITGAAND BETALINGSVERKEER Samenstellen werklijst betalingen vanuit de openstaande verrichtingen Op basis van 'openstaande verrichtingen, leveranciers kan een werklijst voor uit te voeren betalingen aangemaakt worden. Voor het selecteren van de uit te voeren betalingen start u menu Bank,Werklijst Betalingen. Vanuit het getoonde scherm 'openstaande betalingen' kan men uit het bovenste deelscherm die betalingen aanklikken die men wenst op te nemen in de betaallijst. Deze stap is dus het 'aanvaarden' van uit te voeren betalingen. Klik op uitvoeren of druk op F12 om de betaallijst te bewaren 3 Klik om de betalingen te selecteren 1 2 de geselecteerde betalingen komen in de betaallijst te staan WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 6/23
Ingeven overschrijving los van openstaande betalingen Wenst u een bijkomende overschrijving in de betaalenveloppe op te nemen, dan kan u via menu Bank, Werklijst Betalingen een overschrijving ingeven. Uw overschrijving komt automatisch in de Betaallijst te staan. 1 Nieuwe overschrijving aanmaken 2 Noodzakelijke gegevens invullen 3 Klik op OK WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 7/23
Aanmaken betalingsenveloppe op basis van uw werklijst. Nadat een betaallijst aangemaakt is kunnen hieruit betalingen overgenomen worden in een zogenaamde 'enveloppe'. Via menu Bank, Beheer Enveloppes bundelt u de gewenste betalingen in een enveloppe en exporteert u deze enveloppe naar uw extern betalingsprogramma. In het vervolgens getoonde scherm roepen we de eerder aangemaakte betaallijst op en selecteren de betalingen die we wensen op te nemen in de betaalenveloppe. 1 Roep de betaallijst op 2 Selecteer de te gebruiken financiële instelling (=dagboek) WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 8/23
U vindt de geselecteerde betalingen in de betaallijst onderaan het scherm. Vanuit deze betaallijst bepaalt u welke betalingen u definitief in de Enveloppe wil brengen. Klik uw betaling naar enveloppe inhoud te brengen 1 2 Klik op opslaan Nadat alle betalingen in de enveloppe opgenomen zijn en we deze opgeslagen hebben dient die nog geëxporteerd te worden voor gebruik in het betalingsprogramma. 1 Exporteer uw bank enveloppe 2 Kies altijd voor internationale overschrijvingen 3 Klik op OK WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 9/23
3 Klik op OK om op te slaan 2 Bepaal de locatie van uw exportbestand Volgende melding verschijnt: WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 10/23
Open in het betalingsprogramma de betalingsenveloppe en voer verwerking uit de In onderstaand voorbeeld wordt de verwerking met KBC online getoond. Indien u werkt met een ander betalingsprogramma (Isabel, Fortis, ING, ) kan de procedure verschillend zijn. Raadpleeg daarvoor de gebruikershandleiding van het betreffende programma. U start KBC online op om uw Enveloppe van betalingen te importeren. U gaat naar transactiemenu verzenden bestanden verzenden bestanden met betalingen Klik op verzenden bestanden met betalingen Volgend scherm verschijnt: Klik op toevoegen WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 11/23
Zoek het bestand op uw harde schijf: Klik op OK Volgend scherm verschijnt: Selecteer bestand Klik op verzenden WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 12/23
De uitgevoerde betalingen opnemen als financiële boeking U kan op een eenvoudige manier uw betalingen in het financieel dagboek toevoegen, verwerken en afpunten. Stap 1: De betalingen in het financieel dagboek toevoegen Start een nieuwe financiële boeking. 1 Start een nieuwe financiële boeking 2 Selecteer tabblad enveloppes of klik op (F6) De betalingen uit de enveloppe worden automatisch opgenomen. Klik op toevoegen 3 WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 13/23
U komt automatisch terug op tabblad boekingen U kan de betalingen aan het financieel dagboek enkel toevoegen indien bij Bank Enveloppes de rubriek Uitgevoerd op JA staat! Dit gebeurt automatisch van zodra het exportbestand naar het betalingsprogramma werd aangemaakt. Stap 2: De betalingen verwerken en afpunten 1 Vul het eindbedrag in 2 Klik op uitvoeren of F12 Alle betalingen worden automatisch afgepunt! WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 14/23
