Gegevens leerlingen synchroniseren

Transcriptie

1 Gegevens leerlingen synchroniseren Inleiding Via de portalconnector kunt u de gegevens voor leerlingen downloaden naar de desktop of uploaden naar het portal. In de connector staat onder het kopje Leerlingen, welke gegevens u kunt synchroniseren: Leerlingen, Persoonsgegevens, Prognoses, Pakketkeuzes en Groepsindelingen. DESKTOP Persoonsgegevens worden automatisch overgenomen! Bij het starten van het desktopproject wordt er gecontroleerd op gewijzigde persoonsgegevens. Indien deze er zijn, worden de gegevens uit het portal automatisch overgenomen in uw desktopproject. Op deze pagina Inleiding Leerlingen synchroniseren (nieuw) Leerlingen synchroniseren (oud) Leerlin gen downl oaden Leerlin gen upload en Perso onsge gevens Progn oses Pakket keuzes Groep sindeli ngen Zie ook Keuzepakkette n bekijken en bewerken Lesgroepindeli ngen uploaden Veel gestelde vragen Leerlingen synchroniseren (nieuw) DESKTOP 3.10 Op het dashboard in de desktop, ziet u of u mutaties heeft bij leerlingen. Als u met uw muis over de leerlingen mutaties beweegt, ziet u dat uw muisaanwijzer verandert in een handje. U klikt op de regel met het handje om het venster Leerlingen te openen. Er is nog een manier om in hetzelfde venster te komen, dat is via Leerlingen > Basisgegevens > Overzicht. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 In het venster Leerlingen kunt u de mutaties uit het portal downloaden naar de desktop. Standaard ziet u het overzicht met de wijzigingen. Aan de linkerkant kunt u ervoor kiezen alleen de wijzigingen in de afdelingsdeelname, LWOO, stamklasindeling of leerlingen af/bij te zien. Bovenaan kunt u ervoor kiezen om in plaats van de wijzigingen alle leerlingen te zien. Aan het einde van de knoppenbalk ziet u een verversknop staan met een tijdstip. Deze knop geeft aan van wanneer de informatie is die u in dit venster ziet. Als u op de knop klikt, wordt de informatie ververst. In de kolom Afd ziet u aan de paarse uitroeptekens welke leerlingen een afdelingsdeelname hebben, die niet overeenkomen met het portal. Als u aan de linkerkant Afdelingsdeelname selecteert, ziet u waar de verschillen zitten aan de paarse cellen met prognosegetallen erin. In de kolom met de afdeling ziet u voor welke afdeling(en) een leerling een prognose heeft in het portal. In de tooltip van de paarse cellen ziet u wat het verschil in de afdelingsdeelname is. Als u vervolgens op de knop <Afdeling> klikt, neemt u de afdelingsdeelnames over, zoals deze in het portal bekend zijn. U ziet dat de status van de afdelingsdeelname groen en 'Ok' wordt. Dit is ook de plek waar u leerlingen met LWOO-status kunt overnemen uit het portal. In de kolom LWOO ziet u aan de paarse uitroeptekens welke leerlingen een gewijzigde LWOO-status hebben. Als u aan de linkerkant LWOO selecteert, ziet u waar de verschillen zitten aan de paarse cellen met LWOO percentages. U klikt op de knop <LWOO> om de aanpassingen in de LWOO-status over te nemen uit het portal en vervolgens wordt de status van LWOO groen en 'Ok'. In de kolom Klas ziet u aan de paarse uitroeptekens welke leerlingen in een klas zitten, die niet overeenkomt met het portal. Als u aan de linkerkant Stamklasindeling selecteert, ziet u waar de verschillen zitten aan de paarse uitroeptekens. Een stukje verder naar rechts ziet u in het paars in welke stamklas op een afdeling de leerling in het portal zit. In de tooltip van dezelfde cel, kunt u zien wat de huidige stamklas in de desktop is. In het voorbeeld kunnen we zien dat er ook nog stamklasindelingen zijn, waarvoor de desktop leidend is. U herkent de afdelingen waar de desktop leidend is aan de gele kolommen. Als u vervolgens op de knop <Stamklassen> klikt, neemt u de stamklasindeling over, zoals deze in het portal bekend is. Het kan zijn dat de status van de stamklasindeling nog niet groen en 'Ok' is na het downloaden van de stamklasindeling. Dit komt doordat er een aantal afdelingen zijn, waar de