1 Handleiding onthaaltraining EHS/GMP/Grade c voor nieuwe Pfizermedewerkers/intrimmers en derden Aanmelden starters: via onyx- tool 1. Doel...2 2. Weetjes/tips 4 3. Waar vind ik deze tool?...5 4. Inloggen (door Pfizer medewerker/interimkantoor/tapfin) 5 5. Inloggen in de tool (niet de eerste keer) 5 6. Paswoord vergeten of paswoord aanpassen..6 7. Dashboard overzichtsscherm..8 8. Nieuw bedrijf (aanwerver) aanmaken..8 9. Uitprinten toegangscodes.10 10. Toegangscodes via mail..14 11. Gegevens voor nieuwe Pfizermedewerkers/interims/derden..16 12. Volgen van training..17 13. Aanmaken badge + controle trainingsstatus.18 14. Afprinten certificaten 18 15. Informatie trainingen (controle trainingsstatus)..19 16. Andere taal kiezen..22 17. Taken trainers aseptic trainingscenter.23 18. Toekennen cursussen (voor hertraining of herkansing) 23
2 1. Doel (algemeen): Vooraleer een nieuwe medewerker (Pfizer medewerker interimmer- derde) werken mag uitvoeren bij Pfizer dient deze de nodige trainingen te hebben gevolgd en moet deze een toegangsbadge hebben. Hiervoor wordt er gebruik gemaakt van een online platform. (via internet op een computer trainingen kunnen niet via smartphone/tablet) Dit online platform (onyx) maakt het mogelijk dat de nieuwe medewerkers VOORAF op een andere locatie (bv bij het interimkantoor) de vereiste trainingen kunnen volgen. Het afhalen van de badge dient nog wel te gebeuren bij de beveiliging van Pfizer. Dit moet een vlottere toegang tot de Pfizer site garanderen waardoor de wachtrijen tot een minimum beperkt blijven. De nieuwe medewerker krijgt een toegangscode tot de trainingstool dit kan via hard- copy OF via mail. Deze wordt gegeven door: HR bij het ondertekenen van het contract (Pfizer medewerkers) Interimkantoor tapfin De toegangscode kan gegeven worden via hard- copy of via mail. De voorwaarde voor het verkrijgen van een badge zijn: Nieuwe medewerker heeft de vereiste trainingen gevolgd (indien niet gevolgd: zie noodprocedure) De training bestaat (VOOR IEDEREEN) uit 3 onderdelen: (ongeacht de taak bij Pfizer) EHS GMP Grade C De training en badge is onbeperkt geldig. (opmerking: interimmers/derden die 1 jaar niet werkzaam zijn geweest bij Pfizer moeten opnieuw deze training (3 delen) volgen. Zie toewijzen cursussen)
3 SAMENVATTING FLOW
4 HR: Aanwerven nieuwe Pfizer medewerker RANDSTAD: Aanwerven nieuwe interimmedewerker TAPFIN: Aanwerven nieuwe derde HR Randstad - Tapfin Toegangscode onyx opvragen Hardcopy of mail Toegangscode aan starter bezorgen starter Starter volgt training HR Randstad afdeling (derde) Gegevens starter worden bezorgd aan beveiliging Beveiliging Beveiliging checkt trainingsstatus starter en maakt badge starter Starter meldt zich aan Beveiliging overhandigt badge en trainingsrecord (voor ondertekening) beveiliging Trainingsrecords naar PLS groep sturen
5 Noodprocedure Indien de starter de training nog niet gevolgd heeft kan deze (bij uitzondering) de training volgen aan FCR. (uitgezonderd de starters die dadelijk naar trainingscenter gaan deze volgen daar dan de training) Na het volgen wordt het trainingsrecord afgedrukt en ondertekend door starter. Daarna opgestuurd naar PLS- groep. Er zijn een aantal codes ter beschikking bij beveiliging. (zie 9) Wanneer het een starter is die DE DAG ZELF naar trainingscenter gaat code meegeven. De training wordt daar dan gevolgd. (zie punt 16) 2. Weetjes/tips: De tool om trainingen te bekijken werkt enkel op een pc/laptop NIET op een smartphone, i- pad. De tool is in 2 talen (Nederlands- Engels de trainingen ook ) in de tool kan je de taal aanpassen. De taal waarin de communicatie verloopt; hangt af van deze instelling. 3. Waar vind ik deze tool? Algemeen : https://www.pfizerpuursstarter.com/ Opletten: de login (om codes op te vragen en voor beveiliging is het Pfizer mailadres (niet de userid van het Pfizer netwerk!!)) Helpdesk: werkdagen van 9-17 uur je krijgt binnen 24 uur antwoord mail sturen naar:
