Veelgestelde vragen: nieuwe werkwijze gesorteerde Partijenpost in MijnPost Waarom wordt e-sort e vervangen? Uitbreiding functionaliteit waardoor de stand alone applicatie e-sort Client moest worden vervangen door de nieuwe Voormelden & Sorteren webapplicatie. Waarom vervangt PostNL de websites NextWeek DM en Economy International? Deze websites zijn opritjes naar e-sort. E-Sort wordt vervangen door een webbased-variant die op de MijnPostomgeving draait. Dit moment wordt gebruikt om alles op één omgeving (MijnPost) in te richten. Welke browser en besturingssysteem heb ik minimaal nodig? De volgende browsers ondersteunen MijnPost: Internet Explorer versie IE11 Mozilla Firefox Google Chrome Safari Voor besturingssystemen gelden de volgende vereisten: Windows: Vista en hoger Mac OS: 10.6 Snow Leopard (2009) en hoger Hoe kan ik een nieuwe partij invoeren? Ga hiervoor naar het onderdeel Nieuwe partij invoeren. Hier kunt u partijen importeren vanuit een bestand, in plaats van dat u ze handmatig invoert. De juiste bestandsindeling hiervoor kunt u terugvinden in de handleiding Zendingen en adressen importeren. Voer hier de eigenschappen van de partij in en kies het product. U kunt bij het onderdeel Omschrijving partij maximaal 30 karakters kwijt. Bij de stap Product kiezen kunt u uw partij eventueel voormelden bij PostNL. Wilt u hier gebruik van maken, vul dan de gegevens in bij het onderdeel Voormelden en kies vervolgens voor Nu voormelden. Er zijn verschillende manieren om een partij in te voeren, de MijnPost-Beheerder kan instellen hoe gebruikers een nieuwe partij invoeren. Bij het onderdeel Instellingen kan de Beheerder van MijnPost beheren welke gebruikers toegang hebben tot Partijenpost. Meer informatie vindt u in de handleiding gesorteerde Partijenpost. Hoe kan ik een orderformulier of overzicht printen uit MijnPost? Om documenten te kunnen openen en printen heeft u Adobe Reader nodig. De documenten in MijnPost zijn namelijk in pdf-formaat. Download hier de meest recente versie van Adobe Reader. Hoe kan ik ingevoerde partijen raadplegen? Bij het onderdeel Ingevoerde partijen heeft u een overzicht van de ingevoerde Partijen. Deze zijn nog niet aangeboden bij PostNL en kunnen nog gewijzigd worden. Hier kunt u Partijen selecteren en vervolgens aanbieden, kopiëren, wijzigen of verwijderen. Hoe kan ik mijn account uitbreiden met meerdere klantnummers? De beheerder van MijnPost binnen uw organisatie, kan uw account uitbreiden met bevoegdheden op meerdere klantnummers. Als beheerder van uw klantnummer(s) en de gebruikers kunt u bevoegdheden beheren van gebruikers. Dit kunt u doen bij Instellingen Instellingen voor uw PostNL klantnummer Bevoegdheden. Hoe kan ik partijen wijzigen of verwijderen? Bij het onderdeel Ingevoerde partijen heeft u het overzicht van uw Partijenpost. Hier kunt u Partijen zoeken en selecteren. Als u een Partij wilt wijzigen, selecteer deze dan en kies voor Bewerken. De Partij wordt vervolgens in het scherm Nieuwe partij invoeren getoond, hier kunt u de Partij wijzigen. Als u een Partij al heeft voorgemeld, dan wordt deze wijziging ook doorgegeven aan PostNL. Wilt u een Partij verwijderen? Partijen die zijn aangemaakt en in het scherm Verzonden partijen zichtbaar zijn, kunt u verwijderen. Dit geldt voor Partijen zonder orderbevestiging. Selecteer deze partij dan en vink de rechterkolom aan. Selecteer Kies actie voor selectie en daarna Verwijderen. 1 van 6
