Implementatievan Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA martin@vsrm.nl 1www.risicomanagementacademie.nl Routekaart Implementatie Risico Management 1. (Af)stemming 2. Verdieping 3. Oplossingen 4. Cases 5. Aan de slag 6. Afronding 2www.risicomanagementacademie.nl 1
Afstemming Wie zijn we? Welke RM opleiding / training / ervaring? Wat brengt je hier? Wat wil je mee naar huis nemen? 3www.risicomanagementacademie.nl DE RM Paradox (1) 4www.risicomanagementacademie.nl 2
De RM Paradox (2) 5www.risicomanagementacademie.nl De RM Paradox (3) 6www.risicomanagementacademie.nl 3
29-10-2013 De RM Paradox (4) 7www.risicomanagementacademie.nl De RM Paradox RM WEL nodig NIET enthousiast omarmt 8www.risicomanagementacademie.nl 4
Stemming Publieke Sector Kenmerken: De nodige schandalen Steeds complexer Tegengestelde belangen Publieke roep om verantwoording Rol toezichthouder Guur economisch klimaat => WelkeexplicieterolspeeltRM: (1) groot, (2) klein, (3) geen? 9www.risicomanagementacademie.nl Afstemming Leerdoelen 1. Inzicht geven: WAAROM implementeren van risicomanagement in organisaties géén spontaan proces is 2. Zelf een AANPAK op hoofdlijnen kunnen ontwikkelen: RM implementatie in de eigen organisatie een impuls geven 10www.risicomanagementacademie.nl 5
Verdieping Opfrisser Aanvliegroutes Oplossingen Cases Lessen 11www.risicomanagementacademie.nl Opfrisser naar verdieping Drie containerbegrippen Wat is een risico? Wat is risicomanagement? Wat is implementatie? => Eenduidige begrippen => zelfde taal spreken 12www.risicomanagementacademie.nl 6
Risico Effect van onzekerheid op behalen doelen (ISO 31000) Meerdere oorzaken Kans van optreden Meerdere gevolgen COMPLEXITEIT 13www.risicomanagementacademie.nl Risicomanagement Expliciet omgaan met onzekerheid Gestructureerd & Cyclisch Transparant & Communicerend Adaptief & Lerend 14www.risicomanagementacademie.nl 7
Verdieping: welke maat RMI? Risicomanagement zonder implementatie vormt voor organisaties een onacceptabel risico 15www.risicomanagementacademie.nl Zorg Case RM Implementatie http://www.youtube.com/watch? v=kk5-6p0i0cq&feature=related 16www.risicomanagementacademie.nl 8
Zorg Case RM Implementatie 1. Is ditrm? 2. Is dit effectief? 3. Waaromwel/ niet? 4. Herkenje (uitvergrootte) elementenuitje eigenpraktijk? 17www.risicomanagementacademie.nl RM Implementatie: wat? Risicomanagement als routinetoegepast 1. Gestructureerd: methodisch& cyclisch 2. Geformaliseerd: in project- of QA/QC management, HRM 3. Geïntegreerd: vast onderdeel van overleg en rapportages 4. Geaccepteerd: iedereen doet het, vanzelfsprekend, nuttig 18www.risicomanagementacademie.nl 9
RM Implementatie: hoe? Vier aanvliegroutes Financieel Veiligheid Kwaliteit Organisatie 19www.risicomanagementacademie.nl Aanvliegroute financieel(traditioneel) Doet de controller (erbij) Gemeenten: weerstandsvermogen Risicoparagraaf Focus op risico s met financiële impact Deel van het geheel? 20www.risicomanagementacademie.nl 10
Aanvliegroute veiligheid Luchtvaart, industrie, defensie Eerst veiligheid, dan Nietbellenin de auto Protocollen Training en video analyses Normal Accident Theory & HRO 21www.risicomanagementacademie.nl Aanvliegroute kwaliteit Veiligheids Management Systemen (VMS) Integratie ISO 90001 & ISO 31000 (RM principes, raamwerk en proces) Kwaliteitsmanager & Risicomanager: één persoon? Kwaliteitscontrole als risicobeheersmaatregel 22www.risicomanagementacademie.nl 11
Aanvliegroute organisatie Risk, Innovation& Change 1. Risicomanagement is een bijzondere innovatie 2. Implementatie vereist veranderingdoor interventies 23www.risicomanagementacademie.nl RM implementatie: 3 dimensies Methoden Processen & Tools Afhankelijk Afhankelijk Implementatie Organisatie Cultuur & Structuur Gebruikers Motivatie & Competenties 5 Groepen 24www.risicomanagementacademie.nl 12
RM gebruikers& interventies Vroege vogels (ratio) RM levert wat op! Late volgers (plicht) Het moet, regels Pioniers (autonomie) Nieuw is leuk! Vroege volgers (emotie) Ik hoor ik er bij Achterblijvers (tegen) Ik wil het niet! 25www.risicomanagementacademie.nl Rol(project)managers Vroege vogels (ratio) RM levert wat op! Late volgers (plicht) Het moet, regels Pioniers (autonomie) Nieuw is leuk! Vroege volgers (emotie) Ik hoor ik er bij Achterblijvers (tegen) Ik wil het niet! (Project) Managers: voorwaarden scheppen! 26www.risicomanagementacademie.nl 13
