NeoSend versie: december User Guide. NeoSend. versie 1.0. Gebruik: Openbaar Neopost 1

Transcriptie

1 User Guide NeoSend NeoSend versie 1.0 Neopost 1

2 NeoSend USER GUIDE Product versie 1.1 Document versie 1.1 Release datum december 2015 NEOPOST Bij eventuele vragen, opmerkingen of suggesties, neemt u dan gerust contact met ons op via helpdesk@neopost.nl. Dit document bevat informatie dat wordt bestempeld als Openbaar. COPYRIGHT De informatie in dit document kan technische onjuistheden of typografische fouten bevatten. Veranderingen zullen periodiek worden toegevoegd en wijzigingen zullen daarop worden doorgevoerd zonder voorafgaande kennisgeving. Neopost aanvaart geen verplichtingen of verantwoordelijkheden met betrekking tot de inhoud van dit document en heeft geen wettelijke aansprakelijkheid - noch expliciet of impliciet - voor de juistheid, volledigheid en/of bruikbaarheid. Kopiëren van de software of de handleiding op de gegevens opslagmedium of op een andere manier, met uitzondering van de expliciete bedrijf intern gebruik, is strikt verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Neopost. Het niet naleven van deze beperkingen is strafbaar. TRADEMARKS Neopost en haar logo s zijn trademarks en service marks van Neopost S.A., 113 rue Jean Marin Naudin, Bagneux, France, # R.C.S. Nanterre Neopost. Alle rechten voorbehouden. Neopost 2

3 Inhoudopgave 1. Wat is NeoSend 4 2. Inloggen 5 3. Menu 6 4. Start een opdracht Uploaden bestand Virtuele printer Geef het adres aan Geef het aantal geadresseerden op Extra opties Samenvatting en verzenden Historie Annuleren Mijn account Veel gestelde vragen 17 Neopost 3

4 1. Wat is NeoSend Neosend is een online softwareprogramma dat u in staat stelt om in enkele muisklikken uw papieren post vanaf een computer te verzenden. Via het online platform kunt u de instellingen van de documenten bepalen en het type envelop selecteren dat u wenst te gebruiken. De rest wordt helemaal door ons operationele centrum afgehandeld: printen, couverteren, adresseren, frankeren en verzenden. Gevarieerde documenten Verzendt u geregeld documenten, bijv. facturen waarvan het aantal pagina s kan verschillen afhankelijk van de geadresseerde? NeoSend is gebruiksvriendelijke software om de automatisering van de verzending te vereenvoudigen. Door het toevoegen van een kleine barcode op uw documenten zijn wij in staat om na te gaan of elke envelop inderdaad het juiste aantal pagina s bevat. In kleur en gepersonaliseerd Uw documenten worden verzonden in een C5 envelop. De layout van deze envelop kunt u zelf bepalen. Uw logo en het retouradres kunt u daardoor in kleur laten afdrukken. Eigen huisstijl Tijdens het uploaden van uw documenten naar het NeoSend platform kiest u welke layout u bij deze zending wilt gebruiken. Ons operationele centrum houdt zich vervolgens bezig met het afdrukken van uw documenten in kleur. Daarbij kunt u ook kiezen of u een afdruk op de achterzijde, bijv. Algemene Verkoopvoorwaarden, wilt. Neopost 4

5 2. Inloggen Nadat u NeoSend heeft besteld, ontvangt u van ons een met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Om in te loggen bij NeoSend gaat u naar Bent u uw wachtwoord vergeten dat klikt u op de link wachtwoord vergeten?. Wilt u in de toekomst automatisch inloggen bij NeoSend, dan vinkt u de optie Onthoud mij aan. Uw browser dient op dat moment wel cookies toe te staan om uw inloggegevens op te slaan. NeoSend ondersteunt de meest gebruikte browsers: Google Chrome, Firefox, Safari en Internet Explorer. Neopost 5

6 3. Menu Eenmaal ingelogd komt u op de startpagina terecht. Op deze startpagina treft u het menu aan met de onderdelen: Startpagina Historie Mijn account Afmelden Daaronder ziet u de huidige versie van NeoSend, waarmee u documenten kunt verzenden. Neopost 6