6 pfizer- support@onyxvirtualacademy.com 4. Inloggen (door Pfizer medewerker/intrimkantoor/tapfin)? De medewerkers van HR- interimkantoor- tapfin moeten zich éénmalig registeren in de tool vooraleer men toegang tot de trainingstool heeft. HR medewerkers van PFIZER kunnen zich registeren via https://www.pfizerpuursstarter.com/register Deze geldt enkel voor Pfizer medewerkers!!! Interim- kantoor en Tapfin worden door de HR verantwoordelijke of EHS uitgenodigd via de knop BEDRIJF UITNODIGEN op hun Dashboard. (zie verder) Dit kan via een link in een mail (uitnodiging) die wordt verstuurd - Zie verder punt 8. 5. Inloggen in de tool (niet de eerste keer) Wanneer je reeds geregistreerd bent, kan je rechtstreeks naar de tool gaan: http://www.pfizerpuursstarters.com
7 Vul uw login in dit is uw Pfizer mailadres Vul uw paswoord in paswoord van de tool. Dit paswoord wijzigt NIET automatisch met het Pfizer paswoord. (je kan dit wel aanpassen) Duw op login. Je komt dan in het dashboard scherm (= overzichtsscherm) 6. Paswoord vergeten of paswoord aanpassen. 6.1 Paswoord vergeten? Duw op wachtwoord vergeten via mail krijg je een ander paswoord.
8 Geef uw mailadres in en je krijgt via mail een ander wachtwoord (welke je dadelijk kan wijzigen)
9 6.2 Paswoord aanpassen In het dashboard scherm (na inloggen) kan je paswoord aanpassen via profiel. 7. Dashboard overzichtscherm
10 Dit scherm toont een overzicht van alle bedrijven die toegang hebben tot de tool om toegangscodes af te printen. (in principe enkel Pfizer HR, randstad en tapfin) 8. Nieuw bedrijf (aanwerver) aanmaken- welke codes kan afdrukken. Om een nieuwe aanwerver toegang te geven tot de trainingstool (om toegangscodes te genereren) moet deze eerst aangemaakt worden in de tool. Ga naar dashboard druk op bedrijf uitnodigen Vul de gegevens in.
11 De firma zal volgende mail ontvangen: De firma (contactpersoon) zal zich dan moeten registeren om toegang te krijgen tot de tool. (dit moet maar 1 keer gebeuren!)
12 Vul de gegevens in en kies een wachtwoord. Klik dan op doorgaan Vanaf nu kan je de toegangscodes afprinten of doorsturen. 9.Uitprinten toegangscodes Ga naar print toegangscodes Duw op print quick entry
13 Vul het aantal toegangscodes in en duw op submit (het aantal codes is onbeperkt) Je kan ook de taal kiezen (Nederlands/Engels) Voorbeeld codes:
14 Engels:
15 De codes kunnen ook elektronisch worden doorgestuurd. Voorbeeld mail:
16 10.Toegangscodes via mail De aanwerver kan via mail ook uitnodigingen doorsturen. Dan de mailadressen ingeven van de starters.
17 De starter ontvangt dan volgende mail met een rechtstreekse link naar de tool. Als de aanwerver kiest om toch een afdrukbare code te gebruiken: Op knop afdrukbare uitnodiging duwen en login en paswoord kiezen. De contactpersoon van de aanwerver ontvangt dan een mail. Deze kan dan doorgestuurd worden.
18 11.GEGEVENS voor nieuwe pfizermedewerkers/interim/derde De starters ontvangen volgende informatie : Ze gaan via internet naar de tool en volgen de nodige trainingen. Na het voltooien van de trainingen dient de starter op de knop print certificaat te duwen.
