Gemeentelijke Informatiearchitectuur Visie document Open kaart Op weg naar een moderne dienstverlenende gemeente Versie : 1.0 Datum : 15 december 2009 Auteurs : Jos Hoekstra, senior team I&A, gemeente Brummen Holger Peters, freelance e-adviseur, it-ken BV
Inhoudsopgave 1 Inleiding...4 2 Informatiearchitectuur....6 2.1 Invalshoeken informatiearchitectuur... 6 2.2 Definitie, inhoud en uitgangspunten... 7 2.3 Samenhang van elementen... 7 2.4 Gegevensarchitectuur... 10 3 Analyse Brummense informatiearchitectuur....12 3.1 Analyse bestaande situatie... 12 3.2 Open kaart de Brummense visie op de informatiearchitectuur... 13 3.3 Gevolgen voor gemeente Brummen op gewenste situatie... 14 4 Strategie verbetering Brummense informatiearchitectuur...15 4.1 Samen aan de slag... 15 4.2 Stapsgewijs naar een nieuwe architectuur... 15 4.3 Opbouw van een dynamisch en pragmatisch werkdocument... 16 5 Bijlage: Analyse bestaande en gewenste situatie...17 VERSIEBEHEER Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen 0.1 14/4/2009 Eerste opzet op basis van het startdocument Informatiearchitectuur Gemeente Brummen van 14/11/2008 en de analyse huidige- en gewenste situatie Gemeentelijke Informatiearchitectuur van 11/11/2009 0.2 Holger Peters 01/05/2009 Eerste totaalconcept na verwerken uitkomst overleg tussen Holger en Jos op 17/04/2009 0.3 Mieke 07/05/2009 Verwerking laatste reacties. Versie voor overleg met Mieke 0.4 Mieke en Holger 15/05/2009 Verwerking reacties overleg Jos en Mieke op 12/05/2998. Eerste definitieve versie voor interne verspreiding. 1.0 MT 12/01/2010 Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 3
1 Inleiding Tjonge jonge wat een weekend bij de familie Burger dacht Bea toen ze naar beneden liep en de dozen in de gang zag staan. Ze hadden nog zo hun best gedaan dit weekend maar ze hadden niet alles kunnen opruimen na de verhuizing van afgelopen vrijdag. Pff en dan direct weer maandag, kinderen naar school, Bert weer aan het werk en zelf ook weer. Gelukkig was Bert inmiddels al beneden en met de kinderen al aan het eten. Zo kon Bea direct nog even op de site van de notaris even opzoeken hoe laat ze nu ook al weer die afsprak hadden vandaag. Eénmaal online bij de notaris klikt geeft Bea ook direct nog even door dat ze zijn verhuisd, de gemeente biedt haar diensten nu namelijk transparant aan. De notaris kan deze diensten nu eenvoudig opnemen in hun website. Nog snel een slok ontbijtdrank en de kinderen in de auto. Ondertussen pak Bert nog even de kunststof verpakkingsmateriaal van de verhuizers en legt dit achter in de auto zodat Bea dit direct even in de Oranje kringloopbak kan gooien als ze de kinderen naar school brengt. Eenmaal in de auto voert Bea eerst het adres van school in en vraagt aan Tom Tom naar het dichtstbijzijnde kringlooppunt voor kunststof afval ligt. Ondanks dat Bert en Bea in een geheel nieuwe wijk wonen heeft de routeplanner er gelukkig geen enkel probleem mee de juiste weg te vinden en omzeilt direct de wegopbreking voor vandaag in verband met de rioleringswerkzaamheden 2 straten verderop. Onderweg komt Bea ook nog eens een defect verkeerslicht tegen. Met haar telefoon maakt ze hier nog even een foto van en meldt dit direct aan. Door de GPS in haar telefoon krijgt de gemeente naast de foto ook direct de locatie door van het defecte verkeerlicht. Bovenstaande fictie? Nee, dat zeker al niet meer. De meeste burgers gebruiken al geruime tijd deze vormen van online interfaces zoals websites, telefoons en routeplanners. De integratie van overheidsinformatie en diensten is hierin echter nog wel erg beperkt, maar als het aan de gemeente Brummen ligt zal dit in de toekomst nu echt gaan veranderen. Brummen gaat namelijk open kaart spelen. Open Kaart, de ondertitel van dit beleidsdocument geeft in deze 2 losse woorden de kern van (inter)nationale ontwikkeling aan op het gebied van de informatievoorziening. Steeds meer informatie, en zeker overheidsinformatie komt open beschikbaar volgens wereldwijde open web standaarden. Ook komen er steeds meer interfaces die gebruik maken van internet en deze open data bronnen. Hierbij valt te denken aan apparatuur zoals een: PC, laptop, notebook, netbook, mobiele telefoon, camera s, auto- fietsen wandelnavigatiesysteem, et cetera. Een tweede eigenschap is dat deze interfaces meer en meer gebruik gaan maken van data waar de locatie op de kaart een belangrijke rol speelt. Door het toevoegen van kaart informatie aan de open data bronnen ontstaat er (inter)nationaal geheel van open informatie. De komende jaren gaat de overheid hier een steeds belangrijkere speler worden. De informatiearchitectuur in de gemeente Brummen zal hier de komende jaren ook aansluiting op moeten gaan vinden. Dit geldt niet alleen voor de online toepassingen voor haar burgers en bedrijven maar juist ook voor haar eigen ambtenaren en ketenpartners die de open ICT-toepassingen optimaal kunnen inzetten bij alle vormen van dienstverlening. Hierbij worden naast de online digitale dienstverlening ook de traditionele kanalen zoals de dienstverlening via het loket, per post of telefonisch optimaal ondersteund met de open informatiearchitectuur die Brummen voor ogen heeft. In de context van deze inleiding en de ambitie hierbij van de gemeente Brummen zal dit document op hoofdlijnen een beeld schetsen van de informatiearchitectuur principes en de bij de ambitie passende informatiearchitectuur voor de gemeente Brummen. Deze informatiearchitectuur belicht dus alleen de speerpunten en zal niet ingaan op alle details van een informatiearchitectuur. Hiervoor verwijzen we u naar de Nederlandse Referentie Architectuur Overheid (NORA) en de uitwerking hierop voor gemeenten in de Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 4
GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). Ook kunt u contact opnemen met Jos Hoekstra, senior team I&A van de gemeente Brummen, die u over deze achterliggende informatie persoonlijk te woord kan staan. Ook is er een presentatie beschikbaar van deze informatiearchitectuur welke hij voor u kan verzorgen. Deze aanpak bij het beschrijven van de informatiearchitectuur op hoofdlijnen en het volgen van de uitgangspunten uit landelijke ontwikkelingen sluit ook mooi aan op de ambitie van de gemeente Brummen, waarbij Brummen een actieve volger wil zijn van landelijke ontwikkelingen. De informatiearchitectuur sluit dan ook aan op de referentie architectuur die hiervoor landelijk is opgesteld in de NORA. In dit samenvattende beleidsdocument staan veelal schematische weergaven van een aantal principiële uitgangspunten. Deze zijn conform de NORA weergegeven. Belangrijk uitgangspunt hierbij zijn de 4 hoofdkleuren die hierin worden gehanteerd. Blauw voor de interface aan de voorkant waarmee burgers, bedrijven en ambtenaren communiceren met de e-overheid, oranje voor de logica die leveranciers en landelijke projecten toevoegen om de e-dienstverlening mogelijk te maken, geel voor de open koppelvlakken met de gegevensopslag die altijd in het grijs word weergegeven. Deze kleuren uit de NORA en de symbolisch weergegeven pictogrammen zullen dus regelmatig in verschillende documenten terugkomen. Schematisch ziet bijvoorbeeld het gebruik van de website door een burger in de NORA er als volgt uit: Internet Koppelvlak Burger PC burger Server op internet Content data website De burger werkt hierbij op zijn eigen PC die op het internet is aangesloten via het internetprotocol met de server waarop de gemeente haar website host. Deze server maakt vervolgens gebruik van gegevens die opgeslagen liggen in de database van het Content Management Systeem. Samengevat heeft u hier nu, met dit beleidsdocument, de speerpunten uit de informatiearchitectuur van de gemeente Brummen voor u liggen welke zijn gebaseerd op de landelijke uitgangspunten voor de overheids informatie architectuur. Dit document vormt hiermee de grondslag voor de realisatie van e-overheidsprojecten die de komende jaren in het kader van het realisatieplan Brummen Digitaal zullen worden uitgevoerd. Het document zal hierbij als toetssteen dienen bij het uitbesteden en realiseren van projecten in het kader van de e-dienstverlening in de ruimste zin van het woord. Bij alle projecten zal in de toekomst deze toets worden vastgelegd in een levendig werkdocument waarmee de schakel van elk project in het geheel van de informatiearchitectuur zal worden vastgelegd. Ook dit zullen geen uitgebreide toetsen zijn maar pragmatisch uitgewerkte schetsen conform de NORA die de samenhang tussen de verschillende onderdelen uit de informatiearchitectuur en het gebruik van open datauitwisseling vastleggen. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 5
2 Informatiearchitectuur. Hoofdstuk 3 zal dus niet alle inns en outs van de informatiearchitectuur gaan uitleggen maar een beeld schetsen wat er wordt bedoeld met de informatiearchitectuur. Aan de hand van voorbeelden zullen de verschillende aspecten rond het opstellen van de infromatiearchitectuur aan de orde komen. Hoofdstuk 2 vormt hiermee de basis voor de Brummense uitwerking hiervan met een analyse en een visie hierop in hoofdstuk 3. 2.1 Invalshoeken informatiearchitectuur Zoals in de inleiding al geschetst is de e-dienstverlening onderhevig aan veel ontwikkelingen. Burger, bedrijven en ambtenaren krijgen steeds meer digitale mogelijkheden om online informatie via verschillende interfaces en apparatuur te raadplegen en te beheren. Om dit optimaal te laten verlopen is het van belang dat de informatiearchitectuur vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht. Grofweg kunnen de volgende 4 invalshoeken worden onderkend: Gebruikers; Steeds vaker zie je dat overheidsorganisaties Procesmatige; burgers en bedrijven betrekken in het directe Informatieve; bedrijfsproces. Mooie voorbeelden hiervan zijn Technologische. projecten als Wij bouwen een wijk van de gemeente Smallingerland waarin burgers en Waar vroeger veelal technologisch beperkingen bedrijven rechtstreeks betrokken worden bij de lagen zien we dit vandaag de dag steeds minder. inrichting van een nieuw te bouwen wijk. Maar Technologisch is er steeds meer mogelijk en dichter bij huis, in de gemeente Deventer wordt kunnen verschillende onderdelen in het systeem ICT steeds meer ingezet om burgers actief te steeds eenvoudiger samenwerken. Sterker nog, betrekken bij de verbeteringen in hun wijk. technologisch is er op dit moment vaak al meer Vanaf mei 2009 worden er weer vele mogelijk dan we vanuit het proces en de taakgroepen gevormd die gezamenlijk met de organisatie aan kunnen. Dit leidt er vaak ook toe gemeente Deventer wijk-ideeën gaan dat ook vanuit informatieoogpunt we vaak nog niet uitwerken. De voortgang hiervan kan door de in staat zijn de informatie actueel en up to date te hele stad gevolgd worden op de wijk-ideeënkaart die door de betrokken burgers zelf wordt houden. Bij het vaststellen van de informatiearchitectuur is het dan ook van groot belang bijgehouden. De gemeente speelt hierin alleen voldoende aandacht te besteden aan de nog een faciliterende rol. Ideeën worden vanaf procesmatige en organisatorische kant van de het begin door de bewoners uit de wijk architectuur. Ook spelen burgers, bedrijven en aangedragen en tot het eind toe gerealiseerd ketenpartners bij de organisatorische kant een door de bewoners zelf. steeds belangrijkere rol. De inzet van de klant in het proces wordt steeds belangrijker onderdeel van de informatiearchitectuur. Naast technologische ontwikkelingen waarin verschillende technologieën worden samengevoegd is dit onderdeel van de nieuwe internet ontwikkeling web 2.0. In nevenstaande kader staan 2 voorbeelden waarbij de klant direct in het proces meewerkt. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 6
2.2 Definitie, inhoud en uitgangspunten Met het opstellen van de informatiearchitectuur wil de gemeente Brummen haar visie op de organisatie brede informatievoorziening vastleggen. Belangrijk hierbij is dat de informatievoorziening optimaal de bedrijfsprocessen ondersteunt. Het is niet de bedoeling om hierin de bedrijfsprocessen en bijbehorende informatievoorziening vast te leggen maar om de uitgangspunten hiervoor te beschrijven waardoor de processen en informatievoorziening volgens een gemeenschappelijke visie kunnen worden vormgegeven. In naast staande definitie van de informatiearchitectuur, onder andere gehanteerd door het Nederlands Genootschap van Informatiearchitecten wordt dit bondig samengevat. Een belangrijke toegevoegde waarde van de informatiearchitectuur voor de organisatie ligt dus in het feit dat inzicht geboden wordt in een gemeenschappelijke visie waarin de verschillende onderdelen in samenhang worden vastgelegd. Het vormt hiermee de toetssteen voor ICT projecten binnen de organisatie. Informatiearchitectuur is een samenhangende visie van de organisatie op haar gewenste informatievoorziening en komt tot stand door een gezamenlijk proces van beeldvorming vanen onderhandeling tussen alle betrokkenen. In een informatiearchitectuur komen alle elementen van de informatievoorziening en hun samenhang tot uitdrukking, alsmede hun aansluiting op de bedrijfsarchitectuur en de ICT-architectuur en het waarom hiervan. 2.3 Samenhang van elementen Zoals de definitie al aangeeft gaat het om de samenhang van elementen die de informatievoorziening tot een architectuur maken. Binnen de e-overheids informatiearchitectuur zoals die is beschreven in de NORA en de GEMMA (landelijke referentiearchitectuur) zijn veel elementen te onderkennen. Als speerpunt willen we in deze beleidsnotitie voornamelijk inzoomen op de technologische onderdelen van de architectuur welke op alle fronten de organisatorische processen ondersteunen. Een grote verandering ten opzichte van de bestaande informatiearchitectuur ligt namelijk in de toepassing van internet om de verschillende technologische onderdelen met elkaar te laten samenwerken. Waar het voorheen noodzakelijk was om de verschillende onderdelen van 1 informatiesysteem op 1 computer of later op 1 intern netwerk te hebben staan om ze te kunnen laten samenwerken, gaan we nu een periode in waarin verschillende onderdelen van de informatiearchitectuur verspreid staan over verschillende computers (internet servers) over de hele wereld heen bij verschillende (overheids)organisaties. Dit kunnen landelijke of regionale voorzieningen zijn maar ook (wereldwijde) commerciële en open source initiatieven. Een mooi voorbeeld van deze architectuur is het onlangs ingevoerde systeem voor het online registreren en afhandelen van de meldingen woon- en leefomgeving. (zie de hiernaast weergegeven online interface voor de ambtenaar die een melding kan doorsturen en/of afhandelen). Schermvoorbeeld online interface voor het afhandelen van meldingen woon- en leefomgeving Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 7
Aan de hand van deze casus zal hieronder het architectuurprincipe hierachter worden toegelicht. In dit voorbeeld wordt namelijk gebruik gemaakt van een aantal verschillende ICT onderdelen welke zijn te groeperen in: Interfaces; Logica; Gegevensbronnen. Onderstaande versimpelde schematische weergave conform de NORA symboliek en kleuren laat zien hoe dit is opgebouwd. In deze weergave is te zien dat er meerdere online interfaces zijn die via internet gebruik maken van een applicatieserver. In deze applicatie is de logica vastgelegd voor de intake en de afhandeling van de meldingen woon- en leefomgeving. Via open standaarden (webservices) word door de applicatieserver data opgehaald uit verschillende databases. Zo wordt er bij meldingen Woon- en leefomgeving gebruik gemaakt van onder andere de kaart en luchtfoto s van Google, Inlog gegevens van DigiD, melding gegevens via stichting GemGids, en basisregistratiegegevens over personen en adressen via gemeentelijke data. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de data via open standaarden gescheiden is van de applicatieserver. Dit betekend dat meerdere applicatieservers gebruik kunnen maken van de data. Zo is het met deze architectuur mogelijk dat meerdere (overheids)organisaties met een applicatieserver deze brondata kunnen gebruiken. Deze architectuur met haar open koppelvlakken (webservices) is een fundamentele verandering in de informatie architectuur. (Keten)partners van de gemeente Brummen kunnen hiermee naadloos aansluiten op de gemeentelijke informatiearchitectuur en de gemeente Brummen kan hiermee ook aansluiten op de informatiearchitectuur van andere (overheids)organisaties die deze conform dit NORA principe inrichten. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 8 NORA weergave van online systeem voor registreren en afhandelen meldingen woon- en leefomgeving
