BIJLAGE 2 Beknopt plan van aanpak project centrale huisvesting Het vervolgtraject na het raadsbesluit van 1 juli 2010 april 2010 2010011330
Project 3252 - Voorbereidingsfase centrale huisvesting gemeente Bloemendaal Betreft Beknopt plan van aanpak na raadsbesluit tot en met aanbesteding architect Opgesteld door Pieter Lems/Roel Smit Distributie Ton van der Wees Richard Vernooij Datum 1 april 2010 Kenmerk 3252/2010 07079/pl - CONCEPT Aantal pagina's 8 Goedkeuring 1. INLEIDING In de periode september 2009 tot heden is een studie verricht naar de mogelijkheden om centrale huisvesting te realiseren. De resultaten van de studie dienen met name om een gefundeerd voorstel ter besluitvorming aan de raad te kunnen voorleggen. De studie heeft de volgende producten opgeleverd: Een globaal programma van eisen, mede gebaseerd op het principe van activiteit gerelateerd werken; Een quick scan van de huidige gebouwen; Een aantal varianten (modellen) om de huisvesting te realiseren, met diverse subvarianten op het gebied van duurzaam bouwen; Een financiële analyse van de modellen. Deze notitie geeft een kort overzicht van de te doorlopen stappen na goedkeuring van dit voorstel tot en met de start van de ontwerpfase. Feitelijk gaat het om de afronding van de definitiefase. De definitiefase geeft alle kaders weer waarbinnen de centrale huisvesting gerealiseerd dient te worden. Deze kaders dienen vastgesteld te zijn voordat de ontwerpfase start. 1 april 2010 2 / 8
2. STAPPENPLAN DEFINITIEFASE Om de definitiefase compleet af te ronden zijn de onderstaande stappen noodzakelijk (volgorde is niet chronologisch of serieel). Stap 1: Europese selectie architect De selectie van de architect verloopt via een Europese aanbestedingsprocedure, bij voorkeur een procedure met voorselectie (niet-openbare procedure). Binnen de aanbestedingsprocedure zijn nog varianten denkbaar zoals het prijsvraagontwerp. Stap 2: Gedetailleerd uitwerken programma van eisen o.b.v. kaders en ambities raad zoals vastgesteld op 1 juli 2010 De kaders en scenario s worden gedetailleerd uitgewerkt. Hierbij wordt het reeds opgestelde programma van eisen getoetst binnen de organisatie met als resultaat: - Ruimtelijk functioneel programma van eisen; - Technisch programma van eisen; - Programma van eisen dienstverleningsconcept (door werkgroep); - Definitieve investeringskostenraming; - Vastgestelde duurzaamheid ambitie met oplossingsrichtingen. Stap 3: Uitwerken werkplekconcept De principekeuze van het werkplekconcept is een uitvloeisel van de visie, de ambitie en het beleid van de gemeente Bloemendaal. De uitwerking is gebaseerd op onderzoek en kennisuitwisseling. Een afgeleid doel van de uitwerking is ook het vormen van draagvlak voor het gekozen principe. Het gaat om de volgende activiteiten, uit te voeren door de huisvestingsadviseur. - Vaststellen ambitie en doelstellingen; - Bezettingsgraadmeting; - Interviews en één op één gesprekken met managers; - Kennisoverdracht naar medewerkers door plenaire presentaties; - Onderzoek werkprocessen en relaties; - Organiseren van bezoeken aan referentieprojecten. In de ontwerpfase zal de huisvestingsadviseur de volgende activiteiten verrichten: - Workshop Ideale werkomgeving ; - Workshop Werkprocessen ; - Vlekkenplan en indelingstekeningen. Door de laatst genoemde acties in samenwerking met de architect uit te voeren wordt gezorgd voor een optimale aansluiting tussen de gebruiker en de ontwerper. Idealiter worden de deelnemers van de workshops in het ontwerptraject betrokken om de uitwerking te toetsen aan de door hun uitgesproken wensen tijdens deze bijeenkomsten. Zowel tijdens de definitie-, ontwerp-, realisatie- als nazorgfase loopt het creëren van draagvlak als rode draad door het proces. Stap 4: Opstart deelprojecten Dienstverleningsconcept, Archief, ICT, BHV-Veiligheid-Arbo, Verhuizing, Communicatie. Voor de uitvoering van deze deelprojecten kan een separate werkgroep opgericht worden. Het is ook mogelijk de deelprojecten gedeeltelijk bij de lijnorganisatie onder te brengen waarbij de verantwoordelijke rapporteert aan de projectgroep, zie verder Projectorganisatie. 1 april 2010 3 / 8
Allereerst wordt per deelproject een projectvoorstel opgesteld. De projectvoorstellen bevatten per onderwerp: - Projectdefinities; - Acties/benodigdheden; - Financiële business case; - Vorming implementatiegroepen; - Risico inventarisatie; - Planning; - Go / no go momenten. De deelprojecten leveren in eerste instantie belangrijke input voor het ontwerp. Als er een werkgroep actief is borgt deze de adviezen in het ontwerptraject en ze is actief met de implementatie van vastgestelde uitgangspunten van de diverse onderwerpen. Hierbij wordt de gehele organisatie (bijv. nieuwe manier van archivering) betrokken. Stap 5: Selectie constructeur en installatieadviseur Op basis van de huidige stand van zaken is het niet noodzakelijk de constructeur en de installatieadviseur via een Europese procedure aan te besteden. Een onderhandse aanbesteding is hierbij gebruikelijk, waarbij 5 partijen een aanbieding doen op basis van de vooraf gestelde werkzaamheden. Tijdens de