Standard Operating Procedure STZ SOP: U9 Monitoren Distributielijst : STZ Datum : 15-10-2012 Revisiedatum : 15-10-2013 Veranderingen ten opzichte van eerdere versies Versiedatum Hoofdstuk Versiedatum Hoofdstuk Versiedatum 15-10-2012 Pagina 1 van 6
1. Doel Het beschrijven van de procedure en voorbereidingen die vooraf gaan aan een monitor bezoek op de onderzoekslocatie. Een monitor bezoek gebeurt in opdracht van de sponsor. Het doel van monitoren van klinisch onderzoek is om te controleren of: de rechten en het welzijn van de proefpersonen worden beschermd; de gegevens die uit het onderzoek worden gerapporteerd juist en volledig verifieerbaar zijn in de brondocumenten; de uitvoering van het onderzoek in overeenstemming is met het op dat moment goedgekeurde protocol, met GCP en met de relevante wettelijke vereisten. 2. Afkortingen, definities en termen CRF CCMO FU brief GCP METC PI SOP Case Report Form Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek Follow Up brief Good Clinical Practice Medisch Ethische Toetsingscommissie Principal Investigator Standard Operating Procedure Case Report Form: Een gedrukt, optisch of elektronisch document dat ontworpen is om alle volgens het protocol vereiste informatie die per proefpersoon aan de sponsor moet worden gerapporteerd in vast te leggen. CCMO: De CCMO is het overkoepelende orgaan van alle Medisch Ethische Toetsingscommissies in Nederland en de bevoegde instantie (competent authority) voor geneesmiddelenonderzoek. De CCMO waarborgt de bescherming van proefpersonen betrokken bij medisch-wetenschappelijk onderzoek, middels toetsing aan de daarvoor vastgestelde wettelijke bepalingen en met inachtneming van de voortgang van de medische wetenschap. Tevens fungeren zij als centraal toetsende commissie in specifieke gevallen. Follow Up brief: Dit is een brief waarin de monitor zijn bevindingen ten aanzien van zijn laatste monitor bezoek vermeldt. GCP: Een standaard voor het ontwerpen, opzetten, uitvoeren, monitoren, auditen, vastleggen, analyseren en rapporteren van klinisch onderzoek, die zeker stelt dat de gegevens en de gerapporteerde resultaten betrouwbaar en nauwkeurig zijn en dat de rechten, integriteit en vertrouwelijkheid van proefpersonen beschermd worden. METC: Een zelfstandig en onafhankelijk bestuursorgaan (instellings-, regionale, nationale of supranationale beoordelingsraad of commissie), bestaande uit medici, wetenschappers en niet-medici/wetenschappers, dat de verantwoordelijkheid heeft er voor te zorgen dat de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen in een onderzoek worden zeker gesteld. Deze bescherming moet openbaar worden gewaarborgd door onder andere het beoordelen van en een positief oordeel geven over het onderzoeksprotocol, de geschiktheid van de onderzoekers, de faciliteiten en de methoden en het materiaal dat zal worden gebruikt om het informed consent van de proefpersonen te verkrijgen en te documenteren. Monitoring / Monitoren: Het bewaken van de voortgang van een klinisch onderzoek, en van de uitvoering, het vastleggen van de gegevens en de rapportage hiervan conform het protocol, de Standard Operating Procedure (SOP's), Good Clinical Practice (GCP), en de relevante wettelijke vereisten. Versiedatum 15-10-2012 Pagina 2 van 6