In de wetgeving naar overheidsorganisaties toe wordt ook steeds vaker vastgelegd dat het bevoegd gezag haar data via deze open standaarden moet aanbieden. Daarnaast hebben overheidsorganisaties uiteraard ook de morele plicht haar gegevens open en transparant aan te bieden. In de schematische weergave is ook goed te zien dat er meerdere kanalen beschikbaar zijn voor burgers en bedrijven maar ook voor de eigen medewerkers en eventuele ketenpartners in het proces voor het afhandelen van meldingen. Zo kunnen burgers via de website zelf bekijken welke meldingen er al zijn gedaan en eventueel zelf een melding e-formulieren muteren zich in de nieuwe architectuur toevoegen middels het online e-formulier (zie naar e-processen. Door de beschikbaarheid van kader). Ook kunnen ze gewoon bellen, naar de open data via open koppelvlakken kan het formulier balie gaan of een brief sturen. De medewerkers tijdens het invullen hiervan actief data gaan ophalen van het Klant Contact Centrum (baliemedewerker) kunnen via een uitgebreid e-formulier bij de beschikbare diensten (webservices) van de gemeente zelf en haar (keten)partners. Een mooi online de melding toevoegen aan de database. voorbeeld hiervan is het vullen van het adres uit de Maar ook de medewerkers en ketenpartners in basisregistratie adressen als een klant de melding dit proces kunnen met hun eigen online op de kaart plaatst of het voorinvullen van interface (webapplicatie) de melding bekijken, persoonlijke gegevens uit de GBA webservice als doorsturen en afhandelen. De logica op de een klant is ingelogd via DigiD applicatieserver ondersteund de afhandeling van de zaak hierbij optimaal en maakt ook wer gebruik van de verschillende databronnen. Het printen van werkbriefjes, het versturen van signalerings mail en/of sms en de toekomstige inzet van smartphone s zoals de nieuwe Google telefoon zijn hierbij onderdelen van de webapplicatie voor de beherende ambtenaar. Een ander belangrijk kenmerk van een webapplicatie is ook dat hierin verschillende bouwstenen worden toegepast. Binnen de e-overheid komen er ook steeds meer van dit soort bouwstenen beschikbaar. Een mooi voorbeeld hiervan is DigiD. Dit is een landelijke voorziening voor alle inwoners van Nederland die beschikken over een burgerservicenummer. Bij DigiD kunnen zij zich registreren en een wachtwoord voor het gebruik van de e-overheid aanvragen. Bouwers van webapplicaties kunnen vervolgens gebruik maken van de DigiD bouwsteen om hun webinterface voor burgers te voorzien van inlogfunctionaliteit. Belangrijkste uitgangspunt bij in deze paragraaf geschetste informatiearchitectuur is hierbij het gebruik van open standaarden bij het uitwisselen van gegevens (diensten) via een gestandaardiseerd uitwisselformaat. Wereldwijd wordt hier gesproken over een Service Oriented Architecture (SOA) welke in de NORA de Service Gerichte Architectuur (SGA) wordt genoemd. Deze SGA is essentieel voor de toekomstige ontwikkeling van de e-overheid. Het gebruik van services (open koppelvlakken) tussen systemen zal de gehele architectuur stapsgewijs gaan veranderen. De komende jaren zullen steeds meer systemen via services aan elkaar worden gekoppeld. Een belangrijk grondbeginsel uit de NORA, eenmalige gegevensopslag en meervoudig gebruik, komt hiermee een grote stap dichter bij. Een van de Voortgangsrapportage aan 2 de kamer van grootste voordelen van deze architectuur is dat de staatssecretaris Heemskerk: opslag van gegevens los komt te staan van de interface (applicatie) waarmee de gegevens worden Om overheden afrekenbaar te maken op de geraadpleegd en bijgehouden. De functies (services) verplichting tot gebruik van open op de database regelen de bijhouding en standaarden is het principe comply or geautoriseerde raadpleging hiervan. Bij het vaststellen explain ( pas toe of leg uit ) ingevoerd. In de van de informatiearchitectuur is het belangrijk met praktijk houdt dit in: gebruik open deze ontwikkeling rekening te houden. Ook de standaarden of kom met een goed landelijke verplichting van het gebruik van Open onderbouwde verklaring waarom dit niet Standaarden onder het motto: pas toe of leg uit mogelijk is en geef aan wanneer open Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 9
2.4 Gegevensarchitectuur Het uitwisselen van data via geschetste architectuur middels de open standaarden gaat alleen lukken als we binnen de overheid ook duidelijke afspraken maken over de gegevens die we willen uitwisselen met elkaar. Al een flink aantal jaren werken gemeenten en andere overheden dan ook al aan het opzetten van een stelsel van (basis)registraties en informatiemodellen hiervoor. Ook deze gegevensstructuur is een belangrijk onderdeel van de informatiearchitectuur. In deze landelijke gegevensarchitectuur spelen drie belangrijke zaken: Opzetten van een aantal sleutelregistraties (basisregistraties). Opzetten van procesgerichte informatiemodellen Koppelen van een geografische locatie aan overheidregistraties Basisregistraties Het opzetten van een aantal sleutelregistraties waarbij alle elementen uit deze basisregistraties een uniek nummer krijgen