7 4. Start een opdracht Om uw documenten via NeoSend te versturen dient u uw documenten te uploaden naar het platform NeoSend. U heeft daarvoor twee mogelijkheden U slaat het document zelf op in het bestandsformaat PDF U maakt gebruikt van een virtuele printer 4.1. Uploaden bestand Als u zelf u document in PDF heeft opgeslagen, dan dient u deze PDF te uploaden. Aan het bestand zijn voorwaarden verbonden qua aantal documenten en de bestandgrootte. Deze voorwaarden kunt u terugvinden in het document Technische voorwaarden NeoSend. Eenmaal ingelogd klikt u op de startpagina op de knop NeoSend. Daarna komt u op de pagina terecht waar u het bestand kunt uploaden. U klikt hiervoor op de knop Bladeren... U gaat naar de locatie waar u het PDF bestand heeft opgeslagen, selecteert het bestand en klikt op Open. Het bestand wordt nu geupload naar het platform NeoSend. Dit uploaden kan enkele seconden in beslag nemen, afhankelijk van de grootte van het bestand. Zodra het bestand volledig is geupload, dan komt de naam van het bestand in het scherm te staan. Om het bestand te verwerken, klikt u op de knop Verwerken. Heeft u per ongeluk het verkeerde bestand geselecteerd, dan kunt u het bestand verwijderen door op de groene knop Verwijderen te klikken. Daarna kunt u opnieuw een bestand selecteren Virtuele printer Als u geen PDF bestand kunt opslaan of direct vanuit bijv. uw facturatiesysteem of officesysteem naar NeoSend u document wilt sturen/printen, dan kunt u gebruik maken van de virtuele printer NeoSend. Deze printer is gratis te downloaden via onze website Zodra de virtuele printer NeoSend succesvol is geinstalleerd, gaat u in uw facturatie- of officesysteem naar printen. U selecteerd de printer NeoSend, waarna de documenten worden geupload naar het platform NeoSend. Hiervoor wordt automatisch uw standaard browser geopend. Eventueel dient u uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Daarna wordt het bestand geupload. Neopost 7

8 Aan het bestand zijn voorwaarden verbonden qua aantal documenten en de bestandgrootte. Deze voorwaarden kunt u terugvinden in het document Technische voorwaarden NeoSend Geef het adres aan Als uw bestand succesvol is geupload dient u 3 eenvoudige stappen te doorlopen. Op elk moment ziet u aan de rechterzijde van het scherm uw bestand. Aan de linkerzijde doorloopt u de drie stappen Positie van het adres opgeven en keuze van de envelop opgeven Aantal geadresseerden opgeven Eventuele achtergrond en/of achterzijde selecteren Voor stap 1 klikt u U ziet aan de rechterkant het voorbeeld van uw bestand met daarop de positie van het venster van uw envelop. U heeft de keuze uit een C5 envelop met het venster links of rechts. De keuze voor uw envelop maakt u in het linkermenu bij Kies uw envelop. Mocht de positie van het rode kader niet goed om uw adres staan, dan kunt u met uw muis een rood kader om de juiste positie zetten. NeoSend zal dan op de eerste pagina het adres verplaatsen, zodat deze goed achter het venster komt te staan. Op eventuele vervolgpagina s voor dezelfde ontvanger wordt dit niet aangepast. Links ziet u dat het adres niet helemaal goed in het rode kader past. Het adres zal daardoor niet achter het venster van de envelop komen. Om problemen bij de bezorging te voorkomen, trekt u met uw muis een kader om het adres heen. Daardoor weet het systeem dat de tekst in dit rode kader verschoven zal moeten worden om het achter het scherm te krijgen. Naast de keuze voor type envelop kiest u in het linkermenu ook voor de bedrukking van uw envelop. De bedrukking van uw envelop dient u vooraf bij ons aan te leveren. De eisen voor deze envelopbedrukking kunt u te- Neopost 8