Monitoring Report / Monitor-rapport: Een schriftelijk verslag van de monitor aan de sponsor na elk bezoek aan de onderzoekslocatie, en/of een andere vorm van communicatie in verband met het onderzoek conform de SOP's van de sponsor. Onderzoekslocatie: De locatie(s) waar onderzoeksactiviteiten plaatsvinden. Principal Investigator (PI; hoofdonderzoeker): De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie. De onderzoeker die landelijk verantwoordelijk is voor de studie wordt de CCI (country co-ordinating investigator) genoemd. Als een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie door één team van personen wordt uitgevoerd dan is de hoofdonderzoeker de verantwoordelijke teamleider en zijn de overige onderzoekers sub-investigators. Protocol: Een document waarin doelstelling(en), opzet, methodologie, statistische overwegingen en organisatie van een onderzoek staan beschreven. Het protocol beschrijft doorgaans ook de achtergrond van en de verantwoording voor het onderzoeksproject, maar deze kunnen ook in de andere documenten, waarnaar in het protocol wordt verwezen, zijn opgenomen. In het ICH GCP richtsnoer verwijst de term protocol zowel naar protocol als naar protocolamendementen. Sponsor/verrichter: Een persoon, bedrijf, instelling of organisatie die de verantwoordelijkheid neemt voor het initiëren, organiseren en/of financieren van een klinisch onderzoek. In de WMO spreekt men van verrichter als zijnde diegene die opdracht heeft gegeven voor de organisatie en/of uitvoering van een klinisch onderzoek. Standard Operating Procedure (SOP): Dit zijn gedetailleerde schriftelijke instructies om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. 3. Verantwoordelijkheden Hieronder worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen met betrekking tot deze STZ SOP U9 'Monitoren' benoemd. Monitor is eindverantwoordelijk voor: de correcte uitvoering en documentatie van het onderzoek, overeenkomstig de eisen van de sponsor, en zoals beschreven staat in Richtsnoer voor Good Clinical Practice", 5.18.4; het identificeren van eventuele problemen en het aanreiken van mogelijke oplossingen; de indiening van een schriftelijk verslag bij de sponsor na ieder bezoek aan de onderzoekslocatie of na ieder ander contact betreffende het onderzoek; trainingen op de onderzoekslocatie; de onderzoekslocatie voorzien van materialen. Principal Investigator is eindverantwoordelijk voor: de nauwkeurigheid, volledigheid en leesbaarheid van de gegevens in de CRF's en in alle vereiste rapporten; het geven van directe inzage in alle aan het onderzoek gerelateerde documenten op verzoek van de auditor, monitor, METC of andere bevoegde autoriteit; beschikbaarheid om eventuele vragen van de monitor te beantwoorden of bevindingen toe te lichten; het faciliteren van training voor medewerkers en naleving van deze procedure; Investigator Site File; beantwoorden van vragen (queries); alle medische beslissingen; werken volgens protocol. Versiedatum 15-10-2012 Pagina 3 van 6
Researchverpleegkundige is verantwoordelijk voor: (Indien functie beschikbaar binnen specialisme, zo niet dan is PI verantwoordelijk voor onderstaande) het organiseren en afhandelen van de monitor visite; het ontvangen en begeleiden van de monitor; de beschikbaarheid van alle relevante brondocumenten en CRF s tijdens het bezoek van de monitor; het informeren van de monitor m.b.t. de afspraken en regels rond de monitor visite; het tijdens de monitor visite op afroep beschikbaar zijn; beantwoorden van vragen (queries). Sponsor / verrichter is eindverantwoordelijk voor: adequaat monitoren van het onderzoek; aanstelling van monitors; het bepalen van de mate, aard en frequentie van het monitoren. (Dit wordt gebaseerd op overwegingen zoals het doel, de reden, de opzet, de complexiteit, de blindering en de omvang van het onderzoek). 4. Stroomdiagram 5.1 Plannen van monitor bezoek op initiatief sponsor 5.2 Voorbereiding monitor bezoek 5.3 Monitor bezoek 5.4 Bespreek monitor bevindingen 5. Werkwijze 5.1. De monitor neemt op initiatief van de sponsor contact op met de PI of functionaris welke binnen de delegation of duties is afgesproken (b.v. datamanager/ researchverpleegkundige /apotheker /laborant) om een monitor visite te plannen. De monitor geeft aan wat de reden van de visite is, hoeveel tijd er nodig zal zijn en welke gegevens beschikbaar moeten zijn. De monitor bevestigt datum en tijd aan alle betrokkenen. N.B. zorg dat PI beschikbaar is op de afgesproken tijd voor het beantwoorden van vragen e.d. en het tekenen van documenten. 5.2. PI of gedelegeerde functionaris (b.v. researchverpleegkundige) regelt een rustige ruimte voor de visite en zorgt dat alle benodigde (bron)documenten aanwezig zijn. 5.3. PI is beschikbaar op de afgesproken tijd voor het beantwoorden van vragen e.d. en het tekenen van documenten. Versiedatum 15-10-2012 Pagina 4 van 6
