Nota van inlichtingen Betreft Nota van Inlichtingen 1 Datum 21-12-2015 Van Waterschap Scheldestromen Ref. Project Europese Aanbesteding Schilderwerken 2015036973 Deze nota van inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van het beschri documen. De vragen van een voorgaande nota van inlichtingen worden steeds herhaald. Nr. Categorie Betreft Vraag Antwoord 1 Bestek/beschri Bijlage 3 Vraag; is de gevraagde totaalprijs De prijs is inclusief BTW. prijzenblad "tab inclusief of exclusief BTW? 2 Bestek/beschri totaalprijs" Bijlage 3 prijzenblad "tab 4 objecten" Het prijzenblad heeft werkomschrijvingen welke afwijken van Basisverf- en glasbestek 2006 voor nieuwbouw en onderhoudswerkzaamheden (beschri 2.4 3 & 4e) Vraag: wilt u de gewenste verftechnische codes uit het basisverf- en glasbestek in het Ja, die omschrijvingen wijken inderdaad af van het glasbestek. In het PvE eis nummer 20 staat het volgende beschreven: Voor zover niet anders vermeld, gelden voor het uitvoeren van schilderwerk de bepalingen, opgenomen in het Basisverf- en Glasbestek 2006, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Gouda onder nummer 40409386 datum 24 mei 2006.
3 Bestek/beschri Bijlage 3 prijzenblad prijzenblad plaatsen? Zo nee, Hoe wordt dan de rangorde van belangrijkheid zoals genoemd in paragraaf 2.4 beschri? Het prijzenblad is niet voorzien van formules Vraag: 1) Kunnen de reken formules worden toegevoegd? 2) Zo nee, bij eventuele tegenstrijdigheden: welke rangode hebben de Excel cellen onderling? De rangorde van paragraaf 2.4 van het BD geeft aan dat alle andere voorwaarden boven die van het Basisverf- en Glasbestek 2006 staan. Dit geldt ook voor de voorwaarden vermeld in de werkomschrijvingen. In de praktijk hebben de voorwaarden van de werkomschrijving voorrang op die van Basisverf- en Glasbestek 2006. 1) De formules bevinden zich in cellen H229, I229, L229, M229, T229 en U229. Voor de overige cellen dient u zelf een opgave te doen. 2) Uw vraag m.b.t. rangorde van de cellen is niet duidelijk en kan derhalve niet worden beantwoord. 3. Nee, de BTW dient u op te geven. 3) kan de BTW berekening van de sub-prijzen vervallen?
4 Bestek/beschri 5 Bestek/beschri 5.1.3. K. 1 plan van aanpak;... en de twee (2) hoofdkantoren een Plan van Aanpak schrijft Paragraaf 3.2.2. referenties met betrekking tot 3 competenties Zonder een schouw ter plaatse is een betrouwbaar en accuraat plan van aanpak vrijwel niet te schrijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan specifieke arbo voorzieningen en voorzieningen ter bescherming van medewerkers van het waterschap. Vraag: wanneer zijn beide hoofdkantoren te inspecteren? Ten behoeve van de correcte referentie keuze door de aanbieder. Vraag: welke vak- kennis van de aanbieder verwacht de opdrachtgever te kunnen herleiden aan de omzeteis referenties? Vraag; wordt de keuze van de referentie (soort /moeilijkheid behandeling van de ondergrond)meegenomen in de beoordeling? Er is geen mogelijkheid tot het schouwen van beide hoofdkantoren. De verstrekte informatie in Bijlage 6.B Objectgegevens schilderwerk hoofdkantoren Middelburg en Terneuzen zijn alle gegevens die aan u voor de aanbestedingsfase verstrekt zijn. Voor gunningscriterium K1 hoeft u niets te vermelden over de twee hoofdkantoren. De opdrachtsom c.q. omzeteis bepaald voor een groot deel de ingezette capaciteit, de soort gebouwen/objecten/onderdelen die geschilderd zijn en hiermee het soort schilderwerk. Nee, betreft de soort behandeling of complexiteit van de behandeling zijn geen eisen verbonden. Er wordt niets gewogen, er dient voldaan te worden aan de eisen.
