Release Notes CIRRO v4.0 voor Logo s en partnerorganisaties met een ondersteuningsaanbod voor Logo s November 2013
INHOUD Introductie... 3 1 Algemeen... 3 2 Actiestrategieën... 4 3 Projecten... 5 4 Netwerk... 8 5 Rapporten... 8 Pagina 2 van 9
Introductie In deze release notes voor vindt u informatie ten opzichte van de release versie 3.1. Het betreft informatie voor de gebruikers van het uitwisselingsplatform CIRRO over correcties en functionele wijzigingen, zoals verbeterde functionaliteit op gebied van de gebruiksvriendelijkheid. Enkele Rapporten die vanuit het dashboard gepubliceerd worden voor de diverse gebruikersgroepen werden geoptimaliseerd of vereenvoudigd. Ook een herwerkte versie van de handleiding versie 0.6 is beschikbaar op http://www.zorg-engezondheid.be/applicaties-ict/cirro/. De begrippen gebruikt in dit document worden toegelicht in het draaiboek. Hieronder vindt u de belangrijkste aanpassingen in deze nieuwe release 4.0 die samenvalt met de tweejaarlijkse onderhoudsrelease van CIRRO. 1 Algemeen Een aantal verbeteringen werden doorgevoerd voor het ingeven van projecten, het doorlopen ervan tot de status uitgevoerd en een optimaliseren van de verslaggeving. 1. Nieuwe schikking van de verslaggeving bij projecten Voor de Logo s zijn onderstaande verslagen beschikbaar: De volgende velden zijn van het hoofdscherm naar de verslaggeving verplaatst: Doelpubliek, setting en samenwerking Pagina 3 van 9
Actiestrategieën De verslaggeving Ondersteuningsmiddelen bij start en Ondersteuningsmiddelen bij einde werd vervangen door Feedback actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen. 2. De verslaggeving kan tijdens alle statussen verder aangevuld worden en kan vanaf de status in uitvoering ingediend worden. Bij elke wijziging in de verslaggeving wordt de datum Bewaard op bijgehouden en weergegeven. Bij de overgang naar de status uitgevoerd is alle verslaggeving verplicht in te dienen. Waarschuwingsboodschappen werden toegevoegd bij het indienen en bij het overgaan naar de status uitgevoerd. 2 Actiestrategieën Een actiestrategie moet niet meer in het hoofdscherm gekozen worden. Deze wordt vanaf versie 4.0 via de verslaggeving opgevraagd samen met de gebruikte ondersteuningsmiddelen. Bestaande actiestrategieën gelinkt met de gekozen actiefocus(sen) kunnen toegevoegd of verwijderd worden. Pagina 4 van 9
Opgelet: Bij het verwijderen worden ook de gelinkte ondersteuningsmiddelen verwijderd en bij het toevoegen worden de gelinkte ondersteuningsmiddelen toegevoegd. De ondersteuningsmiddelen staan standaard aangegeven als Nee : niet gebruikt in het project. Door deze aan te klikken met Ja worden deze als gebruikte ondersteuningsmiddelen opgenomen in de rapporten. Vanaf de status in uitvoering kan feedback actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen ingediend worden. Tot aan indiening kan deze feedback nog gewijzigd worden, vanaf indiening niet meer. Het indienen is verplicht om naar de status uitgevoerd te kunnen overgaan. 3 Projecten 1. Aanmaken project Projecten kunnen op verschillende manieren aangemaakt worden. Vanuit de knop Projecten is een uitvallijst beschikbaar met verschillende keuzes. 1) De gebruiker selecteert Nieuw project of Nieuw project via actiefocus creëren. Het systeem toont een scherm met velden om een nieuw project aan te maken. Bij het kiezen van Nieuw project via actiefocus worden de actiefocussen en actietypes getoond die aan uw organisatie zijn toegewezen. Bijvoorbeeld - Actiefocus AF TAD 1 - Preventie van gezondheidsschade door tabak, alcohol en drugs in het onderwijs en actietype (disseminatie) - Actiefocus AF GM BI 1 - Het ondersteunen, adviseren en informeren van onder meer professionelen uit de gezondheidszorg, preventieorganisaties en gemeentebesturen bij potentiële milieugerelateerde gezondheidsproblemen of incidenten veroorzaakt door factoren in het binnenmilieu en actietypes (disseminatie en ondersteuning). De naam en de beschrijving van de actiefocus worden overgenomen. Deze kunnen door de gebruiker gewijzigd worden naar een passende projectnaam en projectbeschrijving. Pagina 5 van 9