die alle overheidsorganisaties gebruiken. Alleen hiermee weten we zeker dat we het bijvoorbeeld altijd over hetzelfde persoon, gebouw of perceel hebben en kan het de toegang verstrekken tot informatie welke is gekoppeld aan deze sleutelregistratie. Het landelijke overheidsprogramma EGEM heeft hiervoor in de GEMMA het Referentie Stelsel Gemeentelijke Basisregistraties (RSGB) vastgesteld. Hieronder is het principe van de basisregistratie als unieke sleutels tot alle overheidsinformatie schematisch weergegeven. Schematische weergave van stelsel van 6 basisregistraties (Personen, Bedrijven, Gebouwen, Adressen, Percelen en Geometrie) welke de sleutel vormen tot overheidsinformatie. Met de rode pijlen zijn de meest gebruikte toegangspaden tot de overheidsinformatie aangegeven (een naam van een persoon of bedrijf, een adres of een locatie op de kaart. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 10
Informatiemodellen Het opzetten van verschillende landelijke informatiemodellen die het digitale werkproces ondersteunen in een specifiek vakgebied zijn ook een zeer belangrijke ontwikkeling voor het kunnen uitwisselen van informatie. Op veel gebieden worden deze modellen op dit moment vastgesteld. Te denken valt hierbij aan het model voor het uitwisselen van bijvoorbeeld informatie over de bestemming van een stuk grond in het InformatieModel Ruimtelijke Ordening (IMRO) maar ook bijvoorbeeld het Internet Publicatie Model (IPM) welke vastlegt hoe de overheid publicaties moet publiceren. Maar ook voor het afhandelen van diensten is er ondertussen een landelijk zaakmodel. Uiteraard speelt in deze modellen de relatie naar de sleutelregistraties een belangrijke rol. Geo-informatie De relatie tussen een sleutelregistratie en een willekeurige overheidsregistratie is van cruciaal belang voor de werking van het stelsel zoals deze is geschetst in deze paragraaf. Het toevoegen van unieke locatiegegevens (een punt, lijn of een gebied) aan zowel de sleutelregistraties als de inhoudelijke registraties kan hier uitkomst bieden. Door de toevoeging hiervan wordt namelijk expliciet een relatie gelegd tussen de verschillende registraties en de binnen de overheid gehanteerde sleutels om tot die informatie te komen. Dynamische geo-relaties: Door het toevoegen van unieke locatiegegevens (een punt, lijn of een gebied) aan zowel de sleutelregistraties (basisregistraties) als de inhoudelijke registraties kan expliciet een relatie tussen deze registraties worden gelegd. Uiteindelijk kunnen hiermee veel overheidsgegevens via unieke sleutels als een burgerservice-nummer, adres of een plek op de aarde worden ontsloten in verschillende interfaces (Webapplicaties) voor zowel de klant van de overheid alsmede de ambtenaren die hun taken in het gehele overheidsproces moeten uitvoeren. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 11
3 Analyse Brummense informatiearchitectuur. In het realisatieplan Brummen Digitaal, Een passende ambitie op e-dienstverlening, is de ambitie van de gemeente Brummen beschreven op het gebied van de e-dienstverlening. Mede hiervoor is er ondertussen een analyse gemaakt van de bestaande Brummense informatiearchitectuur en is er op basis van de verschillende invalshoeken van de in hoofdstuk 2 beschreven ontwikkelingen een analyse gemaakt. In de bijlage bij deze beleidssamenvatting vind u deze uitgebreide analyse. In dit hoofdstuk een samenvatting van deze analyse met de aandachtsgebieden ten opzichte van de in dit document vastgestelde ontwikkelingen op het gebied van de informatiearchitectuur binnen de overheid. 3.1 Analyse bestaande situatie Afgelopen periode is intern de informatievoorziening en de hierbij behorende systemen tegen het licht gehouden en zijn de bevindingen hiervan opgenomen in bijlage 1, de Analyse bestaande situatie en uitwerking naar de gewenste situatie. Samengevat komt dit neer op onderstaande conclusie: Gemeente Brummen kent op dit moment een beperkt De verschillende onderdelen in de gehele samenhangende informatiearchitectuur. De architectuur informatiearchitectuur zijn nog niet helder en is grotendeels gesloten van opzet en sterk afhankelijk ook de koppelvlakken tussen technische van de bestaande leveranciers van de ondersteunende componenten van de informatiearchitectuur software voor de verschillende gemeentelijke zijn niet vastgelegd. Een keuze in front-, mid-, processen. De verschillende onderdelen in de gehele en/of backoffice componenten en het inrichten informatiearchitectuur zijn nog niet helder en ook de van zaak-, object en documentregistratie vindt koppelvlakken tussen technische componenten van onvoldoende gestroomlijnd plaats. de informatiearchitectuur zijn niet vastgelegd. Een keuze in front-, mid-, en/of backoffice componenten en het inrichten van zaak-, object en documentregistratie vindt onvoldoende gestroomlijnd plaats. Door dit alles is ook de gegevensconsistentie niet optimaal en worden veelal dezelfde gegevens op meerdere plaatsen in de organisatie vastgelegd. De verschillende processen in de gemeente kunnen hierdoor nog niet optimaal gebruik maken van elkaars informatie. Ook is door het ontbreken van een organisatiebrede workflow nog onvoldoende inzicht van de mogelijkheden tot het delen van elkaars informatie in een gemeenschapelijk werkproces. Hierbij moet worden aangegeven dat de technologische mogelijkheden hiertoe tot op heden ook wel beperkt waren. Daarnaast is de technische infrastructuur nog voornamelijk