Stap 5: Groepen en Indelingen Voor de export van de lesgroepen en lesgroepindelingen kunt u gebruik maken van de Douane. Hiervoor is een speciale SOM douaneinrichting beschikbaar. Dit scherm is te benaderen via menu Exporteren - Basisgegevens - Lesgroepindelingen en Roosters. Kies vervolgens voor Douane - SOM. In het kort zult u daar de volgende stappen doorlopen: 5.1 Aanmaken Douanebladen Per afdeling binnen Zermelo, bijvoorbeeld H4, maakt u een standaard douane opzet. Hierin staan uw vakken en de bijbehorende lesgroepen omschreven (Bewerk -> Maak standaard opzet). Er verschijnt een schermpje met alle afdelingen. Selecteer alle afdelingen waarmee u met SOM wilt communiceren. Vervolgens wordt gevraagd of douanebladen gebundeld of als losse bladen moeten worden aangemaakt. Kies hier voor "Losse bladen". 5.2 Importeren Structuurbestand Om de gegevens vervolgens te koppelen aan SOM moet u het SOM structuurbestand inlezen. (SOM -> Lees SOM structuur) 5.3 Stamgroepen aangeven voor SOM SOM werkt met zogenaamde Stamgroepen. Dit is een klassikale SOM les. U kunt deze koppelen aan klassikale groepen binnen Zermelo. In de douane koppelt u deze via het menu: SOM -> Geef stam-lesgroepen aan. Wanneer u dit gedaan heeft ziet u ook in de douane bij sommige klassikale groepen in het geel de SOM stamgroep tevoorschijn komen. Na het inlezen van het SOM structuurbestand gebruikt u de 2e optie van het SOM-menu in de douane: "Geef aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 1/6
stam-lesgroepen aan". In dit voorbeeld is dit gedaan voor 4Havo (bij het douaneblad van 4Havo). Daarna zal u gevraagd worden welke stamklas aan welke stamgroep gekoppeld moet worden. Door op de kolomkop lesgroepnaam te klikken krijgt u alle h4a stamklaslesgroepen onder elkaar te staan en kunt u snel aangeven dat bijvoorbeeld voor ckv 4ha de lesgroep is, etcetera. Het resultaat zal zijn dat de stamklas nu in het geel aangegeven staat in de regel van het vak. 5.4 Pas vaknamen aan aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 2/6
Via het bijbehorende menu kunt u bij eventuele verschillen aangeven hoe het vak heet in SOM. U heeft bijvoorbeeld in Zermelo het vak bi en in SOM het vak biol. Op deze plek kunt u ze gelijk aan elkaar maken. Dat doet u door te kiezen voor de derde optie van het SOM-menu: "Pas de vaknaam aan". In onderstaand voorbeeld zijn alle Zermelo-vaknamen, die links staan, al groen hetgeen betekent dat er voor iedere vaknaam een equivalent, in de rechterkolom, is gevonden in de ingelezen SOM-structuur. 5.5 Pas eventueel lesgroepnamen aan aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 3/6
Standaard wordt de stamklas als lesgroep aangegeven als "h4.h4a" en een clusterlesgroep als "h4.ak1". Voor een clusterlesgroep vindt SOM dat helemaal goed maar voor een stamklas dient de notatie "h4a" te zijn, dus zonder dat de afdeling daar aan vooraf gaat. U dient dit aan te passen via menu Douaneblad-Bewerk lesgroepnamen. Dit is een optie om alle lesgroepnamen aan te passen doch bij SOM is dit alleen nodig voor de klassen. Aanklikken van deze menu-optie doet een scherm openen waar u de aanpassing kunt maken (even sorteren door op "Oude waarde" te klikken). 5.6 Exporteren Groepen en Indelingen Wanneer u de douane verder ingericht heeft zoals u wilt, kunt u vervolgens de export van Groepen en Lesgroepindelingen maken. (SOM -> Schrijf Groepsvulling en SOM -> Schrijf groepsnamen). U kunt de lesgroepnamen per afdeling exporteren. Er zal dan vooraf de vraag gesteld worden voor welke SOM opleiding dit zou moeten zijn. Voorbeeld bestand Groepen Een export van lesgroepnamen ziet er als volgt uit: 4H.NT1;4;HAVO;CAE;; 4H.ak1;4;HAVO;ak;; 4H.ak2;4;HAVO;ak;; 4H.ak3;4;HAVO;ak;; aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 4/6
Voorbeeld bestand Groepsvulling Een export van Groepsvulling ziet er als volgt uit: 4H.4HD;2002012 4H.4HD;2002343 4H.4HD;2004466 4H.4HE;2000775 4H.4HE;2001306 4H.4HE;2001971 5.7 Opslaan douanebladen Via het menu Bewerk kunt u douanebladen opslaan. Als u hier kiest voor "Bewaar in projectmap" worden de douanebladen in de map Douane van uw project opgeslagen. Als u op een later tijdstip het douanescherm weer opent, zullen de douanebladen automatisch geladen worden. aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 5/6
aangemaakt: 27-05-2016 zermelo roostermakers www.zermelo.nl info@zermelo.nl 6/6