9 rugvinden in het document Technische voorwaarden NeoSend. Heeft u meerdere bedrukkingen bij ons aangeleverd, dan kiest u hier de bedrukking die u voor dit bestand wenst te gebruiken. Alle documenten worden dan in de envelop met deze bedrukking verzonden. Tot slot ziet u links een voorbeeld van het adres ter controle. Heeft u internationale adressen? Dan dient u de naam van het land in het Nederlands of Engels te vermelden in het adres. Zodra alles goed staan, klikt u op de groene knop OPSLAAN Geef het aantal geadresseerden op Bij stap twee geeft u aan hoeveel geadresseerden er in het bestand zitten. U klikt hiervoor op de optie Als het document voor 1 geadresseerde is bestemd, dan kiest u één geadresseerde. Mochten er meerdere geadresseerden in het bestand zitten, dan kiest u voor Meerdere geadresseerden. Let op: in een C5 envelop kunnen maximaal 8 vellen A4 papier worden gestoken. Heeft u een document voor een geadresseerde met meer dan 8 vellen? U kunt deze niet via NeoSend versturen helaas. U dient de pagina s voor deze geadresseerde uit het bestand te halen en opnieuw te uploaden. Als u meerdere geadresseerden heeft, dan dient u aan te geven hoe NeoSend een volgende geadresseerde kan herkennen. U heeft daarvoor 3 opties: 1. Het aantal pagina s voor de geadresseerde is altijd een vast aantal (max. 8). 2. Het aantal pagina s voor de geadresseerde is variabel. Er is een vast element op de pagina waaraan de eerste pagina herkend kan worden. 3. Handmatige toevoeging van geadresseerden. Bij optie 1 geeft u het aantal pagina s op. Het systeem zal dit aantal dan altijd aanhouden en in een envelop steken. Bij optie 2 is dit aantal variabel. U verstuurt bijv. facturen waarbij de ene klant 2 pagina s ontvangt en een andere klant 3 pagina s. In dat geval dient er op de eerste pagina een uniek element te staan waaraan NeoSend kan herkennen dat het om de eerste pagina gaat. U kunt bijv. denken aan pagina 1 van x. Met uw muis trekt u een kader om het gebied waar deze unieke tekst staat. Met de knoppen boven het voorbeeld kunt u in- of uitzoomen. Tevens kunt u door het bestand heen bladeren door deze knoppen te gebruiken. Hier ziet u tevens uit hoeveel documenten en pagina s dit bestand bestaat. Op dit moment is het nog 1 bestand dat 66 pagina s heeft. U geeft aan hoe NeoSend de eerste pagina kan herkennen en trekt een kader rondom deze unieke tekst. Het systeem zal direct het hele bestand nalopen en aangeven hoeveel documenten en daardoor geadressseerden er gevonden zijn. De aantallen veranderen naar 50 documenten, waarbij het eerste document 2 pagina s heeft. Neopost 9

10 Zodra het aantal geadresseerden klopt, dan vinkt u dit aan. Daarna verschijnt de groene knop OPSLAAN. Mocht het aantal geadresseerden niet kloppen, dan kunt u opnieuw een kader trekken om het unieke element. Het systeem zal bij elke wijziging berekenen hoeveel geadresseerden het kan vinden. Mocht het systeem problemen tegenkomen dan zullen deze bovenaan in het scherm verschijnen. Mogelijke problemen zijn: Meer dan 8 pagina s voor een geadresseerde. Pas uw selectie aan of het bestand indien er inderdaad meer dan 8 pagina s voor een geadresseerde zijn. Het systeem vindt geen geldig adres op de eerste pagina. In dit geval zijn er een paar mogelijke problemen. o Gebruikt uw internationale adressen? Plaats dan de landnaam in het Nederlands of Engels bij het adres. o Is uw lay out niet op elke pagina hetzelfde? Dan kan NeoSend waarschijnlijk op basis van uw lay out niet de eerste pagina en dus het adres van die geadresseerde herkennen. Indien mogelijk zal NeoSend proberen toch het adres te vinden op de pagina. In dat geval krijgt u de volgende mededeling. U kunt zelf bepalen of u dit adres toevoegt of negeert. Als u deze toevoegt dan zal dit document apart geprint worden. Als u deze negeert, dan zullen de pagina s worden toegevoegd aan het bestaande adres. Dit kan gebeuren als u bijv. een retouradres op uw document plaatst. Mocht NeoSend niet instaat zijn om de eerste pagina te herkennen of uw lay out voldoet niet aan een standaard indeling, dan dient u uw lay out aan te passen het bestand opnieuw te uploaden Extra opties Als laatste stap kunt u optioneel een achtergrond of achterzijde selecteren. Deze stap is niet verplicht. Wilt u een achtergrond of achterzijde selecteren, dan klikt u op U dient van te voren uw achtergrond en/of achterzijde (overlays) bij ons aan te leveren. Wij zorgen ervoor dat uw overlays dan beschikbaar komen in uw account in NeoSend. U kunt meerdere overlays bij ons aanleveren. Het beschikbaar stellen van deze overlays in uw account zal enkele werkdagen in beslag nemen. Neopost 10