gericht op het interne netwerk en de interne samenwerking tussen de verschillende ICT-onderdelen. Het aansluiten en integreren op regionale en landelijke ICT-componenten staat onder andere hierdoor ook nog in de kinderschoenen. Bij deze analyse moet wel rekening worden gehouden dat deze is geanalyseerd op een gewenste situatie waar zowel de interne en externe online samenwerken via open standaarden een centrale positie inneemt. Deze technologische verandering in de architectuur heeft pas recent (laatste jaren) zijn intrede gedaan en de gemaakte keuzes die hebben geleid tot de huidige informatiearchitectuur zijn gebaseerd op de inzichten uit het verleden. In dit kader kan de uitkomst uit de analyse negatief overkomen maar dat is niet de bedoeling hiervan. Het is juist belangrijk om in dit beleidsdocument de pijnpunten van de bestaande situatie duidelijk te krijgen ten opzichte van de situatie waar we op weg naar toe willen gaan. Volgende paragraaf beschrijft dan ook deze gewenste situatie op basis van de inzichten uit dit beleidsdocument. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 12
3.2 Open kaart de Brummense visie op de informatiearchitectuur In het vastgestelde realisatieplan Brummen Digitaal zijn een aantal zaken duidelijk vastgesteld. Brummen wil een volgende stap gaan zetten in de realisatie van de digitale dienstverlening en informatievoorziening. Brummen ziet zich hierbij niet als koploper maar een actieve volger van de ontwikkelingen met het oog voor wat past en geschikt is voor de Brummense maat. De gewenste informatiearchitectuur is hier dan ook op afgestemd. Er is gekozen voor een pragmatische architectuur waar een groeimodel naar de service georiënteerde architectuur een belangrijk onderdeel is. Vooralsnog zitten in deze pragmatische architectuur gebaseerd op een groeimodel de bestaande en traditionele leveranciers, welke met een eigen vaak nog lokaal geïnstalleerde interface (applicatie) rechtstreeks op hun eigen database werken. Maar de architectuur maakt het juist ook mogelijk bouwers van zogenaamde webapplicaties nu een plek te geven die hiermee nieuwe online interfaces kunnen aanbieden die zijn toegesneden op de dienst voor de eindgebruiker. Deze webapplicaties maken hierbij gebruik van open databronnen binnen en buiten de overheid. Gezien het hybride effect van deze architectuur is dit lastig weer te geven in een architectuurplaat. Onderstaande NORA-plaat is een poging het totaalbeeld te schetsen van de verschillende onderdelen uit de informatiearchitectuur. Het bovenstaande schema tracht het volgende weer te geven: Geleidelijk aan zal het aantal traditionele Backoffice (BO) leveranciers gaan afnemen en worden vervangen door Geleidelijk aan zal het aantal traditionele leveranciers die een webapplicatie leveren. De Backoffice (BO) leveranciers gaan webapplicatie bestaan uit een interface (blauw) en logica afnemen en worden vervangen door (oranje) en halen online via open standaarden (geel) data leveranciers die een webapplicatie op uit verschillende databronnen binnen de overheid en leveren. daar buiten (grijs). Hiermee levert de webapplicatie een toegesneden online dienst voor alle personen die bij een overheidsproces zijn betrokken. Dit zijn de burgers en bedrijven die online digitale diensten afnemen maar ook zeker de eigen medewerkers en ketenpartners zoals bijvoorbeeld baliemedewerkers en (gegevens)beheerders die bezig zijn met de uitvoering van hun (wettelijke) taken binnen de overheid. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 13
De gegevens die via een webapplicatie onafhankelijk van de interface worden opgeslagen en beheerd moeten zodanig zijn gestructureerd dat ze tot elkaar zijn te relateren. Het stelsel van basisregistraties en de door EGEM beschreven referentie model van dit stelsel voor gemeenten (RSGB) staat hierin centraal. Ook belangrijk is het toevoegen van geografische informatie als punten, lijnen en vlakken aan deze databronnen. Hiermee kan een dynamische relatie tot het stelsel worden gerealiseerd. De 3 belangrijkste speerpunten uit de nieuwe architectuur zijn: Data moet open toegankelijk worden opgeslagen voor iedereen die hiervoor is geautoriseerd. Hiermee wil de gemeente Brummen haar steentje bijdragen aan een open overheid die door alle overheidsprocessen heen met elkaar samenwerkt en hiermee ook de afhankelijkheid van een leveranciers verkleinen. Gegevens moeten zodanig worden gestructureerd dat deze in relatie staan tot (landelijke) basisregistraties. Waar mogelijk moet dit middels een geografische relatie gebeuren. Waar mogelijk en praktisch haalbaar of waar er een wettelijke verplichting ligt wordt er aangesloten op landelijke ontwikkelingen. Brummen gaat er hierbij wel vanuit dat dit niet kostenverhogend mag werken en dat er open standaarden worden gebruikt. Samengevat kan de visie op de informatiearchitectuur als volgt worden verwoord: De komende jaren gaat de gemeente Brummen haar ICT-systemen meer openstellen waarmee integraal werken binnen en buiten de gemeentelijke organisatie verbetert en er ook een grotere onafhankelijkheid van een leverancier ontstaat. Daarnaast gaat Brummen haar gegevens meer structureren door de invoering van de basisregistraties en het toevoegen van geografische gegevens. Met andere woorden, Brummen gaat de komende jaren open kaart spelen. 