(Project)managers & (on)zichtbare voorwaarden RM Methoden& Structuur RM Cultuur Overtuigingen Rollen Besluitvorming Consequenties 27www.risicomanagementacademie.nl Nulmeting IRM VOORWAARDEN: structuur ( 2013 Martin van Staveren VSRM) Nr 1 Voorwaarden voor de organisatiestructuur Formele inbedding van taken en verantwoordelijkheden voor risicomanagement in de organisatiestructuur. Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid 00-20% 20-40% 40-60% 60-80% 80-100% 2 Formele delegatie van bevoegdheden voor risicomanagement naar personen die de risico s kunnen beheersen. 3 Formele rapportage van risicomanagement naar het management. 4 Formele flexibiliteit van de organisatiestructuur om aanpassingen in het risicomanagement proces te kunnen opnemen. 5 Formele externe focus bij het uitvoeren van risicomanagement. 28www.risicomanagementacademie.nl 14
Nulmeting IRM VOORWAARDEN: cultuur ( 2013 Martin van Staveren VSRM) Nr Voorwaarden voor de organisatiecultuur Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid 00-20% 20-40% 40-60% 60-80% 80-100% 1 Gedeeld begrip van de risico s in een project. 2 Besef over de rol van ratio en emotie in het omgaan met risico s door professionals en leidinggevenden. 3 Begrip van verschillen in risicoperceptie. 4 Besef dat risicomanagement discipline overstijgend is. 5 Delen van informatie over risico s is vanzelfsprekend. 6 Kunnen omgaan met het feit dat niet iedereen even gemotiveerd is om risicomanagement routinematig toe te passen. 7 Daadwerkelijke samenwerking op het gebied van risicomanagement in een project. 29www.risicomanagementacademie.nl Eigen Case RMI Voorwaarden Doe je eigen nulmeting: Inschatting RMI voorwaarden voor structuur Inschatting RMI voorwaarden voor cultuur Bespreking overeenkomsten en verschillen 30www.risicomanagementacademie.nl 15
Oplossingen: Voorwaarden via Interventies Acties voor gedragsverandering van individuen / groepen 1. zelf ontdekken: pioniers 2. rationele argumenten: vroege vogels 3. emotionele veligheid & betrokkenheid: vroege volgers 4. Gericht op plicht: late volgers 5. Gericht op loslaten: laggards 31www.risicomanagementacademie.nl RMI Interventies voor iedereen 1. Gezamenlijke taal voor RM ontwikkelen: RM workshop on the job 2. RM bewustzijn en realisteitszin afstemmen: zwarte zwanen blijven! 3. Teamwork met diversiteit organiseren: verschillen in risicopercepties zichtbaar maken en benutten 4. Risicoanalyses in teams uitvoeren én evalueren: leren! 5. Consequent uitdragen RM beleid: dus niet ik wil geen risico s zien! 32www.risicomanagementacademie.nl 16
RMI Interventies voor pioniers 1. In een RMI Task Force bijeenbrengen, om de toepassing van RM in de rest van de organisatie te ontwikkelen 2. Zelf passende RM processen laten ontwikkelen 3. Onderling laten leren via intervisie 33www.risicomanagementacademie.nl RMI Interventies voor vroege vogels(ratio) 1. Toegevoegde waarde RM uitdrukken in kosten, tijd, en dergelijke, RM doelen stellen en RM voorbeelden ontwikkelen / benutten 2. RM laten aansluiten op bestaande werkprocessen (veiligheid, kwaliteit, projectmanagement) 3. Risico checklists ontwikkelen 4. Tijd, budget en eventueel tools ter beschikking stellen om RM efficient uit te kunnen voeren 34www.risicomanagementacademie.nl 17
RMI interventies voor vroege volgers(emotie) 1. Teamsessies organiseren waarin RM succes centraal staat 2. Sociaal veilige omgeving creëren (fouten bespreekbaar) 3. Rolverdelingen benutten: opinieleiders (RM gezag), kampioenen (RM succes) 4. Persoonlijke hulp bieden om RM uit te voeren (helpdesk, RM spreekuur) 5. RM toepassingen status geven en belonen (materieel, immaterieel) 35www.risicomanagementacademie.nl RMI interventies voor late volgers(plicht) 1. Taak en verantwoordelijkheidssessies voor RM organiseren 2. RM rollen opnemen in functieprofielen (HRM) 3. RM toepassing RM intern verplichten 4. RM door opdrachtgevers laten verplichten 5. RM toepassing door leveranciers / onderaannemers verplichten 36www.risicomanagementacademie.nl 18
