Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld
Even voorstellen Hans de Krijger Interim inkoopadviseur Ruime inkoopervaring Inrichten inkoopfunctie 18 jaar werkzaam in publieke sector Nu werkzaam voor Mutsaersstichting Opdracht: professionaliseren inkoop 14-06-12 2
Praktijkvoorbeeld: MUTSAERSSTICHTING Jeugdzorg Jeugd GGZ Speciaal onderwijs Steunpunt huiselijk geweld Vrouwen opvang (Blijf van mijn lijf) Sterk in vroeginterventies Gevestigd in noord en midden Limburg 400+ medewerkers 14-06-12 3
Inkoop in het onderwijs Voorbeeld is van een zorginstelling Vraag: Is inkoop in een zorginstelling zoveel anders dan een school? Gaat de 80/20 regel ook hier op? Of is een school zo bijzonder dat er speciaal inkoopbeleid nodig is? 14-06-12 4
Inkoop in uw organisatie? Vraag: Hoe is inkoop in uw organisatie ingericht?? Is inkoop in uw organisatie volwassen? Vindt u inkoop belangrijk genoeg om te professionaliseren? Wat denkt u dat professionalisering van inkoop kan opbrengen? 14-06-12 5
Inkooporganisatie? Inkooporganisatie, theorie strategische inkoop beleid en doelen inkoopstrategie richtingbepaling inkoopbeleid inkooporganisatie tactische inkoop toegevoegde waarde proces leveranciersrelatiemanagement inkoopstrategie inkoopprocesmanagement operationele inkoop ondersteunende activiteiten ondersteunende infrastructuur kennis-/informatiemanagement prestatiemanagement personeelsmanagement Niveaus van inkoop Het inkoophuis (naar A.T. Kearney House of Purchasing and Supply ) 14-06-12 6
Meetlat (1) Niveaus van inrichting inkoopfunctie: 14-06-12 7
Meetlat (2) Niveaus van inrichting inkoopfunctie: Score: 1 absoluut niet van toepassing 2 deels van toepassing 3 redelijk van toepassing 4 van toepassing 5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid 14-06-12 8
Meetlat (3) Niveaus van inrichting inkoopfunctie: Score: 1 absoluut niet van toepassing 2 deels van toepassing 3 redelijk van toepassing 4 van toepassing 5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid 14-06-12 9
Meetlat (4) Niveaus van inrichting inkoopfunctie: Score: 1 absoluut niet van toepassing 2 deels van toepassing 3 redelijk van toepassing 4 van toepassing 5 geheel van toepassing, naar volle tevredenheid 14-06-12 10
Wilt u: (1) Financieel resultaat: Ca. 15% structurele inkoopbesparing Niet financieel resultaat: Inkoop in control hebben Inzicht in verplichtingen Kwalitatief goede, betrouwbare leveranciers Bewuste keuzes bij aankopen/projecten 14-06-12 11
Wilt u: (2) Een inkoopbeleid dat leidt tot jaarplan en begroting Functiescheiding tussen bestellen, ontvangen en betalen Meting en evaluatie prestatie leveranciers Geen grote voorraden Borging werken volgens (Europese) aanbestedingsregels 14-06-12 12
Hebt u inzicht in? Afspraken / contracten Uitgaven c.q kosten Wie mag er bestellen? Verplichtingen Prestatie leveranciers Hoeveel % van de begroting en realisatie inkoopgerelateerd is? 14-06-12 13
Hebt u inzicht in? Met andere woorden: BENT U IN CONTROL OVER UW LEVERANCIERS EN UITGAVEN?? 14-06-12 14
GEVOLGEN NIET IN CONTROL Onjuiste besteding (lumpsum) budget Ongezonde financiële situatie c.q. liquiditeit Niet voldoen aan eisen accountant Misbruik : oneigenlijke dienstverlening en dito facturen dus nog hogere kosten Vergeten contracten dus hogere kosten Geen grip op uitgaven: iedereen kan bestellen 14-06-12 15
Dus: wilt U Grip op uitgaven Meer geld over houden voor leerdoelen? Grip op uw leveranciers? Geen vergeten contracten meer? PROFESSIONALISEER INKOOP 14-06-12 16
Hoe? Integrale aanpak met andere (ondersteunende) afdelingen Investeer in kwaliteit: goedkoop = duurkoop Kwaliteit verdient zich zelf terug Samenwerken = vertrouwen in elkaar 14-06-12 17
Kompas Visie op inkoop Beleidsplan Concreet actieplan Periodieke monitoring/rapportage resultaten Inkoopverbetermodel, afgeleide van een managementmodel bijv. INK 14-06-12 18
Stel inkoopdoelen Vermindering risico s in de toeleveringsketen Tijdige levering goederen en diensten Inzicht in- en reduceren inkoopuitgaven Procesbeheersing Heldere (prestatie) afspraken met leveranciers Borging processen en werkwijze in eigen organisatie 14-06-12 19
Uitgangspunten Klantvraag is leidend Specificeer uw inkoopbehoefte Verbetering inkoopfunctie projectmatig en ontwikkelingsgericht uitvoeren met PDCA cyclus SMART Medewerkers in ontwikkeltraject betrekken 14-06-12 20
Strategie en beleid Spendanalyse: waar wordt geld aan uitgegeven en hoeveel? Portfolio analyse: Weet u welke leveranciers belangrijk zijn? Aan welke leveranciers aandacht moet worden besteed? Wat vindt u dan belangrijk? Geld Risico Lokale samenwerking 14-06-12 21
doelen Strategie en beleid (meerjaren) Inkoopactieplan Procuratie en autorisatie regeling Prestatiemeting Controle op uitgaven missie beleid Inkoopvoorwaarden Ethiek strategie visie wat & hoe jaarplannen 14-06-12 22
Middelen Automatiseer proces aanvraag bestelling tot en met factuurverwerking Inzicht in inkoopuitgaven Minder voorraad Digitaliseer factuurverwerking 14-06-12 23
Projecten Bij grotere (inkoop)projecten: Werk projectmatig Verantwoord een project met goedkeuring bestuur Business case Stuur op resultaten: periodieke meting en rapportage van voortgang 14-06-12 24
Waardering / resultaat Eenvoudig, efficiënt bestelproces Vermindering bureaucratie Tijdige beschikbaarheid van goederen en diensten Klant waardeert betrokkenheid bij ontwikkelingen en ziet eigen resultaat Attitude Monitoren van klanttevredenheid 14-06-12 25
Waardering maatschappij Kernwaarde: Professioneel en betrouwbaar Imago verhogend naar ketenpartners Onderscheidend vermogen Betrouwbare leveranciers Scherp maar rechtvaardig U loopt voorop! 14-06-12 26
Even terug naar de vragen Hoe kijkt u nu aan tegen: Hoe is inkoop in uw organisatie ingericht?? Vindt u inkoop belangrijk genoeg om te professionaliseren? Wat denkt u dat professionalisering kan opbrengen? 14-06-12 27
De tot succes? Richt uw inkooporganisatie top-down in Bepaal uw inkoopvisie Bepaal doelstellingen Stel concrete, haalbare doelen Neem de tijd voor implementatie Maak uw school onderscheidend door inkoop: Betere leveranciers Minder uitgaven door procesbeheersing 14-06-12 28
Kunst van Inkopen De Kunst van Inkopen kan u hierbij helpen www.kunstvaninkopen.nl 14-06-12 29
Tot slot Dank voor uw aandacht Vragen?? 14-06-12 30
Nog even nadenken 14-06-12 31