3.3 Gevolgen voor gemeente Brummen op gewenste situatie In de vorige paragraaf is inmiddels een beeld geschetst van de richting waarin de informatiearchitectuur zich zal gaan bewegen. Voor de gemeente Brummen moet er de komende jaren een slag worden gemaakt naar een open informatiearchitectuur waarin de verschillende ICT-componenten open met elkaar moeten kunnen samenwerken. Niet alleen op technisch niveau betekent dit het één en ander voor de organisatie maar vooral ook op procedureel niveau. Bestaande processen moeten worden doorgelicht op hun rol in integrale ketens die binnen en buiten de gemeentelijke organisaties plaatsvinden. Gegevens die door de verschillende organisatieonderdelen worden geregistreerd moeten vanuit de bron hergebruikt kunnen worden door andere organisatieonderdelen. Het omvormen van de bestaande architectuur naar de nieuwe zal daarom een organisatiebrede aanpak vereisen. Alle afdelingen zijn hierbij betrokken en vervullen een belangrijke rol bij de realisatie van de nieuwe architectuur. Aangezien de gemeente zelf geen software voor ICT-ondersteuning ontwikkeld en deze afneemt bij verschillende leveranciers is het ook van belang dat het opdrachtgeversschap goed wordt ingevuld! De gemeente Brummen moet bij het uitbesteden van werkzaamheden en het aanschaffen van diensten of ICT-systemen dus duidelijk kunnen aangeven wat de eisen hiervoor zijn. Hier moet gedacht worden aan zaken als: Goede en heldere beschrijving van het te ondersteunen werkproces. Brummen is bezig te kantelen van een productgerichte organisatie naar een procesgerichte organisatie. Informatiemodellen, ook in relatie tot andere processen en landelijke ontwikkelingen. Open beschikbaarheid van de data via open standaarden zoals functiegerichte webservices en rechten voor het hergebruik hiervan Beschikbaarheid en systeemeisen van de dienst (SLA) Beveiliging van de toegang tot de data Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 14
4 Strategie verbetering Brummense informatiearchitectuur Na de analyse en het vaststellen van de gewenste informatiearchitectuur op basis van de ambitie van de gemeente Brummen zijn de gevolgen inmiddels bekent. Hieruit moet nu een strategie worden bepaald om de verbeterslag naar de gewenste informatiearchitectuur te kunnen gaan maken. Dit hoofdstuk beschrijft de strategie hiervoor. Samen met het vastgestelde realisatieplan waarin de projecten in de gemeente Brummen zijn beschreven vormt deze strategie het aanvalsplan. De strategie is er op gericht dat Brummen de komende jaren concreet handen en voeten kan gaan geven aan de realisatie van de digitale dienstverlening in de ruimste zin van het woord. 4.1 Samen aan de slag Belangrijkste conclusie bij de gevolgen voor de gemeente Brummen op de nieuwe informatiearchitectuur is wel dat we gezamenlijk de schouders er onder moeten zetten. De werkprocessen en ondersteunende ICTtoepassingen zijn op dit moment nog te veel kamer, team en afdelingsgericht op het product dat moet worden geleverd. Het verkrijgen van draagvlak voor de open visie is dan ook één van de belangrijkste aandachtspunten. De visie op de informatiearchitectuur Open kaart moet uiteindelijk door de gehele organisatie worden gedragen. Zoals aangegeven in het realisatieplan zal er na goedkeuring hiervan een communicatieplan worden opgesteld. Het verkrijgen van draagvlak voor het totale project, het neerzetten van een heldere boodschap aan de gehele organisatie, moet dan ook een belangrijk onderdeel vormen van het communicatieplan. In het overkoepelende projectplan moet ook aandacht komen voor een aantal voorbeeldprojecten die op korte termijn resultaat opleveren en de nieuwe architectuur in de praktijk kunnen laten zien waarmee de communicatie rond het project kan worden versterkt. Samen aan de slag betekent niet alleen intern samenwerken maar ook een nauwe samenwerking tussen organisatie, adviseurs, landelijke programma s en leveranciers! In een open architectuur sta je namelijk nooit alleen. 4.2 Stapsgewijs naar een nieuwe architectuur De Gemeente Brummen gaat de invulling van de (digitale) dienstverlening op een krachtige, pragmatische manier vorm geven, aansluitend bij de ambities zoals die genoemd zijn in het Realisatieplan Brummen Digitaal. Een 1 e aanzet daartoe is al gegeven in dit visie document over de informatiearchitectuur gemeente Brummen. Met het visiedocument als basis kan er nu verder invulling worden gegeven aan de projecten uit het realisatieplan die op stapel staan. Het is echter onmogelijk om van vandaag op morgen over te gaan naar de open architectuur en dit zal dan ook stapsgewijs worden uitgevoerd. De beschreven projecten in het realisatieplan zullen 1 voor 1 tegen het licht moeten worden gehouden en per project zal er een strategie worden bepaald hoe deze gaan aansluiten op de open architectuur. In sommige gevallen zal dit nog niet mogelijk zijn omdat de gemeente Brummen gebruik maakt van standaard informatiesystemen die er in de markt beschikbaar zijn. Hier is de keuze in open systemen vaak nog beperkt. Belangrijk is dan wel dat de gemeente haar eisen met betrekking hiertoe duidelijk op tafel legt! De te maken stappen zijn veelal gekoppeld aan een vervangingsinvestering of de realisatie van nieuwe taken. Het gebruik maken van een dergelijke natuurlijk moment speelt een belangrijke rol in het op te stellen stappenplan (projectplanning). Daarnaast is het succes van een project ook sterk afhankelijk van de mensen die er mee aan de slag moeten. Projecten naar voren halen waar de betrokken organisatieonderdelen doordrongen zijn van de visie, en bereid zijn te investeren in de noodzakelijke aanpassingen om het werkproces beter te stroomlijnen, moeten voorrang krijgen bij de realisatie. Hiermee kan de stapsgewijze overgang naar de open informatiearchitectuur succesvol worden aangepakt. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 15
