TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht
VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten vragen/aanvullingen Goede vragen en voorbeelden! die doen we gelijk Hele goede vragen! die doen we straks Domme / stomme / foute vragen bestaan niet.
RONDVRAAG Wie in de zaal is er... IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
PROGRAMMA WAT GAAN WE BEHANDELEN... WAT is het TMLO? WANNEER moet je goed nadenken over metadata? HOE hebben wij het in Utrecht gebruikt?... en WAAR passen jullie het zelf toe? IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
WAAR KOMT HET OOK WEER VANDAAN...? ARCHIEFREGELING
WAAR KOMT HET OOK WEER VANDAAN...? SAMENGEVAT...... elke provincie moet zelf een schema vaststellen voor de metagegevens van haar eigen informatie.... de vastgelegde metagegevens moeten ook echt voldoen aan dit schema.... in ieder geval de metagegevens van NEN-ISO 23081 moeten terugkomen in de standaard.
WAT IS DE BASIS VOOR NEN-ISO 23081...? Waarom doet-ie dat? Wat doet-ie? Wie is het? Welke informatie?
WAAR KOMT HET OOK WEER VANDAAN...?
EN DAT LEVERT DAN DIT OP: DATAMODEL TMLO VERSIE 1.1
... OF ZOALS SOMMIGEN VAN JULLIE ZULLEN KENNEN:
VOORBEELD GEMEENTE UTRECHT Kwaliteitssysteem 1 Organisatieverandering 2 Duurzaamheid 3 Opleidingen 4 Classificatie 5 Metagegevens 6 Informatiebeveiliging 7 Programmatuur 8 Informatieontwerp 9 Conversie en migratie 10 Vervanging 11 Vernietigen en bewaren
WANNEER...... AUDIT TRAIL? IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
WANNEER...... BESTANDSFORMATEN?
WANNEER...... INTEROPERABILITEIT? http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/nieuwsberichten/oproep-de-kwaliteit-van-koppelingen
WANNEER...... DEKKING IN GEOGRAFIE?
CASUS: PILOT E-DEPOT PROVINCIE UTRECHT Start pilot 25 augustus 2015 Proces: vergaderingen Provinciale staten (houden van,) 2 bronnen van informatie Staten informatie systeem online Documentum, DMS, archivering Mappen met TMLO fase 2 van de pilot IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
AANPAK MAPPEN Wie? * (kwaliteit) adviseurs * applicatiebeheerders Hoe? * subgroep, meerdere sessies, terugkoppelen in werkgroep * overleg met Nationaal Archief (via HUA) IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
VOETEN IN DE KLEI: GEWOON BEGINNEN IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
ENKELE AANDACHTSPUNTEN... 4 lagen Werkproces Dossier Map Document Veel discussie Waarvoor heb je het nodig? Ontbrekende velden Twee richtingen IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
WERKDOCUMENT 6/4/16 20
Eindresultaten / lessons learned Provincie Utrecht Ontbrekende velden Functies / rollen niet vastgelegd Meerdere gegevens in 1 veld Meerdere systemen informatie Het Utrechts Archief Uitleg van verschillende velden Wat is echt nodig in archief / bij ontsluiting in collectie? IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
Hoe nu verder? Provincie Utrecht Het Utrechts archief Aanpassingen in het systeem onderzoeken Mogelijkheden voor koppelen systemen Ontbrekende gegevens aanvullen Ervaring mappen inzetten bij andere projecten Discussie over betekenis velden Adviseren over voorbereidingen overdracht e-depot IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
OPEN DATA EN METADATA / TMLO Van metadata naar open data: Wat moeten we op orde hebben? a. Welke metadata moeten mee voor gebruikers van open data? b. Welke metadata hebben we functioneel nodig om records als open data te beheren? IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
OPEN DATA EN MIGRATIE DIGITAAL ARCHIEF INRICHTING APPLICATIE (RGBZ) / TMLO / processpecifiek MIGRATIES EN KOPPELINGEN (StUF-ZKN) / TMLO / processpecifiek MIGRATIE E-DEPOT TMLO / processpecifiek / ToPX 2.1 BEHEER E-DEPOT / ARCHIEFDIENST ISAD(G) / ISAAR(CPF) / ISDF / ISDIAH OPEN DATA (INDIEN OPENBAAR) EAD-XML IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016
BEVINDING GEMEENTE UTRECHT TMLO waardering Verplicht i.v.t. vraagt om concretisering van KING en Archief 2020. Zelfde geldt voor overeenkomsten en verschillen tussen: Verplicht, Verplicht i.v.t., Aanbevolen, Optioneel en Pas toe of leg uit. Werkproces is leidend, dus de basis hiervoor is: informatiearchitectuur, procesarchitectuur en zaaktypen(catalogus).
CASUS...... ER KOMT EEN NIEUW SAMENWERKINGSVERBAND
AFSLUITING Vervolgvragen: Over pilot provincie Utrecht: Marielle.ten.Berge@provincie-utrecht.nl Over TMLO inhoudelijk: j.vankoutrik@hetutrechtsarchief.nl Zelf aan de slag? Deel je ervaringen, use cases, instrumenten, presentaties via Pleio / Informatie2020! IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016