6 Bestek/beschri 7 Aanbestedings procedure 8 Aanbestedings procedure Paragraaf 3.2.2. referenties met betrekking tot 3 competenties Algemeen Algemeen Vraag: Moet hier worden gelezen: Een opdracht waarin ten minste 5.000,00 aan houten, stalen en betonnen ondergronden buitenschilderwerk? Vraag: mogen wij de en welke moeten worden ingevuld in ms-office bestanden ontvangen? Vraag: Indien antwoorden op vragen nieuwe vragen oproepen, mogen wij deze dan stellen? De opdrachtsom van iedere referentie dient tussen de 5.000,- en 15.000,- te bedragen. Als voorbeeld van de gevraagde referentie 1 "buitenschilderwerk opdracht die bestaat uit minimaal 80% houten onderdelen;" dient de opdracht waarvan u een referentie aanlevert in totaal minimaal 5.000,- en maximaal 15.000,- te bedragen en met deze opdracht minimaal 80% houten onderdelen zijn behandeld c.q. geschilderd. Hetzelfde principe geldt uiteraard ook voor de gevraagde referenties "2" en "3". Ja, deze bestanden zullen beschikbaar worden gesteld als bijlage bij deze Nota Van Inlichtingen. Nee, dit is niet mogelijk.
9 Bestek/beschri 10 Bestek/beschri n.a. n.a. Opname Zierikzee;De slagboom bij de inrit heeft naast verfschade ook mechanische schade en daardoor is verduurzaming vanuit de "inspectie resultaten" niet mogelijk.dienen wij de mechanische schade te herstellen en apart te prijzen in het prijzen blad? Worden de opnamehoeveelheden in het prijzenblad vergeleken met de prijs, zodat er eenheidstarieven ontstaan, of wordt er alleen naar de totaalprijs per object gekeken, tijdens de beoordeling. Plaatselijke manco's repareren leidt uiteindelijk tot een lagere prijs maar niet tot een betere kwaliteit! Deze schade zal hersteld zijn om het moment van schilderen. De bedoeling is dat er eenheidsprijzen ontstaan, zodat de opdrachgever in de toekomst zicht heeft op de te maken kosten.
11 Contractvoorw aarden n.a. Worden de opdrachten < 5000 onder de drie contractanten naar evenredigheid verdeeld vanuit de totale besteding van de opdrachtgever. De aanbestedende dienst tracht gedurende de contractsduur de opdrachten evenredig te rouleren aan de drie contractanten. 12 Eisen en criteria 13 Eisen en criteria n.a. n.a. Dienen we alleen de gevraagde "inspectie resultaten" te prijzen per object of de hoeveelheden en manco's vanuit onze opname / schouwing per object. Mogen er andere producten dan nu in het advies per object zijn voorgeschreven, toegepast worden, uiteraard minimaal gelijkwaardig. volgens Plan van Aanpak zou dit wel mogen, echter in advies beschrijving per object en op het prijzenblad is dit al beschreven en Alleen de inspectieresultaten zoals opgenomen in bijlage 6A, 6B, 6C, 6D, 6E, 6F en G de door de door u opgemeten hoeveelheden dienen opgegeven te worden in het prijzenblad. De opgegeven hoeveelheden worden getoetst door de aanbestedende dienst op overeenkomst met de daadwerkelijke hoeveelheid. U dient voor subcriterium P1 Prijs alleen voor de opgegeven voorschriften/adviezen prijsopgave te doen. Wanneer u naast deze voorschriften en adviezen andere werkzaamheden en producten wil gebruiken, dan kunt u deze niet opgeven voor subcriterium P1 Prijs. U dient voor subcriterium K1 en
14 Bestek/beschri n.a. vastgelegd Op pagina 24/37 van beschri deel A, staat omschreven dat vermelde prijzen en tarieven incl. BTW dienen te zijn. K2 in ieder geval uit te gaan van de voorschriften en adviezen zoals beschreven in de werkomschrijvingen (bijlage 6C t/m 6F), daarnaast kunt u alternatieven opgeven. Zie antwoord vraag 1. 15 Aanbestedings procedure n.a. Op pagina 5 van het Programma van Eisen staat onder punt 50 dat alle op te geven prijzen all-in dienen te zijn en excl. BTW, wat aanhouden? Dient er een plan van aanpak geschreven te worden per object ( 6 stuks ) of één algemeen plan van aanpak voor de 6 objecten Er dient één algemeen plan van aanpak voor de vier (4) opjecten geschreven te worden. Voor de twee (2) hoofdkantoren hoeft niets opgenomen te worden in het plan van aanpak.
