Producten- en dienstencatalogus UBR HIS 2016
Producten- en dienstencatalogus 2016 Deze catalogus beschrijft de diensten die door UBR HIS worden geleverd. De manier waarop de diensten worden uitgevoerd is voor de meeste diensten uitgebreid beschreven in werkprocessen. STANDAARD DIENSTVERLENING Standaard diensten zijn diensten die door iedere opdrachtgever worden afgenomen, zoals het uitvoeren van inkooptrajecten en de Klachtencommissie. Vergoeding van standaard diensten wordt berekend op basis van bestede uren tegen een uurtarief. Product/dienst Omschrijving Begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen Europees aanbesteden Enkelvoudige of meervoudige offertetrajecten Nadere overeenkomst raamovereenkomst Het uitvoeren van inkoopondersteuning boven het drempelbedrag van 135.000,00. Dit is inclusief plan van aanpak, vraagbundeling, specificatie, het aanbesteden, juridisch advies en het contracteren. De urenbesteding per fase en procedure (openbare en niet openbare) komt in de managementrapportage terug. Het leveren van materiedeskundigheid is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Indien deze deskundigheid onvoldoende beschikbaar is, kan UBR HIS meedenken voor een oplossing bijvoorbeeld door inzet van UBR IIR of externe inhuur. Het uitvoeren van inkoopondersteuning onder het drempelbedrag van 135.000,00. Deze verloopt via een meervoudige of enkelvoudige procedure, volgens de geldende wet- en regelgeving. De inkoopstrategie wordt door de inkoopadviseur bepaald. Het leveren van materiedeskundigheid is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Het uitzetten van een offerteaanvraag bij verschillende mantelpartijen (binnen raamovereenkomst) met als resultaat een nadere overeenkomst. Contractbeheer Contractbeheer Het proces dat zorgt voor adequate informatie over de status van afgesloten overeenkomsten ten behoeve van de contracteigenaren ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces, omvattend de volgende activiteiten: - Bewaking ontvangst tweezijdig getekend contract; - Registratie contract in contractenregister; - Signalering vanuit het contractenregister; - Advisering bij signalering; - Bewaking reactie op signalering; - Acties n.a.v. signalering en/of indexeringen. 2
Inkoop en informatieverstrekking Informatie/advies op verzoek van CDI office Vraagbaak Ondersteuning informatievoorziening Beantwoording van vragen en/of geven van adviezen op verzoek van de CDI of plv. CDI aan UBR HIS. De adviezen kunnen de vorm hebben van e-mails, annotaties, nota, adviezen, afhandeling burgervraag tot langdurige projecten (leiding en ondersteuning). Voor algemene vragen kunt u terecht bij de vooruitgeschoven post. Meer complexe vragen worden bij specialisten uitgezet en mondeling dan wel schriftelijk teruggekoppeld. UBR HIS kan opdrachtgevers ondersteunen bij de redactie en het beheer van inkoopgerelateerde informatie op de website cq het intranet van de desbetreffende opdrachtgever. Overige diensten Juridische ondersteuning Klachtencommissie Relatiemanagement Aanbestedingsrechtelijke juridische ondersteuning en advies voorafgaande aan en/of gedurende het inkooptraject, met name bij complexe en of bijzondere inkoopopdrachten, en uitzonderingssituaties. Bij toepassing van waivers en (politiek) gevoelige departementale inkoopvraagstukken neemt de aanbestedingsjurist van UBR HIS hierover contact op met de CDI (office) en/of de juridische directie van de opdrachtgever. Er is een klachtenmeldpunt UBR HIS ten behoeve van inschrijvers met een eigen postbus voor de door UBR HIS verzorgde aanbestedingsprocedures. Het klachtenmeldpunt handelt ingediende klachten over de aanbestedingsprocedures af namens de aanbestedende dienst. De CDI (office) wordt zo snel mogelijk op de hoogte gesteld van een ingediende klacht en wordt betrokken bij de verdere afhandeling daarvan conform de procedure klachtafhandeling klachtenmeldpunt UBR HIS. Het opbouwen en in stand houden van de relatie met de afnemers met als doel een goede afstemming tussen de behoeften van de afnemers en de dienstverlening van UBR HIS, zover deze in lijn liggen met de organisatiestrategie van UBR HIS. Hiervoor worden relatiemanagers ingezet die als een liaison officer optreden tussen (de medewerkers van) UBR HIS en de (onderdelen van de) opdrachtgever en daarmee een brugfunctie vervullen. De relatiemanagers zijn aanspreekpunt voor klanten aangaande de dienstverlening van UBR HIS en spelen in op vragen van deze klanten. De relatiemanagers verdiepen zich in de aandachtspunten binnen de organisatie van de klanten, inventariseren wensen en behoefte en stemmen deze af binnen UBR HIS. 3
