BESLUITENLIJST van de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 18 juni 2013 Aanwezig: T.A. Stoop, wethouder G.B. van der Vlies, wethouder F.J. van de Velde, wethouder A.J. Flach, wethouder A.J.M. Martens, gemeentesecretaris Afwezig: J. Heijkoop, burgemeester Actie/info Onderwerp Besluit SECR 1. Vaststellen besluitenlijst d.d. 11 juni 2013. Conform vastgesteld. 2. Vaststellen conformbesluitenlijst d.d. 18 juni 2013. Conform vastgesteld. 3. Project De Volgerlanden. Geen nieuwe informatie. 4. Informatie-uitwisseling. Wethouder Van de Velde heeft afgelopen vrijdag de openingshandeling van Duiken voor Pruiken verricht. Wethouder Van de Velde deelt mede dat het gebruik van de rouwkamers in de aula op de begraafplaats stijgt als gevolg van de gehouden open dag.
1. PORTEFEUILLE BURGEMEESTER 2. PORTEFEUILLE WETHOUDER STOOP Best.zkn. 2.1 Ontwikkelprogramma- Voorstel 1: Unit promotie en acquisitie (1026812). 1. het belang van een regionale unit acquisitie en promotie, ter versterking van de regionale economie (het delen van een zogenaamde sense of urgency ) te onderschrijven; 2. de hiervoor in dit voorstel opgenomen hoofdlijnen ten aanzien van de doelstellingen, taken en sturingsmechanisme te onderschrijven; 3. de noodzaak te onderschrijven om op het gebied van promotie en acquisitie bestaande eigen capaciteit en middelen vanuit de gemeenten en ROM-D te bundelen en samen te brengen in de beschreven coördinatiestructuur per 1 januari 2014; 4. opdracht te geven om op basis van de hoofdlijnen in dit voorstel uiterlijk in oktober 2013 te komen tot een businessplan, met daarin opgenomen de organisatorische inbedding van de unit in de samenwerkingsstructuur Drechtsteden, de financiële consequenties en de samenwerking met de ROM Zuidvleugel en/of met de RIA op het gebied van (internationale) promotie en acquisitie; 5. voor de uitwerking van dit businessplan de voorzitter van het netwerk MT economie mandaat te geven een kwartiermaker aan te wijzen;
Best.zkn. 2.2 Ontwikkelprogramma- Voorstel 3 Gemeenschappelijke afdeling Projectmanagement (1026814). 6. op basis van het uitgewerkte businessplan uiterlijk in november 2013 te besluiten op welke wijze de gemeente deelneemt in de oprichting van de unit, welke middelen het daartoe beschikbaar stelt vanuit de eigen begroting 2014 en een besluit te nemen over de organisatorische plaatsing van de unit waarbij in dit specifieke geval het plausibel is om af te wijken van de gebruikelijke verdeelsleutel op basis van inwoneraantal; 7. bij dit besluit de volgende overwegingen mee te geven: a. dit is een goed uitgewerkt, sterk voorstel wat meerwaarde heeft voor de gehele regio. Daarnaast is dit zeker een taak die we als individuele gemeente geen vorm kunnen geven. b. het moet bij dit voorstel vooral gaan op een bundeling van middelen waarmee we een nieuwe, frisse unit kunnen starten. c. de unit promotie en acquisitie willen we niet verknopen aan de discussie rondom ROM-D. 8. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief. 1. het voornemen uit te spreken tot de vorming van één ambtelijke projectmanagementorganisatie voor de Drechtsteden, te hosten door Dordrecht en daarin deel te nemen zoals op hoofdlijnen in het startdocument beschreven mits de kosten voor Hendrik-Ido- Ambacht niet hoger worden dan in de huidige situatie;
2. opdracht te geven tot het uitwerken van dit voorstel, inclusief businesscase en implementatieplan gericht op start van de nieuwe organisatie, werkwijze in januari 2014; 3. in te stemmen met de inrichting van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en rollen, taken en verantwoordelijkheden voor de nieuwe projectmanagementorganisatie. Waarbij het bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap in Hendrik-Ido- Ambacht lokaal belegd blijft. 4. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief. Best.zkn. 2.3 Ontwikkelprogramma- Voorstel 4 Gemeenschappelijk Ingenieursbureau (1026816). 1. kennis te nemen van de aanpak om vanuit de inhoud alle processen en producten die spelen in het fysieke domein af te stemmen; 2. de volgende overwegingen mee te geven in brief aan Bert Blase: a. met betrekking tot de businesscase IBD kunnen we aangeven dat in de cijfermatige onderbouwing van deze businesscase geen voordeel te vinden is voor deelname van Hendrik-Ido-Ambacht. Dit is ambtelijk meerdere keren aangegeven. Op gebied van ingenieurswerkzaamheden werkt Hendrik-Ido- Ambacht al langere tijd via regie, dat wil zeggen dat de meeste diensten worden ingekocht bij de markt.
