Beleidsplan Tennisclub Tegenbosch versie 2013.2 20 okt 2013 Inleiding 1. Doelstelling en visie Doelstelling vereniging: (zie Statuten) het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de KNLTB. Visie: Tegenbosch is een zeer gezellige vereniging met een open uitstraling. Bij de vereniging spelen vooral recreatief ingestelde tennissers die allemaal op hun manier een bijdrage leveren aan de vereniging. 2. Beleidsbepaling Het beleid wordt bepaald door het Bestuur en de Algemene ledenvergadering van de vereniging, binnen de kaders van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Beleidbepaling kun je doen in een rollende jaarlijkse uitvoering van de 4-jaren planningscyclus : bepaal de beleidsgebieden: onderhoud de organisatiestructuur om aan doel/visie van de vereniging inhoud te geven, in deze structuur worden de noodzakelijke beleidsgebieden van de vereniging geadresseerd bepaal per beleidsgebied een (deel)doel/visie voor dat beleidsgebied bepaal per beleidsgebied een (realistische) keuze ("nadruk", wens) voor de komende 4 jaar ("wat willen we op dit gebied"), evalueer wat de invloed van vorige keuzen is geweest en projecteer de voorgestelde keuze naar de toekomst ("wat zal het effect zijn in de komende 4 jaar"). Dit samen noemen we "het beleid". leid per beleidsgebied uit de vastgelegde keuze (het beleid) een aantal gewenste activiteiten af voor de komende 1-2 jaar, stel de bijbehorende begroting (wensen) vast ("wat moet je doen om de voorgestelde keuze waar te maken") weeg de verschillende beleidsgebieden tegen elkaar af op verenigingsniveau en bepaal prioriteiten ("wat doen we wel en wat niet"), stel richtlijnen voor de verenigingsbegroting voor het komende jaar vast. Deel I - Organisatie 3. Huidige Beleidsgebieden en doel/visie per beleidsgebied De onderstaande Beleidsgebieden zijn overgenomen uit de Special 2013 en passen op de daarin genoemde organisatiestructuur. In het verleden hadden we nog andere beleidsgebieden, zoals b.v. fusie HTCC-HTCE, bouw nieuw clubhuis, verhuizing, etc. In de toekomst kunnen nieuwe beleidsgebieden worden toegevoegd en/of oude verwijderd. Ieder beleidsgebied is toegewezen aan een bestuurslid. 1. Algemeen (bestuur c.q. voorzitter, secretaris of penningmeester): Doelstelling vereniging: het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de KNLTB. Visie: Tegenbosch is een zeer gezellige vereniging met een open uitstraling. bij de vereniging spelen vooral recreatief ingestelde 1
tennissers die allemaal op hun manier een bijdrage leveren aan de vereniging, binnen de vereniging is een goede organisatiestructuur die bijdraagt aan de positieve interne communicatie a. Algemene zaken, secretariaat, financiële sturing en administratie: doel/visie: ontplooien van alle activiteiten die nodig zijn om de doelstelling en de visie van de vereniging te realiseren, regelen van de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, onderhouden van een organisatiestructuur die aansluit op de noodzakelijke beleidsgebieden en die de uitvoerende organen (commissies) coördineert. b. PR / Externe contacten: doel: initieren en onderhouden van alle contacten met externe partijen die bijdragen aan het realiseren van de doelstelling en de visie van de vereniging, promoten van de (naamsbekendheid van de) vereniging t.b.v. ledenbehoud en -aanvulling, begeleiden van de leden van Bestuur en commissies bij hun externe contacten, visie: creëren van een open uitstraling. c. Vrijwilligers coördinatie en stimulering: doel: onderhouden van algemene contacten met vrijwilligers in de vereniging, behandel hun vragen en opmerkingen, onderzoeken hoe vraag en aanbod van vrijwilligers het beste op elkaar kan worden afgestemd, samenbrengen van de "vraag naar vrijwilligers" vanuit de uitvoerende commissies en het "aanbod van vrijwilligers", visie: tennissers die allemaal op hun manier een bijdrage leveren aan de vereniging, de betrokkenheid van de leden is groot en er heerst een duidelijke voor en door leden cultuur. d. Leden coördinatie: ledenadministratie, ledenbehoud, ledenwerving: doel: ontplooien van alle activiteiten die nodig zijn voor behoud en aanvulling van het leden bestand, bijhouden van een administratie van alle leden, welkom heten van nieuwe leden, regelen dat alle leden lid zijn van de KNLTB, verzorgen van de ledenpasjes, handhaven van de algemene orderegels, vaststellen van het baanreglement, regelen van de introductie van niet-leden, bijhouden van statistieken over de ledensamenstelling van de vereniging t.b.v. bestuur en commissies, visie: creëren van een gezellige vereniging met open uitstraling van vooral recreatief ingestelde tennissers die bereid zijn hun bijdrage aan de vereniging te leveren. e. Sponsoring: doel: een bijdrage leveren aan de financiering van de vereniging door het initiëren en onderhouden van contacten met sponsoren en potentiële sponsoren van de vereniging, visie: de vereniging is financiëel gezond en wil niet afhankelijk zijn van sponsoring, sponsoring op het park moet bijdragen aan de gewenste uitstraling van het park. i. PR: doel: communiceren in brede zin van het bestaan, de doelstellingen en de visie van de vereniging om de bekendheid van de vereniging te vergroten, om verbindingen te leggen met bedrijven en om potentiële sponsoren op de vereniging te attenderen. ii. Sponsorcontacten en exposure: doel: versterking/verhoging van de naamsbekendheid van de sponsor via de vereniging en het verlenen van geldelijke steun of steun in natura aan de vereniging, 2
