VACATURE ZAKELIJK ASSISTENT Vlamo is op zoek naar een gemotiveerde, positief ingestelde zakelijk assistent(e) van het niveau beleidsmedewerker. De zakelijk assistent zal heel nauw samenwerken met de algemeen directeur en doet vooral administratief, beleidsvoorbereidend en organisatorisch werk, waarbij een professionele, nauwkeurige, enthousiaste, communicatieve en creatieve ingesteldheid belangrijk zijn. De wereld van de instrumentale amateurmuziek is in volle ontwikkeling en drijft mee op een dynamische vibe. Met een nieuwe beleidsperiode (2017-2021) voor de deur breekt dan ook ongetwijfeld een boeiende periode aan. In onderstaande vacature wordt uitgebreid uiteengezet wat de omstandigheden en de vereisten voor deze functie zijn. Zakelijk assistent is een nieuwe functie binnen Vlamo. Situering van Vlamo Vlamo overkoepelt, als erkende landelijke organisatie voor instrumentale amateurmuziek in Vlaanderen, meer dan 1200 amateurmuziekverenigingen. Het gaat vooral om harmonie en fanfareorkesten, maar ook om brass en bigbands, symfonische orkesten, blaaskapellen, drum en percussiegroepen, showkorpsen, majo-twirls, accordeon en mandolinegroepen en tal van andere ensembles. De eerste opdracht van Vlamo is het bevorderen van de instrumentale amateurmuziek. Die opdracht is divers. Enerzijds is er een artistiek aspect: het centraal plaatsen van goede, actuele en originele muziek. Anderzijds is er een menselijk aspect: muziekbeoefening in orkestverband betekent dat een zeer heterogene groep mensen met een verschillende sociale achtergrond en (muzikale) opleiding samenwerkt. Vlamo helpt om die noodzakelijke samenwerking mogelijk te maken. Tenslotte verleent Vlamo ondersteuning op technisch en organisatorisch vlak: bijvoorbeeld inzake jeugdbeleid, rekrutering, concerten, beheer van een vereniging, boekhouding, enz. Verder werkt Vlamo mee aan het slopen van muren: muren binnen de verenigingen, tussen de orkesten onderling, tussen dorpen en steden. Door een grotere toenadering tussen alle betrokkenen (componisten, dirigenten, muzikanten, muziekacademies en uitgeverijen) en de geïnteresseerden (publiek, media, overheidsdiensten, ) moet de belangstelling en de waardering voor de instrumentale muziek groeien en kan de amateurmuziekbeoefening haar rechtmatige plaats als artistiek gegeven waarmaken.
De wereld van de instrumentale muziek is in volle ontwikkeling. De orkesten, hun repertoire, hun manier van werken, hun optredens, ledenbestand en instrumentarium zijn niet meer zoals vroeger. Vlamo wil de komende jaren inzetten op meer creativiteit, een betere communicatie en een verdere professionalisering van de werking. Vlamo helpt de verenigingen en de individuele muzikanten om die evolutie te kunnen volgen. Situering van de functie binnen Vlamo Vlamo opteert duidelijk voor een ruime en fundamentele inbreng van vrijwilligers in de beleidsbepaling en beleidsuitvoering. Zonder vrijwilligers, zowel aan de basis als op provinciaal en nationaal niveau, kan een organisatie van de omvang van Vlamo onmogelijk werken. Niettemin is een voldoende grote professionele omkadering door beleidsvoorbereidende en uitvoerende mensen onontbeerlijk. De reden hiervoor ligt in de veranderende samenleving, waar het spanningsveld tussen vrijwillige inzet en toenemende eisen inzake deskundigheid alsmaar groter wordt. Vlamo beschikt daarom over een personeelskader op verschillende niveaus: directie, beleidsmedewerkers, uitvoerende medewerkers, trefpunt- en administratieve medewerkers. Dit kader kan worden aangevuld met ad hoc projectmedewerkers. Personeelskader ALGEMEEN Op basis van de individueel verworven of nog te verwerven competenties en rekening houdend met de sociaal-maatschappelijke context van elke medewerker geeft een gepersonaliseerde functiebeschrijving een leidraad voor de inzet van elke medewerker. Uiteraard staan de visie, waarden en missie van Vlamo voorop in de dagelijkse bezigheden van elke medewerker. DIRECTIE De directie bestaat uit een algemeen directeur en een directie-adviseur. De directie is leidinggevend t.o.v. de andere personeelsleden en treedt adviserend en beleidsvoorbereidend op t.o.v. de beleidsorganen. BELEIDSMEDEWERKERS De beleidsmedewerkers hebben een verantwoordelijkheid voor een specifiek beleidsdomein (communicatie, vorming en advies) en doen beleidsvoorbereidend werk. De zakelijk assistent bevindt zich tevens op dit niveau. UITVOERENDE MEDEWERKERS De medewerkers op het uitvoerend niveau werken op een specifiek domein (documentatiecentrum, infrastructuur en ICT, projecten en boekhouding). TREFPUNT- EN ADMINISTRATIEVE MEDEWERKERS De administratieve medewerkers worden ingezet op het centrale secretariaat en op de provinciale trefpunten. PROJECTMEDEWERKERS Tijdelijke projectmedewerkers worden ingeschakeld voor de realisatie van specifieke projecten die gefinancierd worden met uitzonderlijke middelen.