eindselectie van de architect worden de overige adviseurs geselecteerd. Stap 6: Keuze contractvorm voor de realisatie Mogelijke en voor de hand liggende contractvormen zijn: Traditioneel. Daarbij werken de adviseurs onder regie van de gemeente een ontwerp volledig uit. De aannemers dienen een prijs in voor een bestek. De aannemer met de laagste prijs of beste prijs-kwaliteit verhouding voert het werk uit. Design & build. De adviseurs werken het ontwerp tot een bepaalde detail niveau uit. Daarna wordt het werk aanbesteed. De aannemer werkt het ontwerp verder uit en draagt vervolgens zorg voor de realisatie. De contractvorm is van belang voor de vorm en omvang van de opdracht aan de architect, installatieadviseur en constructeur. Stap 7: Opstellen overall planning Het totale proces tot en met in gebruik name wordt in een planning inzichtelijk gemaakt. Bijzondere aandacht verdienen WRO procedures en besluitvormingsprocedures binnen de gemeentelijke organisatie. Stap 8: Opstellen van een risico analyse Bouwprojecten kennen risico s. Vaak zijn het voor de hand liggende en generieke risico s maar soms is er sprake van specifieke voor het project geldende risico s. Het is raadzaam een goede risico analyse op te stellen met een kwantificering van risico s en met vermelding van mitigerende maatregelen. Deze risico analyse dient regelmatig herijkt te worden. Stap 9: Herijken investeringskostenraming De reeds uitgevoerde studie omvat een complete investeringskostenraming voor alle modellen. Overigens met de nodige reserves voor nadere uitwerking. Deze ramingen dienen herijkt te worden opdat ze de gehele lading van de definitiefase dekken. Het definitieve programma van 1 april 2010 4 / 8
eisen, de keuze van het uiteindelijke model en de definitieve budgetraming dienen onderling geheel congruent te zijn. 3. PROJECTORGANISATIE De onderstaande figuur geeft de kern van de projectorganisatie weer. De organisatie is zo smart mogelijk. Dit betekent ondermeer dat taken die al in de lijnorganisatie belegd zijn niet in de projectorganisatie voorkomen. De onder stap 3 genoemde werkgroepen ressorteren onder de werkgroepen huisvesting en facilities. De projectorganisatie bestaat uit twee pijlers : De bouw gaat over het ontwerpen en realiseren van het gebouw; Het gebruik richt zich op het stellen van eisen vanuit de organisatie en het implementeren van (werk)processen die veranderen als gevolg van het huisvestingsproject. college van B&W gemeente publiekrechtelijk ontwerp-/ bouwteam stuurgroep projectgroep werkgroep huisvesting klankbordgroep politiek klankbordgroep ambtelijk werkgroep facilities besluiten - sturen informeren operationeel < > strategisch bouw gebruik projectorganisatie stuurgroep De stuurgroep bewaakt de voortgang van het project en geeft sturing aan de projectgroep. De stuurgroep is strategisch/tactisch ingesteld. De stuurgroep neemt besluiten en stelt projectdocumenten vast en bepaalt vervolgens of deze goedkeuring behoeven van het college of de Raad. De stuurgroep heeft het gehele project als scope. projectgroep De projectgroep voert de regie over het gehele project. Dit is de groep waar alle lijnen samen komen. De projectgroep stuurt alle werkgroepen aan en voert opdrachten uit van de stuurgroep. De projectgroep bereidt besluitvorming voor de stuurgroep voor. Afhankelijk van de fase waarin het project verkeert kunnen interne en externe adviseurs aanschuiven. De projectgroep beheert ook alle informatiestromen binnen het project. ontwerp-/bouwteam Het ontwerpteam werkt het programma van eisen uit tot een ontwerp en zorgt vervolgens voor de realisatie. werkgroep huisvesting Deze werkgroep is verantwoordelijk voor het formuleren van de aan de huisvesting te stellen eisen. Zij formuleert ondermeer al dan niet gedelegeerd aan een sub werkgroep het werkplekconcept en het dienstverleningsconcept. Facilitaire processen die veranderen worden in beeld gebracht en naar de werkgroep facilities overgeheveld. De werkgroep huisvesting bewaakt de samenhang. 1 april 2010 5 / 8
werkgroep facilities Deze werkgroep is verantwoordelijk voor het herzien van alle facilitaire processen die het gevolg zijn van het huisvestingsproject. Het gaat om processen met een permanent karakter (bijvoorbeeld archivering) en processen met een tijdelijk karakter (bijvoorbeeld verhuizing). 4. PLANNING Stap 1 Europese selectie architect juli. 2010 dec. 2010 Stap 2 Gedetailleerd uitwerken programma van eisen o.b.v. juli. 2010 sept. 2010 voorkeur scenario Stap 3 Uitwerken werkplekconcept sept. 2010 jan. 2011 Stap 4 Opstart en begeleiding werkgroepen okt. 2010 jan. 2011 Stap 5 Selectie constructeur en installatieadviseur okt. 2010 dec. 2010 5. BUDGETRAMING DEFINITIEFASE (INCLUSIEF WERKPLEKCONCEPT) Stap 1 Europese selectie architect 15.000 Stap 2 Gedetailleerd uitwerken programma van eisen o.b.v. voorkeur scenario 12.500 Stap 3 Uitwerken werkplekconcept 45.000 Stap 4 Opstart en begeleiding werkgroepen 10.000 Stap 5 Selectie constructeur en installatieadviseur 10.000 Totaal voorbereidingskrediet externe advisering ( excl BTW) 92.500 Exclusief interne kosten gemeente. 1 april 2010 6 / 8