4.3 Opbouw van een dynamisch en pragmatisch werkdocument Om samen aan de slag te kunnen gaan en gezamenlijk de juiste keuzes te kunnen maken is het van groot belang dat we allemaal de zelfde taal spreken. Met de architectuurvisie zoals deze is beschreven in dit document moet nu de vertaalslag worden gemaakt naar de digitale dienstverlening. Per proces moet er gekeken worden hoe deze een onderdeel van de gemeenschappelijk architectuur gaat vormen. Met andere woorden, er is een zeer grote behoefte aan een pragmatisch werkdocument waarin we in een architectonische samenhang de afspraken gaan vastleggen tussen partijen die werken aan de realisatie van de e-dienstverlening. Het betreft hier de afspraken over feitelijke beslissingen die worden genomen bij de realisatie van een e-proces en per kanaal van afhandeling hiervan. Hierdoor moet voor zowel de inhoudelijke vakafdeling(en), het team I&A en betrokken leveranciers een duidelijk beeld zijn van de werking van het e-proces. Dit zorgt er voor dat vooraf de verschillende onderdelen van het te realiseren (deel)systeem van de informatiearchitectuur en het resultaat duidelijk vast komen te liggen. Hiermee kan de gemeente Brummen ook gedegen opdrachten verstrekken die goed aansluiten op de totaalarchitectuur. Eerste stap in het vervolgtraject naar een digitale dienstverlening is nu dan ook het opzetten van een dynamisch en pragmatisch werkdocument waarin deze zaken worden vastgelegd. Dit werkdocument zal continue worden aangevuld en bijgewerkt op de laatste ontwikkelingen en daarmee een belangrijk overzichtswerk worden voor de gemeentelijke organisatie. Concreet kunnen nu de eerste aanzet worden gemaakt met het werkdocument door te starten met een aantal koploper trajecten. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn de digitale dienstverlening rond een aantal éénvoudige vergunningen. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 16
5 Bijlage: Analyse bestaande en gewenste situatie Een analyse van de huidige situatie en de gewenste situatie van de gemeentelijke informatiearchitectuur is als bijlage bij dit visiedocument bijgevoegd. In deze bijlage komen achtereenvolgens aan de orde: Doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden van de informatiearchitectuur In hoofdstuk 2 zijn de doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden uitgebreid beschreven. Hierbij is rekening gehouden met de invalshoeken voor de informatiearchitectuur zoals die in het Startdocument Informatiearchitectuur zijn aangegeven. De ontwikkelingen in gemeenteland en specifiek in Brummen In hoofdstuk 3 worden de ontwikkelingen aangegeven waarvoor gemeentelijke organisaties zich de komende jaren geplaatst zien; overgang naar een klantgerichte dienstverlening, integratie van informatiestromen, inrichting van de processen en de visie op de dienstverlening zoals Brummen die voorstaat. De huidige en de gewenste situatie van de gemeentelijke informatiearchitectuur In hoofdstuk 4 worden de voor de dienstverlening relevante wetgeving en richtlijnen vanuit de rijksoverheid (externe ontwikkeling) evenals de visie en het daarop berustende beleid van de Gemeente Brummen (interne ontwikkeling) getoetst aan de doelstelling met de bijbehorende te leveren prestaties. De uitwerking van de gewenste situatie in hoofdstuk 4 wordt beschouwd vanuit de visie en beleid die in de vorm van een gewenste manier van werken is vormgegeven (interne ontwikkeling). Deze zullen worden getoetst tegen standaards die vanuit de buitenwereld worden aangedragen, waarmee in de uitwerking van de dienstverlening rekening moet worden gehouden. Resultaat van dit hoofdstuk is een aantal conclusies voor de toekomstige manier van werken. Consequenties huidige situatie gewenste situatie (veranderconcept) Hoofdstuk 5 geeft een analyse van de verandering is noodzakelijk om van de huidige naar de gewenste situatie te komen, waarbij rekening wordt gehouden met de op dit moment beschikbare technologieën (externe ontwikkeling) en waarmee een dienstverleningsarchitectuur (interne ontwikkeling) toegespitst op de situatie in Brummen wordt bepaald. In dit hoofdstuk komen de consequenties aan de orde van de conclusies die in hoofdstuk 3 en 4 zijn aangegeven. Ook wordt in dit hoofdstuk een prioriteit toegevoegd aan de consequenties, waardoor een soort van stappenplan ontstaat. Aanbevelingen basisopzet Hoofdstuk 6 geeft de basis aan voor het aanbieden van een product of dienst waarbij uitgegaan wordt van een productenmatrix, een inrichtingskeuze per frontofficekanaal en de definiëring van afhandelingsprocessen. Wil de organisatie bovenstaande drie stappen gebruiken dan is het van belang dat er een blauwdruk ligt voor de manier waarop deze stappen ingevuld kunnen worden. Verfijning van de blauwdruk moet leiden tot: - de productenmatrix; - inrichting Brummense portal; - beschrijving van de inrichting van een product in het (digitale)loket als frontofficekanaal; - verfijning midoffice (managing en integratie); - definitie van een proces in de samenhang met een DMS en een WFM. Open kaart Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 17