sympathieke associatie met Tegenbosch voor b.v. werknemers en klanten, mogelijkheid voor sponsor om via Gilde Ondernemers Eindhoven Tegenbosch (GOET) nieuwe zakenrelaties te ontmoeten, een ontmoetingsplek om met andere sponsoren actuele onderwerpen te bespreken. 2. Tennis: doel: coördineren van alle tennisactiviteiten binnen de vereniging, creëren van een goed inzicht in de baanbezetting en hier proactief mee omgaan, visie: de vereniging bestaat uit vooral recreatief ingestelde tennissers, die toch ook wel in wedstrijdverband willen spelen. a. Technische Commissie: doel: organiseren van deelname aan de KNLTBcompetities, organisatie van de Clubkampioenschappen voor Senioren leden, visie: leden in een ontspannen sfeer gelegenheid geven tot wedstrijdspelen. b. Interne Competitie senioren: doel: organiseren van een interne competitie voor seniorleden van de vereniging, visie: gelegenheid geven voor het spelen van wedstrijden en het toetsen van de onderlinge sterkte. c. Open toernooien: doel: organiseren van toernooien open voor deelname van alle leden van de KNLTB, visie: de toernooien verlopen in een gezellige en sportieve sfeer. d. Hussel Senioren: doel: bevorderen van onderlinge contacten voor alle leden d.m.v. het spelen van partijen in wisselende samenstellingen, bevorderen van integratie van nieuwe leden in de vereniging. e. Senioren-60+: doel: organiseren van activiteiten voor de oudere leden, m.n. de leden die overdag kunnen spelen, visie: mensen in beweging houden en toetsing van het eigen kunnen t.o.v. andere clubleden mogelijk maken. f. Trainingen: doel: beschikbaar stellen van trainingen voor alle leden van de vereniging, georganiseerd door de tennisschool. g. Eendaagse toernooien: doel: organiseren van 1-dagstoernooien binnen de vereniging om de contacten tussen leden en de gezelligheid te bevorderen. 3. Park & Paviljoen: doel: zorgdragen voor een goede en adequate accomodatie voor alle activiteiten van de vereniging, visie: het park en paviljoen is uniek in de omgeving en is de belangrijkste factor voor de uitstraling van de vereniging, zelf beheren en onderhouden kan veel geld besparen voor de vereniging. a. Beheer Park en Paviljoen: doel: het verblijf op het park zo aangenaam mogelijk maken, beheer van park en paviljoen, verzorgen van de techniek op het park en in het paviljoen (reparaties, vervangingen, vernieuwingen), coördinatie van het dagelijks onderhoud met de Gemeente, regelen van het gebruik van de banen (baanreglement), sleutel- en toegangsbeheer van park en paviljoen, baanschema's invoeren in het baan-reserveringssysteem, beheer van de speeltoestellen, arbo en veiligheid 3
b. Bar & keuken: doel: zorgen voor een goede cafetaria-voorziening t.b.v. leden en bezoekers van het park aansluitend en ondersteunend aan de activiteiten van de vereniging, regelen van de bevoorrading (inkoop), regelen van het schoonmaken en van het onderhouden van apparatuur in keuken en bar, regelen van de bediening aan de bar en in de keuken door leden, toezicht op het volgen van gedragsregels over alcoholgebruik en openingstijden zodat we voldoen aan de horecawet. 4. Jeugd: doel: organiseren van activiteiten voor de jeugdleden op het gebied van tennis en ontspanning, visie: jeugdleden gelegenheid geven om tennis te leren en te leren spelen op eigen niveau, jeugdleden keren na definitieve vestiging terug bij de vereniging waar ze het naar hun zin hebben gehad. a. Externe competitie jeugd: doel: organiseren van de deelname door jeugdleden aan de KNLTB competities voor junioren en aan wedstrijden met jeugdleden van andere verenigingen. b. Clubkampioenschappen jeugd: doel: organisatie van een intern toernooi voor de juniorleden van de vereniging. c. Ouder-kindtoernooi: doel: bevorderen van het samenspelen van senioren en junioren. d. Trainingen jeugd: doel: beschikbaar stellen van trainingen voor alle jeugdleden van de vereniging, georganiseerd door de tennisschool. e. Evenementen jeugd: doel: organiseren van activiteiten binnen de vereniging of samen met andere verenigingen die de contacten tussen jeugdleden en de gezelligheid bevorderen. 