RMI interventies voor achterblijvers 1. Serieus het gesprek aangaan met consequente RM weigeraars 2. Zichtbaar maken dat juist expertise en ervaring voor RM essentieel zijn 3. Tijdig afscheid nemen 4. Ook op management niveau het gesprek aangaan 5. Niet te veel tijd insteken 37www.risicomanagementacademie.nl 4 Cases => 2 nadertoegelicht Taai RM Civiel Bedrijf Industrie Bedrijf Civiel Gemeente Civiel Rijksdienst Inhoudelijk Kwaliteitseisen Kwaliteitseisen Ontwerp & laten uitvoeren Situationeel Veiligheid Onderdeel groter geheel Sociaal Aziatische OG Internationaal, overheid, markt Psychologisch (overtuigingen) Fout is fout Hoe groot is dit risico? Van ontwerp naar inkoop Stedelijke omgeving Beheerder Infrastructuur Wethouder & Publiek Ik wil wel, maar de anderen? Minister & Publiek Ik wil wel, maar de anderen? 38www.risicomanagementacademie.nl 19
Overeenkomsten cases 1. Structureel tijdgebrek 2. Meerdere jaren met RM aan de slag 3. RM leeft niet bij iedereeen 4. RM cyclus stopt na RA 5. RM rendement niet expliciet 6. Topmanagement erkent belang => Herkenbaar in jullie eigen organisatie? 39www.risicomanagementacademie.nl Selectie interventies case 3 Civiel, gemeente: MT o.l.v. directeur (aanvliegroute veiligheid) 1. Methoden: RM spreadsheet light maken voor kleinere projecten 2. Organisatie 1. Structuur: RM formaliseren met OG 2. Cultuur: Ongevallenregistratie leidt tot risicobewustzijn 3. Cultuur: Medewerkers aanspreken op discipline (bij start opdrachten) 3. Gebruikers 1. Motivatie: RM ervaringen uitwisselen met andere gemeenten 2. Competenties: medewerkers RM opleiding laten volgen 40www.risicomanagementacademie.nl 20
Selectie interventies case 4 Civiel, rijksdienst: Kenniskring o.l.v. trekker (aanvliegroute organisatie) 1. Methoden: toolbox met bestaande tools samenstellen 2. Organisatie 1. Structuur: Formele interne RM richtlijn in bestaande procedure 2. Cultuur: Topmanagement commiteert zich expliciet 3. Gebruikers 1. Motivatie: RM coaching door intervisie voor olievlekwerking 2. Competenties: Ervaringskennis, zoals risicochecklists, beschikbaar stellen 41www.risicomanagementacademie.nl Case resultaten 1. Risicobewustzijn van managers en professionals neemt toe 2. Meer inzicht in interne / externe (RM) afhankelijkheden 3. Vergrootglas op zwaktes in de organisatie: wél willen zien, vereist lef! 4. Resultaten RM meten via incidentenregistratie, projectresultaat, uren zonder uitval / ongevallen, e.d. 5. Vereist integratie met F&C, QA/QC, HSSE, 6. Formalisering: RM als resultaatgebied in beoordelingen: P&O 42www.risicomanagementacademie.nl 21
Naar Concrete RM Implementatie Oplossingen RM implementatie als project? Nulmeting Implementatieplan op hoofdlijnen 43www.risicomanagementacademie.nl RM Implementatie als Project? 1. Inventarisatie: probleemstelling, RM als oplossing, SMART RM doelen, aanwezigheid RM voorwaarden? 2. Besluitvorming: go no go, waar en op welk niveau? 3. Uitvoering: voorwaarden scheppen door interventies 4. Bijsturing: monitoring effecten en aanpassingen LEREN! (= doelen kennen én fouten (h)erkennen) 44www.risicomanagementacademie.nl 22
RM Implementatie op welke niveau starten? Niveau Doel Model 1. Organisatie-breed risicomanagement Corporate Governance ISO, COSO-ERM INK Model 2. Portfolio / project risicomanagement 3. Discipline-gericht risicomanagement Portfolio / Project Beheersing Tijd Geld Veiligheid / Kwaliteit Reputatie PRINCE2 RISMAN GeoQ = GeoRM GeoImpuls 45www.risicomanagementacademie.nl Eigen case: RM Implementatieplan Op basis van de nulmeting: Formuleer 3 RM implementatiedoelen (SMART) Formuleer < = 3 stappen voor de 3 doelen Formuleer 3W: Wie Wat Wanneer uitvoert 46www.risicomanagementacademie.nl 23
Bespreken eigen case RM implementatie Waar loop je tegen aan? Waar verwacht je enthousiasme? Waar verwacht je scepsis? Hoe ga je daar mee om? 47www.risicomanagementacademie.nl Tips voor extra verdieping 48www.risicomanagementacademie.nl 24
Lessen voor mee naar huis 1. Risico analyse RM RM implementatie 2. RM implementatie vereist RM voorwaarden 3. RM methoden zijn dienend ( leidend) 4. Monitor de voortgang, leer ervan en neem de tijd 49www.risicomanagementacademie.nl Afronding Wat neem je mee naar huis? Waar ga je zelf mee aan de slag? Evaluatie 50www.risicomanagementacademie.nl 25