desktop leidend is. U kunt deze stamklasindeling voor deze afdelingen uploaden via het scherm Lesgroepindelingen. Pas nadat u de stamklasindeling daar heeft geüpload, wordt de status in het venster Leerlingen 'Ok' en groen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Groepsindelingen uploaden In het synchronisatie scherm van leerlingen kunt u geen stamklasindelingen en (cluster)groepsindelingen uploaden, dit doet u in het scherm Lesgroepindelingen. Er is nog een knop die we nu nog niet besproken hebben, namelijk het tandwiel. Met de knop leerlingendomein en kunt u direct in het domein gegevens aanpassen. gaat u rechtstreeks naar het U sluit het venster af met het groene vinkje om de gegevens op te slaan. Leerlingen synchroniseren (oud) DESKTOP Alle leerlingen moeten zowel in het portal een account hebben als in de desktop in het roosterbestand aanwezig zijn. U ziet in de regel Leerlingen of u hier verschillen heeft. Zorg dat deze regel op 'OK' staat alvorens u andere leerlinggegevens gaat bijwerken. Leerlingen downloaden Alle leerlingen die in het portal een afdelingsdeelname hebben op een afdeling van het project dat u gekoppeld heeft, kunt u hier downloaden. Ze komen dan als leerling in uw desktopproject te staan. Hierna kunt u voor deze leerlingen bijvoorbeeld ook hun prognose en pakketkeuze downloaden. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 Leerlingen uploaden Als u leerlingen in uw desktop heeft staan, die als gebruiker in het portal aangemaakt moeten worden, kiest u voor <Upload naar portal>. U ziet de leerlingen in beeld die nog geen account in het portal hebben. Als u veel leerlingen gaat uploaden kan dit de eerste keer wat langer duren. Bij het uploaden geldt: Wanneer de leerling nog niet in het portal bekend is, wordt hij/zij aangemaakt als gebruiker. De NAW-gegevens worden éénmalig uit het roosterbestand overgenomen. De extra eigenschap # wordt gebruikt om een adres over te nemen. Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch de rol leerling. Deze nieuwe gebruiker wordt aangemerkt als type leerling. De leerling wordt in het portal in de juiste afdeling geplaatst. Persoonsgegevens Het portal is leidend Wat persoonsgegevens betreft, is het portal altijd leidend. Dat betekent dat u deze gegevens alleen kunt downloaden! Onder persoonsgegevens verstaan we de volgende gegevens: Stamklas oud Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geslacht Straat Huisnummer Postcode Woonplaats adres Als één of meerdere velden afwijken, kunnen de gegevens van het portal gedownload worden naar de desktop. standaard zijn alle leerlingen geselecteerd. U kunt eventueel eerst leerlingen de-selecteren, alvorens u de gegevens download. De velden die paars gekleurd zijn, zijn de verschillen die er zijn tussen het portal en de desktop. Prognoses De teamleiders/mentoren zullen in meerdere rondes de prognoses aanpassen. U als roostermaker wilt deze wijzigingen natuurlijk graag naar de desktop halen. Prognoses downloaden Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 1. Klik in de portalconnector op <Download naar desktop> In het scherm dat verschijnt ziet u de leerlingen waarvoor de prognoses in het portal zijn aangepast (P=Portal en D=Desktop) Klik op de knop <Prognoses naar desktop> Klik op de knop <Doorgaan>. Pakketkeuzes Tip Heeft u keuzepakketten van eerdere schooljaren in uw roosterbestand in de desktop staan (bijvoorbeeld van leerlingen die naar 6 VWO gaan) dan kunt u die blijven gebruiken. Kies er dan voor om alleen keuzepakketten te downloaden voor de afdelingen waarvoor de keuzepakketten dit jaar in het portal zijn ingevuld en waarvoor nog geen keuzepakketten in de desktop staan (bijvoorbeeld voor 4 VWO). Om keuzepakketten te downloaden klikt u rechtsboven in het hoofdscherm op de knop Portalconnector. In de portalconnector ziet u voor elk onderdeel apart staan of er wijzigingen zijn tussen de desktop en het portal. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5