Hoe selecteer ik de juiste productcode? Als u de partij invoert, kunt u gebruikmaken van de functie Zoek het passende product. U kunt dit ook terugvinden in de handleiding gesorteerde Partijenpost bij stap 2: Product kiezen wanneer u een order aanmaakt. Hoe werkt het samenvoegen van Partijenpost Gemengd / Port Betaald Gemengd (PBG)? U kunt Partijenpost Gemengd en Port Betaald Gemengd (PBG) met verschillende kostenplaatsen samenvoegen. Als PBG-partijen verschillende aanbied- of klantnummers hebben, kunt u deze niet samenvoegen. Als het orderbedrag lager is dan het minimale orderbedrag van 22 euro, dan wordt dit minimumorderbedrag wél altijd in rekening gebracht. Bij het onderdeel Details kunt u de kosten per ingevoerde partij inzien. Hoe wordt mijn prijs berekend en waar kan ik zien hoe deze is opgebouwd? De prijs is afhankelijk van de volgende gegevens: productcode, contract, aantallen, gewicht en land/zone. Afhankelijk van uw contract kunnen ook andere gegevens, zoals de Jaarvolumekorting, de prijs beïnvloeden. Bij stap 2 van een nieuwe partij invoeren kunt u klikken op de link Berekenen. Op het scherm wordt dan de prijs getoond die u voor het product moet betalen, hierbij wordt rekening gehouden met uw contracttarieven. De volgende gegevens worden getoond: aantal stuks gewicht prijs excl. btw prijs excl. btw met alle kortingen disclaimer: de rechten en plichten van alle betrokken partijen Om het verschil in te zien tussen de standaard- en contractprijs, kunt u de prijs opvragen door te kiezen voor Berekenen bij het invoeren van een partij. Als u de gegevens heeft ingevoerd, dan wordt altijd de contractprijs opgevraagd. Uiteindelijk kunt u de prijs van uw partij inzien onder de menukeuze Verzonden partijen, bij het onderdeel Prijs. In de orderbevestiging en factuur vindt u de prijs ook terug, deze kunt u downloaden als een pdfbestand. Is het mogelijk om meerdere partijen op één formulier te plaatsen? Als u bij het onderdeel Ingevoerde partijen meerdere partijen selecteert om aan te bieden, dan worden deze op één orderformulier opgenomen. Voorwaarden hierbij zijn: de partijen hebben hetzelfde klantnummer; de partijen hebben dezelfde bezorgsnelheid en tijdvak; basic partijen worden altijd op een apart orderformulier vermeld. Waar kan ik mijn orderbevestiging vinden? Bij het onderdeel Orderbevestigingen kunt u orderbevestigingen raadplegen voor Partijenpost, Aangetekend, Print & Verzend en Pakketten. Deze gegevens zijn drie maanden beschikbaar. De orderbevestiging kunt u filteren op: periode productsoort klantordernummer productcode factuurnummer Om alle orderbevestigingen in één keer te downloaden kiest u voor Bekijk alle orderbevestigingen. Alle orderbevestigingen in pdf-formaat kunt u dan downloaden als een gecomprimeerd (zip)bestand. Waarom krijg ik bij een bepaald aantal stuks een waarschuwing? U krijgt een waarschuwing als er minder wordt aangeboden dan het minimum aantal stuks van een product. Elk product heeft een verplicht minimumaantal wat u moet afnemen. In de order die in rekening wordt gebracht, wordt het ingevoerde aantal stuks aangevuld tot het minimumaantal van het product. 2 van 6
