GRIP op Gemeentelijke Projecten

Transcriptie

1 GRIP op Gemeentelijke Projecten Programma:. Inleiding GRIP op Gemeentelijke Projectrisico s. Vier workshops:. Opdrachtgever opdrachtnemer. Organisatie. Trias Politica. De kunst van het loslaten GRIP op Gemeentelijke Projectrisico s Dr.ir. Martin van Staveren MBA Onderzoeksleider Delft Cluster Inhoud:. Complexiteit. Delft Cluster onderzoek Risicomanagement:. Aanpak. Resultaten. Conclusie. De workshops: elevator pitches De complexiteit van gemeentelijke bouwprojecten neemt steeds verder toe. De complexiteit van risico s Human Organization Technology Mogelijke ongewenste gebeurtenis: risico Regulation Industry Politics

2 HOT factors De complexiteit van risico s Deze complexiteit levert lastige vragen: Human Organization Technology Mogelijke ongewenste gebeurtenis: risico. Hoe ga je om met de onvermijdelijke onzekerheden en (te) hooggespannen verwachtingen van betrokkenen?. Werken de uitvoerende, beleidsmakende en controlerende rollen van de gemeentelijke overheid voldoende samen?. Moet en kan het anders? Regulation Industry Politics RIP factors Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement bieden nieuwe perspectieven en een concrete aanpak. Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster gaan niet over:. Conventionele risicoanalyses en management. Invullen van lijstjes. Protocollen en standaarden. Probabilistische berekeningen. Louter het vermijden van risico s Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster gaan wel over:. Risicomanagement implementeren* ( oplossen ) in organisaties. Het combineren van risico, innovatie en verandermanagement. Het motiveren van verschillende gebruikersgroepen met doelgerichte interventies * Routinematig toepassen Falen van implementeren lijkt gebruikelijker dan succes:. Netherlands: 77 % of 0 innovation projects (ICT, TQM, BPS) failed partly or completely (Cozijnsen et al., 000). Netherlands: failure of ICT innovations up to billion per year (van Oosterhout, 007). US: failure costs of $ 00 billion per year (Klein and Knight, 00), which is 8. % of the total budget that companies spent on new technology Een professional en falend risicomanagement Dit geldt ook / juist voor risicomanagement (ongrijpbaar, subjectief, effecten moeilijk te meten)

3 Aanpak Delft Cluster onderzoek Implementatie van Risicomanagement in Gemeentelijk Organisaties. Theorie: promotieonderzoeken, belemmeringen, voorwaarden, interventies.. Praktijk: case studies in onder andere Leiden, Reeuwijk, Gelderland, Scheveningen De onderzoeksvraag: Hoe van belemmeringen naar voorwaarden voor risicomanagement implementatie, via interventies? Focus op interactie (project)organisatie en (beoogde) gebruikers van risicomanagement methoden Resultaten uit het onderzoek Implementatie van Risicomanagement in Organisaties. Stellingen. Niveau s. Dimensies. Gebruikersgroepen. Hulpmiddelen Twee stellingen:. Risicomanagement is een innovatie. Implementatie vereist verandering Verandermanagement Innovatiemanagement Drie niveau s van implementatie van risicomanagement: Drie dimensies voor de implementatie van risicomanagement: Focus Methoden Organisatie Gebruikers