BINNENKOMEND BETALINGSVERKEER Stap 1: Importeren CODA-bestanden Via menu Boekhouding, Importeren selecteert u de door uw betalingsprogramma geleverde 'Coda' bestanden. Coda bestand inlezen Stap2: Selecteer het juiste coda bestand. Met uw online bankprogramma (ISABEL, KBC-online, Fortis, ING, ) hebt u codabestanden gegenereerd en bewaard. U selecteert de juiste map. Neem het codabestand van de datum volgend op het laatst ingeboekt uittreksel. Het beginbedrag van het Coda-bestand moet gelijk zijn aan de eindstand van uw laatste financiële boeking. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 15/23
Klik op bestand selecteren Selecteer het te verwerken bestand Klik op 'Open' Klik op Open Om het rekeninguittreksel in te voeren Groene vinkje: eindbedrag in Octopus komt overeen met beginbedrag van coda bestand. Het uittreksel kan ingevoerd worden indien u een groen vinkje krijgt. Alle financiële bewerkingen worden uitgevoerd. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 16/23
Het is eveneens mogelijk om een volledige map te importeren. Klik op map selecteren Selecteer de juiste map Klik op open Selecteer het gewenste dagboek Klik op ok WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 17/23
Klik op ok De verwerking gebeurt van de uittreksels. Onderstaand scherm verschijnt: Klik op ok Alle verrichtingen worden onmiddellijk uitgevoerd. Het is hierbij niet meer nodig om op uitvoeren te klikken. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 18/23
Indien het bedrag niet kan toegekend worden (geen koppeling met openstaande verrichting) dan wordt het bedrag aan de eerder gespecificeerde wachtrekening toegekend (5999999) toegekend.. Toekenning van betaling tegenover openstaande verrichting in functie van: 1. Referentie (vb. gestructureerde mededeling vanuit facturatie Octopus) 2. Rekeningnummer van de klant 3. Combinatie: Naam - Straat - Postcode 4. Naam en bedrag (indien combinatie naam/bedrag slechts eenmalig voorkomt ) 5. Bedrag ( indien bedrag slechts eenmalig voorkomt ) Het aangeleverde coda bestand moet voor iedere betaling afzonderlijk een detaillijn bevatten. Dit dient men meestal specifiek aan te vragen. Stap 3: Beheren van Codaregels Het is mogelijk via bestand selecteren de map te selecteren. Er verschijnt dan een lijst van alle verrichtingen die geïmporteerd gaan worden. De verrichting die reeds gematcht is, verschijnt reeds in het groen. Om de overige verrichtingen te matchen, kunt u dubbelklikken op de verrichting Volgend scherm verschijnt: WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 19/23
U kunt klikken op bijwerken en de relatie toevoegen via F2. De verrichting komt tenslotte ook in het groen. Indien de verrichting reeds op de rekening 599999 wachtrekening coda geboekt werd, kunt u ook vanuit het financieel dagboek een CODA regel instellen zodat de volgende keer bij de import van het codabestand de verrichting op de juiste relatie/rekening wordt geboekt. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 20/23
Klik hier WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 21/23
Volgend scherm verschijnt: Klik op matching rule om een codaregel toe te voegen Het scherm verschijnt met alle aanwezige codaregels. Klik op nieuw WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 22/23
1. Geef de naam van de codaregel in 2. Geef het coda formaat in 3. Kies type waarop deze verrichting dient geboekt te worden 4. Geef relatie/rekeningnummer in waarop deze verrichting dient geboekt te worden 5. Voeg een nieuwe regel toe en geef alles wat op codabestand te zien is, in als regel zoals: -verrichting type -Verrichting code -Verrichting familie -enz. Alle info van het codabestand wordt overgenomen in de regel. 6. Klik op toepassen 7. Klik op OK 8. De codaregel is ingesteld zodat bij de volgende CODA import deze verrichting onmiddellijk op de juiste relatie geboekt zal worden. WWW.INARAS.BE HANDLEIDING - BANKING MODULE 23/23