6 In het overzicht ziet u een aantal gegevens staan die de portalconnector kan downloaden en uploaden. De kolom Status geeft aan of er een verschil is gevonden tussen de gegevens in het portal en in de desktop. Door te klikken op <Download naar desktop> in de regel Pakketkeuzes ziet u gedetailleerde informatie over de verschillen per afdeling, voor de afdelingen waarvoor het mogelijk is om keuzepakketten te downloaden (er wordt nu nog niets gedownload!). Voor de afdeling die aan de linkerkant geselecteerd is, ziet u de leerlingen staan waarvoor een keuzepakket ingevuld is in het portal. U ziet per leerling precies welk keuzepakket er staat. Druk op de knop < Pakketten naar desktop> om deze keuzepakketten te downloaden. Meestal zijn er verschillen bij Pakketten in de portalconnector omdat er nieuwe vakken gekozen zijn door leerlingen. Het kan echter ook voorkomen dat een leerling een vrijstelling heeft gekregen. Het aantal leerlingen waarbij er een wijziging is in de vrijstellingen staat tussen rechte haken achter het getal in de kolom Verschillen. Deze worden ook gedownload wanneer u klikt op <Pakketten naar desktop>. U komt dan in het volgende scherm: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6

7 Bij de afdelingen waarvoor u keuzepakketten kunt downloaden ziet u in de tweede kolom 'Download pakketten!' staan. Als u daar één keer op klikt, verandert de tekst in 'Geen download pakketten!'. Zo kunt u zelf selecteren voor welke afdelingen u keuzepakketten wilt downloaden. Als u tevreden bent met de selectie klikt u op het wolkje met de groene pijl om de keuzepakketten voor de geselecteerde afdelingen te downloaden. Als u voor alle afdelingen waar een verschil was geconstateerd de keuzepakketten heeft gedownload, ziet u nu in het hoofdscherm van de portalconnector bij Status 'OK' staan. De keuzepakketten in de desktop komen nu overeen met de keuzepakketten in het portal. U heeft nu dus de keuzepakketten uit het portal gedownload in de desktop en kunt ermee aan de slag voor het rooster. Op de pagina Keuzepakketten bekijken en bewerken leggen we uit hoe u deze keuzepakketten verder kunt bekijken en bewerken op het portal. Groepsindelingen Er zijn twee soorten groepsindelingen: die van stamklassen en van clustergroepen. De eerste, de stamklassen, kunnen eventueel worden ingedeeld in het portal. Dat betekent dat u deze zou kunnen downloaden. Als u de stamklasindeling niet openzet voor teamleiders in het portal, kunt u de stamklasindeling samen met de overige groepen uploaden van de desktop naar het portal. Stamklasindeling downloaden Klik in de portalconnector bij Groepsindelingen op <Download naar desktop> In hert scherm dat verschijnt, ziet u aan de linkerzijde de afdelingen met verschillen Aan de rechterzijde ziet u de leerlingen met de nieuwe stamklas. (P = Portal en D = Dekstop) 4. Klik op de knop <Stamklasindelingen> om de indeling te downloaden. Wanneer u als roostermaker de stamklasindeling maakt, zult u deze samen met de indeling van de overige groepen willen uploaden naar het portal. Groepindeling uploaden Klik in de portalconnector bij Groepsindelingen op <Upload naar portal> In het scherm dat verschijnt, ziet u aan de linkerzijde de afdelingen met verschillen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 7

8 3. Aan de rechterzijde ziet u de leerlingen met de nieuwe stamklas. (P = Portal en D = Desktop, x = geen verschil) 4. Klik op de knop <Groepsindelingen> om deze te uploaden naar het portal. Trefwoorden naw-gegevens, prognosewijzigingen, bevorderingen wijzigen, overgangsadviezen, pakketwijzigingen, aanpassingen, keuzepakketten, lespakketten, lesgroepindelingen, leerwegondersteunend onderwijs Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 8