5.4. Monitor visite log wordt getekend. Eventueel wordt er een werklijstje gemaakt van punten die aangepast/verbeterd moeten worden. Aan het eind van de visite worden de bevindingen besproken met de direct betrokkenen en worden eventuele correcties in CRF e.d. doorgevoerd, gedateerd en geparafeerd. Indien van toepassing moet ook PI het CRF e.d. paraferen. Na afloop van de visite wordt een nieuwe monitorvisite gepland met de monitor. Dit proces herhaald zich tot het einde van de studie wanneer er een laatste monitorvisite gepland wordt. Als afsluiting zal een close out visite plaatsvinden. 5.5. Na elke monitor visite is de monitor verplicht om hier een FU brief over te maken met daarin zijn bevindingen naar aanleiding van zijn visite en eventueel het verzoek om nog lopende zaken op te lossen. 6. Archivering De volgende documenten dienen gearchiveerd te worden in de Investigator site file (zie STZ SOP VL4 Investigator Site File ): Monitor Visite Log: lijst waarop wordt bijgehouden wanneer de monitor van een studie aanwezig is geweest in het onderzoekscentrum. 7. Referenties Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Website van CCMO (www.ccmo.nl) STZ SOP VL4: Investigator Site File 8. Literatuur Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Website van CCMO (www.ccmo.nl) 9. Bijlage(n) n.v.t. 10. MGG specifiek Bij geneesmiddel onderzoek is monitoring verplicht gesteld. De NFU stelt dat al het WMO plichtig onderzoek gemonitord dient te worden. Het model van de NFU geeft aan dat de intensiteit van kwaliteitsbewaking en bevordering, waaronder het mogelijk te werken. Neemt de kans op schade voor de proefpersoon toe (of de ernst van de schade) dan mag hij/zij verwachten dat de onderzoeker meer maatregelen neemt om de risico s te monitoren. Wie is verantwoordelijk voor monitoring? Bij industry initiated onderzoek is het bedrijf de verrichter en daarmee de verantwoordelijke voor het instellen van monitoring en de aanstelling van monitors. Bij investigator initiated onderzoek, is de coördinerend PI namens de instelling de verrichter, en indirect verantwoordelijk voor het instellen van monitoring en de aanstelling van monitors. Versiedatum 15-10-2012 Pagina 5 van 6
Bij onderzoek geïnitieerd vanuit de academie dient het academisch centrum voor monitoring te zorgen. Vaak zijn er speciale research of trial-bureaus met opgeleide monitors beschikbaar binnen het academisch centrum. Bij eigen geïnitieerd onderzoek is de MGG onderzoeker de coördinerend PI en dus verantwoordelijk voor de monitoring. In MGG kan gebruik gemaakt worden van een interne pool met monitors. De MGG onderzoeker dient hiervoor contact op te nemen met BW. Uiteindelijk is de directie van deze instelling verantwoordelijk. De verrichter is tevens verantwoordelijk voor het bepalen van de mate, aard en frequentie van het monitoren (dit wordt gebaseerd op overwegingen zoals het doel, de reden, de opzet, de complexiteit, de blindering en de omvang van het onderzoek). Opstellen monitor plan De verrichter (sponsor of PI) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een risico analyse en het opstellen van een passend monitorplan (zie NFU richtlijn voor een voorbeeld) en visiteschema. Versiedatum 15-10-2012 Pagina 6 van 6