Waarom worden Partijen bij het aanbieden samengevoegd en blijven alle velden dan zichtbaar? Via MijnPost is het soms handig om Partijen samen te voegen, omdat u deze dan in één keer kunt aanbieden. Aan de hand van de volgende criteria wordt door MijnPost een voorstel gedaan om Partijen samen te voegen: product contract (indien geselecteerd) frankeerwijze gewicht land/zone MijnPost stelt voor welke partijen samengevoegd kunnen worden of welke producten samengevoegd kunnen worden naar een ander product. MijnPost stelt dit voor als er een voordeliger tarief mogelijk is voor de samen te voegen partijen. Uiteraard kunt u zelf besluiten of u Partijen wel of niet samenvoegt. U kunt beide Partijen op hetzelfde orderformulier afdrukken. Door partijen samen te voegen op het orderformulier wordt het aanbieden ook eenvoudiger. Bij Verzonden partijen worden de samengevoegde partijen zichtbaar met de bijbehorende details. Ook de gekoppelde kostenplaatsen blijven zichtbaar in het systeem. Het onderdeel Rapportage houdt rekening met samengevoegde partijen, de kosten worden geboekt op de oorspronkelijke (niet samengevoegde) partijen. Wanneer moet ik ingevoerde Partijenpost aanbieden? Uw Partijenpost biedt u aan op de door u ingevoerde verzenddatum van de Partij. Daarnaast wordt deze verzenddatum geprint op het orderformulier p1700. Wat kan ik zien bij Ingevoerde- en Verzonden Partijen? Bij het onderdeel Verzonden Partijen vindt u een overzicht van alle partijen die u heeft verzonden. U kunt hierbij selecteren op klantnummer. Het overzicht kunt u downloaden als pdf of exporteren naar een bestand in CSV- of XML-formaat. Verder kunt u binnen dit onderdeel het volgende raadplegen: Details: hier kunt u alle details inzien van de ingevoerde- en verzonden partijen. Daarnaast kunt u uw orderformulier opvragen en printen, kies in dit geval voor Bekijk pdf aanbiedformulier. Prijs: hier kunt u de prijs van uw Partij terugvinden. Ook is zichtbaar of de partij al is gefactureerd. Als dit het geval is, dan ziet u hier het factuurnummer en datum staan. De orderbevestiging kunt u opvragen via Bekijk pdf-orderbevestiging. Voor dit onderdeel heeft u autorisatie nodig. Bij het onderdeel Ingevoerde Partijen kunt u de details van uw ingevoerde partijen inzien. Hier kunt u partijen wijzigen, kopiëren of verwijderen. Is er een handleiding beschikbaar? Ja, er is een handleiding en een stappenkaart beschikbaar. Deze vindt u op de actiepagina postnl.nl/verhuizing en vanaf 9 mei 2016 op de startpagina van MijnPost. Moet ik het hele bestand uploaden? Nee, dat is niet nodig. Wij hebben alleen de adresgegevens nodig om deze op juistheid te kunnen controleren. Het gaat dan om de straatnaam, huisnummer, huisnummertoevoeging, postcode en woonplaats. Bevat uw bestand ook buitenlandse adressen? Dan hebben wij ook een landcode of landnaam nodig. Uw buitenlandse adressen kunnen we niet controleren. Maar door de landcode of landnaam kunnen wij deze adressen herkennen. Wij nemen ze niet mee in de adressencontrole. Wat voor soort bestanden kan ik uploaden? U kunt kiezen uit de volgende soorten: 1. CSV 2. Excel 3. Zip of RAR (gecomprimeerde CSV of Excel bestand) 3 van 6
Bij e-sort e Client kon ik ook TXT bestandsformaat gebruiken. Waarom kan dat nu niet meer? De meeste adressenbestanden hebben het bestandsformaat CSV of Excel. TXT wordt nauwelijks meer gebruikt. Dit is de reden waarom dit bestandsformaten niet in MijnPost beschikbaar is. Kan ik mijn adressenbestanden in TXT-bestandsformaat nog sorteren? Nee dat is niet mogelijk. Om het adressenbestand in MijnPost te kunnen sorteren, zal het eerst moeten worden omgezet naar een CSV of Excel bestandsformaat. Hoe zet ik een TXT-bestand om naar CSV of Excel bestandsformaat Op de website van Microsoft Support vindt