PLUS DIENSTVERLENING Plus diensten zijn gestandaardiseerde diensten die optioneel afgenomen kunnen worden. In Deel B van de Dienstverleningsafspraak (DVA) wordt vastgelegd van welke Plus diensten de opdrachtgever gebruik maakt en op welke wijze de vergoeding wordt berekend. Product/dienst Omschrijving Contractmanagement Contractmanagement Activiteiten op tactisch en operationeel niveau. Vanuit het contract systematisch meten van gebruik en tevredenheid. Onder contractmanagement vallen de activiteiten die tot doel hebben de in de overeenkomst vastgelegde afspraken te monitoren en te sturen. Contractmanagement vindt altijd plaats in overleg met de contracteigenaar. Informatie die, in het kader van contractmanagement, is gegenereerd wordt tevens gebruikt als input voor eventuele nieuwe inkoopacties. Door het onderhouden van een relatie met de contracteigenaar en de leverancier wordt gemonitord dat de gemaakte afspraken nagekomen worden. Er wordt geadviseerd n.a.v. ervaringen en tevredenheid over het gebruik van het contract, onder meer over de inzet van contractuele rechten op het contract. 1e-lijns Functioneel Beheer DigiInkoop UBR HIS 1e-lijns Functioneel Beheer DigiInkoop bevat alle uitvoerende functioneel beheertaken aan afnemers van UBR HIS. Daarnaast wordt ondersteuning gegeven aan de aangesloten leveranciers van afnemers van UBR HIS. De afspraken omtrent de uitvoering worden vastgelegd in een Dossier Afspraken en Procedures (DAP). Uitvoerende taken zijn: Gebruikersondersteuning Beheren van stamgegevens en systeeminstellingen Testen nieuwe releases Opleiding gebruikers DigiInkoop expertise Implementatie ondersteuning Het ondersteunen van de gebruikers van de Rijksoverheid en de leveranciers van de Rijksoverheid bij vragen of problemen met DigiInkoop, waar mogelijk direct via e-mail of telefoon. Het zorg dragen voor de verwerking van mutaties van stamgegevens en systeeminstellingen in DigiInkoop zodat sprake is van juiste stamgegevens en systeeminstellingen ten behoeve van correcte uitvoering van inkoopprocessen met DigiInkoop. Deelname aan gebruikersacceptatietesten voor afnemers. Verzorgen van standaardopleidingen en indien gewenst, maatwerkopleidingen. Ontwikkeling, implementatie en ondersteuning producten en processen rondom DigiInkoop, gecombineerd met een brede integrale blik op inkoop-, contract- en financiële processen. Het ondersteunen bij de in gebruik name van DigiInkoop. Hierbij wordt geadviseerd over de procesinrichting en worden achtergrondprocessen gecontroleerd. Op verzoek wordt ook implementatieondersteuning aan leveranciers geboden bij inrichtingsvragen (rollen en facturatie) en gebruik leveranciersportaal. Overige Plus dienstverlening Spendanalyse Het achteraf analyseren van alle inkoopgebonden uitgaven. De spendanalyse leidt tot een adviesnota waarin voorstellen voor verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling worden gedaan. 4
MAATWERK DIENSTVERLENING Maatwerkdiensten zijn niet opgenomen in deze PDC. Maatwerk wordt op verzoek van de opdrachtgever door de opdrachtnemer uitgewerkt en vervolgens schriftelijk overeengekomen. RIJKSBREDE DIENSTVERLENING Deze dienstverlening omvat diensten binnen de kaders van categoriemanagement en richt zich op het Rijk. Product/dienst Omschrijving Categoriemanagement Sourcingstrategie Aanbestedingsstrategie Vraagbundeling/specificatie Bedrijfseconomische analyses Marktonderzoek Contractimplementatie Strategisch contractmanagement Spendanalyse Marktonderzoek naar potentiële leveringsbronnen, verzekeren van de continuïteit van de levering, het zoeken naar alternatieve leveringsbronnen en het up-to-date houden van kennis ter zake m.b.t. een categorie. Strategie m.b.t. de wijze waarop goederen/diensten in een categorie worden verkregen, o.m. wijze van specificeren, percelenverdeling, kwaliteits borging, wijze van aanbesteden en contractvorm en -duur. Hieronder valt ook de vraag of de aankoop noodzakelijk is en/of anders kan worden ingevuld. Vraagbundeling: Onderzoeken welke organisaties een vergelijkbare inkoopbehoefte hebben en op basis daarvan bepalen op welke wijze de verwerving zal plaatsvinden