2) De gebruiker vult de velden in en bewaart de gegevens. De gebruiker heeft ook de mogelijkheid om te annuleren. 3) Het systeem controleert of alle verplichte velden werden ingevuld en bewaart het project als alle verplichte velden werden ingevuld. 4) Na het bewaren, maakt het systeem een project aan, met de status in opmaak. 2. Wijzigen project 1) De gebruiker laadt 1 of meerdere documenten op i.v.m. de problematiek en/of het project. 2) De gebruiker selecteert 1 (of uitzonderlijk 2) soorten acties (actietypes) bij 1 of meerdere actiefocussen. Een soort actie (actietype) hangt steeds onder een actiefocus. 3) CIRRO maakt per soort actie de rubriek Verslaggeving aan. De type verslagen krijgen automatisch de toestand Tijdelijk. De voortgangsstatus van een soort actie krijgt automatisch de status niet gestart. 4) De gebruiker kan de status van het project wijzigen. Nadien voert CIRRO een aantal controles uit. 5) Vanaf de status in uitvoering kan de gebruiker de voortgangsstatus van een soort actie (actietype) wijzigen van niet gestart naar gestart en daarna naar beëindigd. Bij het wijzigen van de voortgangsstatus naar beëindigd controleert het systeem of alle verslagen werden ingediend. 6) De gebruiker kan wijzigingen bewaren. 3. Status project De status voorstel wordt geschrapt na de status in opmaak voor een eenvoudigere doorloop van de projecten. Een nieuw project in CIRRO zal in beginfase automatisch de status in opmaak krijgen en die startdatum wordt ook bijgehouden. Een actiefocus moet gekozen worden zodra het project gewijzigd wordt en kan dan terug bewaard worden in de status in opmaak of naar de status ingepland. Bij elke wijziging van projectstatus wordt de datum door CIRRO bijgehouden. Hieronder vindt u een overzicht van het geactualiseerde balkje met de tooltips. Project in opmaak Project is enkel zichtbaar voor eigenaar Eigenaar kan het project nog wijzigen of verwijderen (via prullenmand rechts in projectlijst) Pagina 6 van 9
Naam, beschrijving, problematiek en evaluatie invullen. Deze kunnen t/m status in uitvoering aangevuld of gewijzigd worden. Naam en beschrijving zijn verplichte velden. Eventueel Documenten toevoegen (meer informatie of toelichting over problematiek) Actiefocus samen met actietype toevoegen aan project (bij voorkeur één actiefocus en één actietype). Minimum één om naar status ingepland over te gaan Indien toestemming van het agentschap nodig is (aanvraag eigen actiefocus of actietype anders dan disseminatie), moet het project op deze status blijven staan Project ingepland Project is zichtbaar voor alle CIRRO-gebruikers Documenten (over problematiek of met meer info) kunnen toegevoegd worden. Documenten zijn verplicht in pdf toe te voegen. Wijziging is mogelijk t/m in uitvoering Verslagen 1. Bijkomende informatie, 2. Bereik/adoptie, 3. Feedback actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen, 4. Feedback ervaringen kunnen tijdelijk ingevuld worden, wijziging blijft mogelijk Mogelijkheid om bestaande actiefocus(sen) toe te voegen indien passend voor het project