Handleiding Ariba INVOICING NON-PO Ten behoeve van Suppliers Datum 14 maart 2016 Documentnaam Handleiding Ariba - Invoicing Non-PO (SUPPLIER).doc Versie Versie 1.2 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 15
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces... 3 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe... 3 1.3 Factuurvereisten... 3 1.4 Meer informatie... 3 2 Invoicing Non-PO... 4 2.1 Creëer Non-PO invoice... 4 2.2 Selecteer klant en type factuur... 4 2.3 Invoice header... 5 2.4 Line items... 6 2.4.1 Voeg Line Items toe (goederen)... 6 2.4.2 Selecteer de BTW... 7 2.4.3 Voeg Line Items toe (diensten/inhuur)... 7 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur... 9 2.4.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen... 11 2.4.4.1 Header... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.4.4.2 Regel... 11 2.4.5 Afronden... 12 2.5 Factuur controleren... 13 2.5.1 Header... 13 2.5.2 Shipping information en Line Items... 13 2.5.3 BTW-overzicht... 14 2.6 Afronden van de factuur... 14 2.6.1 Wijzigen... 14 2.6.2 Opslaan... 14 2.6.3 Afsluiten en niet opslaan... 15 2.6.4 Verzenden... 15 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 15
1 Inleiding 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces Begin 2011 heeft Gasunie de inkoop managementtool Ariba in haar organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren. We stappen af van de fysieke factuur en communiceren rechtstreeks met onze leveranciers via het Ariba Netwerk. U als onze leverancier verzendt uw facturen via het Ariba Netwerk en krijgt meer inzicht in uw inkooporders en betalingen daarvan. Deze handleiding is bedoeld voor de leveranciers die op het Ariba Netwerk zijn aangesloten. 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe Als een order via Ariba is verzonden, dan moet ook de factuur via Ariba aan Gasunie worden aangeboden (zie handleiding Invoicing PO). Dit betreft de 10-cijferige ordernummers startend met 52. Alle overige orders moeten op de oude wijze worden gefactureerd. 1.3 Factuurvereisten Alle factuurvereisten worden door het systeem afgedwongen. In de volgende werkinstructie komen alle verschillende onderdelen stapsgewijs aan de orde. De wettelijke factuurvereisten die per 1 januari 2013 gelden vindt u op www.gasunie.nl/leveranciers. 1.4 Meer informatie Meer informatie over ons inkoopproces kunt u lezen op onze website www.gasunie.nl/leveranciers. Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op http://supplier.ariba.com. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u met uw vragen terecht bij uw Gasunie-contactpersoon of mailen naar: factuurafhandeling@gasunie.nl. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 15
2 Invoicing Non-PO 2.1 Creëer Non-PO invoice Ga voor het creëren van een Non-PO invoice naar: 1. Maken 2. Factuur voor niet-inkooporder 2.2 Selecteer klant en type factuur Het volgende scherm wordt geopend. 1. Selecteer hier uw klant (in deze handleiding Gasunie TEST). 2. Selecteer het type factuur (in deze handleiding Standaardfactuur). 3. Klik op "Volgende". 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 15
2.3 Factuur maken In eerste instantie moet de factuur worden opgemaakt. Alle velden met een * zijn verplicht, de overige velden zijn optioneel. 1. Vul uw factuurnummer in (deze moet uniek zijn). 2. Selecteer de factuurdatum (deze kan niet in het verleden liggen). 3. Selecteer het adres van uw klant. 4. Vul tenminste één van de ordervelden in (verkoopordernummer is het meest gebruikt). Bij declaraties (overuren of kilometers) van inhuurpersoneel moet hier worden gerefereerd naar het bestelbriefnummer (bijv. 5200001234) 0001 N.V. Nederlandse Gasunie 0015 Gasunie Zuidwending B.V. 0022 BBL Company V.O.F. 5. Kies het factuuradres (tevens relevant voor het BTW-nummer). 6. Vul nauwkeurig het e-mailadres in, dit zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste persoon in onze organisatie terecht komt. In geval van inhuurpersoneel moet hier factuurafhandeling@gasunie.nl worden ingevuld. 7. Uw BTW-nummer is verplicht (aanpassingen aan uw BTW-nummer kunnen worden doorgevoerd in uw profiel, zie hiervoor de handleiding op www.gasunie.nl/leveranciers). Let op: uw BTW nummer dient te beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL001234567B01). 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 15