5. Interne communicatie en evenementen: doel: coördineren van de intern gerichte communicatie binnen de vereniging, visie: de vereniging heeft een open uitstraling, binnen de vereniging is een goede organisatiestructuur die bijdraagt aan de positieve interne communicatie. a. Interne communicatie: doel: informatie verstrekken over de vereniging d.m.v. website, nieuwsbrief, TV-krant in het clubhuis en de Special, visie: de leden zijn goed op de hoogte van de activiteiten binnen de vereniging en kunnen via internet en op het park precies zien wanneer banen vrij zijn en wat de wachttijden zijn. b. Evenementen: doel: organiseren van activiteiten binnen de vereniging die de contacten tussen leden en de gezelligheid bevorderen, organiseren van non-tennis activiteiten voor leden 4
Deel II - Beleidsplan 2014-2017 4. Evaluatie In de afgelopen jaren heeft het Bestuur een jaarlijkse evaluatie van de keuzen en speerpunten van het Beleidsplan gehouden en deze keuzen en speerpunten bijgesteld in overleg met de ALV. Dit jaar heeft het Bestuur voor een andere aanpak gekozen en een aantal vragen gesteld die in een interviewrondje met de Commissies zijn besproken. Deze vragen zijn: De Gemeente Ehv rekent de komende 4 jaar 5% huurverhoging per jaar voor banen en accomodaties. Dit betekent over 4 jaar tussen 15K en 20K extra kosten per jaar. Hoe vangen we die extra kosten op. Het ledenaantal daalt de laatste jaren ieder jaar licht. We zitten nu op ca. 950 leden, dat is minimaal voor 12 banen. Hoe buigen we die trend om. Hoe staan we tegenover verhuur van banen en clubhuis door Tegenbosch aan scholen, bedrijven en particulieren. Vanuit de club is zijn in het afgelopen jaar wisselende commentaren gehoord over deze verhuur. In een interviewronde met vertegenwoordigers van de Commissies is besproken wat hun ambities waren en welke problemen de Commissies ondervinden bij het uitvoeren van hun taken om die ambities te bereiken en wat de Commissies denken te kunnen bijdragen aan de vragen van het bestuur. Problemen die de Commissies ondervinden bij het waarmaken van de doelstellingen zoals weergegeven in Deel I - Organisatie: Alle commissies kunnen te weinig vrijwilligers vinden om hun commissie naar hun wensen te bemannen of het toegewezen takenpakket adequaat te kunnen uitvoeren. Soms leveren frequente wisselingen in de bezetting van commissies problemen op. Soms zijn de profielen van de wel beschikbare vrijwilligers niet helemaal passend voor het uit te voeren takenpakket. Voor toegangsbeheer en baanreservering zijn er te weinig beheerders en is er te veel administratie, daardoor bereiken we een te laag en te onnauwkeurig niveau. Bij de hussel is er toch vaak een vaste groep van bezoekers, weinig nieuwelingen. Daardoor wordt de doelstelling "integratie van nieuwe leden" niet goed gehaald. Er is te weinig toezicht op de bardiensten. De timing van competities en evenementen kan niet altijd kloppend worden gemaakt, b.v. er is vraag naar najaarscompetitie, maar deze botst ook in tijd met WDWC, DEN en het Ouder-kind toernooi. De komende verschuivingen in de jeugdcompetities door de KNLTB gaan baancapaciteitsproblemen opleveren op zondag. Jeugd in het algemeen heeft heel veel bezigheden, daardoor is de deelname aan evenementen wisselend. Soms is het onduidelijk waarom de deelname aan jeugdevenementen plotseling toe- of afneemt. Jeugdleden wisselen veel. 5
Per jeugdevenement/toernooi is er vaak te weinig deelname in een leeftijdscategorie om die leeftijdscategorie te spelen of interessant te maken voor de verschillende sterktes. Door de organisatie van Tegenbosch, waarin iedere commissie met een eigen begroting en eigen beleid werkt, is totale sponsoring top-down niet door te voeren (b.v. hoofdsponsor Dunlop wilde meer exposure en team aankleding, maar dat is niet te organiseren). Daardoor ook worden voor evenementen meestal fragmentarische verzoeken voor gadgets gedaan i.p.v. een duidelijke lijn in de sponsoring neer te zetten. Verschil van inzicht tussen de open Toernooicommissie en het Bestuur over het concept van het Open Enkel-toernooi en over het invoegen van een 35+categorie in het Open Toernooi heeft geleid tot het opstappen van 5 leden van de Open Toernooi Commissie. Er is nu dringend aanvulling nodig in mankracht. 