11 Achtergrond Met een achtergrond kunt u bijvoorbeeld uw logo en huisstijl op uw documenten toepassen. U kunt meerdere achtergronden aanleveren voor bijv. verschillende afdelingen. U kunt echter maar 1 achtergrond selecteren. Deze zal worden toegepast op elke pagina in uw bestand. Aan de linkerzijde selecteert u de gewenst achtergrond. Deze overlay wordt vervolgens op uw documenten gezet. Na enkele seconden ziet u rechts het voorbeeld zoals het document geprint zal worden. Links ziet u het document zonder achtergrond. Nadat u de gewenste overlay heeft gekozen ziet u rechts het document zoals deze met achtergrond geprint zal worden. Achterzijde Als u op de achterzijde van een A4 standaard iets wilt afdrukken dan kunt u een achterzijde selecteren. U kunt bijv. denken aan (betalings)voorwaarden. Deze achterzijde wordt op elke A4 op de achterzijde afgedrukt. Door het gebruiken van een achterzijde is het niet meer mogelijk om dubbelzijdig te printen. Heeft u een achtergrond en/of achterzijde geselecteerd, dan klikt u op de groene knop OPSLAAN Samenvatting en verzenden Als u de 3 stappen succesvol heeft doorlopen dan klikt u op de groene knop SAMENVATTING. In het volgende scherm ziet u alle gekozen opties aan de linkerzijde. Aan de rechterzijde ziet u een voorbeeld van het document. U ziet een samenvatting met het aantal geadresseerden en aantal pagi- Neopost 11

12 na s die geprint zullen worden. Tevens ziet de gekozen opties voor de afwerking. Indien mogelijk kunt u nog kiezen of u enkel- of dubbelzijdig wenst te printen. Dit kan het bedrag beinvloeden dat u betaalt per document. Tot slot ziet u ook de gekozen envelop. Links treft u een voorbeeld aan van het te versturen bestand. Desgewenst klikt u rechtsboven op het PDF-icoon voor een PDF-voorbeeld. Hier ziet u een exact voorbeeld van hoe NeoSend de pagina s zal printen en gereed maken voor verzending. NeoSend zal een drietal onderdelen toevoegen aan uw pagina s: Aan de linkerkant van de pagina zal een 2D worden geprint op elke pagina. Deze 2D code zorgt voor een 100% controle en betrouwbare verzending van al uw documenten. Aan de linkeronderkant van de pagina zal een korte cijferreeks worden geprint op elke pagina. Deze cijfersreeks zorgt voor een 100% controle en betrouwbare verzending van al uw documenten. Onder het adres op de eerste pagina zal een SAND-code of PostNL kixcode worden geprint. Deze code zorgt ervoor dat de postbezorgers uw documenten sneller kunnen bezorgen. Bezorgdatum U heeft twee opties bij het kiezen van een bezorgdatum. Standaard wordt de voordelige bezorgoptie geselecteerd, waarbij de eerst volgende bezorgoptie wordt getoond. Bij de voordelige bezorgoptie worden uw documenten op dinsdag of vrijdag bezorgd. Wenst u niet de eerste volgende, maar een latere bezorgdatum kiezen dat klikt u op het kalendericoon en selecteert u een andere datum. Is een datum niet meer zichtbaar dan is de deadline voor deze bezorgdatum reeds verstreken. In het document Technische voorwaarden NeoSend treft u de deadlines aan. Wilt u uw documenten met spoed bezorgd hebben, dan vinkt u de optie Spoedverzending aan. U krijgt dan geen keuzemogelijkheid voor een datum, maar als u voor de deadline uw documenten heeft aangeleverd, dan zullen deze de volgende bezorgdag worden bezorgd. In het document Technische voorwaarden NeoSend treft u de deadlines aan. Als laatste heeft u een mogelijkheid om een eigen referentie op te geven, bijv. facturen week Dit vergemakkelijkt eventueel het zoeken in de historie. Als u alles heeft gecontroleerd en akkoord bent dat vinkt u de optie Ik heb bovenstaande gecontroleerd en ga akkoord aan. Daarna wordt de knop VERZENDEN groen en wordt u uw opdracht definitief naar NeoSend gestuurd. Neopost 12

