Offective > Projecten > Mijn projecten of Projecten In het menu item mijn projecten ziet u alle projecten welke gekoppeld zijn aan de groep waarvoor u bent geautoriseerd en waarbij u opgevoerd bent als betrokken persoon. (Hiermee wordt bedoeld: U bent dus actief betrokken bij dit project.) In het menu item projecten ziet u alle projecten welke gekoppeld zijn aan de groep waarvoor u bent geautoriseerd. (Hiermee wordt bedoeld: U bent dus niet betrokken bij dit project, maar kan wel meekijken in dit project.) Let op: U kunt een project koppelen aan een groep, dit project zal dan alleen zichtbaar zijn bij de geautoriseerde (groep) gebruikers. Dit kunt u instellen onder het menu item Beheer > Groepen & autorisaties. Projecten kunnen ongelimiteerd worden aangemaakt > klik op het menu item Projecten > Projecten. U ziet vervolgens onderstaand scherm > klik op de button start nieuw project
Om een project aan te maken dienen eerst een aantal basis gegevens van het project vastgelegd te worden, onderstaand de verschillende tabbladen welke zichtbaar worden nadat u op nieuw project klikt. Onderstaand als eerste de invulling van het tabblad project gegevens Let op: U kunt dit project koppelen aan een groep, dit project zal dan alleen zichtbaar zijn bij de geautoriseerde groep gebruikers. Dit kunt u instellen onder het menu item Beheer > Groepen & autorisaties. Aan een project kunt u foto s toevoegen, dit kan ook via de mobile APP. Foto s worden vanaf het mobile apparaat direct in de applicatie toegevoegd.
Aan een project kunt u medewerkers binnen uw organisatie koppelen. Selecteer het tabblad betrokken personen en klik vervolgens op koppel persoon. In dit zelfde scherm kunt u een betrokken persoon weer ontkoppelen of wijzigen. Het volgende scherm komt Na selectie van de persoon komt onderstaand scherm, indien in de module Personeel (personeelsdossier) de kosten van deze medewerker per uur zijn vastgelegd zal hiermee worden gerekend in de nacalculatie, het is mogelijk om per project te rekenen met een gewijzigd (kosten) uurtarief. Alle door deze persoon geregistreerde uren zullen tegen de kostprijs van 50 euro per uur worden berekend in de module nacalculatie. Tevens kunt u de rol van de betrokken persoon selecteren, uiteraard kunt u deze rollen eerst zelf aanmaken middels de button Nieuwe rol.
Standaard bestaat een project uit één fase, indien u meerdere fases wilt aanbrengen/gebruiken zet u het vinkje aan zoals onderstaand aangeduid. Het volgende scherm komt In onderstaand voorbeeld geven we de fase een naam (Voorbereiding), en een start en einddatum. Omdat dit de eerste fase is kan deze niet afhankelijk zijn van een voorgaande fase. In onderstaand scherm ziet u dat inmiddels voor dit project 4 fases zijn aangemaakt
De oplevering van het werk kan niet plaats vinden zonder dat het werk is uitgevoerd, de oplevering is dus afhankelijk van de uitvoering. Deze afhankelijkheden kunnen naar keuze worden ingesteld. In het tabblad documenten kunt u bestanden/documenten toevoegen, bewerken, bekijken of verwijderen. Het volgende scherm komt, selecteer uw bestanden en voeg deze toe. Indien u aan een bestand een vervaldatum meegeeft wordt hiervan een melding gegeven op het dashboard zodra dit document gaat verlopen > klik links onder op de opslaan button. Onder beheer > administratie-instellingen > Documenten management kunt u zelf document categorieën toevoegen, en instellen hoeveel dagen voor de vervaldatum u een reminder wenst op uw dashboard.
In het scherm lopende projecten of mijn projecten is dit project nu toegevoegd, met het vergrootglas kunt u de instellingen zoals hiervoor omschreven wijzigen. Nu de basis van het project staat, kunt u (indien gewenst) taken koppelen aan de fases, klik op het tabblad taken om de fases verder te bewerken, subtaken te maken of te communiceren met collega s binnen dit project/fase. Het volgende scherm komt, u ziet nu dat u in de (huidige)fase Voorbereiding bent, u dient hier tenminste 1 taak aan te maken maar kan indien gewenst de fase Voorbereiding opsplitsen in meerdere taken. Middels wijzig fase kunt u van fase wijzigen, mits de datum van vandaag valt binnen de start en einddatum van een fase.
In een fase kunnen taken worden aangemaakt, de volgende buttons zijn beschikbaar. Groene plus > maak een taak aan in een fase Potlood > bewerk een taak in een fase Rode min > verwijder een taak in een fase Groen pijl > verplaats een taak naar een andere fase Klik op nieuw, onderstaand scherm komt, waarna u een taak binnen een fase kunt aanmaken. Binnen de fase voorbereiding (links kant van het scherm) zijn in dit voorbeeld nu 5 verschillende taken aangemaakt, aan elke taak is een duur verbonden. Als u links een regel selecteert, zijn rechts de specificaties van deze (hoofd)taak binnen een fase zichtbaar. Door rechtsonder te klikken op de 3 punten veranderd de status van een taak. Onderstaand ziet u dat de eerste taak is afgehandeld en de tweede taak op running staat.
Aan de rechtse kant van het scherm kunt u binnen de hoofdtaak (binnen een fase) subtaken aanmaken. In onderstaande weergave ziet u dat we aan de taak bevestiging aan klant 4 subtaken hebben toegevoegd. Van deze 4 taken zijn er twee voltooid, de derde staat op running. Omdat van de subtaken er twee zijn voltooid staat het percentage gereed van de hoofdtaak op 50% en is de status running. Het aanmaken van subtaken(aan de rechtse kant) onder een hoofdtaak is niet noodzakelijk. Indien geen subtaken worden aangemaakt wordt automatisch de hoofdtaak welke onder de fase is aangemaakt overgenomen. Status wijziging van een hoofdtaak moet altijd aan de rechtse kan van het scherm plaats vinden. Aan een taak kunt u naar wens één of meerdere labels toevoegen, deze maakt u aan in onder het tabblad Labels
De aangemaakte labels worden direct na het intypen van een letter zichtbaar en kunnen aan een project worden gekoppeld. In de tabbladen Volgende fase en Langere termijn heeft u dezelfde mogelijkheden zoals hiervoor omschreven. In subtaken (rechtse kant) heeft u de mogelijkheid om met collega s te communiceren, documenten toe te voegen of opmerkingen te plaatsen. U kunt taken verplaatsen naar andere fases, maar ook naar taken backlog, hier kunt u (ook) nieuwe taken aanmaken om deze later in fases in te delen.
Indien een fase nog niet geheel is afgerond maar de tijd is verstreken zal Offective u vragen wat er met deze fase moet gebeuren. Eventueel openstaande taken op een fase worden mee verplaatst. Door te klikken op onderstaand plannings symbool kan van het project een Gantt weergave worden getoond.
Gant weergave van het project Door te klikken op het archiveer icoontje wordt een project afgesloten en verplaatst naar Afgeronde projecten. In het tabblad afgerond projecten kunt u een project verwijderen of weer activeren.