5. Strategische vragen De strategische vragen moeten door het Bestuur van de vereniging worden beantwoord en vastgelegd. De commissies die met de betreffende uitvoeringsproblemen zijn geconfronteerd, mogen voorstellen doen, maar zijn niet bevoegd tot besluitvorming op beleidsniveau, tenzij het Bestuur dit expliciet aan hen heeft gedelegeerd. Uit de interviewronde kwamen ook vraagpunten t.a.v. het te volgen beleid in de komende jaren. Aan een vergadering van vertegenwoordigers van alle Commissies zijn een aantal van deze vraagpunten voorgelegd in een zgn. brainstorm. Onderstaand zijn de uitkomsten uit de brainstorm weergegeven en de conclusies van het Bestuur daarover. Vraagpunt 1: moeten we een eigen bijdrage vragen voor deelname aan interne evenementen (wel/niet, hoeveel dan, altijd of niet altijd, wanneer wel, wanneer niet, etc.) Commissies: Een eigen bijdrage vragen van de deelnemers is alleen acceptabel als je iets extra's aanbiedt (bv. een lunch) of voor verbruik door alleen deze deelnemers (bv. ballen). In het algemeen "hoort het bij de club" om interne evenementen te organiseren en mag de eigen bijdrage geen drempel vormen om mee te doen. Conclusie Bestuur: Het bestuur is het eens met de Commissies. Vraagpunt 2: mag de Sponsor Commissie afspraken maken voor reclame uitingen over de gehele club en meerdere evenementen heen (reclame op doeken en borden langs de banen, sponsoruitingen op alle evenementen, ook als dat het eigen budget van de commissies raakt, etc.) Commissies: Evenementensponsoring moet mogelijk blijven, maar als je geen geld hebt dan moet je de idealen en uitgangspunten bijstellen. Echter, een sponsor is tijdelijk, je moet voorkomen dat je grote omstelkosten krijgt als de sponsor afscheid neemt. Conclusie Bestuur: 6
Het bestuur vindt de goede uitstraling van het park nog steeds een belangrijke waarde. Tijdens evenementen zou er ruimte moeten zijn om op gepaste wijze aandacht te geven aan sponsoruitingen. De financieel toegevoegde waarde moet in verhouding staan tot de aantasting. Op plaatsen waar niet echt sprake is van hinderlijke aantasting van de uitstraling van het park zou meer ruimte geboden kunnen worden aan sponsoruitingen. In overleg met de sponsorcommissie moeten door organisatoren van evenementen nadere afspraken gemaakt worden over door de wijze waarop sponsoring van de evenementen meer tot haar recht kan komen. Commissies moeten bij het organiseren van evenementen/toernooien zelf de mogelijkheid hebben om sponsoring te vinden. Dit in overleg met de sponsorcommissie. Vraagpunt 3: verhuur van banen en accomodatie op daluren (wat zijn daluren, wanneer zeg je nee, sportdagen van scholen, barbezetting wel/niet, etc.) Commissies: Verhuur van banen aan particulieren, scholen en bedrijven in daluren is OK. Analyseer op het inhangsysteem wat daluren zijn (let daarbij ook op jeugdtrainigen en jeugdactiviteiten) en regel een bardienst daarbij wanneer dat afgesproken of profijtelijk is. Communiceer de afgesproken regeling per geval goed, zodat toevallig aanwezige leden deze ook kennen. Conclusie Bestuur: Het bestuur is het ermee eens dat in principe alleen in daluren verhuur aan derden aan de orde kan zijn. In uitzonderingsgevallen zal bij het kunnen genereren van substantiële inkomsten hierop een uitzondering gemaakt kunnen worden. Hierover zal vroegtijdig gecommuniceerd worden. Het gebruik van banen door Prinsejagt zal volgens de zelfde principes gaan. Dit houdt in dat alleen wanneer er vrije banen bij Tegenbosch verwacht worden, er van verhuur aan Prinsejagt sprake kan zijn. Vraagpunt 4: moeten we een verplichte bardienst voor leden invoeren met de mogelijkheid van afkoop (hoe ga je andere vrijwilligers behandelen, etc.) Commissies: Niet doen. Probeer veel meer vrijwilligers te werven voor de bardiensten. Maak eventueel een mix van betaalde en onbetaalde bardienst, b.v. wel betalen voor bardiensten op externe competitiedagen en toernooien. Onderzoek of het verpachten van de bar voor een vast bedrag mogelijk zou zijn. Conclusie Bestuur: We willen het probleem van het beschikbaar hebben van voldoende vrijwilligers niet onderschatten, maar we handhaven graag het principe van vrijwillige bardienst. Door middel van een persoonlijke benadering van alle seniorleden zal nagegaan worden of hiervoor op de lange termijn voldoende potentieel beschikbaar is. Voor barbezetting bij evenementen en op momenten dat er bij de competitiewedstrijden geen vrijwillige bardienst voorhanden is, zal of afgezien worden van het invullen van de bardienst dan wel middels een vergoeding de bardienst alsnog ingevuld worden. Verpachten van de bardienst wordt vooralsnog niet als optie onderzocht. 7