u een beschrijving hoe u een TXT-bestand kunt omzetten naar een Excel of CSV bestand. Klik hier voor meer informatie over het converteren van een TXT naar een CSV of Excel bestandsformaat. Microsoft Excel is het programma dat het meest wordt gebruikt. Hoe lang duurt het controleren van mijn adressen? Afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding en de grootte van uw bestand, duurt het uploaden en controleren van uw bestand enkele seconden tot enkele minuten. Tijdens het wachten, ziet u een wachttijdindicatie. Controleert de adressencontrole ook buitenlandse adressen? Nee, deze adressen worden niet gecontroleerd. Alleen binnenlandse adressen worden gecontroleerd. Moet ik het bestand met buitenlandse adressen apart aanbieden? Nee, dat is niet nodig. Wanneer uw bestand is voorzien van een landcode of landnaam bij elk adres, dan zal het programma automatisch de buitenlandse adressen splitsen van de binnenlandse adressen. Ook zullen de buitenlandse adressen in een aparte regel op het aanbiedingsformulier worden vermeld. Wat betekent het als een adres goedgekeurd of afgekeurd is? Dat een adres is goedgekeurd, betekent dat poststukken geadresseerd aan dit adres door ons bezorgd kunnen worden. Een niet-herkend/afgekeurd adres bevat een fout. Afhankelijk van het type fout is er een kleine of een grote kans, dat poststukken geadresseerd aan dit adres niet door ons bezorgd kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat het adres niet bestaat (geen bezorging mogelijk) of omdat de huisnummertoevoeging ontbreekt/onjuist is (bezorging wellicht nog mogelijk als de naam van de ontvanger bij het huisnummer te achterhalen is). Waarom staan er meer adressen in het bestand van niet herkende adressen dan op het rapportageformulier vermeld? In het bestand met niet herkende adressen staan ook de adressen met een kleine schrijffout in de straatnaam en/of de plaatsnaam. Ik wil de afgekeurde adressen toch aanbieden. Mag dat? Ja, dat mag natuurlijk. Maar wij raden aan het afgekeurde adres te (laten) corrigeren. Een afgekeurd adres betekent vaak dat PostNL de post niet kan bezorgen op betreffende adres. Deze post komt naar alle waarschijnlijkheid weer retour. U kunt dus kosten besparen door deze poststukken niet aan te bieden (porto) of zelfs helemaal niet te laten produceren. 4 van 6
Hoe kan ik een partij splitsen? Als de partij gecontroleerd en gesorteerd is, kunt u de order splitsen in meerdere orders. Van deze gesplitste orders kunt u bijvoorbeeld de aanleverdatum aanpassen. Het splitsen van de order gebeurt altijd op rolcontainer niveau. Om een order te splitsen klikt u, na het openen van de order op splitsen Verdeel de rolcontainers of pallets over 2 of meerdere aanbiedingen door reeksen of losse nummers in te voeren. Reeksen geeft u aan door een streepje (-) te plaatsen tussen 2 getallen. Gebruik een komma (,) om losse nummers toe te voegen aan een aanbieding. Nadat u de reeksen heeft ingevuld klikt u op verwerken. Er ontstaan nu 2 orders. Als u een derde aanbieding (of meer) wilt maken, dan klikt u op: Voeg nog een aanbieding toe Hoe kan ik een gesplitste partij weer samenvoegen? U kunt de gesplitste order weer samenvoegen door alle rolcontainers/pallets weer in de eerste aanbieding te zetten. Mag ik de partij nog wijzigen nadat ik deze heb aangeboden? Nadat u een partij heeft aangeboden kunt u deze niet meer wijzigen. Als u een partij toch wilt wijzigen, dan kunt u de partij annuleren