16 Planning Gezien de oplevering van de inschrijving direct na feestdagen en vakantie is de kans groot dat niet alle Inschrijvers in staat zijn om een optimale aanbieding te doen. Inschrijver verzoekt Aanbestedende partij in het licht van voorschrift 3.6 van de Gids Proportionaliteit de inschrijvingstermijn met 5 werkdagen te verlengen Aanbestedende dienst gaat akkoord met het verzoek om de planning van de inschijvingstermijn aan te passen. De nieuwe planning is dan als volgt: 12-1-2015 10:00 Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van inschrijvingen 26-1-2016 Verzending gunningsbeslissing 16-2-2016 Einde bezwaartermijn 1-3-2016 Ingangsdatum overeenkomst 17 pp. 9-10 & p. 26 In het Beschri staat vastgesteld dat bij Opdrachtverstrekking onder de 5000 euro een offerteaanvraag wordt gestuurd naar één contractant. Op basis waarvan selecteert de Opdrachtgever deze contractant? Graag ontvangen wij criteria of richtlijnen. Zie antwoord vraag 11.
18 p. 10 Bij het beoordelen van de ingediende offertes voor de Nadere opdracht is van toepassing het gunningcriterium: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) óf; laagste prijs 1. Wanneer beoordeelt de Opdrachtgever welk gunningscriterium van toepassing is? 2. Aan de hand van welke criteria wordt dit bepaald?3. Hoe zal de procedure aan de hand van EMVI eruit komen te zien? 19 p. 10 De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om, ongeacht de opdrachtwaarde binnen de Raamovereenkomst in uitzonderlijke gevallen, bij opdrachten die een bepaalde specifieke kennis vraagt die niet bij de drie contractanten aanwezig is, opdrachten buiten deze Raamovereenkomst aan te besteden Op wat voor manier zal de Opdrachtgever informatie over 1. Bij het aangaan van iedere nieuwe opdracht wordt nader bepaald welk gunningcriterium gebruikt zal worden. 2. Dit is afhankelijk van de aard van de nadere opdrachten. 3. Dit is op dit stadium van de aanbesteding niet aan te geven. Er wordt in ieder geval bij EMVI zowel de kwaliteit als de prijs beoordeeld/gewogen worden. In een uitzonderlijk geval, wanneer bij de drie contractpartijen niet de specifieke kennis en vaardigheden aanwezig zijn, houdt de aanbestedende dienst zich het recht voor een derde partij voor deze specifieke kennis en vaardigheden met betrekking tot schilderwerkzaamheden te betrekken. Wanneer een dergelijke situatie zich voor zal doen, zal de aanbestedende dienst telefonisch contact opnemen met alle
deze specifieke kennis bij de contractant aanvragen, zodat er kan worden uitgesloten dat deze kennis niet (indirect) bij de contractanten aanwezig is. gecontracteerde partijen. 20 p. 10 & p.21 De beoordeling wordt uitgevoerd door een team waarin deskundigen van de Aanbestedende dienst zitting hebben De beoordelingscommissie bestaat uit minimaal drie medewerkers van Waterschap Scheldestromen. Kunt u aangeven wat de samenstelling is van de beoordelingscommissie.
21 p. 10 Door het schilderwerk van houten, stalen en betonnen onderdelen op basis minicompetitie te verstrekken wordt met de te selecteren drie (3) partijen een relatie opgebouwd 1. Wordt er door middel van de minicompetitie van te voren bepaald welke partij welke opdracht krijgt of wordt het bij iedere opdracht opnieuw bepaald? 2. Kan de Opdrachtgever specificeren wat hij bedoelt met een relatie opbouwen? 22 p. 10 Deze relatie heeft als doel het hebben van centraal aanspreekpunt, voor zowel de levering als de support, over een langere termijn en op deze wijze te kunnen komen tot een standaardisatie van de in te zetten producten en het bereiken van efficiency in het operationele inkoopproces 1. Door middel van een minicompetitie per object zullen alle opdrachten met een opdrachtwaarde vanaf 5.000,- worden toegewezen aan een winnende inschrijver. 2. Een relatie opbouwen houdt in dat er tussen de inschrie partijen en de opdrachtgever synergie ontstaat waardoor opdrachten efficienter uitgevoerd kunnen worden. Van de opdrachtnemer wordt een meewerkende en meedenkende houding verwacht om de processen efficienter (op het gebied van tijd, geld en middelelen) te laten verlopen.