Vraagpunt 5: kunnen we de barzaken anders inrichten (gratis consumpties afschaffen, inkoop bij kleinere groothandels vs sponsoring, assortiment en openingstijden uitbreiden, assortiment afhankelijk van evenementen, etc.) Commissies: Gratis consumpties voor vrijwilligers en commissies handhaven. Monitor wat evenementen aan baromzet opbrengen per evenement en over de jaren heen. Inkoop bij kleinere leveranciers is te bewerkelijk en brengt niet genoeg op. Op competitiezaterdagen en -zondagen de keuken openen en alle leveringen via de keuken laten lopen (niet meer zelf meebrengen en klaarmaken). Onderzoek of een "forse uitbreiding" van de diensten en het assortiment mogelijk is. Conclusie Bestuur: Inkoop bij enkele grotere leveranciers verdient de voorkeur. Wel wordt een concurrentie analyse om het jaar wenselijk geacht. We willen de servicegraad van de bar verhogen door tijdens meer momenten het assortiment van de keuken uit te breiden. Vooralsnog leidt dit er niet toe dat teams tijdens de competitie verplicht worden hun etenswaren via de vereniging te betrekken. Vraagpunt 6: moeten we een fusie met Prinsejagt gaan voorbereiden (wel/niet, welke vormen van samenwerking, welk trainersbedrijf, welke baansoort(en), welke condities stellen, etc.) Commissies: Maak je eigen keuzes en bepaal je eigen uitgangspositie. Monitor wanneer het opportuun wordt en neem dan pas actie. De culturen van beide clubs zijn te verschillend. De gefuseerde club wordt te groot om te besturen. Maar misschien worden we door de dalende ledenaantallen toch op den duur gedwongen. Voor de jeugd geldt: Samenwerking met Prinsejagt verloopt nu stroever dan die met Bokt De trainers willen nu niet samenwerken, toch moet je bij fusie naar 1 tennisschool toe. Als je in de voorbereiding 1 gezamenlijke tennisschool zou maken, waar zijn de jeugdleden dan lid? Het profiel van de jeugd in Tegenbosch en Prinsejagt is verschillend. Jeugd moet je in de eigen club houden. Alleen sterkeren gaan in een andere club trainen en competitie spelen, maar blijven vaak nog lid van Tegenbosch/bij hun ouders. Conclusie Bestuur: Een fusie met Prinsejagt is geen doel. Pas wanneer het uit te rollen actieplan tennis (zie speerpunten in hfdst 6) onvoldoende soelaas biedt voor het op peil houden van het ledenbestand zal actief op het onderzoeken van de fusieoptie ingezet worden. 8
6. Beleidsplan 2014-2017 Het Bestuur wil voor de komende 4 jaar (2014-2017) een aantal speerpunten aangeven waaraan in de komende tijd aandacht zal worden geschonken. Voor deze speerpunten zal zonodig een plan gemaakt worden. Uit de interviewronde en de brainstorm met de Commissies werden de volgende punten als mogelijkheden aangegeven. Financiën. o De jaarlijkse huurverhoging van de Gemeente Ehv opvangen door 5% verhoging van de contributie per jaar o Onderzoek of vermindering van energieverbruik mogelijk is door het inzetten van LED-verlichting en/of zonnepanelen Ledenbehoud. o Werving zwaarder aanzetten o Toekomstig ledenbehoud waarborgen o Onderzoek of de instelling van een ombudsman/-vrouw zinvol is Bar. o Het assortiment uitbreiden en serviceniveau verhogen, alleen bij evenementen o De Bardiensten op competitie-zaterdagen en -zondagen anders inrichten. Onderzoeken of hierdoor eventuele extra kosten worden veroorzaakt en of deze kunnen worden betaald uit een verhoging van de competitiebijdrage. o Streven naar voldoende dekking voor de kosten van exploitatie van het paviljoen o Het toezicht op de bardiensten verbeteren Verhuur van banen en evenementen in de daluren organiseren o Een analyse uitvoeren naar daluren: welke tijden als daluren kunnen worden aangemerkt o De uitvoering van de verhuur beleggen in de organisatie van Tegenbosch o Bepalen in welke verhuurde tijden Bardiensten profijtelijk zijn en de Bardiensten voor deze verhuurde tijden regelen Sponsoring. o De uitgangspunten (exclusiviteit van de Sponsorcommissie, de gekozen contractvormen en de aankleding van het park) zijn goed: we willen niet afhankelijk worden van sponsoring en slechts bescheiden reclame uitingen en exposure voor sponsors bij evenementen o Niet alle segmenten van het sponsoring-beleidsplan werken goed, de uitvoering verbeteren o De hoofdsponsor gaat weg, bezinnen op werving van een nieuwe hoofdsponsor Organisatiestructuur Tegenbosch o De organisatiestructuur van Tegenbosch opnieuw bekijken o De wisselwerking tussen Bestuur en Commissies versterken. o De afstand tussen Bestuur en Commissies verkleinen 9
o Oplossingen zoeken voor het tekort aan vrijwilligers in de Commissies en de bardiensten o Het beheer van het toegangssysteem en van het baanreserveringssysteem ("gebruikersbeheer") beter beleggen in de organisatie o De Organisatiestructuur zoals in de Special 2013 is weergegeven, evalueren en zonodig aanpassen De inrichting van de totale tennisaccomodatie op Ehv-Noord bespreken met Prinsejagt als voorbereiding op het groot onderhoud over 4-5 jaar. o Uitgaan van 2 aparte verenigingen o Ervan uitgaan dat beide verenigingen hun eigen activiteiten plannen op eigen banen en eigen accomodatie. Alleen in noodsituaties kunnen we elkaar helpen in overflow. In samenhang legt het Bestuur de nadruk voor het Beleidsplan 2014-2017 op de volgende speerpunten. Het bestuur onderschrijft de doelstelling en visie nog steeds. Financiën. Om beide (doelstelling en visie) in de toekomst waar te kunnen maken met de huidige faciliteiten is een goede financiële