Dit is op dit moment een voordeliger constructie dan aansluiten bij het IBD. 3. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief. Best.zkn. 2.4 Ontwikkelprogramma- Voorstellen 6-10 Netwerk MT s (1026818). Netwerk MT Sociaal: 1. kennis te nemen van de werkwijze van het Netwerk MT Sociaal. Zie hiervoor ook de bijlage Uitgebreide werkwijze Netwerk MT Sociaal; 2. in te stemmen met de primaire beleidinshoudelijke taken van het Netwerk MT Sociaal. Te weten: het realiseren van een sociaalmaatschappelijk bestuursakkoord Drechtsteden, het realiseren van programmasturing op de decentralisatie opgaven, het realiseren van samenhang tussen de decentralisatie opgaven, het faciliteren van lokale, meervoudig lokale en regionale afstemming en onderlinge samenhang, het bemensen van decentralisatie opgaven, het lokaal en Drechtstedelijk adviseren van de verantwoordelijke portefeuillehouders. 3. kennis te nemen van de werkwijze om te komen met voorstellen voor kansrijke samenwerking waarmee lokale gemeenten een afweging kunnen maken welke beleidsopgaven in het sociaalmaatschappelijk domein zij in coalities van 2 of meer gemeenten gaan oppakken Netwerk MT Fysiek: 4. kennis te nemen van de manier waarop wij ons als netwerk MT Fysiek gaan organiseren (de gecombineerde opdracht ONS-D).
Netwerk MT Economie: 5. kennis ervan te nemen dat het nieuwe Netwerk MT Economie de taken van het bestaande AO economie en de proeftuin beleid integreert en op een proactieve en initiërende wijze lokale wethouders economie en regionale portefeuillehouders ondersteunt op hun beleidsterreinen. 6. in te stemmen met het besluit dat dit Netwerk MT de bovenregionale regie gaat voeren op het economisch beleidsterrein. 7. in te stemmen om de aan te wijzen leden van het netwerk MT voldoende mandaat te geven om de gevraagde rollen en functies te kunnen uitoefenen. 8. dat in 2013 de focus van het werkprogramma van het netwerk MT economie zal liggen op de 4 volgende werkterreinen: a. opstellen en (integraal) adviseren over een visie op kantoren, detailhandel en bedrijventerreinenstrategie. Daarbij gaat het er ook om dat de regionaal gemaakte afspraken t.a.v. programmering op locaal niveau worden doorvertaald. b. het realiseren van voorziene mijlpalen in het uitvoeringsprogramma economie (realisatie van projecten langs de 7 investeringenlijnen, inclusief doorontwikkeling van deze agenda richting nieuwe colleges, inclusief mogelijke optimalisaties van lokale en regionale activiteiten) c. het opzetten van een gezamenlijke unit waar de promotie & acquisitiefunctie belegd wordt, en het afstemmen van het locale accountmanagement op deze (nieuwe) unit. d. uitvoering geven aan de versterking van de vrije
Best.zkn. 2.5 Ontwikkelprogramma- voorstel 11,13 t/m 17 (1026819). tijdseconomie in de regio zoals genoemd in het RMJP 1e helft 2013. 9. in te stemmen met het voornemen van het netwerk MT Economie om: a. de lokale en meervoudig lokale activiteiten 2013 e.v. op het terrein van economie te inventariseren en op elkaar af te stemmen. b. daar waar mogelijk deze te optimaliseren qua programmering en matching. c. voor 2014 te komen met een volledig geïntegreerd werkprogramma economie waarin alle (meervoudig) lokale en regionale activiteiten samenkomen. 10. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief. Voorstel 11. Dienstverleningsovereenkomst 1. het voornemen uit te spreken om de samenwerkingsregeling aan te gaan; 2. op grond van art. 1 van de WGR aan de raad te verzoeken om toestemming te verlenen om de Regeling aan te gaan. Voorstel 13. Uniformeren overhead 3. kennis te nemen van het plan van aanpak met daarin genoemde resultaten en inventarisaties bij de Drechtsteden gemeenten en GR Drechtsteden; 4. in te stemmen met de volgende kaderstellende uitspraken: a. voor de verrekening van de structurele exploitatiekosten bij hosting of clusteren van taken worden sleutels gezocht die een zo direct mogelijke relatie geven tussen prijs en prestatie
(toekomstbestendig). b. in de toe te rekenen structurele exploitatiekosten bij hosting of clustering van taken worden concernkosten en huisvestingskosten niet meegenomen in de kosten, SCDkosten worden 1 op 1 doorberekend. Kortom: overhead die de hostingspartner toerekent aan de opdrachtgever is alleen de afdelingsoverhead + scd kosten. c. uitgangspunt is dat huisvestingskosten op netwerkniveau minimaal gelijk blijven of dalen en dat sturing op netwerk niveau moet plaatsvinden (bijvoorbeeld via een nieuw integraal huisvestingsplan). 5. Niet in te stemmen met de volgende kaderstellende uitspraak en hierbij vragen om een nadere uitwerking na uitwerking van de businesscases: 6. kosten voor optredende bovenformativiteit of transitiekosten worden regionaal gedragen via de sleutel aantal inwoners. Voorstel 14. Aanstelling in algemene dienst Kennis nemen van: 7. het starten van een onderzoek naar de mogelijkheden om de administratieve rompslomp te verminderen bij mobiliteit van medewerkers in het netwerk. 8. instrument Strategische personeelsplanning (SPP) uit te voeren zoals afgesproken in ONS-D d.d. 14 maart 2013 waarbij een centrale registratie van de uitkomsten opgedragen is aan de P&O afdeling van het SCD en is ingevoerd per 1 februari 2014. 9. het realiseren van een regionale marktplaats van klussen/functies/taken versus beschikbare capaciteit en aanwezige kwaliteit.
Voorstel 15. Het Nieuwe Werken 10. kennis te nemen van de definitie van Het Nieuwe Werken; 11. kennis te nemen van de ontwikkelaanpak 1e fase 2013; 12. kennis te nemen van de besluitvorming eind 2013; 13. kennis te nemen van de geclaimde capaciteit. Voorstel 16 Uniformeren rechtspositieregelingen en personele voorzieningen Bevoegdhedenovereenkomst en besluitvormingsproces 14. kennis te nemen van het actualiseren en aanscherpen van de bevoegdheden-overeenkomst die regelt dat rechtspositieregelingen op Drechtstedenschaal worden uitgewerkt en ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de colleges/besturen. 15. kennis te nemen van het instellen van een klankbordgroep met vertegenwoordigers uit de verschillende gemeenten of gemeenschappelijke regelingen Uniformering rechtspositie- en personele regelingen 16. kennis te nemen van het opstellen van een inventarisatie van de huidige regelingen met verschillenoverzicht en het - in samenspraak met de klankbordgroep - komen tot prioritering en fasering van de uniformering 17. kennis te nemen van de fasering van de opdracht, waarbij op 1-9-2013 een voorstel voor prioritering (afgestemd met de klankbordgroep) wordt voorgelegd en een voorstel voor uniformering op 1-4-2014 ter besluitvorming wordt voorgelegd.