Project in uitvoering Verslagen 1. Bijkomende informatie, 2. Bereik/adoptie, 3. Feedback actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen, 4. Feedback ervaringen kunnen ingediend worden. Wijziging is niet meer mogelijk na het indienen van een verslag Mogelijkheid om bestaande actiefocus(sen) toe te voegen indien passend voor het project Bij de overgang van in uitvoering naar uitgevoerd moeten alle verslagen voor elk actietype gefinaliseerd en ingediend worden Na overgang naar uitgevoerd zijn geen wijzigingen meer mogelijk Project uitgevoerd Verslag 1. Bijkomende informatie ingediend Verslag 2. Bereik/adoptie ingediend Verslag 3. Feedback actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen ingediend Verslag 4. Feedback ervaringen ingediend Er zijn geen wijzigingen meer mogelijk Pagina 7 van 9
Project afgebroken Afbreken is mogelijk bij projecten ingepland of in uitvoering Verantwoorden waarom een project deze status krijgt, dit onder de vorm van vrije tekst. Belangrijk: het verwijderen van een actiefocus is niet mogelijk. Het is immers belangrijk goed doordacht een project op te zetten. Een project is een geplande actie met referentie naar één of meerdere actiefocussen. Waar mogelijk wordt een project slechts aan één actiefocus gekoppeld. De koppeling aan meerdere actiefocussen dient de uitzondering te zijn aangezien men zich de vraag kan stellen of een project dat verschillende focussen heeft, eigenlijk geen verschillende projecten zijn in plaats van één. In de status in opmaak kan een project nog verwijderd worden en terug ingebracht met de correcte actiefocus of mits het opgeven van een reden is een project afbreken mogelijk vanaf de status ingepland. 4 Netwerk Bij het toevoegen van interne en externe contacten in het netwerk of bij het toevoegen van contacten via het verslag Bereik/Adoptie wordt een controle uitgevoerd op het bestaan en de correctheid? van het e-mailadres. 5 Rapporten De rapporten worden vanuit een apart softwarepakket, het dashboard, gepubliceerd. Ze zijn beschikbaar voor de gebruikers in Excel en in pdf. In de Excel-rapporten kunnen bewerkingen gebeuren en kan gefilterd en gesorteerd worden naar wens. Actueel zijn dit volgende 7 rapporten : Pagina 8 van 9
De volgende rapporten werden geoptimaliseerd of vereenvoudigd: 1) Projecten opgezet door Logo Een werkblad werd toegevoegd met een lijst met de unieke projecten : analyse_unieke projecten-4. De projecten worden weergegeven per actietype, bv. disseminatie of ondersteuning in compact-5. 2) Actiefocussen actietypes actiestrategieën Een werkblad werd toegevoegd met een lijst met de unieke actiefocussen: analyse_uniekeaf-3 3) Overzicht ondersteuningsmiddelen per eigenaar Een werkblad werd toegevoegd met de niet gegroepeerde ondersteuningsmiddelen waarin gesorteerd kan worden: analyse-2 4) Overzicht ondersteuningsmiddelen per actiefocus Een werkblad werd toegevoegd met de niet gegroepeerde ondersteuningsmiddelen waarin gesorteerd kan worden: analyse-2 5) Overzicht ondersteuningsmiddelen per actiestrategie Een werkblad werd toegevoegd met de niet gegroepeerde ondersteuningsmiddelen waarin gesorteerd kan worden: analyse-2 6) Dekkingsgraad theoretisch netwerk per organisatiegroep Voor elk project worden een overzichtstabel, grafiek en een detail met de bereikte preventieorganisaties weergegeven samen met de aangegeven adoptie. Ook de input voor het veld uitleg in de verslaggeving Bereik/Adoptie wordt weergegeven in de kolom Opmerking. Nieuwe rapporten zijn in voorbereiding, bv. feedback over de gebruikte ondersteuningsmiddelen. Pagina 9 van 9