huishouding noodzakelijk en deze staat onder druk. Om een sluitende begroting in 2014 en 2015 te kunnen presenteren t.g.v. de toenemende lasten (jaarlijks ca 5%) en afnemende sponsorinkomsten (eenmalig 5.000 euro) zal de contributie op basis van het geprognosticeerde ledenaantal met respectievelijk ca 6,5% (in 2014) en 5% (in 2015) toe moeten nemen. Ledenontwikkeling. Voor een gezonde exploitatie op de huidige locatie zijn ruim 800 senioren en 150 jeugdleden een noodzakelijke basis. Bij een totaal ledental onder de 900 is voor een gezonde exploitatie het afstoten van één baan noodzakelijk. Bij minder dan 850 leden is het afstoten van 2 banen noodzakelijk, bij minder dan 800 leden komt de totale exploitatie in het geding. Het bestuur stelt voor om de komende 2 jaar in samenwerking tussen de tennisschool, de commissies en met ondersteuning van de Gemeente en andere partners een actieplan tennis uit te rollen. Dit actieplan moet leiden tot een groei van het aantal leden door extra instroom en minder uitstroom. De doelstelling is om eind 2015 1100 leden ingeschreven te hebben. Is na deze extra inspanning het ledenaantal aan het eind van 2015 rond de 1000 leden, dan is een afname in de jaren daarna een haast logisch gevolg en zal daarop geanticipeerd moeten worden. Dalen we ondanks deze inspanningen royaal onder de 1000 leden dan is het onderzoeken van de toegevoegde waarde van een fusie noodzakelijk. Vrijwilligers. Binnen de visie van de vereniging leveren de leden allemaal een bijdrage aan het functioneren van de vereniging en een groot aantal daarvan via het doen van vrijwilligerswerk. Het bestuur constateert evenals de commissies dat het doen van 10
vrijwilligerswerk niet zo vanzelfsprekend meer is en er serieuze problemen zijn om het werk gedaan te krijgen. Het bestuur zet erop in het aantal vrijwilligers uit te breiden door een eenmalige benadering van alle seniorleden. Afhankelijk van het resultaat wordt geconcludeerd op welke wijze vrijwilligerswerk de basis kan blijven voor het functioneren van de vereniging. Het bestuur zal een werkgroep instellen die komt met een vragenlijst en de persoonlijke benadering invulling geeft. Kwaliteit van de dienstverlening vanuit de bar. Het bestuur vraagt de barcommissie aangevuld met kennis en kunde van buitenaf een voorstel te ontwikkelen voor de uitbreiding van het assortiment dat vanuit de keuken aan de leden en gasten aangeboden kan worden. Tevens wordt gevraagd de personele consequenties in beeld te brengen. Inkomsten buiten de contributie. Het bestuur is van mening dat er gestreefd moet worden om in de begroting structureel 10.000 euro aan neveninkomsten op te kunnen nemen. Extra inkomsten moeten voor alsnog niet als structureel beschouwd worden en daarom geen onderdeel van de jaarlijkse exploitatie uit gaan maken. Indien er extra inkomsten gegenereerd worden dan stelt het bestuur voor 50% daarvan te benutten voor extra aflossing t.b.v. het drukken van de vaste exploitatielasten en 50% te benutten voor het ontplooien van activiteiten die leiden tot ledenwerving en behoud. Organisatiestructuur. Het bestuur zal in overleg met de commissies en via het inwinnen van ervaringen elders nagaan of er reden is om de huidige organisatiestructuur te wijzigen. Inrichting tenniscomplex vanaf circa 2017. Over enkele jaren wordt grootschalig onderhoud van onze banen en die van Prinsejagt voorzien. Vroegtijdig hierop inspelen is van belang. Uitgaande van 2 zelfstandige verenigingen zal met Prinsejagt en de gebiedsbeheerder SEN nagegaan worden hoe de inrichting geoptimaliseerd kan worden en welke opties er voor de baansoorten na de renovatie zijn. 11
Bijlage 1 Registratie van Regels en Beleidsuitspraken 1. Datum: nov 2005 Besluit: Tegenbosch wordt een zomer- en wintervereniging Besluit is genomen door: ALV Argumentatie: als ondergrond op het nieuwe park is gekozen voor kunstgras, deze ondergrond laat ook wintertennis toe. Daarnaast hebben veel leden verklaard dat zij 's winters gebruik zullen maken van de banen wanneer deze mogelijkheid wordt ingesteld. Uitvoering: Bestuurslid: alle bestuursleden dienen de consequenties op hun gebied te bepalen Commissies: TC, IC, Jeugd, beheer Park&Paviljoen, Bar&Keuken Hoe: nader uit te werken: competities, opening clubhuis en bar, trainingen, financieel, etc. Wanneer: met ingang van de verhuizing naar Sportpark Woensel 2. Datum: xx-xx-xxxx Besluit: junioren doen niet mee aan de Clubkampioenschappen Senioren Besluit is genomen door: Technische Commissie Argumentatie: vermijden van onduidelijkheid die in de afgelopen jaren was ontstaan t.a.v. welke junioren wel en welke junioren niet worden uitgenodigd. Uitvoering: Bestuurslid: Tennis Commissies: TC en Jeugd Hoe: geen bijzonderheden Wanneer: met ingang van eerstvolgende Clubkampioenschappen