Handleiding Ledenbeheer

Transcriptie

1 Handleiding Ledenbeheer Vanaf dansjaar 5.0 starten we met een online platform voor inschrijvingen, wat voor jou de registratie en het beheer van je gegevens een stuk makkelijker zal maken. Het platform zal immers online betalingen toelaten, download van mutualiteitsattesten, raadplegen van de danskalender van je gezin, nieuwsbrieven, inschrijvingen voor events enzovoort. 1. Aanmaak account Vooraleer je kan inschrijven, dien je online een account aan te maken (= je persoonlijk profiel). Je kan steeds onze online inschrijvingsmodule bereiken via de link Na het openen van de inschrijvingsmodule zie je volgend scherm: 1. In dit vak kan je zien met welke gebruiker je bent aangemeld, of de eerste keer een nieuw account aanmaken. 2. Wanneer je je danslessen aan het kiezen bent, zie je ze hier in je winkelmandje staan. 3. Onderaan vind je het volledige cursusoverzicht met een overzicht waar & wanneer ze plaatsvinden, en of er nog plaatsen vrij zijn. Om een nieuw account aan te maken, klik je op de link maak een account aan op Ledenbeheer.be in vak 1. Let op: als je meerdere dansers hebt binnen je gezin, dan moet je deze aanmaken op hetzelfde account! Maak best het account aan op naam van één van de ouders, nadien kan je gezinsleden toevoegen (zie hoofdstuk 2).

2 Indien je kinderen jonger dan 16 jaar wil inschrijven, moet je als ouder of voogd de account sowieso op je eigen naam aanmaken. Het is in jouw voordeel de gezinsleden op hetzelfde account aan te maken, zo wordt de gezinskorting automatisch verrekend. Hier geef je de basisgegevens op voor het aanmaken van je account. Onthoud je wachtwoord of sla het op in je browser, want dit zal je later nog nodig hebben. We vragen nu enkel nog de basisgegevens op, meer info zal je moeten invullen op het moment van inschrijven op een specifieke dansles. 2. Toevoegen gezinsleden Na je eerste registratie krijg je onmiddellijk de vraag om gezinsleden toe te voegen. Als je nog dansers binnen je gezin hebt, raden we je aan om dit ineens te doen. Je kan ook nog altijd op een later tijdstip gezinsleden toevoegen.

3 Klik op de knop Gezinslid toevoegen en geef voornaam, achternaam en geboortedatum in: Eens je klaar bent met toevoegen van gezinsleden, zie deze in je overzicht: In het hoofdscherm zie je dan ook steeds op welke naam je aan het werk bent. Het is belangrijk goed na te kijken dat je later de inschrijving voor het juiste gezinslid doet.

4 3. Inschrijven op cursus Om in te schrijven selecteer je een cursus uit te lijst en klik op de groene knop met het bedrag om toe te voegen aan het winkelkarretje. Je kan ook voor meerdere cursussen ineens je keuze maken & tegelijk afrekenen (aangeraden om kortingen te laten werken). Mocht het zijn dat de juiste leeftijd niet bereikt is, kunnen ze zich nog wel inschrijven, maar moet de beheerder dit goedkeuren. Let op, je kan niet voor verschillende gezinsleden tegelijk afrekenen. Zie het overzicht en kies registratie bevestigen.

5 Na invullen & bevestigen voorwaarden kom je op overzicht & krijg je nog een met het besteloverzicht. Betalen kan rechtstreeks online of via overschrijving.

6 4. Inschrijving op wachtlijst Kies je cursus en kies evt. het gezinslid. Bij de cursus klik je op Inschrijven op wachtlijst. Om dit te voltooien moet je verder naar de kassa en je registratie bevestigen. Bij het bevestigen, moet je het inschrijvingsformulier ook volledig invullen, ook al zet je je op de wachtlijst. Wanneer de beheerder de eerstvolgende geïnteresseerde op de wachtlijst aanspreekt, krijgt deze volgende mail:

7 Na inloggen komt de ouder op het dashboard en moet de Uitnodiging aanvaarden: De cursus aanklikken en de uitnodiging aanvaarden om de inschrijving af te ronden:

8 5. Inschrijven met kortingscode Als je een kortingscode ingeeft voor talentencheques, dan wordt dit van het bedrag afgehouden maar moet dit wel nog goedgekeurd worden door de beheerder. 1. Rechts onderaan: geef hier het bedrag van de talentencheques in als kortingscode. Gebruik je het volledige bedrag? Gebruik dan de code TALENT50. Gebruik je een kleiner aandeel van je cheques? Gebruik dan de code TALENT gevolgd door het bedrag, vb. TALENT30.

9 2. Na bevestiging van de kortingscode, zal het bedrag van je totaal af gaan. Let op: in de volgende stap (vervolledigen inschrijvingsformulier) moet je zeker de codes van je talentencheques ingeven! Zonder deze codes kunnen we je korting niet goedkeuren. Je krijgt een uitnodiging tot betaling na goedkeuring van je korting door onze beheerders (houd je mailbox in het oog). 6. Bevestigingsmail Na je inschrijving, krijg je sowieso een bevestigings op het (ouder)account waarmee je de inschrijving deed. Afhankelijk van de situatie kan je één van volgende mails krijgen: 1) Betalingsbevestiging, indien je online betaalde 2) Bevestiging van je bestelling, met gegevens voor de overschrijving 3) Bevestiging van je bestelling, met de melding dat goedkeuring door de beheerders nog moet plaatsvinden. (In geval van gebruik van talentencheques of bij inschrijving buiten de voorgestelde leeftijdscategorie.) Je krijgt een mail met betalingsuitnodiging eens de beheerders de inschrijving hebben goedgekeurd. 7. Opvragen attest mutualiteit Dit kan door de gebruiker zelf, na betaling van de cursus(sen):

10