Voorstel 17 Opleidingenbeleid 18. kennis te nemen van de opdracht van ONS-D tot het opstellen van een gezamenlijk opleidingenbeleid als instrument voor het bevorderen van flexibiliteit, mobiliteit en het bevorderen van een aantrekkelijk werkgeversimago. 19. kennis te nemen van het uitwerken van een gedetailleerd plan van aanpak. Doel van het plan van aanpak is om te komen tot een Opleidingskader gericht op de ontwikkeling van vaardigheden en competenties per functiefamilie en vaardigheden voor het werken in een netwerk, opgesplitst in modules (per jaar). Best.zkn. 2.6 Ontwikkelprogramma- Voorstel 12 Uniformering Processen en Systemen (1026820). 1. kennis te nemen van het plan van aanpak voor het uniformeren en herontwerpen van processen en systemen van front- tot backoffice en de bedrijfsvoeringprocessen; 2. kennis te nemen van de keuze om eerst een aantal pilots te starten om ervaring op te doen met de werkwijze, de impact voor de betrokken organisaties, de te maken kosten en potentiële opbrengsten. De resultaten van de pilot worden gebruikt voor het aanscherpen van het plan van aanpak (incl. kosten, financiering en opbrengsten) welke later in het jaar wordt voorgelegd. 3. bij dit besluit de volgende overwegingen mee te geven: a. in de uitwerking van dit voorstel is het van belang om te starten met een top 3 van processen, welke zijn gekoppeld aan inhoudelijke projecten uit het ontwikkelprogramma. De dadruk ligt hierbij voor Hendrik-Ido-Ambacht vooralsnog op de primaire
Best.zkn. 2.7 Algemene vergadering van aandeelhouders ROM-D 24 juni 2013 (1018254). processen. b. de kosten en opbrengsten van het uniformeren van processen systemen koppelen aan een inhoudelijk project; c. de kosten voor de projectorganisatie in absolute zin zijn erg hoog; 4. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief. 1. kennis te nemen van de vergaderstukken van de Algemene Vergadering van Vennoten ROM-D van 24 juni 2013; 2. een onherroepelijke volmacht aan het Drechtstedenbestuur te verlenen om namens de volmachtgever een algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap bij te wonen welke zal worden gehouden op 24 juni 2013 te Dordrecht en daarbij het stemrecht verbonden aan de Aandelen uit te oefenen; 3. een onherroepelijke volmacht aan het Drechtstedenbestuur te verlenen om namens de volmachtgever een Raad van Vennoten bij te wonen welke zal worden gehouden op 24 juni 2013 te Dordrecht en daarbij het stemrecht verbonden aan de kapitaaldeelname uit te oefenen; 4. de volmachten te ondertekenen en doen toekomen aan het Drechtstedenbestuur.
Best.zkn. 2.8 Herfinanciering ROM-D (1018264). 3. PORTEFEUILLE WETHOUDER VAN DER VLIES Best.zkn. 3.1 Ontwikkelprogramma Voorstel 2 DKCC (1026813). 1. Ten behoeve van de herfinanciering ROM-D kennis te nemen van: a. de akte van cessie waarbij de gemeente Hendrik-Ido- Ambacht de vordering overdraagt aan ROM-D- Holding; b. de volmacht van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht aan de notaris voor de aanvaarding van de nieuwe aandelen in ROM-D Holding c. en deze beide documenten te ondertekenen; 2. Ten behoeve van de herfinanciering van ROM-D kennis te nemen van: a. de volmacht voor de uitgifte van de nieuwe aandelen door ROM-D Holding; b. de akte van uitgifte van de nieuwe aandelen. 1. in te stemmen met de missie en visie, de inrichting en de principes van het Drechtstedelijk Klant Contact Centrum (DKCC) zoals geschetst in hoofdstuk 2 van het plan, als basis voor de verdere uitwerking van het Plan van Aanpak. 2. uitgaande van het feit dat DKCC regionaal een besparing oplevert en zorgt voor een toekomstbestendige dienstverlening, de intentie uit te spreken te participeren in de nieuwe hostingsorganisatie.