Senioren 3. Datum: 1 juni 2008 Besluit: ledenstop voor senioren instellen bij 960 seniorleden (80 leden per baan) Besluit is genomen door: Bestuur Argumentatie: door het grote aantal seniorleden dat op doordeweekse avonden wil tennissen wordt de wachttijd te lang. Uitvoering: Bestuurslid: Secretaris en Penningmeester Commissie: Ledenadministratie Hoe: bij opzegging van leden checken of nieuwe leden kunnen worden toegelaten Wanneer: met onmiddellijke ingang 4. Datum: oktober 2013 Besluit: Voor interne evenementen worden geen eigen bijdrages van de deelnemers gevraagd, tenzij voor verbruik door alleen deze deelnemers (bijv. ballen) of als iets extra's wordt aangeboden (bijv. lunch). Besluit is genomen door: Bestuur Argumentatie: g.b. Uitvoering: commissies die interne evenementen organiseren. 12
5. Datum: oktober 2013 Besluit: Het bestuur vindt de goede uitstraling van het park een belangrijke waarde. Tijdens evenementen zou er ruimte moeten zijn om op gepaste wijze aandacht te geven aan sponsoruitingen. De financieel toegevoegde waarde moet in verhouding staan tot de aantasting. Besluit is genomen door: Bestuur Argumentatie: g.b. Uitvoering: Commissies die evenementen organiseren in overleg met de Sponsorcommissie. 6. Datum: oktober 2013 Besluit: Verhuur van banen en/of accomodatie aan derden kan plaatsvinden, maar alleen in daluren. In uitzonderingsgevallen zal bij het kunnen genereren van substantiële inkomsten een uitzondering gemaakt kunnen worden. Hierover zal dan vroegtijdig gecommuniceerd worden. Het gebruik van banen door Prinsejagt zal volgens de zelfde principes gaan. Besluit is genomen door: Bestuur Argumentatie: eigen leden dienen zo min mogelijk te worden gehinderd. Uitvoering: Bestuur of diegene die door het Bestuur gemachtigd is tot verhuur van banen en/of accomodatie. 7. Datum: oktober 2013 Besluit: Een verplichte bardienst wordt voor alsnog niet ingevoerd. Besluit is genomen door: Bestuur Argumentatie: We handhaven graag het principe van vrijwillige bardienst. Door middel van een persoonlijke benadering van alle seniorleden zal nagegaan worden of hiervoor op de lange termijn voldoende potentieel beschikbaar is. Voor barbezetting bij evenementen en op momenten dat er bij de competitiewedstrijden geen vrijwillige bardienst voorhanden is, zal of afgezien worden van het invullen van de bardienst dan wel middels een vergoeding de bardienst alsnog ingevuld worden. Uitvoering: Commissie Park&Paviljoen/Barcommissie. 13
Bijlage 2 Hoe gebruik je het Beleidsplan Je kunt het Beleidsplan op 2 manieren gebruiken: a. als leiddraad voor het beantwoorden van strategische vragen die opkomen en de voorbereiding vormen voor belangrijke beslissingen: in dit geval confronteer je de strategische vraag met de doelstellingen en visies in het beleidsplan en probeer je daarmee een antwoord op die vraag te geven. b. als registratiemiddel voor het registreren van argumenten waarom een bepaalde belangrijke beslissing is genomen: je registreert een aantal belangrijke beslissingen met de redenen waarom deze zijn genomen in het beleidsplan, daarmee kan je, b.v. bij discussies over bepaalde afspraken, over de jaren heen terugkijken naar waarom bepaalde zaken zo zijn afgesproken en of de argumenten daarvoor nog steeds geldig zijn. Hieronder volgen enkele voorbeelden van strategische vragen en de mogelijke beantwoording er van. Strategische vragen Strategische vragen zijn voorbereidingen op belangrijke beslissingen. Deze vragen kunnen door bestuur, door commissies of door de ALV worden gesteld. De strategische vragen moeten door het Bestuur van de vereniging worden beantwoord en vastgelegd. Bij een voorliggende belangrijke beslissing is het goed om eerst te proberen om de achterliggende strategische vraag te formuleren ("waarom willen we dat eigenlijk doen?"). Dat helpt om het probleem duidelijker te maken. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van strategische vragen. A. De baanbezetting 's avonds op werkdagen is erg hoog. Wat kunnen we daar aan doen? a. Welke spelers maken gebruik van deze avonden? Zijn dat alle senioren of zijn dat voornamelijk competitiespelers? b. Bij hoeveel seniorleden komt er een ledenstop/gaan we een wachtlijst hanteren? Gaat dat helpen voor de drukte op doordeweekse avonden? c. Kunnen mensen die overdag kunnen/willen spelen voorrang krijgen op de wachtlijst boven mensen die overdag niet kunnen spelen? d. Willen we een nieuwe ledencategorie "overdag-spelers" (die niet 's avonds spelen) in het leven roepen? B. Het aantal jeugdleden neemt sterk toe. Gaan we een jeugdledenstop/wachtlijst hanteren? C. Hoeveel banen kan de jeugdcompetitie op zondagmiddag krijgen? (Interfereert met de seniorcompetitie). Gaan we daarvoor het aantal inschrijvingen/teams van de seniorcompetitie beperken/terugnemen? D. Een tennisser van niveau 4 wil zich aanmelden als nieuw lid, maar vraagt direct lid te kunnen worden. Krijgt hij voorrang op de wachtlijst? Of krijgt hij advies om een andere vereniging van zijn sterkte te zoeken? Zou dit ook zo zijn als net de sterkste speler van het 1 e Team (ook een 4-speler) was vertrokken, en zonder aanvulling dat team niet meer in zijn klasse zou zijn te handhaven? 14