19 Het certificaat wordt dan afgeprint bij de beveiliging van Pfizer NIET bij de starter zelf!! 12.VOLGEN VAN TRAINING De starter logt in onyx in mbv login en paswoord. Nadien scherm mijn trainingen aanklikken en de nodige trainingen volgen.
20 Nadien op print certificaat duwen. Het certificaat wordt dan afgeprint bij Pfizer NIET bij de starter zelf. 13. AANMAKEN BADGE + controle TRAININGSSTATUS De beveiliging krijgt namen /badges door van de startende medewerkers om badges aan te maken. Vooraleer de badge wordt aangemaakt dient er een controle te gebeuren van de trainingsstatus. 1. Controle trainingsstatus starters zie verder 2. Uitreiken badges 3. De badges van de medewerkers waarvan de trainingsstatus in orde is liggen SAMEN met trainingsbewijs klaar. Wanneer de badge wordt overhandigd tekent de starter het trainingsbewijs af. Deze worden door de beveiliging verzameld en wekelijks naar PLS- groep gestuurd. (via binnenpost of zwart bakje in Fifth avenue)
21 14. Afprinten certificaten: Aanvinken en op print duwen Individueel kan dit afgeprint worden via medewerkers weergeven via geavanceerd zoeken en print certificaat 15. INFORMATIE TRAININGEN (controle trainingsstatus) Wil je opzoeken of een nieuwe starter al de nodige trainingen heeft gevolgd: Dit kan je gemakkelijk opzoeken bij tests weergeven
22 Via geavanceerd zoeken kan je een verfijnde zoekopdracht ingeven. Criteria ingeven en daarna op start duwen.. Op het certificaat zelf kan je ook checken of de 3 cursussen al dan niet met succes gevolgd zijn. Volgende persoon is NIET geslaagd (maar 2 trainingen gevolgd.
23 Volgende persoon is geslaagd. Trainingsrecord afprinten Via geavanaceerd zoeken kan je op naam zoeken (zoekcriteria ingeven en op start duwen) Bij print certificaat : trainingsrecord wordt afgeprint. (zie verder: taken beveiliging) Dit moet de starter ondertekenen als de badge wordt overhandigd.
24 Certificaat:
25 16.Andere taal kiezen? Rechts boven een andere taal aanduiden. 19. Taken trainers trainingscenter aseptic 17.1 starter begint op de dag van onthaaltraining Wanneer starters beginnen op de dag dat er onthaaltraining wordt gegeven EN de training nog niet gezien hebben vooraleer ze hier beginnen, kunnen ze deze training volgen in het aseptic trainingscenter. a) Beveiliging geeft dan een toegangscode mee met de starter. (deze liggen standaard klaar bij beveiliging) b) Starter volgt de training in het aseptic trainingscenter c) De trainers printen het trainingsrecord af via onyx en laten deze ondertekenen door de starter. d) Trainingsrecord wordt opgestuurd naar PLS groep 17.2 check trainingsstatus starters De trainers van aseptic kunnen de trainingsstatus van het onthaalfilmpje nakijken. In PLS: code PGM- PUU- 02- onthaalcdrom Aangezien het mogelijk is dat deze training nog niet is ingeput in PLS, kan dit dus nog open staan in PLS maar toch kan de training al wel gevolgd zijn. De trainingsstatus kan ook in de onyx tool worden opgezocht. Zie punt 15 20. Toekennen cursussen (voor hertraining of voor herkansing) Indien een starter de training opnieuw moet volgen (bv was in verleden reeds werkzaam bij Pfizer en na een afwezigheid start deze hier terug, of de 2 pogingen zijn benut), dan moet deze opnieuw de training volgen. Er kunnen dan opnieuw cursussen aan deze personen gekoppeld worden.
26 Dit kan men doen via medewerkers weergeven, de persoon selecteren, dan onderaan op toewijzen cursus klikken, cursus selecteren en dan bevestigen Indien deze medewerker zijn login en paswoord niet meer weet: Indien deze persoon via startpagina een nieuw paswoord opvraagt, wordt zijn login en nieuw paswoord gemaild. De verantwoordelijke kan dit ook steeds opzoeken via medewerkers weergeven en kan daar ook via edit het paswoord gaan aanpassen.