Kan de Opdrachtgever specificeren wat hij verwacht van de Opdrachtnemer in deze context? 23 p. 14 Als bijlage 6 moet bij de inschrijving commercieel en foldermateriaal worden aangeleverd. Graag ontvangen wij een nadere toelichting op de invulling hiervan en de criteria aan de hand waarvan de bijlage wordt beoordeeld. 24 p. 22 5.1.3 Bij gebrek aan informatie en objectieve boordelingscriteria verzoekt Inschrijver deze bijlage te laten vervallen. Worden de gunningscriteria kwaliteit op een kwalitatieve manier ten opzichte van elkaar vergeleken en beoordeeld of worden de inschrijvingen afzonderlijk van elkaar beoordeeld? Dit is informatie die u aanvullend op de overige in te dienen en beschikbaar wil stellen voor de aanbestedende dienst. Dit materiaal wordt niet beoordeeld om de kwaliteit van uw inschrijving te beoordelen. Deze informatie dient slechts als een illustratie van uw bedrijf c.q. uw werkzaamheden. De inschrijvingen worden in principe afzonderlijk van elkaar beoordeeld, er wordt getoetst in hoeverre inschrijvingen voldoen aan hetgeen gevraagd. Uiteraard zullen er verschillen in kwaliteit en beantwoording op de vragen
duidelijk worden, waardoor er een verschil in waardering zal ontstaan tussen de inschrijvers. 25 p. 22 K1 Bij K1 wordt er gevraagd om een plan van aanpak van 4 objecten en 2 hoofdkantoren. Inschrijver heeft weinig tot geen informatie kunnen vinden over de hoofdkantoren en er is ook geen schouw georganiseerd voor deze panden. Om een volledig antwoord te kunnen geven verzoeken wij u om meer informatie te verstrekken over te verwachten werkzaamheden van de hoofdkantoren. Zie antwoord vraag 4.
26 p. 25Beoordelings criteria Het verschil tussen een 8 en een 10 zal cruciaal zijn voor de inschrijvers. Bij bestudering van de toelichting op deze waardes blijkt dat er weinig tot geen onderscheidend vermogen valt te ontdekken.in de toelichting wordt geschreven dat er een 10 wordt gegeven bij een antwoord van uitmuntende kwaliteit en een 8 bij een antwoord van goede kwaliteit, er wordt t.o.v. hetgeen gevraagd een aanzienlijke meerwaarde geleverd Uit deze beschrijving wordt niet duidelijk wat de criteria zijn om een 8 of een 10 toe te kennen. Het verschil tussen het toekennen van deze cijfers is daardoor subjectief van aard. Vriendelijk verzoeken wij u het onderscheidend vermogen te objectiveren. Hierbij een toevoeging voor de waardering van een "8"en een "10". Een waardering van een 10, uitstekend, is van uitstekende kwaliteit, er wordt t.o.v. hetgeen gevraagd een aanzienlijke meerwaarde geleverd die boven alle andere selectieen van de gegadigden uitsteekt. Een waardering van een 8, goed, is van goede kwaliteit, er wordt t.o.v. hetgeen gevraagd een aanzienlijke meerwaarde geleverd.
27 Bijlage 4A & 4B 1. Bij de lijst van Eisen (4A) is geen ruimte voor een paraaf vrijgemaakt. Moeten beide lijsten worden ondertekend of alleen bijlage 4B? Kan Opdrachtgever het verschil tussen bijlage 4A en 4B specificeren? 28 Bijlage 6C-F Om meerwaarde te creëren kan het zijn dat Inschrijver moet afwijken van het door u geleverde schilderadvies. In hoeverre mag de Inschrijver in het plan van aanpak afwijken van het beschreven schilderadvies? 29 Bijlage 6F Hoe dient Inschrijver om te gaan met schilderadvies dat volgens Inschrijver niet het juiste 30 bijlage 3 Prijzenblad resultaat bereikt? per genummerde activiteit zijn per object 3 blauwe invul cellen dienen we uitsluitend de in de 4 werkomschrijvingen beschreven activiteiten in te vullen? Door het ondertekenen van de Eigen Verklaring geeft u aan akkoord te zijn met de en. Er hoeft dan ook niet afzonderlijk getekend te worden. Zie antwoord vraag 13. Zie antwoord vraag 28. U dient in de blauwe cellen aan te geven welke activiteiten u bij welk pand zou uitvoeren en tegen welke prijs u deze diensten offreert.
31 bijlage 3 Prijzenblad 32 bijlage 3 Prijzenblad 33 Beschri blz 22 dienen we bij de blauwe in te vullen "totaal (incl BTW)" cel, de totaal prijs per activiteit in te vullen en de daarbij horende hoeveelheden in de eerste "hoeveelheid" kolom? Wat dienen we in dit Prijzenblad bij nr 1.1 "Reinigen" in te bieden? En wat bij 5.1, 5.2 en 5.3? K1 plan van aanpak: er wordt om een PvA van 2 hoofdkantoren gevraagd. Welke 2 gebouwen zijn dat? Bijlage 6C, 6D, 6E, 6F zijn maar vier werkomschrijvingen Correct. U geeft de prijzen weer die deze activiteiten zullen kosten. Wanneer dit niet van toepassing is of de prijs is 0,-, kunt u volstaan met: -. Zie antwoord vraag 4.