E. Krijgen ervaren spelers bij aanmelding als nieuw lid voorrang op de wachtlijst t.o.v. beginners? F. Een jeugdlid met veel talent groeit snel in sterkte en heeft vrijwel geen gelijkwaardige tegenstanders meer in de jeugd binnen Tegenbosch. Wat adviseren we hem om te doen: blijven en de jeugdcommissie gaat een zo sterk mogelijk team om hem heen zoeken?, of mee gaan doen in een seniorenteam van zijn sterkte? of overstappen naar een sterkere vereniging en daar deelnemen aan de trainingen en de jeugdcompetitie? G. Etc. Regels en overwegingen voor de beantwoording van de strategische vragen De strategische vragen moeten door het Bestuur van de vereniging worden beantwoord en vastgelegd. De commissies die met de betreffende uitvoeringsproblemen zijn geconfronteerd, mogen voorstellen doen, maar zijn niet bevoegd tot besluitvorming op beleidsniveau, tenzij het Bestuur dit aan hen heeft gedelegeerd. Leg de antwoorden vast als "regels" of "beleidsuitspraken" zodat deze later opnieuw kunnen worden bekeken (zie Bijlage 1). Ad A: Ad B: Ad C: verzamel statistieken over de ledensamenstelling, bepaal een aantal wenselijke categorieën, niet alleen leeftijden, maar ook sterkte, speelt competitie, kan overdag spelen, etc. verzamel statistieken over de avondbezetting, welke categorieën leden spelen dan bepaal verbanden tussen aantallen spelers per categorie in de vereniging en de baanbezettingen op verschillende dagdelen stel beleidsregels op voor maximale aantallen spelers in de vereniging, maxima per categorie, ledenstop, hantering van wachtlijst(en) wat zijn eigenlijk de beperkingen die een groter aantal jeugdleden veroorzaakt bij een ongeveer gelijkblijvend aantal senioren? Hogere baanbezetting 's morgens, 's middags, 's avonds, zaterdags, zondags? Hogere kosten voor de vereniging? Meer trainingsbanen nodig? etc. Zijn er verschillen in deze beperkingen per leeftijdscategorie binnen de jeugd? Verzamel statistieken die hierop aansluiten Stel beleidsregels op voor maximale aantallen per beperking. Dit is een vraag naar een verdeling van de banen tussen jeugdcompetitie, seniorencompetitie en niet-competitiespelers. Een achterliggende vraag is of er prioriteitsverschil is in de toekenning van banen tussen senioren- en jeugdcompetitie. Beantwoord deze vraag het eerst. Stel maximale aantallen banen per categorie vast en leid daaruit het maximale aantal teams per categorie af. Ad D: 15
Ad E: Ad F: In de vereniging staat gezelligheid en openheid voorop. Speelsterkte is dus geen prioriteitsargument. Dus achteraan aansluiten. Potentiële degradatie van het 1 e team is geen argument bij aanname van nieuwe leden. Je zou hem kunnen adviseren: In de vereniging zijn maar zeer weinig spelers van zijn sterkte aanwezig. Dat zal zijn keuze in gelijkwaardige tennismaatjes beperken. Als hij dat niet erg vind, mag hij best komen, maar als hij zo sterk mogelijk wil spelen, kan hij beter een andere vereniging kiezen. In de Doelstelling van de vereniging staat zowel "het doen beoefenen" als "het bevorderen" van de tennissport. Dus daaruit volgt geen prioriteitstelling. Andere argumenten bij prioriteitstelling zouden kunnen zijn: maximaal aantal competitieteams is bereikt, maximaal aantal trainingsbanen is bereikt, wil de aanmeldende speler vrijwilligersdiensten in de vereniging vervullen, zo ja op welk vaardigheidsgebied hebben we iemand nodig en welke vaardigheden heeft hij, etc. In de doelstelling van de vereniging staat "leden zijn vooral recreatief ingesteld", dus geen teams bouwen om mensen heen, die daar wellicht later toch weer uitgroeien. Een sterk groeiend jeugdlid in een stabiel seniorenteam, zal daar weer snel uitgroeien. De KNLTB staat de plaatsing van jeugdleden alleen toe in de Landelijke Competitie (niet in District Competitie), dus alleen in het voorjaar. Plaatsing in een seniorenteam lijkt dus geen oplossing, al helemaal niet als het leeftijdsverschil erg groot is. Bovendien past deze manier van beïnvloeding van de teamsamenstellingen niet in het huidige beleid van de TC. Bespreek met het jeugdlid (en zijn ouders) dat we hem niet langer op sterkte zullen kunnen plaatsen als hij kiest om te blijven. Als hij daarvoor kiest i.v.m. vrienden en bekenden binnen de vereniging, dan mag hij best blijven. Maar voor zijn ontwikkeling is het goed als hij toch (ook) lid wordt bij een vereniging waarin hij wel kan doorgroeien in sterkte binnen de jeugd. 16