4 wetenschappen: groepen gebruikers Drie dimensies voor de implementatie van risicomanagement: Theoretical framework presented Five degrees of motivation and commitment Methoden Malhorta and Galetta (00), based on Kelman (98) Intrinsic motivation Full commitme nt self regulation Extrinsic motivation Commitment Commitment internalization identification Commitment compliance Amotivation Non commitment Rogers (00). Innovator. Early adopter. Early. Late. Laggard De Caluwé and Vermaak (00) Whiteprint Blueprint Redprint Redprint Yellowprint Organisatie Vrakking (99), based on Bennis et al. (97) Boonstra (99) Inspiring Convincing Rational convincing, consulting, legitimating rules and procedures Complimentin g people, asking for favours Negotiation Commanding Forming coalitions, enforcing pressure Gebruikers Csikszentmihalyi (997) Flow Excitement Fear Concern Apathy Risicomanagement implementatie: groepen gebruikers Theoretical framework presented Five degrees of motivation and commitment Malhorta and Galetta (00), based on Kelman (98) Intrinsic motivation Full commitment self regulation Extrinsic motivation Commitment Commitment internalization identification Commitment compliance Amotivation Non commitment Een hulpmiddel het Audit Instrument Rogers (00) De Caluwé and Vermaak (00) Vrakking (99), based on Bennis et al. (97) Boonstra (99). Innovator Whiteprint Inspiring. Early adopter Blueprint Convincing Rational convincing, consulting, legitimating rules and procedures. Early Redprint Complimentin g people, asking for favours. Late Redprint Negotiation. Laggard Yellowprint Commanding Forming coalitions, enforcing pressure Auditing van mate van aanwezigheid van kernvoorwaarden voor risicomanagement implementatie vanuit: De organisatie De risicomanagement methoden (indien aanwezig) Csikszentmihalyi (997) Flow Excitement Fear Concern Apathy Van Staveren (009) Autonomous Rational Emotional Political De organisatie: kernvoorwaarden De risicomanagement methoden: kernvoorwaarden Kenmerk Subkenmerk Controle Kernvoorwaarden voor de organisatie Formele verantwoordelijkheid voor RM is geregeld N o Kenmerk Subkenmerk Kernvoorwaarden voor risicomanagement methoden N o structuur Formele delegatie van RM verantwoordelijkheid Formele RM rapportage naar het management Relatief voordeel Economicsh status RM is kosteneffectief RM geeft sociale status Flexibiliteit De organisatiestructuur ondersteunt RM Overadoptie RM vermijdt instrument focus Focus De externe omgeving wordt betrokken bij RM Preventief RM genereert preventie overtuigingen Waarheid Motivatie Gedeeld RM bewustzijn en begrip Begrip van ratio én emoties bij RM Begrip van de relaties van RM met andere disciplines Erkenning van motivatieverschillen voor RM Compatibilieit Beloning Mandaat Overtuigingen RM wordt beloond Top management ondersteunt RM RM sluit aam bij overtuigingen 7 Lerend vermogen Leren omgaan met verschillen in risicoperceptie 0 Werkprocessen RM past in bestaande werkprocessen 8 Samenwerking Delen van informatie over risico s is vanzelfsprekend Behoeften RM vervult behoeften 9 Samenwerking bij RM is vanzelfsprekend Bijeffecten RM versterkt innovativiteit 0 rollen Veranderaars Opinie leiders Kampioenen Aanwezigheid van veranderaars voor de RM implementatie Aanwezigheid van opinieleiders die RM ondersteunen Aanwezigheid van kampioenen die RM met succes toepassen Complexiteit Naam RM heeft een positief imago RM is eenvoudig uitvoerbaar besluitvorming Collectief MIddelen Gezamenlijke besluitvorming over hoe RM te implementeren Beschikbaarheid van tijd en budget voor RM implementatie 7 Oefenbaarheid Zichtbaarheid RM is eenvoudig te proberen Effecten van RM zijn meetbaar consequenties Desirable Tijdseffecten Consequenties van risicomanagement zijn wenselijk Acceptatie van korte termijn efficiëntie daling door RM toepassing Aanwezigheid van RM mijlpalen en snelle RM resultaten Netwerkeffecten Prijs Voorbeelden demonstreren RM succes Externe partijen ondersteunen RM RM kosten zijn acceptabel 7 Onzekerheid Acceptatie van onverwachte consequenties van RM Relatief nut RM verhoogt de betrouwbaarheid van de organisatie 8 Ongelijkheid Acceptatie van conflicterende consequenties van RM

5 Het interventievoorstel Risico Management Gebruikers Groep Kerninterventies voor potentiële risicomanagement gebruikers No. Nog een hulpmiddel het Interventievoorstel Alle groepen LEREN Toepassing van situationeel leiderschap met teamwork Uitvoering van risicomanagement opleiding en training Selecteren van adequate interventies met ondersteunde activiteiten Focus op de RM gebruikersgroepen Vergroten van de individuele motivatie en betrokkenheid van RM gebruikers Richting geven aan benodigde aanpassingen aan RM methoden en de organisatie(delen) Innovators AUTONOMIE Early adopters RATIO Early EMOTIE & PLICHT Uitvoering van outofthebox risicomanagement sessies Bevordering van zelfevaluatie van risicomanagement Toepassing van een gefaseerd risicomanagement implementatie proces Facilitatie van risicomanagement met middelen (tijd, geld) Bepaling, monitoring en communicatie van risicomanagement waarde Identificatie met risicomanagement borgen Organisatie van risicomanagement taak en verantwoordelijkheid sessies Late PLICHT Verplichten van de toepassing van risicomanagement 0 Laggards Geen tijd aan verspillen! Voorbeeld interventievoorstel Innovators, autonoom interventieaspect Eindconclusie: Implementeren = balanceren Outofthebox RM sessies Multidisciplinaire risico workshops Tussen gebruikers, organisatie en methoden Nu elevator pitches over de workshops:. Opdrachtgever opdrachtnemer. Organisatie. Trias Politica. De kunst van het loslaten. Opdrachtgever Opdrachtnemer Marc Rijnveld Project Rondweg Reeuwijk Bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Jan Rupke Bevragen over goed opdrachtgever/opdrachtnemerschap

6 . Organisatie Nienke Maas & MaryAnn Mooiman Gemeente Leiden Risicomanagement en cultuur, vertrouwen, en motivatie Risico s en de rol van:. Trias Politica Mario Willems & Michiel Brouwer Het bestuur De gemeenteraad De ambtelijke organisatie. De kunst van het loslaten Mike Duin Complexiteit en onzekerheid als uitgangspunt De rol van leren