rekening houdend met hetgeen in het categorieplan hierover is opgenomen. Specificeren: Beschrijving van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen. Het onderzoeken van bedrijfseconomische gegevens van de (belangrijkste) bedrijven die in een bepaalde categorie actief zijn. Zaken als kredietwaardigheid, solvabiliteit, rentabiliteit e.d. spelen hierbij een rol. Het systematisch verzamelen, classificeren en analyseren van gegevens inzake alle relevante factoren die de verwerving van goederen en diensten beïnvloeden met als doel het veiligstellen van de huidige en toekomstige behoeftevoorziening en tevens met het doel om een inkoopstrategie te bepalen. Activiteiten die betrekking hebben op het in gebruik nemen van een nieuwe overeenkomst zoals het bekend maken van het contract en de bijbehorende voorwaarden bij de afnemer via managementberichten, intranet en overleggen. De intensiteit van de werkzaamheden wordt bepaald door de omvang/het aantal gebruikers van het contract. Deze dienst is alleen van toepassing indien de klant strategisch en/of tactisch contractmanagement door UBR HIS laat uitvoeren. Het voortdurend bewaken of de gemaakte strategische keuzes in afgesloten overeenkomsten door beide partijen worden nageleefd en correct zijn of aangepast dienen te worden. Het achteraf meten en analyseren van alle inkoopuitgaven in de categorie. Bedrijfseconomische analyses Het analyseren van de verschijnselen die zich binnen organisaties voordoen naar aanleiding van het economisch handelen. Het resultaat is een adviesnota op het inkoopjaarplan waarin aandacht voor de dan actuele inzichten over het economisch klimaat. Ingeschat wordt dat deze analyse 16 uur per jaar kost. 5
Rijksbreed contractmanagement (categorie afhankelijk) Implementatie Deelnemersondersteuning Leveranciersmanagement Algemeen Contractmanagement Escalatiemanagement Decharge Contractimplementatie en migratie: deelnemers informeren, extranet opzetten, toezien op inrichten van een webshop, rapportages opzetten, bewaken nonconformiteitenlijst, opzetten en inrichten van een benchmark (of andere marktconformiteitstoets). Deelnemersondersteuning omvat onder meer periodiek overleg met deelnemers, het organiseren van deelnemersbijeenkomsten, het beschikken over een 1e-lijnshelpdesk voor deelnemersvragen en algemene contractinformatievoorziening (het verspreiden van contractinformatie aan deelnemers via ondermeer boekjes, website en nieuwsbrief). Leveranciersmanagement bestaat onder meer uit: Periodiek overleg met leveranciers; Het bewaken en toetsen van de marktconformiteit van producten, diensten en prijzen/tarieven en of conform juiste tarieven wordt aangeboden; Initiëren en beoordelen van een zogenaamde Dienstverleningsverbeteringvoorstel (DVV): indien blijkt dat er behoefte is aan een verbetering van de dienstverlening en deze verbetering past binnen de scope van de aanbesteding, dan kan de leverancier verzocht worden een aanbod te doen deze diensten binnen de werkingssfeer van de overeenkomst te brengen; Inhoudelijk beoordelen van standaard rapportages van de leverancier en indien daartoe aanleiding bestaat acties ondernemen; Indien noodzakelijk in overleg met de leverancier een audit laten uitvoeren, conform de bepalingen van het contract; Toezien op het onderhoud door leverancier van een extranet met informatie over de overeenkomst, contactinformatie en een kennisdatabase voor alle deelnemers. Het opstellen van managementrapportages ten behoeve van deelnemers/opdrachtgevers, het opstellen van adviesrapporten aan opdrachtgevers/ contracteigenaars ter bepaling van verlenging en het vastleggen en bijhouden van contractinformatie (contractbeheer). Coördineren en (bege)leiden van escalaties, indien sprake is van een deelnemersoverschrijdend belang en/of er een relatie is met bestuurder(s) en daardoor de noodzaak bestaat bestuurder(s) te informeren. Tevens op verzoek van deelnemers wanneer het betreffende escalatieniveau hiervoor wordt bereikt dat is afgesproken. Afsluiten van bestelmogelijkheden, deelnemers informeren, input aanleveren voor nieuwe aanbesteding, Lessons Learned-rapport opstellen. 6
Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 an Den Haag Denk aan uw legitimatiebewijs; bezoekers moeten zich kunnen legitimeren. Postadres Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk Postbus 20011 2500 ea Den Haag februari 2016 90749