en een nieuwe partij opvoeren. Mag ik al mijn gesorteerde Partijenpost op pallets aanbieden? Bij voorkeur levert u uw gesorteerde partijenpost, met uitzondering van NextWeek DM partijen, aan in rolcontainers. Partijen die in het buitenland geproduceerd worden dienen op pallets te worden aangeleverd. Kan ik mijn favorieten beheren? Ja, dat kan. Als u uw product geselecteerd heeft, dan kunt u de partij opslaan in de favorieten. Deze favorieten kunt u vervolgens heel gemakkelijk beheren. Mag ik al mijn gesorteerde Partijenpost op pallets aanbieden? Dit hangt af van de gebruikte productcode. Als u hierin een keuze heeft, is dat zichtbaar in het systeem. 5 van 6
Wat doet PostNL met mijn data? Wij gebruiken uw adresdata uitsluitend voor een vergelijking met het bronbestand van bezorgbare adressen in Nederland. Alle adresdata wordt door ons encrypt, verwerkt en weer veilig terug geleverd. Daarna verwijderen wij uw data. Is er ook een versie in het Engels beschikbaar? Ja, de Partijenpost module is ook in het Engels beschikbaar op MijnPost. U kunt heel gemakkelijk de taal veranderen door op de Engelse vlag te klikken, rechtsboven op het scherm. Het uploaden lukt niet. Wat nu? Controleer of u verbinding heeft met het internet. Lukt het dan ook niet? Neem dan contact op met Business Service via mijnpost@postnl.nl of 088 868 68 68. Een niet-herkend adres is volgens mij wel juist. Wat nu? Bent u van mening dat het adres wel bestaat, controleer dit dan op www.postnl.nl/adres-zoeken. Komt het adres hier ook niet voor, dan is het een adres waar wij niet kunnen bezorgen. Wordt dit adres wel door Adres zoeken herkend, dan vragen wij u om ons dit te laten weten (adrescheck@postnl.nl). Wij onderzoeken dan wat er met dit adres aan de hand is. Voor vragen over adressen kunt u via e-mail contact opnemen met info@postcodeshop.nl. Ik wil de onjuiste adressen zelf verbeteren. Hoe doe ik dat? We bieden verschillende mogelijkheden om uw adressenbestand te verbeteren. Ga naar postnl.nl > Postcode zoeken om snel het juiste adres te vinden. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen bij het verbeteren van uw adressenbestand? Kijk dan op www.postnl.nl/adressenbestandverbeteren Ik wil mijn adressen laten verbeteren. Hoe doe ik dat? We bieden verschillende mogelijkheden om uw adressenbestand te verbeteren. Ga naar postnl.nl > Postcode zoeken om snel het juiste adres te vinden. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen bij het verbeteren van uw adressenbestand? Kijk dan op www.postnl.nl/adressenbestandverbeteren Waarom kan ik niet meer sorteren vanuit e-sort e Client? De applicatie e-sort is vervangen door V&S (Voormelden & Sorteren) waar altijd sprake is van up to date sorteertabellen, zodat u die nu niet meer elke 4 á 5 weken zelf hoeft te verversen. Ik krijg een melding dat er geen geldige sorteertabel beschikbaar is U krijgt deze melding, omdat u een partij wilt sorteren met een bezorgdag die te ver in de toekomst ligt. Voor deze bezorgdag is op het moment van sorteren nog geen sorteertabel beschikbaar. Wij adviseren u om het sorteren van de partij uit te stellen tot dat de sorteertabel wel beschikbaar is. Op www.postnl.nl/sorteertabel vindt u informatie over de data waarop de sorteertabel voor de voor uw gewenste bezorgdag beschikbaar komt. Mijn vraag staat hier niet bij Als u het antwoord op uw vraag niet kunt vinden, kunt u contact opnemen met onze Business Service op 088 868 68 68. 6 van 6