13 Neopost 13

14 4. Historie In de historie kunt u al uw opdrachten van de afgelopen 3 maanden terugvinden. Na 100 dagen wordt de opdracht, inclusief de bestanden, automatisch verwijderd. In het overzicht ziet u de opdracht/mailing ID, de referentie zoals u deze zelf heeft opgegeven, de huidige status en de datum en tijdstip wanneer u de opdracht naar NeoSend heeft gestuurd. Als u klikt op de Mailing ID dan ziet u de details van de opdracht. In het detailoverzicht ziet u de kosten voor deze mailing. Indien gewenst kunt u de PDF van deze opdracht opvragen. Hiervoor klikt u op het icoon, waarna de PDF wordt geopend. U kunt deze PDF zelf opslaan voor uw eigen administratie. Uw opdracht kan verschillende statussen bevatten: Wachtend tot ze geprint zullen worden Goedgekeurd Afgekeurd Geannuleerd Geplaatst Geprint Verzonden Verwijderd (bronbestanden verwijderd) Neopost 14

15 4.1. Annuleren Mocht u na het versturen van uw documenten een opdracht willen annuleren, dan stuurt u een naar helpdesk@neopost.nl met in ieder geval het mailing ID van de opdracht die u wilt annuleren. Alle documenten van deze opdracht zullen dan worden geannuleerd. Voor het annuleren van een opdracht zijn voorwaarden verbonden. Deze kunt u terugvinden in het document Technische voorwaarden NeoSend. Neopost 15

16 5. Mijn account Via het hoofdmenu kunt u de instellingen van uw account inzien en wijzigen. Gebruikersnaam Uw gebruikersnaam kunt u niet wijzigen. Wachtwoord Het wachtwoord kunt u zelf veranderen. Een wachtwoord moet minimaal 8 karakters bevatten, moet letters bevatten, moet nummers bevatten, moet speciale tekens bevatten, moet anders zijn dan de gebruikersnaam, mag niet overeenkomen met uw laatste 4 wachtwoorden. Overige gegevens De overige gegevens kunt u aanvullen of wijzigen. Tot slot klikt u opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Neopost 16

17 6. Veel gestelde vragen Op onze website ziet u een recent overzicht van alle meest gestelde vragen en het antwoord hierop. Heeft u andere vragen of opmerking over het product, dan kunt u contact opnemen met Neopost via Formulier op de hulp en support pagina Ga naar en klik aan de rechterzijde op de groene knop MEER INFORMATIE. Vervolgens vult u het formulier in. Voeg eventueel een schermafbeelding toe. Mail sturen U kunt een sturen naar helpdesk@neopost.nl. Omschrijf u probleem en plaats eventueel een schermafbeelding van uw vraag of probleem. Telefonisch contact Op werkdagen kunt u tussen 9.00 en uur ook telefonisch contact krijgen via onze helpdesk. Zij zijn te bereiken op het telefoonnummer Neopost 17