2.4 Regelitems Er kunnen goederen en diensten worden gefactureerd. Hiervoor zijn twee verschillende blokken, omdat voor goederen andere informatie vereist is dan voor diensten en andersom. 2.4.1 Voeg Regelitems toe (goederen) 1. Klik op Toevoegen om goederen toe te voegen. Er wordt een regel toegevoegd. Vul hier de volgende informatie in: 2. Regelnummer 3. Artikelnummer (van uw organisatie) 4. Duidelijke omschrijving 5. Aantal 6. Eenheid 7. Stuksprijs 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 15
8. Klik op "Opslaan". De regel ziet er na het invullen bijvoorbeeld als volgt uit. Het subtotaal wordt toegevoegd. 2.4.2 Selecteer de BTW 1. Selecteer de relevante BTW-code. 2. Selecteer de regels waaraan de BTW toegevoegd moet worden. 3. Klik op "Toevoegen aan Opgenomen regels" om de BTW aan de geselecteerde items toe te voegen. 2.4.3 Voeg Line Items toe (diensten/inhuur) In dit blok kunnen geleverde diensten worden opgegeven. 1. Klik op "Toevoegen" om diensten toe te voegen. 2. Selecteer Arbeidsservice toevoegen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 15
3. Net als bij de goederen moeten hier regelnummer, artikelnummer (van uw organisatie), een duidelijke omschrijving, hoeveelheid, eenheid en prijs worden ingevoerd zie 2.4.1. Per geleverde dienst moet een aparte regel worden aangemaakt. Dus niet één regel voor meerdere diensten met een totaalbedrag. Zie 2.4.3.1 als voorbeeld. 4. Begindatum service van de periode waarover wordt gefactureerd 5. Einddatum service van de periode waarover wordt gefactureerd 6. Via Regelitem acties kunnen bijlagen worden toegevoegd Bij inhuurpersoneel is het verplicht een bewijs (bijv. kilometers) of getekend document (bijv. overuren) toe te voegen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 15
Voor het toevoegen van de BTW geldt dezelfde werkwijze als bij de goederen zie 2.4.2. 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 15
2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 15
2.4.4 Bijlagen en/of opmerking toevoegen Het toevoegen van bijlagen en/of opmerkingen kan op Toevoegen aan kop. 2.4.4.1 Toevoegen aan kop Onder het veld BTW van leverancier staat de knop Toevoegen aan kop. Hiermee kun je op hoofdniveau bijlagen en commentaren toevoegen. 2.4.4.2 Regelitem acties Voor het toevoegen van bijlagen en commentaren op regelitem moet je verder naar beneden scrollen. 1. Selecteer de betreffende regel 2. Klik daarna onderaan het scherm op Regelitem acties 3. Kies Bijlage 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 15
2.4.5 Afronden 1. Klik op "Bijwerken" om alle informatie bij te werken en te controleren. 2. Klik op "Opslaan" voor het opslaan van uw factuur. 3. Klik ten slotte op "Volgende" om verder te gaan en uw factuur te controleren. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 15
2.5 Factuur controleren De gecreëerde factuur kan worden gecontroleerd voordat deze wordt verstuurd. 2.5.1 Header Samenvatting Leverancier Bill to (factuuradres) Klant 2.5.2 Verzendinformatie en Line Items Alle Line Items kunnen worden gecontroleerd, inclusief de bijbehorende BTW. Afleveradres BTW-nummers Line Items, aantallen en prijs BTW-informatie 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 15
2.5.3 BTW-overzicht Aan het einde staat ook nog een verzameling van de BTW. Overzicht van de geselecteerde BTW 2.6 Afronden van de factuur Aan het einde heeft u vier opties. 2.6.1 Wijzigen 1. Klik op "Vorige". 2.6.2 Opslaan 1. Klik op "Save". Na het opslaan verschijnt bovenaan de volgende melding. De opgeslagen factuur kunt u terugvinden door: 2. op Afsluiten te klikken, 3. vervolgens Opslaan te kiezen en op Klaar te klikken, 4. naar uw Postvak uit te gaan, 5. uw opgeslagen Facturen verschijnen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 15
Vanaf hier kunt u uw opgeslagen facturen weer openen en verder bewerken. 2.6.3 Afsluiten en niet opslaan 1. Klik op "Afsluiten". 2.6.4 Verzenden 1. Klik op "Indienen". Uw factuur is verstuurd en de volgende melding verschijnt. 2. Klik op "afdrukken" om de factuur uit te printen. 3. Klik op "afsluiten" om door te gaan 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 15