3. opdracht te geven tot het uitwerken van de voorgelegde schets tot een gedetailleerd Plan van Aanpak, inclusief een business case. 4. bij dit besluit de volgende overwegingen mee te geven: a. wij spreken de intentie uit om deel te nemen in het Drechtstedelijk Klant Contact Centrum, de uitkomsten van de businesscase zijn van groot belang om over deelname te besluiten. b. over dit voorstel kunnen we pas een definitief besluit nemen als duidelijk is wat het voor ons als individuele gemeente betekent in financiële en kwalitatieve zin. c. randvoorwaarde is dat het DKCC minimaal budgettair neutraal of met een bezuiniging voor HIA kan worden opgezet en wij voldoende sturing kunnen houden op de dienstverlening. 5. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief.
4. PORTEFEUILLE WETHOUDER VAN DE VELDE Best.zkn. 4.1 Ontwikkelprogramma- Voorstel 5 Beheerorganisatie Openbare Ruimte (1026817). 1. kennis te nemen van de ambitie voor een gemeenschappelijke werkorganisatie en een gemeenschappelijk beheersysteem openbare ruimte; 2. opdracht te geven tot nadere uitwerking van de ambitie tot een voorstel dat later ter besluitvorming wordt voorgelegd. 3. bij dit besluit de volgende overwegingen mee te geven: a. het is van belang om met dit voorstel geen structuurdiscussie te starten. Er wordt al gesproken over een gemeenschappelijke beheerorganisatie. Er moet eerst onderzocht worden wat de mogelijkheden zijn voor samenwerking en waar de behoeften van de gemeenten liggen, voordat over de vorm/structuur nagedacht wordt; b. bij de uitwerking van dit voorstel is het van belang om de inhoud centraal te stellen inhoud stuurt de beweging. c. bij de uitwerking van dit voorstel voor Hendrik-Ido- Ambacht rekening te houden met de manier van werken op basis van regie binnen het domein beheer openbare ruimte, dit betekent een ander startpunt dan in de meeste Drechtsteden gemeenten. 4. coördinerend portefeuillehouder Bert Blase te informeren over de genomen besluiten rond het ontwikkelprogramma, middels een brief.
BOR 4.2 Beuken begraafplaats Waalhof (1025839). 5. PORTEFEUILLE WETHOUDER FLACH 1. kennis te nemen van de noodzakelijke kap van de twee beeldbepalende beuken op de begraafplaats Waalhof; 2. gelet op de risico s met betrekking tot de openbare veiligheid en op financiële risico s, op grond van de APV, artikel 4:11, 2 e lid onder g, te besluiten tot het volgen van de procedure voor noodkap en afdeling BOR te sommeren de betreffende beuken op de begraafplaats Waalhof direct te (doen) verwijderen; 3. voor het doen vellen van de beuken de kosten ten laste van de post onvoorziene uitgaven in de begroting voor 2013 op te nemen, waarbij de kosten zo laag mogelijk gehouden moeten worden; 4. te besluiten de te vellen beeldbepalende beuken in principe te vervangen door twee bomen met een stammaat 20-25, overeenkomend met een stamdiameter van ca. 7 cm. en de kosten voor het herplanten ten laste van het beschikbare budget onderhoud groen (functienr 60320304) te brengen; 5. de leden van de raad te informeren over het doen vellen van de twee beuken op de begraafplaats Waalhof en het voorstel voor het herplanten van twee bomen door middel van een raadsinformatiebrief; 6. voorafgaand aan het doen vellen van de beuken de inwoners van onze gemeente op aandachtige wijze te informeren langs de verschillende beschikbare kanalen over de noodzakelijk te nemen maatregelen en de herplant.
Best.zkn. 5.1 Beantwoording raadsvragen kadernota 2014 (102405) Besloten wordt akkoord te gaan met de beantwoording van de raadsvragen over de Kadernota 2014. RONDVRAAG Aldus vastgesteld in de vergadering van, de secretaris, de burgemeester,