Doel van de functie in termen van eindresultaten De zakelijk assistent volgt een deel van de zakelijke taken van de directie op, steeds in nauwe samenwerking met de directie. Opleidingsniveau: masterdiploma vereist. Een diploma cultuurmanagement is een pluspunt, maar geen vereiste. Gedetailleerde functiebeschrijving TAKEN Individuele taken Voor alle onderstaande taken is begeleiding voorzien in de beginfase. Overleg zal er steeds zijn maar na verloop van tijd wordt wel een zelfstandige werkattitude verwacht. - Zakelijke administratie en beheer o Financieel beheer i.s.m. de algemeen directeur, de penningmeester en de boekhoudmedewerker: Voorbereiden begroting en opmaken van jaarlijks financieel verslag Voorbereiden jaarlijkse audit Opmaken van (financiële) analyses en bijhorende adviezen formuleren o Opvolgen verhuur en administratie van het gebouw - Rapporten en subsidiedossiers voor de overheid voorbereiden - Beleidsontwikkelingen opvolgen - Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen - Adviesverlening aan de leden - Opvolging juridische dossiers - Fondsenwerving - Integrale Kwaliteitszorg: Procedures en processen uitwerken en opvolgen, vrijwilligersbeleid en goed bestuur opvolgen - Netwerking: vinger aan de pols houden bij partners, sponsors, overheid en politiek - Impulswerking (en doelgroepenbeleid) mee vorm geven - Ontwikkelen van initiatieven die inspelen op maatschappelijke en beleidsevoluties - Organisatie van projecten Collectieve taken - werkt op een geïntegreerde manier mee aan de realisatie van de doelstellingen en het beleidsplan van Vlamo. - werkt mee aan de praktische organisatie van de Vlamo-activiteiten - bevordert het kwaliteitsdenken bij de plaatselijke groepen - geeft creatieve input - werkt goed samen met de collega s Speciale werkomstandigheden Plaats van tewerkstelling: Gent De functie vereist dienstverplaatsingen in heel Vlaanderen. Vlamo promoot het gebruik van het openbaar vervoer, maar voor avondvergaderingen of activiteiten is dit niet altijd evident. Beschikken over een rijbewijs B is daarom zeer wenselijk.
Contact met andere personen - De collega s bij Vlamo. - Bestuursvrijwilligers: centrale en provinciale raden van bestuur, artistieke stuurgroepen - De aangesloten leden, en lokale groepen - Partnerorganisaties - Overheid: lokale en provinciale overheden, Vlaanderen - Sponsors Materiële hulpmiddelen PC, MS Office (word, excel, powerpoint, publisher), internet en database Bevoegdheden en verantwoordelijkheden LEIDINGGEVEND Geen COÖRDINEREND Voorbereidende en coördinerende taken ZAKELIJK/FINANCIEEL Opmaak en opvolging van de zakelijke administratie Geen handtekenbevoegdheid Bijzondere profielaspecten - grote vaardigheden op het vlak van zelfstandig werken en organiseren - bereid zijn tot avond- en weekendwerk - interesse voor amateurkunst / instrumentale muziek - professionele ingesteldheid - creatieve geest - nauwkeurig werker - communicatieve ingesteldheid - vriendelijk en enthousiast, maar ook kordaat Verloning - salaris op basis van de barema s PC 329 (sociaal-culturele sector) - Indien er op verplaatsing gewerkt wordt is een verplaatsingsvergoeding voorzien.
Selectieprocedure Geïnteresseerden sturen voor 15 april 2016 een brief met motivatie en curriculum vitae naar Vlamo,, t.a.v. de directie Of naar jozef.alpaert@vlamo.be Op basis hiervan gebeurt een eerste selectie. De overblijvende kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een schriftelijke proef en een gesprek met de directie. De laatste ronde bestaat uit een gesprek met bestuursverantwoordelijken. Er kan gestart worden met de job vanaf het ogenblik dat de gekozen kandidaat beschikbaar is.